Protocol beschermen persoonsgegevens bij publicatie op het RIS 2026

Protocol beschermen persoonsgegevens bij publicatie op het raadsinformatiesysteem gemeente Wijdemeren

Vastgesteld op ……………

Artikel 1. Definitie ‘publicatie’ Onder ‘publicatie’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van het raadsinformatiesysteem van de gemeente Wijdemeren. Het raadsinformatiesysteem kent een openbaar deel en een besloten deel. De informatie in het open gedeelte is voor een ieder toegankelijk via de website van de gemeente. Het besloten deel is alleen toegankelijk voor raadsleden, commissieleden, burgemeester, wethouders en daartoe geautoriseerde medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie. Documenten en beeld- en geluidsopnamen die worden gepubliceerd blijven na plaatsing permanent - of ten minste gedurende meerdere jaren - toegankelijk.

Artikel 2. Uitoefenen rechten van betrokkenen Personen die het aangaat kunnen te allen tijde hun rechten, die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), uitoefenen met betrekking tot hun gepubliceerde persoonsgegevens, waaronder het recht te verzoeken hun persoonsgegevens te verwijderen. Daartoe dienen zij aan te geven op welk recht zij zich beroepen en om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt, binnen de wettelijke kaders, gehonoreerd. Uitzondering hierop vormen opgenomen beeld- en geluidsfragmenten in het kader van het uitoefenen van het inspreekrecht of andere woordvoering tijdens een openbare raads- of commissievergadering, genoemd onder artikel 3 lid d.

Artikel 3. Gedragslijnen Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen. a.

Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig voor in raadsdocumenten, agenda’s, besluitenlijsten en politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen et. Als uitgangspunt geldt dat herkenbaar dient te zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij (via e-mail) te bereiken zijn. Op de website van de gemeente Wijdemeren wordt van de politieke ambtsdrager het volgende gepubliceerd: voor en achternaam, woonplaats, partijnaam, foto en gemeentelijk e-mailadres. Desgewenst kan een politieke ambtsdrager extra informatie laten publiceren. Nevenfuncties van politieke ambtsdragers worden op wettelijke grond gepubliceerd. Commissieleden worden in dit verband gelijk geschakeld met raadsleden. Bij publicatie van door het college van b&w aan de raad gerichte stukken of door een raadslid of namens een fractie ingediend document worden eventuele handtekeningen verwijderd of onleesbaar gemaakt.

b.

Persoonsgegevens van ambtenaren

Van ambtenaren en voor de gemeente werkzame externe medewerkers die betrokken zijn bij raadsvoorstellen of andere aan de raad verstrekte documenten of die anderszins een rol spelen bij de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor of ten behoeve van de gemeente Wijdemeren of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – worden geen persoonsgegevens gepubliceerd, tenzij vermelding daarvan door de griffier vanuit de zorg voor transparantie als proportioneel wordt beoordeeld. c.

Persoonsgegevens van personen, instellingen en organisaties die brieven, mails of andere documenten aan de raad richten

Ingekomen brieven, mailberichten, petities en uitnodigingen gericht aan de raad, worden in het Raadsinformatiesysteem op de website van de gemeente Wijdemeren openbaar gepubliceerd, zonder vermelding van persoonsgegevens, tenzij sprake is van de hieronder vermelde uitzonderingsgronden. In het document opgenomen persoonsgegevens en eventuele privacygevoelige informatie worden door de griffie voor publicatie onleesbaar gemaakt of verwijderd. De afzender wordt geïnformeerd over de publicatie en het verwijderen van persoonsgegevens. Bij twijfel of er sprake is van privacygevoelige informatie wordt de afzender om toestemming voor publicatie gevraagd. Op een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven, mails en andere stukken door de raad zijn ontvangen, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Bij ingekomen stukken die afkomstig zijn van private personen worden als afzender uitsluitend termen als aanvrager, inwoner, (wijk)bewoner, belanghebbende etc. vermeld, tenzij betrokkene op eigen initiatief naamsvermelding verzoekt .

Wanneer een ingekomen brief, mail of petitie van een (semi-)overheidsinstantie, onderneming, vereniging of andersoortige organisatie afkomstig is blijft de naam van de ondertekenende functionaris wel in het gepubliceerde document staan, evenals vermelde namen van andere genoemde functionarissen van de afzender. Eventuele andere in het te publiceren document vermelde persoonsgegevens en/of privacygevoelige informatie (waaronder ook handtekeningen) worden door de griffie onleesbaar gemaakt of verwijderd, tenzij vermelding daarvan door de griffier vanuit de zorg voor transparantie als proportioneel wordt beoordeeld. Burgerinitiatieven worden gepubliceerd met vermelding van de naam van de indiener(s). d.

Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raads- of commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf, anderen of een organisatie

Wanneer gebruik gemaakt wordt van het inspreekrecht of anderszins in een vergadering van de raad of raadscommissie het woord wordt gevoerd door personen wordt dit met naamsvermelding van de (in)spreker vermeld in de besluitenlijst en/of verslag van betreffende vergadering. De inspraakbijdrage wordt als onderdeel van de betreffende vergadering live via internet uitgezonden, waarbij de naam van betrokkene wordt genoemd. De beeldopname is terug te kijken via het digitale videoverslag van de vergadering op de website van de gemeente. Wanneer een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal – wordt deze op het raadsinformatiesysteem van de gemeente geplaatst, waarbij de naam van de inspreker wordt vermeld. Overige persoonsgegevens van de inspreker worden door de griffie verwijderd of

onleesbaar gemaakt, tenzij de inspreker schriftelijk toestemming heeft gegeven voor publicatie daarvan. De griffie wijst de insprekers expliciet op de wijze van publiceren van naam en bijdrage en op de beeldregistratie. e.

Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten

Openbare raadsstukken en bijbehorende bijlagen en achterliggende documenten worden in voorkomende gevallen op passende wijze geanonimiseerd aangeleverd en gepubliceerd. Alleen als naar oordeel van de griffier het belang van openbaarheid zwaarder weegt dan het belang van het eerbiedigen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene kan hiervan worden afgeweken en wordt betrokkene hierover geïnformeerd. Raadsstukken in het kader van de beantwoording van zienswijzen worden gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem zonder de namen en adressen van de indieners. Bij benoemingen worden alleen persoonsgegevens van de te benoemen persoon gepubliceerd voor zover dat naar oordeel van de griffier proportioneel is in relatie tot de betreffende functie of wanneer de te benoemen persoon daarvoor schriftelijk toestemming heeft verleend. f.

Aanwezigen bij raads- en commissievergaderingen

Bij openbare raads- en commissievergaderingen wordt zichtbaar in tekst er op gewezen dat er een beeldopname wordt gemaakt van de vergadering, die via internet wordt uitgezonden (en kan worden teruggekeken). Alle in de vergaderzaal aanwezigen, worden geacht als gevolg van hun aanwezigheid aan te geven dat zij geen bezwaar hebben tegen (mogelijke) audiovisuele publicatie van hun aanwezigheid.

Artikel 4. Afwijkingsbevoegdheid en onvoorziene gevallen Indien handelen conform dit protocol gevolgen heeft die onevenredig zijn tot het gediende doel, beslist de griffier over afwijking hiervan. In die gevallen waar het protocol niet (direct) in voorziet, ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de griffier om te handelen in de geest van het protocol en zo nodig daarover in contact te treden met de functionaris gegevensbescherming.

Artikel 5 Citeertitel en inwerkingtreding Deze regeling kan worden aangehaald als “Protocol beschermen persoonsgegevens bij publicatie op het raadsinformatiesysteem gemeente Wijdemeren 2026.” Deze regeling treedt in werking een dag na de bekendmaking.