Eindrapportage Basis op orde 2017 - 2019

1’

Leden van de gemeenteraad Wijdemeren

Uw kenmerk:

Uw brief van:

Behandelend ambtenaar: J. van Duijnhoven

Doorkiesnummer: 482

Onderwerp:

Ons kenmerk: Z.51892 Bijlagen 1

Datum: 20 augustus 2019 Verzonden:

eindrapportage organisatieontwikkeling basis op orde concept voor collegevergadering 20 augustus 2019 —

Geachte leden van de gemeenteraad, De gemeenteraad van Wijdemeren heeft op 6 juli 2017 op basis van een plan van aanpak extra middelen ter beschikking gesteld ter grootte van € 800.000 voor een periode van 2 jaar om organisatorisch de basis op orde te brengen. Middels voorliggend commissiestuk wordt gerapporteerd over de resultaten. Eerdere voortgangsrapportages in de vorm van raadsinformatiebrieven zijn aan uw raad aangeboden in februari en juli 2018 en in januari 2019. -

In de laatste raadsinformatiebrief aan uw raad van januari 2019 gaven wij al aan dat het perspectief van onze Organisatie en de bestuurlijke toekomst tijdens de uitvoering van het basis op orde programma is gewijzigd. Bij aanvang was het perspectief een mogelijke fusie met Hilversum. Nu is het perspectief gericht op het zelfstandig voortbestaan. Dit betekent dat beslissingen ten aanzien van de inrichting van de Organisatie en het daarbij behorende personeelsbeleid gericht moeten zijn op doorontwikkelen op eigen kracht. In het door uw raad op 6 juli 2017 vastgestelde plan voor de organisatieontwikkeling zijn zeven verbeterpunten opgenomen waar de Organisatie voortvarend mee aan de slag is gegaan. Volgens deze opbouw worden de belangrijkste resultaten in deze eindrapportage benoemd. U zult lezen dat veel doelstellingen zijn behaald en er een nieuwe basis is gelegd voor een modernere en meer solide Organisatie. Het fundament van de organisatie is versterkt. Er is meer zelfbewustzijn om op eigen kracht problemen aan te pakken en op te lossen. En dat is nodig ook. De organisatie heeft nog veel (nieuwe) opgaven waaraan de komende jaren verder wordt gewerkt. We spreken over een voortdurende doorontwikkeling van organisatie, management en medewerkers. Verandering wordt meer een constante dan een eenmalige exercitie.

Ook op de doorontwikkeling geven wij per onderdeel een doorkijk in dit document. In deze brief leest u de hoofdlijnen. Tijdens een presentatie in een van de komende commissievergaderingen zal een nadere toelichting worden gegeven.

bezoekadres Rading 1, 1231 KB Loosdrecht postadres Postbus 190, 1230 AD Loosdrecht tel 14 035 (vanuit het buitenland 00 31 35 65 59 595)

e-mail info@wijdemeren.nl website www.wijdemeren.nI fax (035) 65 59 599 IBAN NL4I BNGH 0285 0982 33

Brief gemeente Wijdemeren Onderwerp : Organisatieontwikkeling Wijdemeren Datum : 21 augustus 2019

1. Optimaliseren organisatiemodel en managementstructuur De nieuwe managementstructuur staat. In januari 2018 is gestart met een directieteam en 15 teams. Vrij snel daarna zijn het team Vergunningen en het team Toezicht & Handhaving samengevoegd tot VTH. Via de zogenaamde Knelpuntennotitie is een aantal structureel ontbrekende functies toegevoegd aan de organisatie. Door de aanpassing van de structuur kan er op directieniveau meer strategisch en integraal aan de lange termijn ontwikkeling worden gewerkt en tegelijkertijd is de directe aansturing van het dagelijks werk versterkt en is er meer aandacht voor de medewerkers door teammanagers met mandaat. Momenteel zijn er 14 teams en is er onderscheid gemaakt in twee domeinen. Als het opportuun is kijken we naar mogelijkheid om teams samen te voegen. Het P&O-team is dusdanig klein qua omvang dat de onderbrenging van dit team bij het team van Communicatie en Secretariaat een logische stap is. Het organisatie- en personeelsbeleid blijft hiermee onder directe aansturing van de gemeentesecretaris! algemeen directeur. Er is een nieuwe senior-adviseur in dienst genomen die de inhoudelijke coördinatie van de werkzaamheden van P&O op zich neemt. De rol van teammanager komt met het vertrek van de interim HR-manager te vervallen. Alle teams werken met de zogenaamde A3-jaarplan-methodiek.

In 2018 zijn plannen gemaakt met een looptijd tot 1 januari 2020. In het najaar 2019 worden de jaarplannen herijkt voor het jaar 2020. 2. Ontwikkelen medewerkers en management In het najaar van 2018 hebben we een traject doorlopen om met een dwarsdoorsnede van de organisatie gezamenlijk de waarden en principes van onze Organisatie te bepalen. In de raadsinformatiebrief van januari 2019 hebben wij hierover geschreven. De managementtrainingen zijn in mei 2019 afgerond. De trainingen waren direct gerelateerd aan de toepassing van de waarden en principes en het actiegericht handelen in uiteenlopende situaties. In juli 2019 hebben we de trainingen geëvalueerd. De trainingen zijn hoog gewaardeerd door de deelnemende managers. Zij hebben een meer gezamenlijke kijk op hun rol als manager gekregen en hebben hun persoonlijke vaardigheden versterkt. De waarden en principes worden in veel communicatie-uitingen gebruikt. Veranderingen (groot en klein) worden eraan gerelateerd. Er zijn diverse bijeenkomsten georganiseerd door medewerker-ambassadeurs rondom thema’s als eigenaarschap, gezondheid en persoonlijke ontwikkeling. Ook hebben medewerkers het initiatief genomen tot een eerste, bescheiden opgezette, summerschool. In een summerschool delen medewerkers in korte bijeenkomsten kennis van een onderwerp, waar zij naast hun dagelijks werk affiniteit mee hebben.

In 2018 zijn we gestart met een e-Iearning-programma om alle medewerkers kennis te laten verkrijgen van het bewust omgaan met informatieveiligheid en privacy. U heeft als raadslid ook toegang tot dit deel van de e-Iearning. Inmiddels is dit platform uitgebreid met meer dan 40 kennisonderwerpen over het werken bij de gemeenten, digitale vaardigheden en gedragsvaardigheden. Het platform maakt het mogelijk dat onze medewerkers zich, op het moment dat zij daar zelf aan toe zijn, kennis eigen kunnen maken.

bezoekadres Rading 1, 1231 KB Loosdrecht postadres Postbus 190, 1230 AD Loosdrecht tel 14 035 (vanuit het buitenland 00 31 35 65 59 595)

e-mail info@wijdemeren.nl website www.wijdemeren.nI fax (035) 65 59 599 IBAN NL4I BNGH 0285 0982 33

Brief gemeente Wijdemeren Onderwerp : Organisatieontwikkeling Wijdemeren Datum : 21 augustus 2019

Alle onderwerpen worden door de leverancier up to date gehouden. Zij staan in verbinding met alle gebruikers (zo’n 180 gemeenten) en zullen naar behoefte van de gemeenten ook nieuwe kennisonderwerpen gaan toevoegen. Het leren en ontwikkelen gaat natuurlijk niet alleen digitaal. In de 2~ helft van 2019 en in 2020 willen we gericht aan de slag met een aantal gedragsvaardigheden. Medewerkers kunnen kennis opdoen in het e-learning platform en kunnen vervolgens deelnemen aan workshops en trainingen om te leren hoe zij het in praktijk kunnen brengen. Het programma hiervoor wordt, onder leiding van een trainingsbureau, door directie, teammanagers en de medewerker-ambassadeurs samen gemaakt. We bevorderen daarmee dat zowel de keuze van onderwerpen als het tempo waarin wordt geleerd, aansluit op het dagelijks werk. Voor dit traject zijn nog middelen beschikbaar vanuit het programma Basis op orde. In 2020 willen we een eenmalige investering doen in een zogenoemde groei-academie. Met dit systeem kan het leren en ontwikkelen van onze medewerkers geleid worden en kunnen aan de onderwerpen in de e-learning ook eigen, Wijdemeren specifieke documenten en werkwijzen worden toegevoegd. 3. Optimaliseren van de werkprocessen Ten behoeve van deze opdracht is een extern projectleider aangesteld. Deze heeft samen met de teams een plan van aanpak opgesteld en uitgevoerd.

In onze brief van januari 2019 konden wij u reeds melden dat alle relevante processen zijn beschreven. Het verhelderen van de te onderscheiden rollen en taken, versterken van samenwerking en natuurlijk rechtmatigheid en goed financieel beheer vormden het uitgangspunt en hierin zijn grote stappen voorwaarts gemaakt. Inmiddels kunnen we melden dat de controle op de Jaarrekening door de accountant heeft uitgewezen dat de verbijzonderde controles goed zijn verlopen. Zie voor een uitgebreide toelichting de documenten behorende bij de Jaarrekening 2018. 4. Versnellen implementatie zaakgericht werken De doelstelling van het plan van aanpak is gerealiseerd. Medio 2019 is het project afgerond en: • Is de organisatie in staat digitaal zaakgericht te werken met behulp van een ‘zaaksysteem’. Deze nieuwe werkwijze wordt door vrijwel alle medewerkers op enige wijze daadwerkelijk uitgevoerd. • Gaan poststukken vrijwel uitsluitend digitaal de organisatie in om daar te worden afgehandeld, de stroom papieren stukken daalt. • Is in kwaliteitszorg en digitale archivering voorzien, vervanging is een stap dichterbij al vergen deze drie onderdelen nog enige uitwerking alvorens formeel tot vervanging kan worden besloten. Binnen de gestelde kaders (met name budget en doorlooptijd) is op pragmatische wijze de voor gemeente Wijdemeren maximaal haalbare oplossing gerealiseerd (de basis gelegd).

Dit droeg ertoe bij dat in het project voortvarend werd doorgepakt maar tevens keuzes werden gemaakt en niet alle wensen konden worden gehonoreerd. Het is in dit kader belangrijk te realiseren dat er een ruw fundament ligt waarop verder gebouwd dient te worden, groei en uitbouw is voorzien in 2019 2020. —

bezoekadres Rading 1, 1231 KB Loosdrecht postadres Postbus 190, 1230 AD Loosdrecht tel 14 035 (vanuit het buitenland 00 31 35 65 59 595)

e-mail info@wijdemeren.nl website www.wijdemeren.nl fax (035)65 59599 IBAN NL4I BNGH 0285 0982 33

Brief gemeente Wijdemeren Onderwerp : Organisatieontwikkeling Wijdemeren Datum : 21 augustus 2019

Ook de archiefinspecteur heeft in zijn jaarlijkse rapportage een positieve beoordeling afgegeven met de aantekening dat de gemeente de ingezette lijn daadwerkelijk dient te vervolgen, nog niet ‘klaar’ is en niet mag verslappen. De structurele gebruikersondersteuning, de structurele naleving van de nieuwe werkwijzen door alle medewerkers en de doorontwikkeling van een aantal onderdelen vergt de komende jaren aandacht en inzet van de gehele organisatie. 5. Op orde brengen financieel beheer Het op orde brengen van het financieel beheer heeft zich gericht op het meer capaciteit vrij maken voor planning en control, advisering en financieel beleid. Onderdeel van het gastheerschap Financiën bij Hilversum is de implementatie van een nieuwe financiële applicatie. Sinds 1 januari 2019 is de nieuwe financiële applicatie operationeel. Hiermee beschikt de gemeente Wijdemeren over een financiële applicatie die voldoet aan moderne eisen waaronder de eisen ten aanzien van autorisatie- en authenticatiebeheer; de kwaliteit van de bedrijfsvoering is daarmee op voldoende niveau en gegevensgerichte controle door de accountant bij de interim-controle is niet langer nodig. De gemeente Wijdemeren is sinds eind april 2019 in staat om e-facturen te ontvangen en voldoet hiermee aan de wettelijke verplichting die hiervoor geldt.

Met het gastheerschap Financiën bij Hilversum is er een scheiding gemaakt tussen financieel beleid, financieel beheer en applicatiebeheer. De functiescheiding van applicatiebeheer, buiten team Financiën, is een belangrijke stap geweest om risico’s in de bedrijfsvoering te verminderen. Door de uitbesteding van applicatiebeheer is ook meer capaciteit ontstaan voor financieel beleid. Er heeft een evaluatie plaatsgevonden over het eerste halfjaar van het gastheerschap Financiën. Een belangrijk aandachtspunt is dat de financiële applicatie niet optimaal werkt bij de uitvoering van de financiële administratie vanaf de standplaats Hilversum. Het onderzoek naar de oorzaak hiervan loopt nog. De werkprocessen van financiën zijn verbeterd, beleidsdocumenten zijn opgesteld en of geactualiseerd en de kwaliteit van de p&c-producten is verbeterd. Er wordt ingezet op verdere doorontwikkeling van de p&c-producten en het invoeren van een managementinformatiesysteem. Ook is extra aandacht nodig voor de advisering van de domeinen. Verdere doorontwikkeling van het nieuwe financieel systeem is wenselijk, bijvoorbeeld verdere fine-tuning en aanpassing van de inrichting. Ook gaan wij Lias aanschaffen, een pakket dat gekoppeld wordt aan Key2Financiën en ons in staat stelt om de p&c-documenten op professionele wijze op te stellen. 6.

Huisvesting Er is een reeks van maatregelen genomen om de ergste noden in de huisvesting op te lossen. De stoelen, bureaus en kasten die er het slechtst aan toe waren, zijn vervangen, met het oog op een goede werkplek en het veilig kunnen opbergen van documenten. Er is een aantal kantoorwanden en -deuren verplaatst zodat de nieuw ingedeelde teams zoveel mogelijk bij elkaar gehuisvest konden worden. En in de raadszaal is een aantal aanpassingen gedaan. Dit alles door naast de extra gelden in het kader van Basis op orde, ook reguliere middelen in te zetten. Zoals in januari 2019 gemeld heeft het huisvestingsprogramma door onderbezetting vertraging opgelopen. De resterende middelen voor huisvesting uit het programma Basis op orde, aangevuld met reguliere middelen, komen in 2019 nog wel tot besteding. Er wordt ingezet op de verbouwing van één deel van de 1e verdieping en één pantry. Dit betreft een concept ‘nieuwe’ werkplek, gericht op flexwerken. Ook ondergaan in 2019 de balies in publiekshal op de begane grond een verbouwing. bezoekadres Rading 1, 1231 KB Loosdrecht postadres Postbus 190, 1230 AD Loosdrecht tel 14 035 (vanuit het buitenland 00 31 35 65 59 595)

e-mail info@wijdemeren.nl website www.wijdemeren.nI fax (035)65 59599 IBAN NL4I BNGH 0285 0982 33

Brief gemeente Wijdem eren Onderwerp : Organisatieontwikkeling Wijdemeren Datum : 21 augustus 2019

Al met al resulteert de aanpak in het kader van Basis op orde erin dat de meest noodzakelijke vervangingen zijn gedaan. Verder zal in het kader van de doorontwikkeling moeten worden nagedacht op welke manier de gemeente Wijdemeren zich op langere termijn wil huisvesten en welke haalbare opties daarin zijn. Hierover zullen wij nog met uw raad in gesprek gaan. 7. HRbeIeid De omzetting van het bestaande functies in meer generieke functietyperingen van HR21 is voor het gros van de functies in september 2018 afgerond. Het traject eindigt binnenkort met de besluitvorming op een vijftal functies die onderwerp waren van zienswijze en bezwaar. Wijdemeren beschikt hiermee over een moderne methodiek voor functiewaardering die in de meeste gemeenten wordt toegepast. Door nieuwe ontwikkelingen op tal van beleidsterreinen en gekoppeld aan de voortgezette zelfstandigheid van de gemeente Wijdmeren, zien we dat een doorontwikkeling van sommige functies, of de omvang van het aantal functies, noodzakelijk is. Begin 2019 is daarvoor een traject gestart binnen het Fysiek domein en in het Sociaal domein en dienstverleningsdomein is hiermee net voor de zomer gestart. Doel is om, op basis van de opgave die aan de organisatie wordt gesteld, te bepalen of de huidige formatie volstaat of waar eventueel aanpassingen nodig zijn.

Uw raad is inmiddels in kennis gesteld van de aanpassingen die binnen het Fysiek domein worden doorgevoerd. De doorontwikkeling stopt daar niet mee. Door HR is in samenwerking met het management van het Fysiek domein, een traject in gang gezet om de opgave van de organisatie en het team door te vertalen naar de bijdrage van elke individuele medewerker. Hierbij wordt een systematiek toegepast die de medewerker en de manager uitdagen in gesprek te gaan over groei in resultaten, competenties, houding en gedrag en persoonlijke ontwikkeling en hier concrete afspraken over te maken. De methodiek wordt deze zomerperiode als pilot toegepast. Aangevuld met een aanpassing van de wijze van beoordelen zal er in het najaar een besluit worden genomen over de dan geheel vernieuwde methodiek van personeelsgesprekken. Onder invloed van veranderingen in de organisatie hebben we in 2019 te maken met een grotere uitstroom en instroom van medewerkers, In 2019 hebben we tot nu toe al 22 nieuwe medewerkers aangenomen en dit geeft nieuw elan in de organisatie. Daarom zijn we bezig om een nieuw introductieprogramma te ontwikkelen, om nieuwe medewerkers goed te laten landen in de organisatie. In de werkwijze van P&O is een aantal veranderingen toegepast. De digitalisering van een aantal administratieve processen is gerealiseerd.

En er is, zoals eerder in deze brief aangegeven, een nieuwe senior adviseur aangetrokken. Naast begeleiding van de doorontwikkeling van de Organisatie, is er een aantal projecten waaraan in de tweede helft van 2019 nog hard gewerkt moet worden. Dit betreft de invoering van de WNRA, de digitalisering van de personeelsdossiers en scenario’s voor de uitvoering van de personeels en salarisadministratie op lange termijn. Planning en financiën Uit vorenstaande opsomming van de realisatie van het plan voor de organisatieontwikkeling kunt u afleiden dat de planning en de benutting van het geoormerkte budget op twee posten na volledig is gerealiseerd. Resterend budget op de posten ontwikkeling medewerkers en management en op huisvesting zal in 2019 nog volledig worden aangewend.

bezoekadres Rading 1, 1231 KB Loosdrecht postadres Postbus 190, 1230 AD Loosdrecht tel 14 035 (vanuit het buitenland 00 31 35 65 59 595)

e-mail info@wijdemeren.nl website www.wijdemeren.nl fax (035) 65 59 599 IBAN NL41 BNGH 0285 0982 33

Brief gemeente Wijdemeren Onderwerp : Organisatieontwikkeling Wijdemeren Datum : 21 augustus 2019

Tenslotte We willen de sturing op de verdere doorontwikkeling van de organisatie versterken, we doen dit middels een programmatische aanpak. In deze aanpak staat centraal dat verandering meer een constante wordt dan een eenmalige exercitie. In die zin vormt de afronding van het programma Basis op orde ook de start van een nieuwe fase in de ontwikkeling van de organisatie. De basis verder versterken, samenwerken in de regio op bedrijfsvoeringstaken, aanhaken bij de regio voor strategisch beleid en investeren in de kwaliteit van beleid, vormen hiervan de pijlers. Investeren in kwaliteit van beleid is tevens nodig als gevolg van: aantrekkende economie (planontwikkelingen); interbestuurlijk programma (energietransitie, klimaatakkoord); veranderende wet- en regelgeving (omgevingswet, Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren, AVG, ontwikkelingen in horizontaal toezicht); en bestuurlijke ambities (dorpenbeleid, ondernemersloket, integraal kind centrum, duurzaamheid, gebiedsakkoord, woningbouwopgave). -

-

-

Tot slot heeft het implementeren van de basis op orde het fundament heeft gelegd om ook de dienstverlening richting de burger te verbeteren. Het thema dienstverlening zal nader worden uitgewerkt en centraal komen te staan in 2020. De bestuurlijke en wettelijke opgaven blijven veel druk leggen op onze, relatief, kleine organisatie en onze medewerkers. Via de reguliere P&C-cyclus wordt u op de hoogte gehouden van wat dit van de organisatie vraagt. Ook in die zin wordt doorontwikkeling onderdeel van de reguliere besluitvorming. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Wijdemeren, de gemeentesecretaris,

de burgemeester, F. Ossel

bezoekadres Rading 1, 1231 KB Loosdrecht postadres Postbus 190, 1230 AD Loosdrecht tel 14 035 (vanuit het buitenland 00 31 35 65 59 595)

e-mail info@wijdemeren.nl website www.wijdemeren.nl fax (035) 65 59 599 IBAN NL4I BNGH 0285 0982 33