BM - 2111-proces-beschrijving-inkoop-aanbestedingen-2019-20190419-laatste-versie
Tekst van het document
Omschrijving processtappen Proces Inkoop & Aanbestedingen Periode vanaf 2019 Verordening / Wettelijk kader
Opzet 1
2
3
4
Bestaan 5
6
Handeling
Bewijsdocumentatie
Systeem
1 = Aanvrager (kan zowel een TM als een mdw zijn)
3 = Teammanager
5 = Prestatiehouder (kan ook aanvrager zijn)
2 = Inkoopadviseur
4 = Mdw. Fin. Adm./ VIC-mdw
6 = College B&W
1
Aanbestedingswet 2012
Wetgeving
2
Gids Proportionaliteit ARW 2016 (Aanbestedingsreglement voor Werken) Algemene Inkoopvoorwaarden gem. Wijdemeren 2018 Gibit (Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij ITprojecten
Wetgeving
A = Adviseren B = Beschikken
Wetgeving
C = Controleren
3 4 5 6
B B
Inkoopbeleid 2016-2021
B
vastgesteld door college van B&W op 27-22018 vastgesteld door college van B&W op 27-22018 vastgesteld door college van B&W op 15-112016
R = Registreren U = Uitvoeren
Raadplegen inkoopadviseur
7
Advies vragen aan inkoopadviseur afhankelijk hoogte inkoopbedrag
U
Adviezen kunnen mondeling of per Bij opdrachten voor leveringen of diensten > mail gegeven worden, kunnen € 30.000 en werken > € 75.000 is het leiden tot aanpassingen in bestek verplicht advies in te winnen bij de e.d. Er vindt geen standaard inkoopadviseur vastlegging plaats.
A
Proces in geval van enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding Behoefte bepalen, marktoriëntatie, begroten en vaststellen inkooptactiek
8
Specificeren behoefte
U
A
9
Selecteren: Prekwalificatie leveranciers
U
A
Gemotiveerde keuze ondernemers die offerteaanvraag ontvangen met aandacht voor lokale MKB.
10
Indien > € 30k communicatie met inkoopadviseur. (Gespreks)notitite opstellen
U
A
Indien de verwachte aankoop > € 30k, dan moet er overlegd worden met de inkoopadviseur. Notitie van overleg vastleggen in Decos/Join.
11
Selecteren: aanvraag offertes (Opstellen & versturen offerteaanvraag)
U
A
12
Beoordelen offertes en uitvoeren onderhandelingsproces
U/A
13
Opstellen verplichtingendocument
U
14
Goedkeuren verplichtingendocument
15
Bestellen
16
Orderbewaking
17
Factuurafhandeling inzake levering van het bestelde: goedkeuren prestatiehouder
18
Factuurafhandeling inzake betaling factuur: goedkeuren teammanager (budgethouder)
19
Bewaken factuurafhandeling
20
Nazorg en evalueren
A
U/R
U
B
Decos/Join
Offerteaanvraag omvat: omschrijving opdracht, programma van eisen en wensen, Offerteaanvraag aandacht voor duurzaamheid en social return
A
Beoordelen offertes en selecteren beste offerte. Onderhandelen om tot afspraken te komen die in contract worden vastgelegd. Afhankelijk van het mandaat tekent de medewerker, teammanager of portefeuillehouder.
Getekende offerte of contract
Decos/Join
Aan de hand van de offerte of contract een verplichting aanmaken in K2F. Het Decos/Join-nummer moet worden vastgelegd in de verplichting in K2F.
Opgestelde verplichting
K2F
B
Digitaal goedkeuren van de verplichting in K2F
Goedgekeurde verplichting
K2F
U
Het plaatsen van de bestelling middels versturen van offerte, opdrachtbrief of contract. Indien looptijd > 1 jr in contractenbeheersysteem vastleggen.
Decos/Join Getekende offerte, opdrachtbrief of Indien looptijd > 1jr: contract Contractbeheersysteem
U
Bewaken van de uitlevering en ontvangst bestelling. Dit kan zowel via de werkelijke fysieke uitlevering of dienstverlening als via de administratieve afhandeling middels Cognos.
U/B
C/B C/B U
U
(Gespreks)notitie
A
U
U
Cognos
De prestatiehouder keurt de factuur voor Status van factuur in levering akkoord in K2F. accorderingsproces K2F De budgethouder (is gelijk aan de Status van factuur in teammanager) keurt de factuur voor betaling accorderingsproces K2F akkoord in K2F. Indien facturen te lang blijven staan op Status van factuur in dezelfde persoon, melden en aansporen. accorderingsproces K2F
K2F K2F K2F
Decos/Join Afhandelen van verschillen, klachten en Vastleggen van afspraken of credit K2F evalueren van leverancier. Dit kan leiden tot nota's Indien looptijd > 1jr: creditnota's en contractaanpassingen etc. Contractbeheersysteem
Proces in geval van nationale of Europese aanbesteding 21
Specificeren behoefte
U
A
U
Behoefte bepalen, marktoriëntatie en begroten
22
Selecteren: Inkoopprocedure
U
U
U
Gemotiveerde keuze voor de inkoopprocedure vastleggen in notitie.
23
Selecteren: Opstellen bestek
U
R
Omschrijving opdracht, programma van eisen en wensen, aandacht voor duurzaamheid en social return
Notitie opstellen
Decos/Join
24
25
Selecteren: Publicatie opdracht
Selecteren: Gunning
26
Contracteren
27
Opstellen verplichtingendocument
28
Goedkeuren verplichtingendocument
29
Orderbewaking
30
Factuurafhandeling: goedkeuren prestatiehouder
31
Factuurafhandeling: goedkeuren teammanager (budgethouder)
32
Bewaken factuurafhandeling
33
Nazorg en evalueren
Publicatie van de opdracht op TenderNed. I.v.m. max. bewaartermijn op TenderNed Melding op TenderNed (5jr.) de stukken ook opslaan in Decos/Join.
U/R
U
U/R
R
Beoordelen offertes en selecteren beste offerte, voorlopige gunning en definitieve gunning
B
Contractbeheersysteem Decos/Join
Aan de hand van de offerte of contract een verplichting aanmaken in K2F
Opgestelde verplichting
K2F
B
Digitaal goedkeuren van de verplichting in K2F
Goedgekeurde verplichting
K2F
U
Bewaken van de uitlevering en ontvangst bestelling. Dit kan zowel via de werkelijke fysieke uitlevering of dienstverlening als via de administratieve afhandeling middels Cognos.
U
C/B C/B U
U
A
Er is geen afzonderlijk gunningsdocument. In brieven aan aanbieders wordt wel de TenderNed gunningstabel en overwegingen opgenomen.
Verduidelijken en nadere toelichtingen afstemmen. Vastleggen afspraken in opdrachtbrief / contract. Registreren contract Opdrachtbrief / Contract in Decos/Join en in contractenbeheersysteem
R
U
TenderNed en Decos/Join
U
Alsnog een gunningsdocument opstellen voor Wijdemeren?
Cognos
De prestatiehouder keurt de factuur voor Status van factuur in levering akkoord in K2F. accorderingsproces K2F De budgethouder (is gelijk aan de Status van factuur in teammanager) keurt de factuur voor betaling accorderingsproces K2F akkoord in K2F. Indien facturen te lang blijven staan op Status van factuur in dezelfde persoon, melden en aansporen. accorderingsproces K2F
K2F K2F K2F
U
Decos/Join Afhandelen van verschillen, klachten en Vastleggen van afspraken of credit K2F evalueren van leverancier. Dit kan leiden tot nota's Indien looptijd > 1jr: creditnota's en contractaanpassingen etc. Contractbeheersysteem
U
Indien er specifieke contractuele afspraken bestaan of als er een meerjarig contract is afgesloten moet aan deze afspraken door beide partijen uitvoering worden gegeven. Vb. Bij de accountant moet jaarlijks een opdrachtbrief worden ondertekend.
Opdrachtbrief / Contract
Decos/Join en indien looptijd > 1jr: Contractbeheersysteem
Aan de hand van nieuwe aanvullende afspraken of ingeval van kalenderjaaroverschrijdende contracten moet er een nieuw verplichtingennummer worden aangemaakt in K2F
Opgestelde verplichting
K2F
Invullen contractformulier en samen met getekend contract versturen naar inkoopadviseur
Contractformulier en getekend contract
Proces beheer afroepcontracten, deelcontracten of jaarcontracten
34
35
Invulling geven aan specifieke afspraken omtrent afroep, deelcontract of jaarschijf
Opstellen verplichtingendocument
U
A
U
U
36 Zie verder Processtap 13 Proces Contractbeheer (Inkoopcontracten met looptijd > 1 jaar) 37
Contractformulier invullen en getekend contract versturen
38
Registreren en beheren inkoopcontracten
R
Invullen velden van contractbeheersysteem en getekend contract erbij opslaan
Vastlegging in contractbeheersysteem
Contractbeheersysteem
39
Ontvangen triggers op einddatum en/ of opzegof verlengdatum
U
Inkoopadviseur ontvangt automatisch gegenereerde mail op trigger inzake einddatum en/ of opzeg- of verlengdatum
automatisch gegenereerde mail
Contractbeheersysteem
40
Mail versturen aan budgethouder inzake actie ondernemen
U
Mail versturen aan budgethouder
Budgethouder besluit wat er met het contract gebeurt en inkoopadviseur adviseert wat wel en niet kan en mag. Eventueel kunnen de aanvrager en/ of de prestatiehouder adviseren.
U
41
Actie ondernemen
A
42
Besluit vastleggen in contractbeheersysteem
R
Indien nieuwe aanbesteding moet volgen dan eerdere processtappen starten Spendanalyse 43
U
B
Het contractbeheersysteem moet geactualiseerd worden
Contractbeheersysteem
A
44
Opstellen spendanalyse
U
Halfjaarlijks opstellen spendanalyse a.d.h.v. bestedingen in crediteurenadministratie
45
Controle rechtmatigheid inkopen
C
Halfjaarlijks controleren aan de hand van de spendanalyse en het contractenregister of Spendanalyse inkopen rechtmatig zijn geweest
Contractbeheersysteem
46
Voeren gesprekken inzake bewaken inkoopproces
Aan de hand van de spendanalyse en een rapportage uit het contractenregister voeren Spendanalyse en rapportage gesprekken met teammanagers om contractbeheersysteem inkoopproces te bewaken.
Contractbeheersysteem
U
U
Spendanalyse
Ook vastleggen in Decos/Join?