Raadsvoorstel kaders toekomstige huisvesting gemeentehuis Wijdemeren

RAADSVOORSTEL

Par.afd.hfd

Kenmerk Zaaknummer Raadsvergadering Commissie(s) Gewijzigd voorstel Bijlagen Portefeuillehouder Domein Ambtenaar/telefoonnummer Datum Onderwerp

RV/1472/210204/PBU Z.62984 / D.311658 8 april 2021 Bestuur & Middelen Datum: 1 april 2021 Nee Ambitiedocument toekomstige huisvesting gemeentehuis weth. J.J. Klink FD P.M.M. Buijs, (035) 65 59 546, pmm.buijs@wijdemeren.nl 2 maart 2021 Kaders toekomstige huisvesting gemeentehuis Wijdemeren

.

Raadsvoorstel Onderwerp : ambitiedocument toekomstige huisvesting gemeentehuis Wijdemeren Datum : 2 maart 2021

CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt: 1. Kennis te nemen van het “Ambitiedocument toekomstige huisvesting gemeentehuis Wijdemeren”. 2. De uit het ambitiedocument volgende kaders, vertaald in uitgangspunten “U” en randvoorwaarden “R”, vast te stellen, zijnde: a. U: de dienstverlening aan inwoners is “digitaal, tenzij …”. b. R: gedegen ICT-oplossingen voor goede online dienstverlening. c. R: transformatie van traditionele werkplekomgeving naar een omgeving met een goede mix van soorten ontmoetingsplekken en werkplekken. d. R: de huisvesting voldoet minimaal aan de basiseisen van comfort en klimaat. e. R: het gebouw is representatief en gastvrij. f. R: het gemeentehuis is goed bereikbaar, ook met het openbaar vervoer. g. R: het gemeentehuis is toegankelijk, ook voor mensen met een fysieke beperking. h. R: zorgvuldig omgaan met publieke middelen, ter financiering van het gemeentehuis. i. U: het gemeentehuis past in haar omgeving, interacteert daarmee én is functioneel. j. U: het gemeentehuis voegt een plek toe aan onze dorpen dat geschikt is voor samenkomsten, toegankelijk en laagdrempelig. k. U: de huisvesting draagt op lange termijn bij aan de vermogenspositie van de gemeente. l. U: de totale huisvestingslasten maximaal op niveau van de huidige huisvestingslasten. m. U: het gemeentehuis is “eigendom, tenzij…”. n. U: het gemeentehuis is energie neutraal. o.

R: het gemeentehuis sluit optimaal aan op onze eigen duurzaamheidsambities. p. U: relatief eenvoudig en tegen geringe ombouwkosten flexibel inzetbaar voor verschillende manieren van werken. q. U: “Smart building” technologie werkomgeving flexibel afgestemd op gebruikers, o.a. qua energiebeheer, klimaat, licht, doelmatig ruimtegebruik en beheer en onderhoud. r. U: relatief eenvoudig inzetbaar voor andere functies; bedrijfsmatig, sociaal maatschappelijk en mogelijk woonfunctie. s. U: een hybride werkplekconcept “mobiel, tenzij…”. t. U: basis van gebouw en inrichting is functioneel en ingetogen met een ruimtelijke, benaderbare, transparante en gastvrije sfeer en karakter, met in specifieke ruimten een karakteristieke uitstraling. u. U: een gemeentehuis op één centrale locatie op grondgebied Wijdemeren. v. U: opdracht primair gericht op het toekomstig gemeentehuis, zonder combinatie met andere functies; bedrijfsmatig, sociaal maatschappelijk, woningbouw, ..tenzij… w. U: realisatie van het gemeentehuis binnen een tijdsbestek van 3 tot 5 jaren. x. U: een gemeentehuis in plaats van een gemeenschapshuis. y. R: het gemeentehuis op grond- of in een gebouw dat al in eigendom van de gemeente is.

1. Inleiding In uw raadsvergadering van 6 februari 2020 heeft u besloten een verkenning naar een toekomstbestendige huisvesting van het gemeentehuis uit te laten voeren. Als aanleiding hiertoe werden vier ontwikkelingen voor Wijdemeren genoemd: 1. 2. 3. 4.

Behoefte aan woningbouwlocaties binnen de kernen; Behoefte aan een toekomstbestendig gemeentehuis; Toekomst van de gemeente Wijdemeren; Duurzaamheidsstreven gemeente Wijdemeren.

Naast de vier bovengenoemde ontwikkelingen speelt sinds maart 2020 de wereldwijde uitbraak COVID-19. Deze ontwikkeling heeft een groot effect op de manier waarop we, ook 2

Raadsvoorstel Onderwerp : ambitiedocument toekomstige huisvesting gemeentehuis Wijdemeren Datum : 2 maart 2021

in de toekomst, met elkaar samenwerken. Dit heeft vervolgens een effect op de huisvesting en functie van het gemeentehuis en wordt daarom in de verkenning meegenomen. De verkenning bestaat uit een aantal fases / onderwerpen, te weten: 1. Analysefase: wat is de bestaande situatie / het 0-scenario? 2. Ambitiefase: wat is de gewenste situatie / de ambitie? 3. Scenariofase: welke scenario’s zijn er o.b.v. het ambitiedocument en tot welke nader uit te werken “business cases” leidt dat? 4. Hoe ziet het vervolgproces eruit? In de oriënterende sessie met uw raad op 26 november 2020 bent u nader geïnformeerd over de concept resultaten en voortgang van de Analysefase en de Ambitiefase. In dit raadsvoorstel wordt u voorgesteld kennis te nemen van het “Ambitiedocument toekomstige huisvesting gemeentehuis Wijdemeren” én de daaruit volgende kaders (randvoorwaarden en uitgangspunten), zoals verwoord in dit raadsvoorstel, vast te stellen. 2. Argumenten 2.1 Het Ambitiedocument als geheel hoeft niet door de raad vastgesteld te worden. Het Ambitiedocument bestaat uit een beschrijving van de gemeente, de organisatie en de huisvesting. Ook is beschreven wat de inhoudelijke pijlers van de ambitie op de toekomstige huisvesting zijn en is een uitwerking gemaakt van het huisvestings- en werkplekconcept waaraan de toekomstige huisvesting dient bij te dragen.

Tot slot zijn een aantal aanvullende randvoorwaarden uitgewerkt. 2.2 De kaders (randvoorwaarden en uitgangspunten) dienen wél door de raad vastgesteld te worden. De kaders zijn direct van invloed op de verdere uitwerking in de vervolgstap “Scenariofase” en daarin uit te werken “business cases”. Veelal hebben deze ook een financiële impact op de verdere uitwerking waar u als raad over gaat. A. Pijler “de huisvesting is er voor onze inwoners”. Deze pijler heeft vooral betrekking op hoe de huisvesting onze visie op de dienstverlening optimaal ondersteund. De visie op de dienstverlening wordt later in 2021 uitgewerkt maar ten behoeve van de huisvesting zijn vooruitlopend daarop al wel een aantal uitgangspunten opgesteld. De kern van ons werk is ervoor te zorgen dat onze inwoners de best mogelijke dienstverlening krijgen. Het belangrijkste uitgangspunt “a” daarbij is "digitaal, tenzij…”. Waar mogelijk handelen we zaken digitaal af, zeker voor de relatief eenvoudige producten. Echter waar dat niet kan of niet gewenst is kunnen inwoners langskomen en is er persoonlijk contact. Randvoorwaarden “b” tot en met “g” bij dit uitgangspunt zijn: b. goede en gedegen ICT-oplossingen om vervolgstappen te maken naar goede online dienstverlening, c. een transformatie van de traditionele werkplekomgeving naar een omgeving met een goede mix van soorten ontmoetingsplekken en werkplekken, d.

de huisvesting dient minimaal te voldoen aan de basiseisen van comfort en klimaat, e. het gebouw is representatief en gastvrij, f. het gemeentehuis is goed bereikbaar (ook met het openbaar vervoer) én g. het gemeentehuis is toegankelijk (ook voor mensen met een fysieke beperking).

3

Raadsvoorstel Onderwerp : ambitiedocument toekomstige huisvesting gemeentehuis Wijdemeren Datum : 2 maart 2021

B. Pijler “de huisvesting biedt meerwaarde”. Meerwaarde kan uitgedrukt worden in geld maar kan ook politiek bepaald zijn met een vertaling naar maatschappelijke waarde. Randvoorwaarde “h” is dat we zorgvuldig omgaan met de publieke middelen waarmee het gemeentehuis wordt gefinancierd. Uitgangspunt “i” is dat het gemeentehuis zelf past in haar omgeving, daarmee interacteert én functioneel is. De medewerkers van de gemeente zijn omgevingsbewust en gebiedsgericht, de huisvesting draagt daaraan bij. Uitgangspunt “j” is dat het gemeentehuis een plek toevoegt aan onze dorpen dat geschikt is voor samenkomsten. Een plek die inwoners verbindt en bijdraagt aan de identiteit van onze gemeente, toegankelijk en laagdrempelig. Uitgangspunten “k” en “l” betreffen twee elementen van financiële aard. De eerste is “financiële continuïteit” voor de lange termijn, wat betekent dat de huisvesting op lange termijn bijdraagt aan de vermogenspositie van de gemeente. De exploitatie en de transvormeerbaarheid in de toekomst is hier van belang. De tweede is “financiële ruimte” voor de korte termijn, waarbij ervan wordt uitgegaan dat de totale huisvestingslasten maximaal op het niveau van de huidige huisvestingslasten mogen liggen. Uitgangspunt “m” is dat we kiezen we voor “eigendom, tenzij…”, om zo veel mogelijk waarde toe te kunnen voegen door invloed uit te kunnen oefenen op onze eigen huisvesting.

Echter, denkbaar is dat dit uitgangspunt kan gaan knellen bij een van de uit te werken scenario’s, waardoor dit uitgangspunt wellicht, gemotiveerd, moet worden verlaten om wel een goed sluitende businesscase te kunnen krijgen. C. Pijler “de huisvesting is duurzaam”. Het uitgangspunt “n” is een energie neutraal gemeentehuis, wat aansluit op de Europese richtlijn dat vanaf 2021 alle nieuwe gebouwen “bijna energie neutraal” (BENG) moeten zijn. Als randvoorwaarde “o” geldt dan dat we aansluiten op de duurzaamheidsambities zoals geformuleerd in onze eigen “Duurzaamheidsagenda 20182021”, met de daarin benoemde thema’s “CO2-reductie & warmtestrategie”, “Groen, water en klimaatadaptatie”, “Grondstoffen en circulariteit” en “Mobiliteit”. D. Pijler “de huisvesting is flexibel en toekomstgericht” Uitgangspunt “p” is een toekomstgericht gemeentehuis. We willen flexibel kunnen opereren bij de inzet van het gebouw, waarbij het gebouw geschikt is voor verschillende manieren van werken en zich relatief eenvoudig en tegen geringe ombouwkosten laat aanpassen als dat nodig is. Het gebouw en inrichting moeten als het ware mee kunnen bewegen met de veranderende vraag/behoefte van de gebruikers (medewerkers, bestuurders, inwoners, etc.). Dit stelt eisen aan de flexibiliteit en transformeerbaarheid van gebouw en inrichting.

Aansluitend hierop geldt ook als uitgangspunt “q” dat we uitgaan van het “smart building” principe. In een slim, modern gemeentehuis stemt de aanwezige technologie zich steeds flexibel af op de gebruikers om de werkomgeving en -beleving te verbeteren, wat een positief effect heeft op de prestaties van de gebruikers. Een slim gebouw verbetert daarnaast de prestaties van het gebouw zelf, denk aan energiebeheer, klimaat, licht, doelmatig ruimtegebruik en efficiënt en doelmatig beheer en onderhoud. En het draagt bij aan een gezonde en veilige werkomgeving. Voor de flexibiliteit en toekomstgerichtheid voor de lange termijn is als uitgangspunt “r” geformuleerd dat als wij het gebouw verlaten als gemeentehuis, het gebouw relatief eenvoudig weer ingezet kan worden voor andere functies, bedrijfsmatig, wellicht sociaal maatschappelijk en mogelijk zelfs als woonfunctie.

4

Raadsvoorstel Onderwerp : ambitiedocument toekomstige huisvesting gemeentehuis Wijdemeren Datum : 2 maart 2021

E. Overige randvoorwaarden en uitgangspunten Uitgangspunt “s” is een hybride werkplekconcept onder de noemer “mobiel, tenzij…”. Een belangrijke ervaring vanuit de COVID-19 pandemie is dat veel medewerkers hun werk vanuit huis hebben verricht. Dit blijkt goed te kunnen en heeft zo zijn voordelen, echter vrijwel volledig thuiswerken kent zijn beperkingen, met name in de sociale interactie tussen collega’s en met inwoners. Fysieke contacten zijn belangrijk, bijvoorbeeld wanneer non-verbale communicatie of gezamenlijke inspiratie en creatie van belang is. De functie van het gemeentehuis verschuift daarmee naar een gezamenlijke plek om te ontmoeten, kennis te delen, sociale verbinding te creëren en innovatie te stimuleren. Er volgt een nieuwe balans tussen werken op het gemeentehuis en werken elders. Zo kan geconcentreerd werk soms beter thuis of elders worden verricht. Uitgangspunt “t” is ook dat het gemeentehuis in de basis functioneel en ingetogen is, zonder teveel luxe en allure, maar wel met een ruimtelijke, benaderbare en gastvrije sfeer en karakter. De meer specifieke en representatieve gebouwdelen, zoals de publiekshal en raadszaal, verdienen een aansprekende, karakteristieke uitstraling, wel passend bij de functionele en ingetogen basis.

Uitgangspunt “u” is dat het gemeentehuis gericht is op één centrale locatie op grondgebied van Wijdemeren en een representatieve plek is waar alle activiteiten kunnen plaatsvinden en de ambities naar voren komen zoals omschreven in het ambitiedocument. Uitgangspunt “v” is dat de opdracht primair gericht is op de toekomstige huisvesting van het gemeentehuis. Indien als gevolg van de ontwikkelingen mogelijkheden zich voordoen voor aanvullend woningbouw, dan is dat eventueel mogelijk, Zeker ook in relatie tot de flexibiliteit in de toekomst. 3. Kanttekeningen/Risico’s 3.1 Niets doen is geen optie. Bij aanvang van de huidige bestuursperiode was een mogelijke herindeling in de regio nog een actueel onderwerp. Als gevolg daarvan is, ook de jaren daarvoor, zeer bescheiden omgegaan met investeringen in het huidige gemeentehuis. De huidige huisvesting is toe aan de noodzakelijke investeringen met betrekking tot het Meerjarig Onderhouds Programma (MOP). Daarnaast heeft de gemeente Wijdemeren duurzaamheid hoog op de agenda staan waardoor, naast de wettelijke vereisten rondom duurzaamheid openbare gebouwen, investeringen noodzakelijk zijn in het kader van klimaat neutrale gebouwen. Tegelijkertijd stuit de huidige huisvesting niet aan op de huidige en toekomstige manier van werken en dienstverlening. 3.2 De toekomst van de gemeente Wijdemeren op lange termijn vraagt om juiste keuzes.

Een regionale herindeling is op korte termijn niet meer realistisch. Echter wat in een (her)huisvestingsvraagstuk als dit wél van belang blijft, is dat áls op termijn het nieuwe gemeentehuis wordt verlaten, het gebouw relatief eenvoudig is in te zetten voor eventueel andere functies, bedrijfsmatig, sociaal maatschappelijk of wellicht zelfs wonen. 4. Financiële consequenties Dit raadsvoorstel heeft op zichzelf geen financiële consequenties. Het gaat hier nu om, op basis van het geformuleerde ambitiedocument, eerst de kaders vast te stellen. Op basis van deze kaders worden uiteraard, in de vervolgfase naar de businesscase met verschillende locatieopties, de financiële consequenties per locatieoptie in beeld gebracht. Wat vooruitlopend daarop wel denkbaar is, is dat bij de uitwerking van de ambities blijkt dat forse financiële middelen / investeringen nodig zijn om deze ambities ook waar te maken. Deze kunnen enerzijds een directe relatie hebben met betrekking tot de keuzes van de huisvesting, zoals ICT-infrastructuur. Anderzijds zijn de benodigde investeringen

5

Raadsvoorstel Onderwerp : ambitiedocument toekomstige huisvesting gemeentehuis Wijdemeren Datum : 2 maart 2021

niet noodzakelijkerwijs gekoppeld aan de huisvesting maar vloeien voort uit reeds bestaande ontwikkelingen. Denk bijvoorbeeld aan ICT-investeringen die nodig zijn om een goed en veilig functionerend hybride werkplekconcept te realiseren. 5. Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) Voor wat betreft de planning wordt hier het uitgangspunt “w” benoemd dat we ervan uitgaan dat de realisatie van het gemeentehuis binnen een tijdsbestek van 3 tot 5 jaar dient plaats te vinden, gerekend vanaf de start van de realisatiefase. Om dit waar te kunnen maken volgt als uitgangspunt “x” dat wordt uitgegaan van een gemeentehuis in plaats van een gemeenschapshuis, waarmee bedoeld wordt dat we niet uitgaan van een combinatie met andere, sociaal maatschappelijke of economische, functies. Wel houden we de mogelijkheid open voor een combinatie met woningbouw, afhankelijk van het ontwikkelpotentieel op de betreffende locatie. Ook wordt als randvoorwaarde “y” gesteld het toekomstig gemeentehuis op grond- of in een gebouw wordt gerealiseerd dat al in eigendom van de gemeente is. Na vaststelling van het ambitiedocument door het college en vaststelling van de kaders door de raad, is de vervolgstap het opstellen van de businesscases. Deze bestaat uit het uitwerken van een aantal scenario’s, inclusief locaties, die aan de raad worden voorgelegd voor besluitvorming (planning mei 2021).

Als vervolgens de raad tot een voorkeursscenario heeft besloten, wordt de verkenningsfase afgerond en wordt een voorstel gemaakt voor de implementatiesfase en aan de raad voorgelegd (planning juli 2021). Het college wil graag onze inwoners, bedrijven en instellingen betrekken bij dit vraagstuk. Daarvoor zijn verschillende geschikte momenten zoals in ieder geval bij de ontwikkeling van de “Visie op dienstverlening”. En ook met directe betrekking tot het gemeentehuis zijn goede aanknopingspunten om de ideeën en meningen van onze inwoners uit te vragen en mee te nemen, zodat het gemeentehuis ook een plek van de inwoners wordt. Deze inwonersparticipatie zal binnenkort van start gaan. 6. Duurzaamheidsapecten Deze zijn in bovenstaande uitwerking van kaders benoemd. 7. Standpunt commissies (en derden)

Wijdemeren, 2 maart 2021. Burgemeester en wethouders van Wijdemeren,

de secretaris, mw. mr. W. Heeg

de burgemeester, mw. drs. C.R. Larson

6

RAADSBESLUIT

De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 2 maart 2021;

BESLUIT 1. Kennis te nemen van het ambitiedocument toekomstige huisvesting gemeentehuis Wijdemeren 2. De uit het ambitiedocument volgende kaders, vertaald in uitgangspunten “U” en randvoorwaarden “R”, vast te stellen, zijnde: a. U: de dienstverlening aan inwoners is “digitaal, tenzij …”. b. R: gedegen ICT-oplossingen voor goede online dienstverlening. c. R: transformatie van traditionele werkplekomgeving naar een omgeving met een goede mix van soorten ontmoetingsplekken en werkplekken. d. R: de huisvesting voldoet minimaal aan de basiseisen van comfort en klimaat. e. R: het gebouw is representatief en gastvrij. f. R: het gemeentehuis is goed bereikbaar, ook met het openbaar vervoer. g. R: het gemeentehuis is toegankelijk, ook voor mensen met een fysieke beperking. h. R: zorgvuldig omgaan met publieke middelen, ter financiering van het gemeentehuis. i. U: het gemeentehuis past in haar omgeving, interacteert daarmee én is functioneel. j. U: het gemeentehuis voegt een plek toe aan onze dorpen dat geschikt is voor samenkomsten, toegankelijk en laagdrempelig. k. U: de huisvesting draagt op lange termijn bij aan de vermogenspositie van de gemeente. l. U: de totale huisvestingslasten maximaal op niveau van de huidige huisvestingslasten. m. U: het gemeentehuis is “eigendom, tenzij…”. n. U: het gemeentehuis is energie neutraal. o.

R: het gemeentehuis sluit optimaal aan op onze eigen duurzaamheidsambities. p. U: relatief eenvoudig en tegen geringe ombouwkosten flexibel inzetbaar voor verschillende manieren van werken. q. U: “Smart building” technologie werkomgeving flexibel afgestemd op gebruikers, o.a. qua energiebeheer, klimaat, licht, doelmatig ruimtegebruik en beheer en onderhoud. r. U: relatief eenvoudig inzetbaar voor andere functies; bedrijfsmatig, sociaal maatschappelijk en mogelijk woonfunctie. s. U: een hybride werkplekconcept “mobiel, tenzij…”. t. U: basis van gebouw en inrichting is functioneel en ingetogen met een ruimtelijke, benaderbare, transparante en gastvrije sfeer en karakter, met in specifieke ruimten een karakteristieke uitstraling. u. U: een gemeentehuis op één centrale locatie op grondgebied Wijdemeren. v. U: opdracht primair gericht op het toekomstig gemeentehuis, zonder combinatie met andere functies; bedrijfsmatig, sociaal maatschappelijk, woningbouw, ..tenzij… w. U: realisatie van het gemeentehuis binnen een tijdsbestek van 3 tot 5 jaren. x. U: een gemeentehuis in plaats van een gemeenschapshuis. y. R: het gemeentehuis op grond- of in een gebouw dat al in eigendom van de gemeente is

Raadsvoorstel Onderwerp : ambitiedocument toekomstige huisvesting gemeentehuis Wijdemeren Datum : 2 maart 2021

Aldus besloten in de openbare vergadering van 8 april 2021 De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

mw. drs. E.B. Hörchner

mw. drs. C.R. Larson

Afschriften van dit besluit naar:

8