Communicatieplan Verkenningsfase Herindelingstraject

Communicatieplan Verkenningsfase Herindelingstraject 1. Communicatiedoelen Het doel van de communicatie van de gemeente is om inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties zoveel mogelijk mee te nemen in (de voortgang van) het herindelingstraject. Intrinsiek aan het doel zijn een drietal subdoelen: • Inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties worden tijdig geïnformeerd over (de voortgang van) het herindelingstraject, • Er is nadrukkelijke aandacht voor het schetsen van een toekomstperspectief (c.q. het ‘hoe nu verder?’) en handelingsperspectief (c.q. ‘hoe kan ik als inwoner input geven?’), • De gemeente maakt het mogelijk dat vragen, zorgen en ideeën van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties op laagdrempelige en betekenisvolle wijze kunnen worden gedeeld via digitale en fysieke communicatiemiddelen, zoals de gemeentewebsite of inwonersbijeenkomsten.

2. De kernboodschap en basisverhaallijn Op basis van de communicatiedoelen is een concrete kernboodschap geformuleerd. Het dient als overkoepelende boodschap waar alle communicatie van de gemeente over het herindelingstraject op is gestoeld: Voor een succesvol herindelingstraject is het essentieel dat er een doorlopend gesprek plaatsvindt met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Ten eerste betekent het dat de gemeente zo zorgvuldig, open en transparant mogelijk is over de voortgang en wat de ontwikkelingen voor inwoners betekenen. Ten tweede betekent het dat de gemeente het mogelijk maakt voor inwoners om op laagdrempelige en betekenisvolle wijze te reageren op de ontwikkelingen gedurende het herindelingstraject. Het gaat dus om een combinatie van het informeren van inwoners en het luisteren naar inwoners. De basisverhaallijn is er op gericht dat zoveel mogelijk inwoners, ongeacht kennisniveau op het onderwerp, weten wat er speelt tijdens de verkenningsfase van het herindelingstraject. Zo worden ook ontwikkelingen (en de daarbij horende communicatie) makkelijker te volgen. •

•

•

•

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor het leveren van verschillende diensten aan haar inwoners. Daarbij kan men bijvoorbeeld denken aan het onderhoud van wegen, riolering, het verstrekken van rijbewijzen, uitkeringen en vergunningen. De gemeente Wijdemeren wil een toekomstbestendige en betaalbare overheid zijn. Dit betekent onder andere dat haar dienstverlening naar inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties ook gewaarborgd is op de lange termijn. De organisatie van de gemeente Wijdemeren is te klein en kwetsbaar om haar dienstverlening op de lange termijn te kunnen waarborgen. De gemeente kan dit oplossen door de eigen organisatie te vergroten gepaard met een lastenverhoging voor inwoners, of door een herindelingstraject aan te gaan met een (of meerdere) gemeenten met een gezamenlijke, grotere organisatie. Het behartigen van de belangen van inwoners (bestuurskracht) is beter geborgd in zo’n grotere gemeente. Na raadpleging en input van inwoners en ondernemers in september 2023 heeft de gemeenteraad in oktober het besluit genomen om een fusie met een (of meerdere) andere gemeente(n) in de regio Gooi- en Vechtstreek te starten, met 1 januari 2027 als streefdatum voor de fusie. 1

•

• •

•

Op basis van de raadpleging van inwoners en ondernemers zijn drie voorkeursgemeenten uitgesproken als mogelijke fusiepartners. In alfabetische volgorde zijn dat Gooise Meren, Hilversum en Stichtse Vecht. Een van de belangrijkste genoemde punten door inwoners is dat de identiteit en het karakter van de dorpen in de gemeente Wijdemeren behouden blijven. Alle input (van onder andere inwoners en ondernemers) is gegoten in een uitgangspuntennotitie. Deze vormt de basis van de verkennende gesprekken van de gemeente Wijdemeren met de mogelijke fusiepartner(s). In januari 2024 is de verkenningsfase gestart. Het doel van de verkenningsfase is om in kaart te brengen of de uitgangspunten van Wijdemeren overeenkomen met de mogelijkheden van mogelijke fusiepartner(s). De verkenningsfase loopt naar verwachting tot de zomer van 2024.

3. Communicatiemiddelen Zoals aangegeven is het doel van de communicatie van de gemeente om inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties zoveel mogelijk mee te nemen in (de voortgang van) het herindelingstraject. Voor in ieder geval de verkenningsfase zet de gemeente in op de volgende communicatiemiddelen. Gedurende het herindelingstraject kunnen verschillende communicatiemiddelen naast elkaar worden ingezet. Afhankelijk van het verloop van de verkenningsfase kan de inzet van communicatiemiddelen in de tijd verschuiven. Verder geldt dat de raad wordt geïnformeerd vóór de openbaarmaking of communicatie van belangrijke mijlpalen in het proces, zoals de uitkomsten van de verkennende gesprekken of de presentatie van het principebesluit dat te zijner tijd wordt opgesteld met een (of meerdere) fusiepartner(s). Een structurele terugkoppeling volgt in de commissie Bestuur en Middelen onder het vaste agendapunt Proces herindelingsgesprekken. Voorafgaand aan deze commissievergaderingen ontvangt de raad een schriftelijke terugkoppeling in de vorm van een raadsinformatiebrief. Tenslotte ligt bij een enkel communicatiemiddel in het onderstaand arsenaal een expliciete bevoegdheid bij de raad (inspreekrecht commissievergaderingen) of wordt betrokkenheid van de raad verwacht (een inloopdag op het gemeentehuis). Voor de volledigheid zijn deze opgenomen in het communicatieplan.

Met betrekking tot de organisatie van een inloopdag op het gemeentehuis wordt het concrete voorstel van de manier waarop de dag wordt ingevuld (zoals op welke datum en het programma) in een aparte brief aan de raad voorgelegd. 3.1. De gemeentewebpagina ‘Toekomst gemeente Wijdemeren’ De interactieve webpagina ‘Toekomst gemeente Wijdemeren’ is het centrale punt waarop alle informatie over het herindelingstraject staat. De webpagina moet dienen als laagdrempelige, digitale manier voor inwoners om meer informatie over het herindelingstraject tot zich te nemen en om daar een reactie op te geven. Concreet wordt de website als volgt ingedeeld (van boven naar beneden op de webpagina): • Een nieuwsblok waarin de meest recente update over het herindelingstraject staat, • De basisverhaallijn, zodat inwoners met weinig tot geen voorkennis over het traject snel de context tot zich kunnen nemen, • Een uitklapbaar menu van ‘veelgestelde vragen’, gebaseerd op de vragen die eerder zijn gesteld door inwoners, • De mogelijkheid voor inwoners om te reageren op (de ontwikkelingen in) de verkenningsfase, • Een participatietijdlijn (nader toegelicht onder paragraaf 3.5).

2

Tenslotte wil de gemeente dat de webpagina -voor zover mogelijk- voldoet aan de WCAG Toegankelijkheidsrichtlijnen op AA-niveau, zodat ook inwoners met een fysieke beperking (zoals slechtziendheid) zich weten te navigeren op de webpagina en kunnen reageren. De website wordt wekelijks bijgewerkt op een tweetal punten: 1. Er wordt wekelijks een update gecommuniceerd met de stand van zaken rondom de verkenningsfase, 2. Het overzicht van veelgestelde vragen wordt bijgewerkt op basis van inkomende vragen van inwoners. Waar het gaat om uitgesproken zorgen en ideeën van inwoners over het herindelingstraject is het belangrijk dat deze op de juiste plek in het proces worden meegenomen. Zo kunnen bijvoorbeeld ideeën over het beter bereiken van inwoners worden opgenomen in het verdere communicatieproces. Zorgen die meer gericht zijn op het proces na de verkenningsfase kunnen bijvoorbeeld beter tot hun recht komen in het (nog te ontwikkelen) herindelingsontwerp. Als onderdeel van de periodieke updates richting de raad over het herindelingstraject wordt een korte terugkoppeling op de ingekomen reacties meegenomen. 3.2. Wijdemeren Informeren De gemeentepagina Wijdemeren Informeren verschijnt tweewekelijks in het Weekblad Wijdemeren/De NieuwsSter en in de vorm van een digitale nieuwsbrief. Via de webpagina Wijdemeren Informeren kunnen inwoners zich aanmelden.

Met ongeveer 1500 abonnees heeft het een groot bereik waarmee inwoners geïnformeerd kunnen worden over de voortgang van het herindelingstraject. Daarom wordt in het weekblad een vast blok toegevoegd voor ontwikkelingen over het herindelingstraject. In weken waar geen update is kan deze worden ingevuld met bijvoorbeeld een kort interview met inwoners of interessante feiten over de verkenningsfase. 3.3. Social media gemeente Wijdemeren De gemeente is reeds actief op Facebook, Instagram, X en LinkedIn. Elk social mediakanaal heeft een eigen doel en doelgroep. In het kader van het herindelingstraject is het doel om inwoners: • Te informeren, bijvoorbeeld over de voortgang van het herindelingstraject, • Te activeren, bijvoorbeeld om naar een inwonersbijeenkomst te komen, • Door te verwijzen naar de eigen gemeentewebsite, waar de beschikbare informatie over het onderwerp uitgebreider aan bod kan komen. 3.4. Persberichten en persgesprekken Persberichten en persgesprekken zijn middelen om via de lokale en regionale pers inwoners te bereiken en te informeren. Afhankelijk van het doel en de doelgroep besluit de gemeente welk middel (of middelen) wordt ingezet.

De verwachting is dat de persberichten en persgesprekken (in het kader van het herindelingstraject) alleen worden ingezet bij belangrijke mijlpalen, zoals de uitkomsten van de verkennende gesprekken of de presentatie van het (nog te ontwikkelen) herindelingsontwerp. 3.5. Ontwikkeling Participatietijdlijn De gemeente ontwikkelt een participatietijdlijn (in de vorm van een infographic) waar het handelingsperspectief voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties in kaart is gebracht gedurende de verkenningsfase. Naast publicatie op de interactieve webpagina ‘Toekomst gemeente Wijdemeren’ wordt de tijdlijn ook in print gedeeld in Wijdemeren Informeren.

3

3.6. Inspreekrecht commissievergaderingen Inwoners kunnen gebruik maken van het spreekrecht tijdens vergaderingen van de gemeenteraad. In de participatietijdlijn wordt opgenomen wanneer inwoners hier gebruik van kunnen maken. 3.7. Inwonerspanel Wijdemeren Op aangewezen momenten kan het Inwonerspanel van Wijdemeren worden benut om een thermometer in de samenleving te steken door input op te halen van inwoners op concrete vragen die voorliggen. Zo kan bijvoorbeeld het panel worden gebruikt om input te krijgen op het (nog te ontwikkelen) principebesluit en het bijbehorende vervolgproces (bijvoorbeeld richting het herindelingsontwerp). Zo krijgt de gemeente meer zicht op de concrete punten die inwoners belangrijk vinden op voorliggende ontwikkelingen. De input kan vervolgens worden meegenomen in de verdere uitwerking van het beleid. 3.8. Inwonersbijeenkomsten / Dorpsrondes Inwonersbijeenkomsten dienen als fysieke mogelijkheid om het gesprek aan te gaan met de gemeente over het herindelingstraject in het algemeen en de verkenningsfase in het bijzonder. Voor de gemeente is het doel van inwonersbijeenkomsten tweeledig: enerzijds om inwoners te informeren over de meest recente ontwikkelingen in de verkenningsfase en het toekomst- en handelingsperspectief schetsen. Anderzijds om ‘op te halen’ welke vragen, zorgen en ideeën er lokaal spelen.

Afhankelijk van de ontwikkelingen in de verkenningsfase kan de behoefte van inwoners variëren, en daarmee de gewenste invulling van de inwonersbijeenkomsten. Ruimte voor beide behoeften is er echter altijd. Belangrijk is dat de inwonersbijeenkomsten plaatsvinden in de verschillende dorpskernen en dat de input opvolging krijgt in het verdere proces. Net als voor ontvangen input via andere communicatiemiddelen wordt, afhankelijk van het soort input, gekeken naar waar in het proces de input het beste tot zijn recht komt. 3.9. Inloopdag gemeentehuis Het doel van de inloopdag is om inwoners samen te brengen op een plek waar zij op een laagdrempelige manier het gesprek aan kunnen gaan met de gemeente en met elkaar. Hierbij kan men denken aan verschillende marktstands voor raadsleden, (een) wethouder(s) en experts. Naast het gesprek aan te gaan met inwoners in zijn algemeenheid, kan ook aandacht worden gegeven aan specifieke doelgroepen, zoals lokale ondernemers en maatschappelijke organisaties. Omdat er betrokkenheid van de raad wordt verwacht wordt de concrete uitwerking van de inloopdag aan de raad voorgelegd. De inloopdag is bedoeld om een belangrijke mijlpaal onder de aandacht te brengen bij inwoners, zoals de presentatie van het principebesluit.

Vragen, zorgen en ideeën van inwoners kunnen worden besproken en het toekomst- en handelingsperspectief kan nader worden toegelicht voor de vervolgfase in het herindelingstraject. 3.10. Informatiebrief aan inwoners Om verschillende redenen kunnen sommige inwoners zowel fysiek als digitaal moeilijk te bereiken zijn. Denk bijvoorbeeld aan inwoners met een beperkte mobiliteit, inwoners die de weg niet weten in een online omgeving of door aanwezigheid van een ‘nee-nee’-sticker informatie over het herindelingstraject niet ontvangen. De vertrouwde brievenbus kan in deze zulke gevallen het verschil maken tussen een inwoner die zich wel of niet betrokken voelt bij het proces. Daarom zet de gemeente in op het versturen van een informatiebrief met een overzicht van de huidige stand van zaken en op welke momenten zij, indien gewenst, kunnen reageren in de verkenningsfase. Vanwege het risico op veranderingen in het proces wordt ook aangegeven via welke kanalen zij op de hoogte kunnen blijven van de actualiteit.

4

3.11. Update aan medewerkers gemeente Wijdemeren Naast inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties is het even belangrijk om de eigen medewerkers van onze gemeente regelmatig te informeren en te betrekken bij het proces. Parallel aan de informatie richting de gemeenteraad en inwoners worden medewerkers geïnformeerd via WijdeNet. Reguliere bijeenkomsten voor medewerkers van de gemeente worden benut om een update te geven over de stand van zaken rondom het herindelingsproces. Hierbij kan men bijvoorbeeld denken aan de maandstart en teamoverleggen. Daarnaast worden op aangewezen momenten bijeenkomsten georganiseerd met als doel om uitgebreider het gesprek met elkaar te kunnen voeren, vragen te stellen en input te geven. Ook zijn medewerkers welkom bij de te organiseren inloopdag.

4. Communicatietijdlijn onder voorbehoud In bijlage 1 volgt de communicatietijdlijn onder voorbehoud. Het einde van de verkenningsfase wordt gemarkeerd door het te nemen principebesluit. De verwachting is dat deze voor de zomer kan worden vastgesteld door de fuserende gemeenten. Voor de periode na vaststelling van het principebesluit volgt een nieuwe communicatietijdlijn, samengesteld en afgestemd met de fusiepartner(s). De focus van de communicatie in de periode na het principebesluit krijgt naar verwachting meer nadruk op het ‘ophalen’ van input, vanwege het belang van het herindelingsontwerp in het traject.

5

Bijlage 1: Communicatietijdlijn onder voorbehoud

Verwachte relevante ontwikkelingen

Januari Vaststelling uitgangspuntennotitie en raadsvoorstel verkenningsfase herindeling

Februari

Maart

April

Verkennende gesprekken met gerede partners

Verkennende gesprekken met gerede partners

Verkennende gesprekken met gerede partners

Mei

Presentatie Principebesluit

Juni

Juli Vaststelling principebesluit door raden fuserende gemeenten

3.1. Webpagina 'Toekomst gemeente Wijdemeren' 3.2. Wijdemeren Informeren 3.3. Social Media Gemeente Wijdemeren 3.4. Persberichten en persgesprekken 3.5. Oplevering participatietijdlijn 3.6. Inspraakmomenten gemeenteraad 3.7. Inwonerspanel Wijdemeren 3.8. Inwonersbijeenkomsten / Dorpsrondes 3.9. Inloopdag gemeentehuis 3.10. Informatiebrief aan Inwoners 3.11. Update aan medewerkers

6