GESTAAKT RV vaststellen vergaderwijze en reglement van orde - (Unaniem Aangenomen)

Unaniem aangenomen

RAADSVOORSTEL

Kenmerk Raadsvergadering Commissie(s) Gewijzigd voorstel Bijlagen Voorstel van Afdeling Ambtenaar/telefoonnummer

Z.50086 10 december 2020 Commissie Bestuur en Middelen 3 december 2020 Ja t.o.v. raad 1 juli 2020 RvO en vergaderschema 2021 Werkgroep het nieuwe vergaderen Griffie Griffier Debby de Heus, 560, d.deheus@wijdemeren.nl 1 november 2020 Vaststellen vergaderwijze en reglement van orde

Datum Onderwerp CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt: 1. Op basis van het gehouden vergaderexperiment te kiezen voor het BOB-model in de commissiestructuur als vergaderwijze voor de gemeenteraad van Wijdemeren. 2. Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Wijdemeren 2018 in te trekken. 3. Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Wijdemeren 2021 vast te stellen. 4. Het jaar vergaderschema 2021 vast te stellen. 1. Inleiding Op 19 september 2019 heeft de gemeenteraad ingestemd met een vergaderexperiment voor het vergaderjaar oktober 2019 t/m juli 2020. Op zaterdag 5 oktober 2019 was de aftrap met een training van Debat.nl. Tussentijds zijn ook de commissievoorzitters getraind. Op 1 juli 2020 heeft de gemeenteraad de verlenging van het vergaderexperiment en het nieuwe concept-reglement van orde besproken. Afgesproken is op 10 december 2020 het experiment af te ronden en een definitief besluit te nemen over de vergaderwijze die gemeenteraad van Wijdemeren hanteert. 2. Argumenten 2.1. Het concept reglement van orde is aangepast aan de wensen van de raad Tijdens de commissie- en raadsbehandeling voor het zomerreces bleek dat de raad over enkele onderdelen van het nieuwe concept-reglement niet tevreden was.

De werkgroep heeft achter de schermen contact gehad met de fracties hierover en op basis van de feedback het hele reglement nog een keer doorgelopen. Naast kleine aanpassingen zijn er in grote lijnen vier wijzigingen doorgevoerd: 1. 2. 3. 4.

De beeldvormingsfase is versimpeld Openbaarheid als uitgangspunt is verder doorgevoerd De formele inspraakprocedure is duidelijker uitgewerkt De naam fractieassistent is gewijzigd in commissielid

Met name de invulling van de beeldvormende fase leidde in de praktijk tot veel procedurediscussies. Het verschil tussen een beeldvormende- en oriënterende sessie en de verschillende vormen daarvan zorgde voor verwarring. Hoofdstuk 3 (oriënterende sessies van het college) en hoofdstuk 6 (vormen van beeldvormende sessies) zijn daarom geschrapt. Alles voor de commissie- en raadsbehandeling is in het voorliggende reglement onderdeel van de beeldvormende fase geworden. De agendacommissie gaat namens de

Raadsvoorstel Onderwerp : Vaststellen vergaderwijze en reglement van orde Datum : 1 november 2020

raad in overleg met het college over de planning en vormgeving daarvan. De huidige ‘oriënterende sessies’ worden dus beeldvormende sessies en die kunnen ook (gedeeltelijk) op een commissieavond plaatsvinden, bijvoorbeeld als het college een beeldvormend (was commissiestuk) wil bespreken zonder dat daar direct besluitvorming – met een raadsvoorstel – op volgt. Uitgangspunt is dat de vergaderingen openbaar zijn. Dit geldt ook voor de agendacommissie die in het concept regelement besloten was. Als de agendacommissie dat afspreekt kunnen inwoners actief worden uitgenodigd en meepraten bij een beeldvormende sessie. In de commissievergaderingen blijft de formele inspraakprocedure (5 + 2 minuten) van toepassing. In artikel 4 is duidelijker verwoord op basis van welke gronden inspreken niet meer mogelijk is. Bij een aangepast voorstel is dit in de toekomst nadrukkelijk wel mogelijk. 2.2. De werkgroep heeft het experiment geëvalueerd Op basis van de wijzigingen heeft de werkgroep het experiment geëvalueerd. Mede vanwege het coronavirus is de eindevaluatie niet zo uitgebreid uitgevoerd als van tevoren gepland. Met het geringe aantal vergaderingen de afgelopen maanden achtte de werkgroep het nogmaals uitzetten van een enquête minder zinvol. Inmiddels heeft iedereen een mening over ‘het nieuwe vergaderen’ kunnen vormen.

De veelheid aan digitale vergaderingen heeft de evaluatie gecompliceerd(er) gemaakt. Met name de eindtijd van digitale vergaderingen is regelmatig later geweest dan de afgesproken 23.00 uur. Daarnaast is het debatteren en interrumperen in digitale vergaderingen moeilijker dan in fysieke bijeenkomsten. Duidelijk is dat de basis van de vergaderwijze is ingevoerd, maar in de toekomst het model zich nog verder moet ontwikkelen. Het is aan de raad om een principiële keuze te maken over de vergaderwijze. Bij de start had de werkgroep 10 evaluatiecriteria opgesteld. De werkgroep komt tot de volgende bevindingen: 1. De raad bepaalt, mede op basis van de lange termijn agenda, meer dan nu de agenda’s van de commissies en raad. De samenstelling van de agendacommissie is gewijzigd. Alle partijen zijn nu vertegenwoordigd. De werkgroep ziet een risico op politisering, maar de positie van dit orgaan wint aan sterkte. De stelling dat de raad nu gaat over de eigen agenda is nog niet met ja te beantwoorden. Via behandelverzoeken komen steeds vaker onderwerpen die de raad belangrijk vindt op de agenda, maar als de raad vraagt om snelle behandeling van een onderwerp (bijvoorbeeld een sessie over het sociaal domein) dan wacht de raad op actie van het college, zonder verder echt de politieke druk op te voeren of zelf iets te organiseren. 2.

De (raads)voorstellen en raadsbesluiten zijn van een goede kwaliteit. De werkgroep constateert dat hier nog weinig verschil in is te merken. Het nieuwe vergaderen heeft niet geleid tot een betere kwaliteit van de vergaderstukken. Tijdens het experiment heeft hierop ook niet de focus gelegen. De nieuwe rekenkamercommissie voert momenteel een onderzoek uit naar de kwaliteit van de raadsvoorstellen. De werkgroep hoopt dat de conclusies en aanbevelingen van het rekenkamerrapport zullen bijdragen aan een kwaliteitsimpuls. 3. Minder technische vragen in de commissies door schriftelijke voorbereiding via de ambtenaren. Het aantal technische vragen in de commissie is drastisch verminderd. Het moment van voorbereiding van een vergadering is verschoven. De zorg in het begin dat er te weinig voorbereidingstijd zou zijn voor de fracties blijkt in de praktijk wel mee te vallen. Wel constateert de werkgroep dat (sommige) fracties nog steeds de neiging hebben om te vervallen in oud gedrag en (technische) vragen te stellen in de commissie i.p.v. een

2

Raadsvoorstel Onderwerp : Vaststellen vergaderwijze en reglement van orde Datum : 1 november 2020

standpunt in te nemen en het debat op gang te brengen. Hier ligt een rol voor de voorzitters en het is leuk om te zien dat er voorzichtig ook een aanspreekcultuur ontstaat. 4. Adequate en tijdige afhandeling van de schriftelijke vragen door de ambtenaren. De meningen hierover verschillen. De griffie heeft de ingediende technische vragen van de vergadercyclus van juni geanalyseerd. Wat opvalt is dat er veel vragen worden gesteld en dat de organisatie die binnen drie dagen moet beantwoorden. 60% van de vragen heeft de griffie beoordeeld als technisch. Vragen zijn vaak breed en de werkgroep vraagt zich af of die ook in het ‘oude vergadermodel’ allemaal zouden zijn gesteld om een besluit te kunnen nemen. Hier valt dus nog winst te behalen, evenals in de kwaliteit van de beantwoording. De griffie zal binnenkort nog een keer het stellen van schriftelijke vragen analyseren en alle betrokken partijen informeren over hoe dit proces nog beter te stroomlijnen. 5. De vergaderingen van commissies en raad zijn op tijd afgelopen (23.00 uur). Voor de invoering van het nieuwe vergadermodel was de hoop/wens dat het aantal vergaderingen en de duur zou verminderen. Dat is de afgelopen periode niet het geval gebleken. Nu moet het halen van een vergadereindtijd geen doel op zich zijn. Uiteindelijk draait het om de kwaliteit van het besluitvormingsproces.

In hoeverre het aantal bijeenkomsten en de vergadertijd aan het nieuwe vergaderen te koppelen is vindt de werkgroep lastig vast te stellen. Op basis van het oude vergadermodel was het aantal vergaderingen zeker niet minder geweest (waarschijnlijk nog wel meer). Het is een trend dat er meer behandelverzoeken worden ingediend en de werkgroep ziet ook het aantal insprekers toenemen. Daarnaast is er bijvoorbeeld een aantal keer extra vergaderd over een dossier in de Porseleinhaven. De vergadertijd is dus niet perse minder geworden, maar inhoudelijk is er wel meer sprake van debat en de vergaderefficiëntie lijkt toegenomen. 6. Minder tussentijdse vergaderingen door invoering beeldvormende sessies op vaste momenten. De werkgroep ziet het als een groot winstpunt dat het vergaderschema van de raad leidend is voor het plannen van vergaderingen. Bij uitzondering komt het nog wel voor dat er van het schema wordt afgeweken, maar dit is dan in overleg met de agendacommissie. In het verleden werden - vaak op verzoek van het college - willekeurig extra informatieavonden georganiseerd. Nu zijn daarvoor de oriënterende- en beeldvormende sessies ingepland en is het niet meer vanzelfsprekend dat er lange presentaties mogen worden gehouden. De vergaderdruk neemt wel toe, want er is een toename in het aantal regionale bijeenkomsten.

Het zal in de toekomst een uitdaging blijven om recht te doen aan alle onderwerpen die de raad moet behandelen en de beschikbare vergadertijd. 7. Inwoners en andere belanghebbenden worden via de beeldvormende sessies meer dan nu betrokken bij te formuleren beleid. Helaas is de rol van de inwoners in het nieuwe vergadermodel nog onvoldoende uit de verf gekomen. De werkgroep betreurt dit, omdat het beter invulling geven aan de volksvertegenwoordigende rol een doelstelling was van het experiment. Een aantal keer zijn inloopmomenten georganiseerd en er is een aardige beeldvormende sessie geweest over de MER vaarverbinding. Nu was de burgerparticipatie in het oude vergadermodel zeker niet beter, maar vooral bij de organisatie van de beeldvormende sessies is er winst te behalen. De raad kan zelf actiever belangengroepen uitnodigen en het gesprek op gang brengen bij de start van het ontwikkelen van beleid. Zodra de coronacrisis voorbij is raadt de werkgroep aan dat de raad dit actiepunt oppakt. 8. De raad stelt de kaders, het college voert uit en we gaan niet op elkaars stoel zitten. Het verloop van de raadsvergaderingen is duidelijk veranderd. Vergader afspraak is dat om het woord te kunnen voeren in de raadsvergadering er een motie of amendement moet

3

Raadsvoorstel Onderwerp : Vaststellen vergaderwijze en reglement van orde Datum : 1 november 2020

worden ingediend. Dit is een vorm van een (wijziging van een) besluit en daarmee is de raad veel effectiever geworden in de kaderstelling. De raad stelt niet meer zoveel vragen aan het college, maar neemt zelf het initiatief om kaders te stellen. De werkgroep ziet nog wel steeds de neiging van de raad om zich met details en de uitvoering van beleid bezig te houden. Negatieve uitlatingen over het werk van de ambtelijke organisatie zijn ongepast. De raad moet zich er meer van bewust zijn dat zij het college dienen aan te spreken bij het uitvoeren van de controlerende taak. Positief is dat de raad meer in positie is. 9. In commissies en raad wordt, meer dan nu, gedebatteerd, bij voorkeur als raadsleden onderling. Waar in het verleden in zowel de commissie- als raadsvergadering vooral vragen werden gesteld aan het college, is er nu veel meer debat. De raadsvergadering is daarmee geen herhaling meer van de commissie. Een aandachtpunt is wel dat het voor buitenstaanders soms lastiger te volgen is omdat de voorlopige standpunt bepaling al in de commissie gebeurt. De is inherent aan de keuze van de raad om vast te willen houden aan het commissiemodel en daarbinnen het BOB-model in te voeren. De werkgroep denkt dat dit een kwestie van gewenning is en de winst van veel meer debat daar tegenop weegt. 10.

Het vragenhalfuur in de raad wordt gebuikt om actuele thema’s kort aan de orde te stellen. De werkgroep ziet geen wijzigingen in de behandeling van het vragenhalfuur. Algemeen zou de raad nog meer gebruik kunnen maken van andere instrumenten die de raad tot zijn beschikking heeft, zoals het interpellatiedebat. 3. Kanttekeningen/Risico’s Met het vaststellen van een nieuw reglement van orde is het vergadermodel niet af Voor het veranderen van een werk- en vergaderwijze is het vaststellen van een nieuw reglement niet voldoende. Het vraagt bovenal een gedragsverandering. Gedragsveranderingen hebben tijd nodig. De raad zal met andere woorden nog verder in de nieuwe werk- en vergaderwijze moeten groeien. Dit geldt ook voor het college en de ambtelijke organisatie. De grote lijnen zijn met de vaststelling van het nieuwe reglement van orde uitgezet. In de praktijk zal hier iedere vergadercyclus opnieuw handen en voeten aan moeten worden gegeven. Tevens zijn niet alle situaties vast te leggen in een reglement. Iedere vergadercyclus opnieuw is het een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle betrokkenen om een vergadering zo effectief mogelijk te laten verlopen.

Zolang de wil er is om op een constructieve manier samen te werken, elkaar aan te spreken en verantwoordelijkheid te nemen voor de eigen bijdrage, is er tevens ruimte voor het maken van fouten en het blijvend investeren in de vergaderstructuur en -cultuur. 4. Financiële consequenties Aan de keuze voor een vergadermodel zijn geen directe kosten verbonden. Incidenteel kunnen er meer kosten zijn door bijvoorbeeld het extra uitzenden van vergaderingen. Voor de nieuwe raad zal de griffie een inwerkprogramma voorbereiden, om de vergaderwijze eigen te maken. In het geval dat wenselijk is kunnen er ook nog extra trainingen voor de raad en/of de commissievoorzitters plaatsvinden. 5. Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) De vergaderwijze van de gemeenteraad zal worden uitgedragen via de communicatiekanalen van de gemeente. Daarnaast wordt het nieuwe reglement van orde gepubliceerd. De gemeentesecretaris draagt in samenwerking met de griffier zorg voor de communicatie in de ambtelijke organisatie. De werkgroep zal vinger aan de pols houden en voor het zomerreces 2021 nog eens monitoren hoe de vergaderwijze loopt. De nieuwe raad

4

Raadsvoorstel Onderwerp : Vaststellen vergaderwijze en reglement van orde Datum : 1 november 2020

zal na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022 opnieuw het reglement voorgelegd krijgen en kan desgewenst dan aanpassingen voorstellen. 6. Duurzaamheidsaspecten Niet van toepassing. 7. Standpunt commissies (en derden) De commissie Bestuur en Middelen d.d. 03 december 2020 adviseert het raadsvoorstel te agenderen als bespreekstuk in de raad d.d. 10 december 2020. Wijdemeren 1 november 2020, De raad voornoemd, de griffier, mevr. drs. C.M. de Heus

de burgemeester, mevr. drs. C.R. Larson

5

RAADSBESLUIT

De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van de werkgroep het nieuwe vergaderen;

BESLUIT 1. Op basis van het gehouden vergaderexperiment te kiezen voor het BOB-model in de commissiestructuur als vergaderwijze voor de gemeenteraad van Wijdemeren. 2. Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Wijdemeren 2018 in te trekken. 3. Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Wijdemeren 2021 vast te stellen, met de volgende wijziging: Het reglement van orde aan te passen van: Artikel 11. Technische vragen 2. Elk raads- en commissielid heeft de bevoegdheid technische vragen te stellen over voorliggende raadsvoorstellen. Het reglement van orde aan te passen naar: Artikel 11. Technische vragen 2. Elk raads- en commissielid heeft te allen tijde de bevoegdheid technische vragen te stellen over voorliggende raadsvoorstellen. Aan het reglement van orde toe te voegen: Artikel 33. Spreektijd 6. Een fractie zal voor een motie vreemd aan de agenda 3 minuten en voor een initiatiefvoorstel 5 minuten extra spreektijd ontvangen, deze extra spreektijd zal alleen toegevoegd worden aan het agendapunt behorende bij de motie vreemd aan de agenda dan wel het initiatiefvoorstel. 4. Het jaar vergaderschema 2021 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van 04 februari 2021. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

mevr. drs. G.C.I. Kager

mevr. drs. C.R. Larson