Raadsvoorstel protocol beschermen persoonsgegevens 2026
Tekst van het document
RAADSVOORSTEL
Par.afd.hfd.
Zaaknummer Raadsvergadering Commissie(s) Gewijzigd voorstel Portefeuillehouder Domein Team Bijlagen
Z.91188 12 februari 2026 Presidium – 5 februari 2026 Nee drs. M.L. Verheijen Raad Griffie Concept-protocol beschermen persoonsgegevens bij publicatie op het raadsinformatiesysteem gemeente Wijdemeren 2026
Datum Onderwerp
26 januari 2026 Protocol beschermen persoonsgegevens bij publicatie op het raadsinformatiesysteem 2026
CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt: 1. Het Protocol beschermen persoonsgegevens bij publicatie op het raadsinformatiesysteem 2026 vast te stellen 2. Het Protocol publiceren persoonsgegevens op het raadsinformatiesysteem 2019 in te trekken.
1. Inleiding In 2019 is, met het oog op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), het ‘Protocol publiceren persoonsgegevens op het raadsinformatiesysteem’ van de gemeente Wijdemeren vastgesteld. In dit protocol is vastgelegd hoe zorg te dragen voor het beschermen van persoonsgegevens bij het plaatsen van informatie op het openbaar toegankelijke gedeelte van het raadsinformatiesysteem op de website van de gemeente. Voor het wel of niet publiceren van persoonsgegevens gelden ten aanzien van te onderscheiden categorieën van personen in het protocol geformuleerde gedragslijnen. De daarop gebaseerde werkwijze van de griffie bleek in de praktijk in toenemende mate onduidelijk te zijn voor afzenders van brieven en mails. Bij het ontvangen van aan de raad gerichte brieven en mails van inwoners (en andere privépersonen) geeft het protocol 2019 aan dat de griffie de afzender toestemming vraagt om deze openbaar te publiceren als ingekomen stuk voor de raad, met de daarin opgenomen persoonsgegevens. Wanneer toestemming wordt gegeven wordt de betreffende brief/mail openbaar geplaatst in het raadsinformatiesysteem (Notubiz). Wordt geen toestemming gegeven blijft de brief/mail alleen zichtbaar voor raadsleden. Geconstateerd is dat het protocol zorgt voor onnodige beperkingen voor het openbaar publiceren van aan de raad gerichte correspondentie.
Door het protocol te actualiseren worden deze beperkingen weggenomen, wat leidt tot meer transparantie omtrent inbreng van inwoners richting raad.
Pagina 1 van 4
2. Argumenten 2.1 Beschermen gegevens van raads- en commissieleden is nodig in deze tijd Gelet op de ontwikkelingen in de maatschappij is in de loop van de tijd voor contact met raadsleden op de website alleen hun gemeentelijk mailadres vermeld en niet langer een telefoonnummer. Om redenen van transparantie wordt wel de woonplaats van een raadslid kenbaar gemaakt. 2.2 Openbaarheid op basis van de WOO en privacy op basis van de AVG vragen om balans Er moet een acceptabel evenwicht gevonden te worden voor de toepassing van twee wettelijk verankerde uitgangspunten bij het verwerken en publiceren van brieven en mails van inwoners (en andere privépersonen). Openbaarheid en transparantie op basis van de Wet Open Overheid (WOO) vragen om inzicht in en toegankelijkheid van door de raad ontvangen correspondentie, informatie en pleidooien. Daarnaast biedt de AVG burgers bescherming voor wat betreft het verwerken van hun persoonsgegevens, wat noodzaakt tot het voorkomen dat deze openbaar worden gepubliceerd. Afzenders van brieven/mails (vanaf hier alleen brieven) worden bij het volgen van het Protocol 2019 voor een dilemma geplaatst: toestemming geven om (de inhoud van) een aan de raad gerichte brief door het plaatsen in het raadsinformatiesysteem voor een ieder kenbaar te laten zijn betekent ook toestemming geven om persoonsgegevens te publiceren.
Het niet geven van toestemming leidt er toe dat de (inhoud van) de betreffende brief niet openbaar gepubliceerd wordt. In dat laatste geval kunnen anderen niet kennis nemen van waar de raad over benaderd wordt. De gewijzigde gedragslijn vereenvoudigt de werkwijze, waarborgt transparantie van door de raad ontvangen brieven en voorkomt dat afzenders voor een dilemma worden geplaatst bij een te maken keuze. Door de griffie persoonsgegevens in brieven onleesbaar te laten maken (waarvoor inmiddels hiervoor geschikte software kan worden benut) of te verwijderen kunnen brieven zonder vermelding van persoonsgegevens digitaal worden gepubliceerd. De afzender wordt geïnformeerd over het publiceren na het verwijderen van persoonsgegevens. Raadsleden houden inzicht in wie de raad heeft aangeschreven en hun contactgegevens, doordat de brief met de persoonsgegevens ‘achter slotje’ wordt geplaatst. 2.3 De contactgegevens van ambtenaren kunnen niet meer gepubliceerd Vanuit de organisatie is al eerder verzocht, in afwijking van het Protocol 2019, de (werk)mailadressen van opstellers van een raadsvoorstel niet meer te vermelden op raadsvoorstellen. Dit ter bescherming van betrokken medewerkers en om te voorkomen dat bij verlof, ziekte of vertrek een mailbox (tijdelijk) niet wordt gelezen, een gezonden bericht daardoor niet in behandeling wordt genomen en een eventuele reactie uitblijft.
Raadsleden kunnen via de griffie nadere informatie vragen. 2.4 De titel dekt nu de lading Om met de titel aan te duiden wat de essentie van het protocol is wordt deze gewijzigd ten opzichte van het in te trekken protocol: de griffie beschermt persoonsgegevens door ze, wanneer wet- en regelgeving dat vereist, niet te publiceren. 3. Kanttekeningen/Risico’s De werkwijze die werd gehanteerd op basis van het Protocol 2019 had als risico dat publicatie van persoonsgegevens na gegeven toestemming voor betrokkene tot problemen kon leiden. Ook zouden in de toekomst veel verzoeken kunnen worden verwacht om persoonsgegevens te verwijderen. Beide risico’s worden met de nieuwe werkwijze voorkomen. Het nieuwe protocol brengt geen noemenswaardige risico’s met zich mee. Pagina 2 van 4
4. Financiële consequenties Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Het niet voldoen aan de AVG kan leiden tot een bestuurlijke boete van de Autoriteit Persoonsgegevens, een zorgvuldige werkwijze om persoonsgegevens te beschermen is derhalve van belang. 5. Preventief toezicht Wet Arhi n.v.t. 6. Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) Vooruitlopend op het formuleren en vaststellen van een nieuw protocol is door de griffie, in afstemming met het presidium, de werkwijze voor het publiceren van brieven op het raadsinformatiesysteem reeds aangepast. Het nieuwe protocol bevestigt de gewijzigde praktijk. De nieuwe werkwijze en de tekst van het protocol zijn afgestemd met de Privacy Officer van de ambtelijke organisatie. Ontvangstbevestiging Afzenders van aan de raad gerichte brieven ontvangen een standaard-ontvangstbevestiging, waarin zij worden geïnformeerd over het kenbaar maken van de gezonden brief bij de raad, de openbare publicatie met weglating van persoonsgegevens en de voorgestelde afdoening van de brief. 7. Duurzaamheidsaspecten n.v.t. 8. Standpunt commissies (en derden) Dit voorstel is, in afstemming met het presidium, zonder bespreking in een commissievergadering geagendeerd voor de raad.
de griffier,
de burgemeester,
drs. E. B. Hörchner
drs. M.L. Verheijen
Pagina 3 van 4
RAADSBESLUIT
De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van de burgemeester en de griffier Gelet op: - de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) - de Wet Open Overheid (WOO)
BESLUIT 1. Het ‘Protocol beschermen persoonsgegevens bij publicatie op het raadsinformatiesysteem 2026‘ vast te stellen. 2. Het ‘Protocol publiceren persoonsgegevens op het raadsinformatiesysteem 2019’ in te trekken.
Aldus besloten in de openbare vergadering van 12 februari 2026 De raad voornoemd, de griffier,
de voorzitter,
drs. E.B. Hörchner
drs. M.L. Verheijen
Pagina 4 van 4