Raadsvoorstel openbaarmaking vergaderingen raad in 2020
Tekst van het document
RAADSVOORSTEL
Par.afd.hfd
Kenmerk Zaaknummer Raadsvergadering Commissie(s) Gewijzigd voorstel Bijlagen Portefeuillehouder Domein Team Datum Onderwerp
.
RV/1691/230222/EH Z.77127 2023 Bestuur & Middelen Datum: Nee 1 burgemeester Griffie Griffie 22 februari 2023 Al dan niet openbaar maken verslag en/of transcript raadsvergaderingen 23 januari en 5 maart 2020 en de commissievergadering van 27 februari 2020
CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt: 1. De transcripten van de besloten raadsvergaderingen van 27 januari en 5 maart 2020, en de commissievergadering van 27 februari 2020, zodanig openbaar te maken dat deze voldoen aan de AVG en geen schade doet aan de gemeente; 2. De aldus bewerkte transcripten van de besloten raadsvergaderingen van 27 januari en 5 maart 2020, en de commissievergadering van 27 februari 2020, openbaar te publiceren; 3. De geluidsopnamen van de besloten raadsvergaderingen van 27 januari en 5 maart 2020, en de commissievergadering van 27 februari 2020 niet openbaar te maken.
1. Inleiding Op 8 september 2020 heeft de gemeenteraad besloten de geheimhouding op het besprokene in de besloten raadsvergadering van 5 maart op te heffen. Ter uitvoering van dit raadsbesluit is op 8 november 2021 het verslag (audio) openbaar gemaakt. Na consultatie van de huisadvocaat is het verslag op 19 maart 2022 weer achter het slotje gezet. Reden hiervoor is dat het verslag gegevens bevat, welke onder de AVG niet openbaar mogen zijn, en ook gegevens die conform de WOO niet openbaar hoeven te worden gemaakt. In de periode hierna heeft een belanghebbende verzocht om inzage in het verslag van 5 maart. Daarop is de belanghebbende een geschoond exemplaar van het transcript ter hand gesteld. Deze belanghebbende heeft vervolgens verzocht om het audioverslag. Wegens vakantie is dat niet direct uitgevoerd. In de tussentijd heeft de rechter, naar aanleiding van een verzoek om transcripten van een tweede belanghebbende, uitspraak gedaan.
Op 26 juni 2022 heeft de rechtbank, in een bredere beoordeling van een beroep aangaande het WOB-verzoek (de voorganger van de WOO) van de tweede belanghebbende, uitgesproken dat het college niet bevoegd was een uitspraak te doen over de verslagen van de besloten raadsvergaderingen van 27 januari en 5 maart 2020, en de commissievergadering van 27 februari 2020, en dat hiervoor een raadsbesluit nodig is (zie onder andere overweging 10 en 15 in bijlage 1). Daarbij heeft de rechter het college de
Raadsvoorstel Onderwerp : Al dan niet openbaar maken verslag en/of transcript raadsvergadering 5 maart 2020 Datum : 12 juni 2023
opdracht gegeven het bezwaarschrift door te zenden naar de gemeenteraad. Dit heeft het college in augustus 2022 gedaan. Tegelijk met deze afweging heeft de rechter ook uitgesproken dat het besluit van 8 september 2020 tot opheffen van de geheimhouding op het besprokene, niet strekte tot het openbaar maken van het (audio)verslag en het bijbehorende transcript (zie overweging 16 in bijlage 1). Na bestudering van het vonnis is de huisadvocaat advies gevraagd. Het advies luidde – samengevat- als volgt: Het is aan de gemeenteraad te besluiten de geheimhouding van een besloten (audio)verslag en het bijbehorende transcript, al dan niet op te heffen. De raad kan besluiten slechts een van beide openbaar ter beschikking te stellen. Het is echter wel noodzakelijk de aanwezigen een zienswijze te vragen alvorens de raad daadwerkelijk kan overgaan tot het openbaar maken van het (geschoonde) verslag en transcript, zodat de raad de zienswijzen kan meewegen in het besluit. 2. Argumenten 2.1 De transcripten zijn relatief eenvoudig geschikt te maken voor publicatie Het is eenvoudig in het transcript de passages weg te lakken die onder de AVG vallen (ook een gemeente mag niet zonder vastgelegde reden persoonsgegevens verstrekken). Daarnaast kunnen de passages die schade kunnen doen aan de positie van de gemeente eenvoudig onleesbaar worden gemaakt.
2.3.1 Het transcript is gelijk aan het audio-verslag De transcripten bevatten een woordelijke weergave van de geluidsopnamen van de vergaderingen. Openbaarmaking van de geluidsopname heeft derhalve geen meerwaarde. 2.3.2 Openbaar maken van de geluidsopname brengt onevenredige kosten met zich mee Het geschikt maken van de geluidsopnamen met de zelfde eisen waaraan de transcripten moeten voldoen, brengt grote kosten met zich mee. Omdat de transcripten gelijkwaardig zijn, heeft publicatie van een bewerkte geluidsopname geen toegevoegde waarde. 3. Kanttekeningen/Risico’s
4. Financiële consequenties Aan het openbaar maken van het transcript zijn geen kosten verbonden. Het weglakken/weghalen van de diverse passages is handwerk voor de griffie. Aan het geschikt maken van de geluidsopnamen zijn wel kosten verbonden. Dit is werk dat moet worden uitbesteed op basis van een uurprijs, bij nacalculatie. Omdat niet kan worden ingeschat hoeveel tijd hiervoor nodig is, kan geen berekening van de kosten worden gemaakt. 5. Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) Omdat op het besprokene en het verslag ten tijde van de raadsvergadering, geheimhouding was opgelegd, konden de aanwezigen er van uit gaan dat wat zij uitspraken geheim zou blijven. Voordat de gemeenteraad kan besluiten tot openbaarmaking van het transcript, heeft de griffier dan ook de aanwezigen geraadpleegd. Dit in navolging van de uitspraak van de Rechtbank die in rechtsoverweging 16 heeft overwogen dat, als de raad besluit om de transcripten alsnog (geheel of gedeeltelijk) openbaar te maken dat – in het licht van de
2
Raadsvoorstel Onderwerp : Al dan niet openbaar maken verslag en/of transcript raadsvergadering 5 maart 2020 Datum : 12 juni 2023
actuele situatie – de belangen van de destijds bij de besloten raadvergadering aanwezige raadsleden uitdrukkelijk in aanmerking genomen moet worden. De griffier heeft de aanwezigen bij de betreffende vergaderingen een concept van dit raadsvoorstel voorgelegd, zodat zij konden aangeven of zij bezwaar hadden tegen de openbaarmaking. De termijn voor indienen van een zienswijze was van 15 mei tot 8 juni 2023. Van een oud-raadslid is een zienswijze ontvangen. Dit oud-raadslid gaf aan dat er geen bezwaren zijn tegen openbaarmaking van de transcripten.
6. Duurzaamheidsaspecten
7. Voorafgaande besluitvorming Besluit tot besloten vergaderen op 27 januari 2020 Besluit tot besloten vergaderen op 27 februari 2020 Besluit tot besloten vergaderen op 5 maart 2020 Raadsbesluit tot opheffen geheimhouding 8 september 2020 Brief van de huisadvocaat van 24 september 2020 Uitspraak van de rechtbank Zaaknummer UTR 21/4097 (bijlage 1) 8. Standpunt commissies (en derden) Niet van toepassing
Wijdemeren, 12 juni 2023 Burgemeester en griffier van Wijdemeren, de griffier, de burgemeester,
drs. E.B. Hörchner
drs. C.R. Larson
3
RAADSBESLUIT
De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van burgemeester en griffier d.d. 12 juni 2023 Gelet op BESLUIT 1. De transcripten van de besloten raadsvergaderingen van 27 januari en 5 maart 2020, en de commissievergadering van 27 februari 2020, zodanig openbaar te maken dat deze voldoen aan de AVG en geen schade doet aan de gemeente; 2. De aldus bewerkte transcripten van de besloten raadsvergaderingen van 27 januari en 5 maart 2020, en de commissievergadering van 27 februari 2020, openbaar te publiceren; 3. De geluidsopnamen van de besloten raadsvergaderingen van 27 januari en 5 maart 2020, en de commissievergadering van 27 februari 2020 niet openbaar te maken.
Aldus besloten in de openbare vergadering van 22 juni 2023 De raad voornoemd, de griffier,
de voorzitter,
drs. E.B. Hörchner
drs. C.R. Larson