CV doorontwikkeling Fysiek Domein

COLLEGEADVIES

Onderwerp: Doorontwikkeling Fysiek Domein Kenmerk Zaaknummer Team: Fysiek Domein

OPENBAAR cv/45909/190415/PBU Z. Akkoord door directeur: Ja

Behandelend ambtenaar: Portefeuillehouder: burgemeester Ander(e) betrokken team(s):

Te behandelen in:

Akkoord door teammanager: P.M.M. Buijs Andere betrokken portefeuillehouder:

Collegevergadering: 6 mei 2019 Commissievergadering: n.v.t. Raadsvergadering: n.v.t.

Conceptbesluit Het college besluit: In afwachting van een positief advies van de Ondernemingsraad, tot een vervolgstap in de organisatieontwikkeling binnen het fysiek domein. Dit door 1,0 fte intern te verschuiven en tevens, bovenop de eerder besloten formatie-uitbreiding team Beleid en ontwikkeling, de formatie aanvullend uit te breiden met 4,17 fte structureel en 1,0 fte incidenteel voor twee jaren. Een en ander als volgt verdeeld: 1. Structurele formatie-verschuiving van 1,0 fte Juridisch medewerker Grondzaken. De dekking van de kosten (€80.000) voor € 60.000 binnen de bestaande formatie en voor € 20.000 uit de meeropbrengsten grondverkopen. 2. Structurele formatie-uitbreiding van 1,67 fte voor de uitvoering van het Dorpenbeleid. De dekking van de kosten (€ 120.000) via de kadernota en begroting 2020 aan de raad voor te leggen en besluitvorming daarop af te wachten. 3. Structurele formatie-uitbreiding van 2,5 fte vaste projectleiders. De dekking van de kosten (€ 180.000) uit de IP-kredieten, in plaats van externe inhuur projectleiders. 4. Incidentele (2 jaren) formatie-uitbreiding van 1,0 fte vergunningen(loods). De kosten daarvan te dekken binnen de meeropbrengst Wabo-leges. Besluit college d.d.

WKPB: Nee Communicatie: Ja OR: Ja LT Agenda:Nee Secretaris: gezien/bespr.

Paraaf voor archivering:

Datum: 30 april 2019 Onderwerp:doorontwikkeling Fysiek Domein

Inleiding:

In bijgaande collegeadvies wordt u gevraagd een besluit te nemen als vervolgstap in de lopende organisatieontwikkeling. In afwachting van een advies van de Ondernemingsraad, wordt een formatie-uitbreiding van 4,17 fte structureel en 1,0 fte tijdelijk voor twee jaren gevraagd. Dit als noodzakelijk geachte forse versterkingsimpuls binnen het fysiek domein. Al eerder, op 16 april 2019, heeft uw college besloten tot een formatie-uitbreiding bij het team Beleid en Ontwikkeling binnen het fysiek domein. Dit betrof 4,8 fte structureel en 0,8 fte tijdelijk voor twee jaren. In totaal betreft het een formatie-aanpassing van 11,77 fte. Dit betreft voor een belangrijk deel uitbreiding en investering in eigen personeel in plaats van de huidige externe inhuur. Argumenten:

1.1 de versterking in het fysiek domein is een logische en noodzakelijk vervolgstap binnen de lopende organisatie- en bestuurskrachtversterking Na de bestuurskrachtmeting door de provincie in 2016, is door het vorig college reeds de ontwikkeling in gang gezet om de organisatie, en mede daarmee onze bestuurskracht, te versterken. Deze versterking is met het stopzetten van de herindelingsprocedure door de provincie zo mogelijk nog urgenter geworden. Het huidig college blijft hierop onverminderd inzetten. - De raad heeft incidenteel € 800.000 beschikbaar gesteld, als kwaliteitsimpuls in de organisatie en haar medewerkers. Hieraan wordt voortvarend invulling gegeven. Zo is de structuur van de organisatie aangepast, de strategie herijkt en wordt geïnvesteerd in hoe wij (samen)werken (cultuur in houding en gedrag). Op dit punt wordt toegewerkt naar een afronding, waarover separaat een rapportage volgt. - Op basis van de knelpuntennotitie heeft de raad ook structureel € 1.200.000 beschikbaar gesteld, waarmee vooral een ferme versteviging is aangebracht in de formatie van de bedrijfsvoeringstaken (ondersteunende functies). - Het huidig college pakt vervolgens bewust haar kansen in de regionale samenwerking.

Ten gunste van de kwaliteit en vermindering van de kwetsbaarheid, wordt inmiddels succesvol samengewerkt met Hilversum in de salarisadministratie en in de gastheerschappen Financiën, Belastingen en BAG/BGT. Waar mogelijk en gunstig beziet het college ook nieuwe kansen in de regionale samenwerking. Zo lopen er inmiddels gesprekken met de gemeenten Gooise Meren en Hilversum om samen op te trekken in automatisering en beheer van ICT. Naast deze bedrijfsvoeringstaken haakt Wijdemeren in de regio ook aan in het sociaal domein en in het fysiek domein op regionaal strategische dossiers (RSA). Door bovenstaande drie punten wordt de basis in vooral de bedrijfsvoering op orde gebracht. Een volgende stap in de versterking van de organisatie is nu nodig, door te investeren in de kwaliteit van beleid en uitvoering. Op het sociaal domein wordt, al vanaf de doorgevoerde decentralisaties een eigen spoor gelopen op lokaal en regionaal niveau. Daarmee doorloopt het sociaal domein haar eigen ontwikkeling. 1.2 Het Fysiek Domein wil krachtig invulling geven aan de voorliggende ambities en ontwikkelingen. De maatschappelijke ontwikkelingen in het fysiek domein maken een investering in dit domein noodzakelijk.

Deze ontwikkelingen zijn: - aantrekkende economie (meer vergunningaanvragen, planontwikkelingen, …) - intensivering / versterking samenwerking in de regio (RSA, …) - veranderende wet- en regelgeving (Omgevingswet, AVG, Wet private kwaliteitsborging, ) - ambities (dorpenbeleid, duurzaamheid, gebiedsakkoord, woningbouwopgave, …) - interne versterking en integrale samenwerking.

2

Datum: 30 april 2019 Onderwerp:doorontwikkeling Fysiek Domein

Aanvullend op deze ontwikkelingen, heeft het college ook ambitie in de wijze van dienstverlening aan onze inwoners en bedrijven. Dit betreft het investeren in “de vóórkant van onze dienstverlening”, door eerder met inwoners, bedrijven en instelling in gesprek gaan over hun ideeën in onze samenleving. Goede ontwikkeling hierin zijn functies als dorpencoördinator, bedrijvencontactfunctionaris en vergunningen(loods), en sluit naadloos aan op de ontwikkelingen van de Omgevingswet. Daarmee is nu het fysiek domein toe aan versterking om de ontwikkelingen en ambities waar te maken. Onderzocht is wat daarvoor nodig is. Naast de herinrichting van de organisatie van het fysiek domein is het onontkoombaar ook extra formatie te creëren. 1.3 Het Fysiek Domein heeft ambitie in professioneel samenwerken, intern én extern. Er is een nota opgesteld, waarin de doorontwikkeling van het fysiek domein tot op functieniveau is uitgewerkt. In deze nota is ook een ambitie geformuleerd, waarmee het fysiek domein zich wenst te profileren. Deze ambitie luidt als volgt: Het Fysiek Domein profileert zich als een krachtige organisatie-eenheid binnen de gemeente Wijdemeren, die op een eigentijdse wijze ten dienste staat van haar inwoners en bedrijven enerzijds én haar (dagelijks) bestuur anderzijds.

Wij werken vanuit de geformuleerde cultuurwaarden en principes integraal samen, ook met onze ketenpartners, en adviseren vanuit onze professie. Wij investeren in “de voorkant van onze dienstverlening”, door in zo vroeg mogelijk stadium met onze inwoners en bedrijven in gesprek gaan over hun wensen en ideeën. Wij stellen ons hierbij op als faciliterend sparringpartner en denken mee in mogelijkheden en consequenties. Onze medewerkers werken met plezier en trots samen met elkaar, met onze bestuurders, met onze (keten)partners én met onze inwoners en bedrijven, aan de kwaliteit van onze leefomgeving. Onze inwoners en bedrijven én onze bestuurders voelen zich daarbij prettig en professioneel geholpen. Kanttekeningen/Risico’s:

1.1 De (economische) ontwikkelingen kunnen veranderen in het nadeel. Een deel van de gevraagde structurele formatie-uitbreiding is mede afhankelijk van het economisch tij, bijvoorbeeld aantallen woningbouwontwikkelingen, vergunningaanvragen, grondverkopen, etc.. Ook bij de invoering van de Omgevingswet en de Wet private kwaliteitsborging is nu de verwachting dat dat een negatief effect zal hebben op de (leges)inkomsten. In de financiële uitwerking is aangegeven welke risicobeheersmaatregelen ingezet worden om deze risico op te kunnen vangen. Financiële consequenties:

Inclusief een formatieverschuiving van 1,0 fte én inclusief de eerder besloten 5,6 fte uitbreiding bij het team Beleid en Ontwikkeling, bedraagt de totale formatie-uitbreiding van het Fysiek Domein 11,77 fte, met een totale financiële omvang van circa € 900.000. Binnen het Fysiek Domein is bij de uitwerking een uiterste inspanning verricht om binnen de begroting hiervoor dekking te vinden, wat voor circa 85% is gelukt. Voor een beperkt deel, zijnde de benodigde formatie voor de invoering van het Dorpenbeleid, is dit niet mogelijk. Voorgesteld wordt de kosten en dekking hiervan via de kadernota en begroting 2020 aan de raad ter besluitvorming voor te leggen. In een totaaloverzicht ziet dit er als volgt uit:

3

Datum: 30 april 2019 Onderwerp:doorontwikkeling Fysiek Domein

fte en functie 1.67 fte dorpencoördinatie 1.00 fte jur.mwer grondzaken

kosten € 120.000 € 80.000

2.50 fte projectleiding civiel 2.00 fte planning en Procesman

€ 180.000 € 160.000

1.00 fte ruimte en mobiliteit

€ 80.000

1.00 fte duurzaamh., energie, water

€ 80.000

0.80 fte onderst. Gebiedsakkoord 0.80 fte onderst. Omgevingswet * 1.00 fte vergunningen(loods) * Totaal 11.77 fte *Incidenteel voor 2 jaren

€ 60.000 € 60.000 € 80.000 € 900.000

dekking Via kadernota en begroting 2020 Interne verschuiving en meeropbrengst grondverkopen IP-krediet ipv externe inhuur IP-krediet, grondexpl. ipv inhuur en verhaal kosten initiatieven derden Meeropbrengst planologische leges en intern budget generatiepact Regulier budget riolering en duurzaamheid Krediet gebiedsakkoord Krediet Omgevingswet Meeropbrengst Wabo leges

De financiële uitwerking in kosten en dekking, inclusief de risicobeheersing, is als aparte bijlage aan dit collegeadvies toegevoegd. Deze uitwerking is met het team Financiën afgestemd en akkoord bevonden. De bevinding van het team Financiën is eveneens als aparte bijlage toegevoegd. Aanpak (planning/uitvoering)

Uitgaande van een positief advies van de Ondernemingsraad wordt met het collegebesluit een formele aftrap gegeven aan de doorontwikkeling Fysiek Domein. Vervolgens gaan de teammanagers, in nauwe samenwerking met Personeelszaken, invulling geven aan de opbouw van hun teams. De gewenste functies worden vergeleken met de bestaande functies en er wordt een oplossing gezocht voor eventuele verschillen daartussen. Uitgangspunt daarbij is dat bínnen de beschikbare middelen de personele invulling moet plaatsvinden. Bij de doorlichting van de functies wordt, naast de benodigde kennis en kunde, ook expliciet invulling gegeven aan de gewenste competenties in houding en gedrag. Vanaf het moment dat de functieprofielen (opnieuw) zijn vastgesteld, worden de medewerkers ingepast. Per medewerker volgen “ontwikkelgesprekken”, waaruit moet blijken in hoeverre een medewerker aan het opgestelde profiel voldoet in kennis en kunde én in houding en gedrag. Op basis daarvan wordt waar nodig en mogelijk een ontwikkeltraject opgesteld en afspraken gemaakt met de individuele medewerker. De kans is aanwezig dat er sprake is van onvoldoende passendheid binnen de nieuwe functies en organisatie, op basis waarvan samen het gesprek gevoerd zal worden hoe daarmee om te gaan. Communicatie

Na collegebesluit wordt de raad middels een Raadsinformatiebrief geïnformeerd over deze versterking van de organisatie, voor nu specifiek de doorontwikkeling van het Fysiek Domein. Hierin wordt opgenomen dat het voorstel nu voor advies is voorgelegd aan de Ondernemingsraad. Duurzaamheidsaspecten

n.v.t. Bijlagen: 1. Oplegger bij het collegeadvies ”Doorontwikkeling Fysiek Domein”. 2. Financiële uitwerking “Doorontwikkeling Fysiek Domein”. 3. Beoordeling team Financiën op de financiële uitwerking. 4. Concept Raadsinformatiebrief.

4

Datum: 30 april 2019 Onderwerp:doorontwikkeling Fysiek Domein

5