Raadsvoorstel aangaan gemeenschappelijke regeling ‘Archief Gooi en Vechtstreek’

RAADSVOORSTEL

Par.afd.hfd.

Zaaknummer Raadsvergadering Commissie(s)

Gewijzigd voorstel Portefeuillehouder Domein Team Datum Onderwerp

Z.37298/D.410217 7 december 2023 Bestuur & Middelen Datum: 30 november 2023 nee Wethouder G. Zagt Bedrijfsvoering Informatie, Techniek & Procesmanagement 24 okt 2023 Toestemming verlenen voor gemeenschappelijke regeling ‘Archief Gooi en Vechtstreek’ per 1 januari 2024

CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt: Toestemming te verlenen tot het aangaan van de gemeenschappelijke regeling ‘Archief Gooi en Vechtstreek’ per 1 januari 2024 1. Inleiding In de regio Gooi en de Vechtstreek zijn twee archiefdiensten aanwezig. Het betreft het Streekarchief Gooi en Vechtstreek in Hilversum voor de archieven van de gemeenten Hilversum, Blaricum, Laren, Wijdemeren en van regionale overheden (Regio Gooi en Vechtstreek en Veiligheidsregio) en het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen in Naarden voor de archieven van de gemeenten Gooise Meren en Huizen. Er zijn goede argumenten om deze beide archiefdiensten te fuseren tot een nieuwe organisatie genaamd ‘Archief Gooi en Vechtstreek’. De voorgestelde fusie kent een lange voorgeschiedenis. Na al eerdere gesprekken over verregaande samenwerking is in 2002 met ondersteuning van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland een onderzoek uitgevoerd naar de samenwerking of fusie van de archiefdiensten in het Gooi. Begin 2017 is de draad opnieuw opgepakt. Er is een businesscase over een mogelijke fusie van beide archiefdiensten uitgewerkt. Hieruit is gebleken dat schaalvergroting een positief effect heeft op het initiëren van ontwikkelingen zoals een e-depot en doen van investeringen in de toekomst. 2. Argumenten 2.1 De bijgevoegde gemeenschappelijke regeling is tot stand gekomen na een uitgebreid ambtelijk voorbereidingsproces.

In 2022 is een intensief traject gestart waarin het ambtelijk apparaat van de betrokken gemeentes (Hilversum, Blaricum, Laren, Wijdemeren, Gooise Meren en Huizen) uitgebreid input hebben geleverd voor een (ontwerp) gemeenschappelijke regeling. 2.2 De deelnemende gemeenteraden hebben geen zienswijzen ingediend. De Wet Gemeenschappelijk Regelingen van juli 2022 biedt de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen bij het voornemen om een nieuwe gemeenschappelijke regeling aan te gaan. Hier is geen gebruik van gemaakt. De voorliggende gemeenschappelijke regeling is ongewijzigd ten opzichte van de ontwerp gemeenschappelijke regeling.

2.3 Bestuurders van de deelnemende gemeenten zijn betrokken geweest bij de totstandkoming van de fusie archiefdiensten. Op 17 mei 2023 is er een bestuurlijk overleg geweest waarin de betrokken bestuurders van de deelnemende gemeentes hebben ingestemd met de voorgestelde bestuurlijke route van de (ontwerp) gemeenschappelijke regeling. 2.4 Schaalvergroting zorgt voor een archiefdienst die beter op haar taken is berekend. Een gefuseerde archiefdienst is beter in staat is om belangrijke opgaven adequaat op te pakken en uit te voeren. De afzonderlijke archiefdiensten hebben met de huidige capaciteit grote moeite hun wettelijke taken te vervullen en kampen met achterstanden. Uit een recent onderzoek blijkt dat beide archiefdiensten niet volledig voldoen aan wettelijke eisen en een opgave hebben voor het verder ontwikkelen van een e-depot als digitale bewaarplaats. Daarnaast wordt van de archiefdiensten het aanbieden van een passende digitale dienstverlening verwacht. Ook kan een gefuseerde dienst het beoefenen van de geschiedenis van de regio Gooi en Vechtstreek beter ondersteunen en bijvoorbeeld bijdragen aan een goede ontsluiting op specifieke lokale thema’s. Daarmee is de gefuseerde archiefdienst beter in staat om de educatieve-, cultuur- en erfgoedtaken te ondersteunen.

Tegelijk kunnen door de voordelen van schaalvergroting achterstanden in bewerking van archieven worden ingelopen. 2.5 Duurzaam (digitaal) beheer en doorontwikkeling worden beter uitvoerbaar. De gefuseerde archiefdienst is beter in staat om de opgave van (digitaal) beheer te realiseren. Overheden hebben bij het in werking treden van de nieuwe archiefwet (voorzien per 1-1-2024) nog maar tien in plaats van twintig jaar om hiervoor in aanmerking komende informatie over te brengen naar de archiefdienst. Na overbrenging is deze informatie toegankelijk voor raadpleging en onderzoek, zowel online als offline via de studiezaal. Een gevolg is dat de digitale informatie via opname in een e-depot ook op de langere termijn toegankelijk moet blijven en dus duurzaam bewaard moet worden. De keuze is gemaakt om een dergelijk e-depot zelf door te ontwikkelen. Hierdoor is informatie beter te ontsluiten, terwijl de kosten niet persé hoger zijn. 2.6 Een fusie levert op lange termijn financieel voordeel op. De verwachting is dat het investeren in één archiefdienst die voldoende toegerust is voor het uitvoeren van haar taken in financieel opzicht voordeliger is dan te investeren in twee afzonderlijke archiefdiensten. 2.7 Geen fusie leidt tot stagnatie in ontwikkeling. Het uitblijven van de besluitvorming over de toekomst van de beide archiefdiensten leidt tot stagnatie in de doorontwikkeling.

Zonder stip op de horizon is het niet mogelijk om visie te ontwikkelen en beleid te maken. 3. Kanttekeningen/Risico’s 1.1 Indien niet alle genoemde gemeentes deelnemer worden van de nieuwe gemeenschappelijke regeling kan dit leiden tot hogere kosten voor de overige deelnemers. Er is echter intensief overleg gevoerd met de andere beoogde deelnemers aan de voorgestelde gemeenschappelijke regeling. Er is nu na langdurig ambtelijk en bestuurlijk overleg bij de beoogde deelnemers draagvlak voor een fusie en dus toetreding tot de gemeenschappelijke regeling.

4. Financiële consequenties In de begroting van 2024 is hetzelfde bedrag van €152.500,- toegepast als in 2023. Het betrof een voorlopige raming. Nu is bekend wat feitelijk nodig is. Vanaf 1 januari 2024 gaat het om een bedrag van €160.991,- exclusief btw op basis van €6,53 per inwoner (op basis van inwonertal 24.654 per 1 januari 2023 opgave CBS). De inflatiecorrectie voor de raming van 2024 is hier niet toegepast. De correctie van dit bedrag moet in de Voorjaarsnota van 2024 worden verwerkt. 5. Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) Alle beoogde deelnemende gemeenteraden aan de gemeenschappelijke regeling ‘Archief Gooi en Vechtstreek’ wordt gevraagd om voor 1 januari 2024 in te stemmen met het definitief ontwerp van de regeling. Pas na vaststelling door alle deelnemende gemeenteraden zal de gemeenschappelijke regeling per 1 januari 2024 in werking treden. De gemeentearchivaris zal schriftelijk worden geïnformeerd over de uitkomst van de behandeling van dit raadsvoorstel. 6. Duurzaamheidsapecten De fusie van beide archiefdiensten leidt tot een organisatie die in staat is haar taken op een meer duurzame wijze uit te voeren. Duurzaam beheer van digitale informatie vraagt om kostbare voorzieningen en het investeren in kennis. Een goed ingerichte archiefdienst is in deze cruciaal voor alle deelnemers van een straks gefuseerde archiefdienst. 7.

Standpunt commissies (en derden) De commissie BM d.d. van 30 november 2023 adviseert dit voorstel te behandelen als Hamerstuk in de raad van 7 december 2023

8. Voorgaande besluitvorming collegebesluit 31 oktober 2023 Burgemeester en wethouders van Wijdemeren, de secretaris, de burgemeester,

mr. E.T. Halman-van der Linden MBA

Ch.B. Aptroot

Bijlage(n) • Gemeenschappelijke regeling Archief Gooi en Vechtstreek; • Brief raadsbesluit aan gemeentearchivaris

RAADSBESLUIT

De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 7 december 2023 Gelet op artikel 1 lid 4 juncto artikel 8 lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Archiefwet 1995 en hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht BESLUIT Toestemming te verlenen tot het aangaan van de gemeenschappelijke regeling ‘Archief Gooi en Vechtstreek’ per 1 januari 2024 Aldus besloten in de openbare vergadering van 7 december 2023 De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

drs. E.B. Hörchner

Ch. B. Aptroot

Afschriften van dit besluit naar: gemeentearchivaris Streekarchief voor het Gooi en Vechtstreek