Geldende accomodatieregeling 2011

Accommodatieregeling Alle organisaties die gesubsidieerd (gaan) worden door de Gemeente Wijdemeren kunnen een aanvraag indienen om in aanmerking te komen voor de accommodatieregeling. De regeling houdt in het kort het volgende in: - De aanvraag betreft een bouwkundige voorziening, die technisch gezien als absoluut onmisbaar wordt ervaren in relatie tot de gesubsidieerde activiteit. Deze voorziening kan betreffen bouw, aanpassing, renovatie, uitbreiding, vervanging van (onderdelen van) accommodaties evenals de bij die accommodatie horende huisvestingsvoorzieningen. - De accommodatieregeling is ook wel bekend als de eenderde regeling. In principe komt het er op neer dat een investering voor 1/3 deel gefinancierd wordt door de instelling, 1/3 deel verstrekt de gemeente als subsidie à fonds perdu. Het andere 1/3 deel wordt door de gemeente verstrekt als renteloze lening. De investering op basis van de accommodatieregeling moet in alle gevallen voldoen aan de volgende algemene voorwaarden: 1. Er is sprake van een investering door een derde. 2. De investering draagt bij aan de publieke zaak. 3. De derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen. 4. In de subsidiebeschikking of de overeenkomst met betrekking tot de bijdrage (resp.

subsidie à fonds perdu of renteloze lening) moet worden opgenomen dat de toekenning van de bijdrage voorwaardelijk is en kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investeringen. 5. De uitvoering moet sober maar doelmatig zijn. 6. De investering voorziet in een lokale lange termijn behoefte. 7. De investering mag geen buitenproportionele aanslag op de gemeentelijke begroting doen. Het maximaal beschikbare bedrag voor subsidie à fonds perdu bedraagt € 250.000 en renteloze lening ook € 250.000,--. 8. De organisatie heeft zich aantoonbaar ingespannen om extra inkomsten te genereren teneinde de investering financieel mogelijk te maken. Hiernaast gelden de volgende randvoorwaarden: 1. Er wordt geen huurvergoeding berekend aan de vereniging/stichting, die op basis van de accommodatieregeling de accommodatie betrekt. 2. Besparing door zelfwerkzaamheid (werkzaamheden, exclusief inventaris/inrichting, die door eigen leden of door derden gratis worden verricht) komt voor 50% ten goede aan de bijdrage van de vereniging/stichting en voor 50% aan het gedeelte van het renteloze voorschot. 3.

De huurbedragen voor onderhuur worden bepaald op basis van het gebruikte aantal m2 en de betreffende huurdercategorie (opslag € 17,50 m2; maatschappelijke en subsidieafhankelijke organisaties € 35,- m2; kinderopvanginstellingen € 100,- per m2; commerciële partijen marktconform tarief boven € 100,- m2). 4. De huuropbrengsten van de onderhuur worden 50%-50% tussen vereniging/stichting, die op basis van de accommodatieregeling de accommodatie betrekt, en gemeente verdeeld. 5. Het eigendom van de accommodatie blijft bij de gemeente, totdat de renteloze lening is afgelost. 6. Het eigendom van de accommodatie gaat naar de vereniging/stichting, nadat de renteloze lening is afgelost. 7. Voor verantwoordelijkheid en rekening van de vereniging/stichting zijn onderhoud pand, verzekeringen en belastingen 8. Een recht van opstal wordt gevestigd en in een standaard huurovereenkomst vastgelegd. 9. Verantwoordelijkheid voor onderhoud pand, verzekeringen, belastingen en dergelijke worden in een standaard huurovereenkomst geregeld. Voorzieningen, die vallen onder de accommodatieregeling: Het betreft hier de kosten van bouwkundige voorzieningen, die technisch gezien als absoluut onmisbaar worden ervaren in relatie tot de gesubsidieerde activiteit.

Deze voorzieningen betreffen bouw, aanpassing, uitbreiding, vervanging van (onderdelen van) accommodaties evenals de bij die accommodatie horende huisvestingsvoorzieningen zoals centrale verwarming, douches, toiletten, kozijnen, voor zover die door het college als zodanig wordt/worden geaccepteerd en waarin niet al door de gemeente via een waarderingssubsidie, incidentele of budgetsubsidie of op een andere manier financieel wordt bijgedragen. De normen die veelal door de betreffende

overkoepelende organisaties worden voorgeschreven, zullen als leidraad worden genomen. De organisaties die met behulp van de accommodatieregeling een voorziening aanbrengen in een particuliere huisvesting zullen met de eigenaar een overeenkomst moeten aangaan. In deze overeenkomst wordt opgenomen dat de organisatie ten minste 15 jaar gebruik maakt van de voorziening. Aanvraag Bij de toepassing van deze regeling gaat het in de meeste gevallen om aanzienlijke investeringen. Daarom moeten voornemens tot aanvragen in een zo vroeg mogelijk stadium worden ingediend, uiterlijk op 1 maart voorafgaand aan het jaar waarin de investering gerealiseerd moet worden. Op deze manier kan er in de (meerjaren)begroting van het volgende jaar of de volgende jaren nog rekening mee gehouden worden en is er voldoende tijd om afspraken te maken over de uitvoering van de aanvraag. De aanvraag gaat vergezeld van - Het aanvraagformulier voor toepassing van de accommodatieregeling. - Een zo nauwkeurig mogelijke begroting van alle kosten, inclusief de niet-subsidiabele kosten. - Het financiële dekkingsplan van de instelling. - De meerjarenbegroting van de instelling met betrekking tot de financiële consequenties tot en met drie jaar na de investering. - Een liquiditeitsplanning.

Welke kosten behoren tot de investeringskosten? In ieder geval behoren hiertoe de vooraf door het college goedgekeurde bouw- en sloopkosten, het architectenhonorarium, kosten van adviseurs, niet verrekenbare btw-kosten, vergunningen, leges en (in geval van erfpacht) notariskosten. Deze kosten worden nader gespecificeerd. Niet-subsidiabele kosten zijn verhuis-, inrichtings- en/of herhuisvestingskosten, eventueel renteverlies en btw-kosten voor zover deze door de aanvrager verrekenbaar zijn. Kosten die hier niet genoemd worden, kunnen in nader overleg met de gemeente al dan niet subsidiabel verklaard worden. Verdere afspraken Voordat het college een besluit neemt over de aanvraag, zijn met de gemeente duidelijke afspraken vastgelegd over - Kwaliteits-, milieu- en andere (bouwkundige) eisen ten aanzien van de uitvoering. - Betaalbaarstelling, betalingstermijnen, afrekening, renteloze lening, overbruggingskrediet, looptijd en aflossingsschema. - Bevoorschotting van de subsidie à fonds perdu vindt plaats tot een bedrag van € 10.000,--. Bij een hoger bedrag wordt de subsidie in nader te bepalen termijnen beschikbaar gesteld. - De termijn waarbinnen het aanbrengen van de voorziening voltooid moet zijn. - Oplevering, schouw, controle. - Eigendom/huur/erfpacht/recht van opstal en dergelijke en zo nodig (notarieel) vastleggen daarvan.

Er mag niet met de bouw worden begonnen voordat op het verzoek tot medewerking door het college positief is beslist en de raad een krediet beschikbaar gesteld heeft. In het kader van het meerjaren perspectief, is het zinvol dat organisaties, gelijktijdig met de vierjaarlijkse aanvraag voor budget- of waarderingssubsidie, een indicatie opgeven van de in de komende vier jaar te verwachten investeringen. Het college kan er dan, in het kader van genoemd perspectief, rekening mee houden. Zodra de plannen een enigszins meer definitief karakter krijgen, wordt een officieel verzoek ingediend. Afwikkeling verdere procedure Na het binnenkomen van de aanvraag, pleegt het college vooroverleg met de instelling. Nadat overeenstemming is bereikt over met name de financiering, de formele eisen en de nodige soberheid, vindt besluitvorming plaats door het college. Vervolgens wordt de raad verzocht om ten behoeve van de investering een krediet beschikbaar te stellen. De in de verordening genoemde termijn voor besluitvorming is hier niet van toepassing. Uiteraard wordt er naar gestreefd de procedure niet langer te laten duren dan nodig is. Voorwaarden betreffende renteloze lening

De voorwaarden betreffen vooral bepalingen betreffende aflossingstermijnen gedurende maximaal 25 jaar, waarbij in het algemeen de gebruikelijke afschrijving van de voorziening bepalend is. In geval van achterwege blijven van de betalingen, opheffing van de organisatie of liquidatie, is onmiddellijke opeisbaarheid door de gemeente mogelijk. Zodra sprake is van tijdelijke financiële problemen van de organisatie, moet de organisatie onmiddellijk in overleg treden met de gemeente. Bij niet tijdig betalen wordt de rente in rekening gebracht. Afrekening op begrotingscijfers of op werkelijke kosten Achteraf blijkt soms dat de werkelijke kosten afwijken van de begrotingscijfers, omdat een precieze schatting meestal niet te maken is. Het uitgangspunt is dat aan de hand van een door het college “gecontroleerde en geaccepteerde” begroting de maximale subsidies worden vastgesteld. De uiteindelijke bedragen van het renteloze voorschot en het aandeel van de organisatie zullen aan de hand van de werkelijke cijfers worden vastgesteld. In ieder geval zal de organisatie nooit meer subsidie ontvangen dan in werkelijkheid aan onkosten is gemaakt. Op deze manier profiteren zowel de organisatie als de gemeente van de lagere werkelijke kosten.

Een voorbeeld kan misschien deze tekst verduidelijken: Voorbeeld De investering kost volgens de geaccepteerde begroting € 300.000,-Toepassing van de accommodatieregeling levert op: subsidie à fonds perdu € 100.000,-renteloos voorschot max. € 100.000,-door de organisatie zelf te financieren € 100.000,-Onvoorziene omstandigheden (calamiteiten) kunnen tot gevolg hebben dat de werkelijke kosten hoger uitvallen dan de begroting. Deze situatie zal in principe te allen tijde moeten worden voorkomen. Alleen in zéér bijzondere gevallen kan het college bereid zijn om hogere kosten te accepteren, echter wel onder de strikte voorwaarde dat deze “meerkosten” vroegtijdig worden gesignaleerd en onvermijdelijk waren. Aan wie komt de besparing in verband met zelfwerkzaamheid toe? Volgens eerdere afspraak moet onder zelfwerkzaamheid worden verstaan: “de werkzaamheden die door eigen leden of door derden gratis worden verricht”. Uitgangspunt is te allen tijde dat de organisatie optimaal nastreeft de kosten zo laag mogelijk te houden door middel van zelfwerkzaamheid in opdracht van die organisatie. De bezuiniging ten gevolge van de zelfwerkzaamheid komt ten goede aan zowel het gedeelte dat voor rekening komt van de organisatie als aan het gedeelte van het renteloze voorschot.

Dit laatste gedeelte komt feitelijk eveneens ten goede aan de organisatie, omdat het jaarlijks terug te betalen bedrag wordt verlaagd. De gemeente profiteert zo enigszins mee van deze besparing door middel van zelfwerkzaamheid. Dit vindt rechtvaardiging in de gedachte dat de gemeente slechts beperkte financiële middelen ter beschikking heeft en de gemeenschapsgelden zo gunstig mogelijk wil besteden. Om zoveel mogelijk prioriteiten met betrekking tot de investering haalbaar te maken is een efficiënte opzet noodzakelijk. Praktijkvoorbeeld: De investering kost volgens de geaccepteerde begroting € 300.000,-Besparing door zelfwerkzaamheid € 20.000,-Werkelijke kosten € 280.000,-subsidie à fonds perdu blijft € 100.000,-renteloos voorschot max. € 90.000,-door de organisatie zelf te financieren € 90.000,-Aan wie komt de besparing in verband met externe subsidies van derden toe? Externe subsidies kunnen theoretisch van publiekrechtelijke of privaatrechtelijke instanties afkomstig zijn. Wij zijn van mening dat subsidies van publiekrechtelijke lichamen allereerst van het investeringsbedrag moeten worden afgetrokken, waarna de eenderde regeling wordt toegepast. Uiteraard moet te allen tijde rekening gehouden worden met de bepalingen die de publiekrechtelijke organisatie aan de subsidie verbindt. De subsidies van de privaatrechtelijke instanties of

fondsen, die maatschappelijke doelen nastreven, kunnen volledig ten goede komen aan de organisatie.