Bijlage K Bouwsteen 7 Impactanalyse bedrijfsvoering

Impactanalyse bedrijfsvoering Wijdemeren Hilversum

werd gerealiseerd met behulp van de gemeenten Wijdemeren en Hilversum

Inhoudsopgave ...................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ...................................................................................................................... ................................................................................................................................. ............................................................................... ....................................................................................................................... .......................................................................................................................... ................................................................................................................................. .................................................................................................. ............................................................................................................................... .......................................................................................................................................

...................................................................................................

.......................................................................... ........................................................................................................

Managementsamenvatting De organisatie van een heringedeelde gemeente Wijdemeren-Hilversum is bij gelijkblijvende omstandigheden 970 fte groot. De organisatie verleent diensten aan 20.000 bedrijven. Zij bevinden zich in een uitgestrekte gemeente van 123 km2, die naast water (30 km2), bos en heide bestaat uit een stedelijke kern met woonwijken en zeven omliggende kernen met een grote verscheidenheid in woongebieden, winkelgebieden, bedrijven- en kantorenlocaties, cultuur- en sportinstellingen en andere voorzieningen. Dit rapport is een eerste verkenning van de impact van een herindeling op de bedrijfsvoering: de gemeentelijke organisatie(s). Er is gekeken naar dienstverlening, personeel, informatie en automatisering en huisvesting. De verkenning is gemaakt door ambtenaren van Wijdemeren en Hilversum.

Beide organisaties winnen in een nieuwe setting aan robuustheid en expertise / er ontstaat meer ruimte voor specialisatie. We delen veel uitgangspunten en waarden, zoals nabijheid, een open houding, en de wijk aanpak van Hilversum sluit bijvoorbeeld goed aan op het dorpen en kernenbeleid van Wijdemeren. Het dienstverleningsmodel en -aanpak zijn vergelijkbaar. De verschillen lijken overbrugbaar. Het sociaal domein kent, mede door samenwerking in de regio, al veel overeenkomsten in wijze van werken en organiseren. Verschillen in onderhoudsniveau beheer openbare ruimte tussen Wijdemeren en Hilversum vergen bestuurlijke keuzes (onderwerp rapport financiën). Personeel zullen we vooral moeten behouden. Belangrijk dat we snel duidelijkheid geven en een zorgvuldig proces doorlopen. Er is voor iedereen ruimte. ICT Wijdemeren en Hilversum zetten al stappen die integratie / samenvoeging vergemakkelijken. Huisvesting vraagt om nadere uitwerking, maar biedt kansen. Er zal frictiebudget nodig zijn, dat deels gecompenseerd zal worden vanuit de algemene uitkering. De hoogte daarvan is nog niet goed in te schatten. Indien de gemeenteraden besluiten tot een volgende fase, zullen we deze verkenning verder verdiepen. Over wat daarvoor nodig is, adviseren we onze colleges separaat.

Besluit gemeenteraad Wijdemeren van 15 januari 2024 tot verkenning naar een herindeling met één of meerdere van (op dat moment) drie gerede partners Besluit gemeenteraad Hilversum van 31 januari 2024 tot het uitvoeren van verkenningen naar verschillende herindelingsvarianten Volgend op deze raadsbesluiten doen deze gemeenten diverse onderzoeken, bijvoorbeeld naar financiën of bestuurskracht. In opdracht van de ambtelijke stuurgroep herindeling van Wijdemeren en de concerndirecteur van Hilversum hebben medewerkers en managers van Wijdemeren en Hilversum (hierna geduid met met elkaar een eerste, bondige verkenning gedaan naar de impact op de bedrijfsvoering, uitsluitend voor de herindelingsvariant een ongedeelde lichte samenvoeging WijdemerenHilversum'. Deze afbakening is gemaakt om een bondige verkenning binnen de beperkt beschikbare tijd te kunnen doen en loopt niet (impliciet) vooruit op te maken bestuurlijke afwegingen. We motiveren dit verder in hoofdstuk 4. De bevindingen in dit rapport zijn op ambtelijk niveau samen geformuleerd.

De impactanalyse is behoorlijk abstract en beknopt, passend bij de verkennende fase. De analyse geeft gemeenteraden en colleges een eerste indruk wat er komt kijken bij het bij elkaar brengen van twee organisaties. De analyse gaat over een aantal onderwerpen uit het fusiespoor uit de bekende figuur uit het Handboek Herindeling (VNG): dienstverlening, personeel/ organisatie, huisvesting en informatie & automatisering.

De feiten die we in deze impactanalyse in beeld brengen dienen primair het doel van het ondersteunen van een principebesluit van de gemeenteraden van Wijdemeren en Hilversum: zijn er voldoende aanknopingspunten om te veronderstellen dat in een volgende fase deze verkenning op het gebied van bedrijfsvoering succesvol verdiept en verbreed kan worden? De voorliggende verkenning schetst daarom een beeld van: De grootste overeenkomsten en in algemene zin mogelijke kansen (beter, sneller, goedkoper) en risico s in de bedrijfsvoering. De onderwerpen die we in een volgende fase verder met elkaar onderzoeken/uitwerken. Het rapport bevat gezamenlijke, feitelijke constateringen. We maken duidelijk welke overeenkomsten en verschillen er zijn, maar formuleren nog geen oplossingen. Het duiden van/adviseren over deze constateringen is onderdeel van de besluitvorming in de afzonderlijke colleges en gemeenteraden. Het vinden van oplossingen is onderdeel van een volgende fase. De financiële impact van de integratie van de bedrijfsvoering maakt onderdeel uit van het onderzoek naar financiën, dat in dezelfde periode extern wordt uitgevoerd.

Leeswijzer

Het onderzoek wordt gedaan door management en medewerkers van beide gemeenten en niet door een extern bureau. De doorlooptijd vanaf de start in maart 2024 is acht weken, inclusief het meireces. Er is geen budget voor gereserveerd.

Voorwerk (inventarisaties onderwerpen in beide gemeenten) Beeldvormend overleg Wijdemeren en Hilversum over de opdracht op 2 april 2024 Opstellen eerste versie conceptrapport Reflectie in beide gemeenten (15 april 2024) Oordeelsvormend overleg Wijdemeren en Hilversum op 6 mei 2024 (toetsen en verrijken conceptrapport) Afronden rapport

Voor deze analyse is het nodig ons een voorstelling te maken van een toekomstige, heringedeelde situatie. Zoals aangegeven, beschouwen we één variant: een ongedeelde lichte herindeling Wijdemeren-Hilversum. Bij een lichte herindeling blijft één gemeente bestaan en sluit een andere gemeente aan. De lichte herindeling is een minder complexe vorm dan een reguliere herindeling, waarin twee gemeenten zich opheffen en een geheel nieuwe gemeente vormen. Er zijn minder administratieve en incidentele lasten dan bij een reguliere herindeling, omdat er geen volledig nieuwe ambtelijke organisatie hoeft te worden gebouwd. Omdat de beleids- en administratieve processen van Hilversum al beter passen bij de omvang van de heringedeelde gemeente, ligt het eerder voor de hand dat de organisatie van Wijdemeren bij Hilversum aansluit, dan andersom. Een lichte herindeling vereist dat voor de datum herindeling afspraken moeten zijn gemaakt over personeel. Medewerkers gaan met elkaar een jarenlang proces van harmonisatie door. De organisatie van de heringedeelde gemeente zal naar verwachting voor de medewerkers van beide . Na datum herindeling besluit de nieuwe gemeenteraad binnen twee jaar over harmonisering van beleid en regelingen, als er aanmerkelijke verschillen zijn.

De samenvoeging van de bedrijfsvoering krijgt vorm tussen de raadsbesluiten over het herindelingsadvies en datum herindeling, maar zal in de praktijk nog vele jaren na datum herindeling doorlopen. helemaal de lading. Bij gelijkblijvende omstandigheden en doorgevoerde taakstellingen op bedrijfsvoering is de samengevoegde ambtelijke organisatie Wijdemeren-Hilversum circa 970 fte groot, met een inhuurschil tot 20%.

De heringedeelde gemeente verleent . Die zijn onderdeel van een uitgestrekte gemeente van 123 km2 groot, die naast water (30 km2), bos en heide bestaat uit een stedelijke kern met woonwijken en zeven omliggende kernen met een grote verscheidenheid in woongebieden, winkelgebieden, bedrijven- en kantorenlocaties, cultuur- en sportinstellingen en andere voorzieningen. We onderscheiden de volgende kernen en wijken: Kernen Wijdemeren Nieuw-Loosdrecht (6.950) Wijdemeren Kortenhoef (6.645) Wijdemeren Nederhorst den Berg (5.545) Hilversumse Meent (4.150) Wijdemeren Oud-Loosdrecht (2.290) Wijdemeren Ankeveen (1.535) -Graveland (1.330) Wijdemeren Breukeleveen (200)

Stedelijk gebied Hilversum Oost (21.710) Hilversum Zuid (17.610) Hilversum Noordoost (11.320) Hilversum Zuidoost (10.215) Hilversum Centrum (9.920) Hilversum Zuidwest (9.245) Hilversum Noordwest (8.220) Hilversum Noord (7.560)

5.1 Dienstverlening Elke gemeente voert in beginsel dezelfde taken uit. Wijdemeren en Hilversum hebben op dit moment elk hun uitdagingen. Vanwege de schaalgrootte zijn er (evidente) verschillen tussen Wijdemeren en Hilversum. Hilversum verzorgt sinds 2019 al op verzoek van de gemeente Wijdemeren en De verwachting is dat in een grotere gemeente de kwetsbaarheid vermindert, beleid vaak actueler is, de uitvoeringskracht vergroot en dat daardoor het kwaliteitsniveau constanter is1. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten hanteert vijf serviceformules. Dit is een bruikbare manier om in het algemeen over gemeentelijke dienstverlening te praten. In onze analyse hebben we vooral gekeken naar een combinatie van de snelservice- en ontwerpformule, de ontwikkelformule en de beheerformule. De toezichtformule bekijken we in een mogelijke volgende fase, waarbij we verwachten dat er verschillen zullen zijn in toezicht in stedelijk gebied en in landelijk gebied.

Het overall beeld voor deze formules is dat op uitgangspunten/visieniveau de gemeenten dicht bij elkaar liggen. Er is een vergelijkbaar beeld over wat van belang is. Voor beide gemeenten staan centraal: Nabijheid, van dienstverlening en van het bestuur Identiteit/eigenheid van buurten, wijken, dorpen en kernen. De kernen van Wijdemeren verschillen net zoveel als de wijken van Hilversum. Beide gemeenten omarmen verschillen Een open houding richting inwoners en het belang van (inwoners-)participatie Beide organisaties hanteren vergelijkbare kernwaarden en principes: Hilversum: professioneel, inclusief, betrokkenheid, vertrouwen, eenvoud en duurzaam Wijdemeren: professioneel, inclusief, eigenaarschap, benaderbaar, eigentijds en vernieuwend 1

5.1.1 Snelservice en ontwerp-formules (standaard en samengestelde producten en diensten) We beginnen met een aantal kengetallen om een beeld te krijgen van de omvang van de dienstverlening van de organisatie van de heringedeelde gemeente.

Baliebezoeken Telefonisch contact met KCC Bezoekers website Meldingen openbare ruimte

Hilversum

Wijdemeren

Totaal

47.000 62.000 678.000 12.000

5.000 22.000 125.000 3.000

52.000 84.000 803.000 15.000

Hilversum en Wijdemeren toetsen de kwaliteit van dienstverlening bij inwoners door het houden van klanttevredenheidsonderzoeken. Beide organisaties scoren nu op klanttevredenheid een voldoende (Hilversum 6,9, Wijdemeren 6,0). Beide gemeenten vinden verbetering van dienstverlening belangrijk en hebben op verschillende onderdelen ontwikkelpunten. Hilversum heeft daarvoor in 2022 een visie op dienstverlening opgesteld. Er is een financiële impuls gegeven voor een verbeterprogramma met concrete doelen en resultaten. Wijdemeren ontwikkelt nu een plan om de dienstverlening te verbeteren en noemt verbetering dienstverlening als een van de belangrijkste resultaten van een herindeling. Bij herindeling verwachten we voor dienstverlening eerst een meerjarige harmonisatie van beleid, werkwijze/processen, digitalisering en de interne organisatie. Bij samenvoeging zal sprake zijn van een groter volume, dat niet als problematisch wordt gezien. Voor Wijdemeren zal sprake zijn van schaalvoordelen, voor Hilversum waarschijnlijk niet of beperkt. De complexiteit van het samenvoegen van producten en processen is nog onbekend. Wel is duidelijk dat ICT voor digitale dienstverlening en huisvesting voor balie-dienstverlening kritische succesfactoren zijn. Beide gemeenten zoeken daarin op dit moment naar een goede balans.

Verwacht wordt dat inwoners positieve effecten van samenvoeging op dienstverlening na enkele jaren zullen merken: uit eerdere herindelingen is dat een bekend effect.

5.1.2 Ontwikkelformules (gebieds-, beleids- en maatschappelijke ontwikkeling) In de verkenning hebben we verschillende ontwikkelformules bekeken: het dorpen- en buurtenbeleid en (uitvoerings-)beleid in het fysiek en sociaal domein. Dorpen- en buurtenbeleid Inwoners in kernen, dorpen, wijken en buurten vragen aandacht voor behoud en versterking van identiteit/eigenheid, zeggenschap/representativiteit, een goede en bereikbare dienstverlening en (versterking) van het voorzieningenaanbod op het niveau van het dorp/de wijk en de gemeente. In Wijdemeren zien we dat in het dorpenbeleid en in de inwonerspeiling voor de herindeling. In Hilversum zien we dat in de Hilversum Monitor en bijvoorbeeld de participatie/inspraak voor de Omgevingsvisie.

Een bekend effect van herindelingen is dat de politiek voor inwoners wat meer op afstand komt te staan. Verder kunnen er tussen gemeenten verschillen bestaan als het gaat over verwachtingen van inwoners en gemeenteraad wat de gemeente wel en niet doet voor inwoners. Duidelijk is in ieder geval dat herindeling - en wijkgericht werken en de gebiedsregisseurs gaat vragen. Het is belangrijk om met elkaar in de fase van herindelingsontwerp verdere contouren te schetsen van een gezamenlijk buurten- en kernenbeleid. Hilversum maakt in 2024 een startnotitie participatiebeleid: dit kan een goede mogelijkheid zijn om daar samen invulling aan te geven en met elkaar na te denken over moderne vormen van participatie en representativiteit. Sociaal domein

Fysiek domein Ook in het fysiek domein zijn er (evidente) verschillen en overeenkomsten. Beide gemeenten hebben recent de Omgevingswet geïmplementeerd, hebben beschermde stads/dorpsgezichten en worden omringd door een natuurcontour, die beperkend is voor ruimtelijke ontwikkelingen. Hilversum staat op zand, wordt omringd door bos en hei, heeft stadse en dorpse kenmerken en de fiets en trein zijn belangrijk. Wijdemeren bestaat uit veel veengrond en water, heeft kernen en linten die op afstand van elkaar liggen, is omringd met Natura2000 gebied en Bijzonder Provinciaal Landschap en is meer auto-afhankelijk. Desondanks en voor zover te overzien, kunnen Wijdemeren en Hilversum elkaar op veel beleidsterreinen aanvullen, denk aan economisch beleid voor een bijzondere economische sector (toerisme en media), woonbeleid en duurzaamheidsbeleid (energietransitie en verduurzaming). Water is een opgave die beide gemeenten delen, al is het maar omdat er veel water van de Utrechtse Heuvelrug naar Wijdemeren stroomt. De nieuwe gemeente heeft een aantrekkelijke groenblauwe propositie en biedt enorme diversiteit. Wellicht dienen zich vanwege de massa en het beter kunnen leggen van ruimtelijke puzzels nieuwe mogelijkheden aan voor wonen, werken, mobiliteit en voorzieningen. Denk aan een samenhangende aanpak van gemeentegrens overschrijdende opgaven, zoals het fietsnetwerk en de energietransitie.

Het te zijner tijd in aansluiten van Omgevingsplannen is een goede aanleiding om zaken te harmoniseren.

5.1.3 Beheersformule (collectieve dienstverlening in de openbare ruimte) Ook dit onderwerp komt al uitgebreid in de financiële analyse aan de orde (grondexploitaties, beheer en onderhoudslasten, grondposities, vastgoed): wat is in beeld en wat nog niet? We volstaan hier met een aantal generieke constateringen: In de nieuwe gemeente is specifieke gebiedskennis (landschap, water, legakkers, laagveenmoeras, erfgoed) cruciaal. Er is een verschil tussen kwaliteitsniveaus voor onderhoud (Hilversum B, Wijdemeren C). Dit is vooral een financiële vraag die in het financiële onderzoek verder wordt bekeken. De toekomstige gemeente is zeer groot (123 km2). Het is de vraag of er marktpartijen zijn die het hele gebied kunnen bedienen, of dat gewerkt moet worden met meerdere kavels. Hilversum doet veel projecten zelf. Wijdemeren werkt voor grotere gebiedsontwikkelingen vaker samen met andere organisaties zoals provincie, regio en uitvoeringsorganisaties. Denk aan de Oostelijke Vechtplassen, Horstermeerpolder, Plassenschap.

5.2 Personeel

Medewerkers van Wijdemeren gaan van een kleine naar een veel grotere organisatie. Voor medewerkers van Hilversum geldt meer: van een grote naar een nog grotere organisatie. De verandering is dus niet voor iedereen hetzelfde. Beide organisaties kennen een , waarbij het bij een herindeling onvermijdelijk is dat die een beetje wordt opgeschud. Voor iedereen zal het in een nieuwe familie een beetje aanpassen zijn. In beide organisaties gaat tot 2027 een deel van het personeel met pensioen en is er reguliere uitstroom. Voor een herindeling is het belangrijk kennis en expertise te borgen. Dit betekent bewust inzetten op het behoud, benutten en overdragen van kennis en expertise voor continuïteit en toekomstbestendigheid. Wanneer dat niet gebeurt, zijn we afhankelijker van externe leveranciers en zullen er meer kosten zijn. Wijdemeren heeft een buitendienst (groen, stratenmakers, begraafplaatsen) en Hilversum niet.

Om tijdens de transitieperiode, vanaf het besluit op het herindelingsadvies tot datum WijdemerenHilversum. Dit impliceert dat vacatures in beide gemeenten eerst en direct worden opengesteld (met gelijke kansen) voor medewerkers uit beide organisaties, alvorens deze extern worden opengesteld. Uiteraard zullen we dit ook voorleggen aan de Ondernemingsraden. Geen vacaturestop zoals bij herindelingen wel gebruikelijk is in te voeren. Die is niet doelmatig en aantal openstaande vacatures ontstaat. Dat leidt op zijn minst tot hogere inhuurkosten en mogelijk tot een gemankeerde start van de organisatie van na datum herindeling.

5.3 Informatie en automatisering De nieuwe gemeente ondersteunt ca. 970 fte, alle inwoners en ondernemers door digitale dienstverlening via één IT architectuur. Infrastructuur en Applicaties (I&A) vormen een complex vraagstuk met potentieel hoge eenmalige kosten voor harmonisatie techniek/software en migratie van data. In het algemeen geldt: hoe korter de transitieperiode, hoe beter. Beide gemeenten hebben een i-visie. Hilversum is bezig deze te actualiseren. Er zijn op onderdelen overlappen en verschillen in hardwarconcept en kernsystemen. We zien op voorhand in het eindbeeld kansen voor synergie, robuust beheer en een stabiele omgeving, schaalvoordelen en minder contractbeheer, aandacht voor kwaliteit van dienstverlening op werkplekken en techniek. De aantallen zijn goed werkbaar/schaalbaar. De gezamenlijke verwachting is dat vooral de dienstverlening aan medewerkers verbetert (efficiëntie en effectiviteitsverbeteringen binnen de organisatie). Er zijn meer mogelijkheden voor specialisaties, waardoor we beter aan de wettelijke eisen kunnen voldoen. Het effect op dienstverlening aan inwoners zal niet significant veranderen. Wanneer beide gemeenten samen verdergaan, sluit Wijdemeren aan op de infrastructuur van Hilversum.

In beide gemeenten worden al voorwaarden gecreëerd voor een soepele integratie: Wijdemeren heeft een ICT-plan van aanpak opgesteld voor de periode tot aan de fusie. Dit plan heeft als doel de huidige systemen operationeel te houden, achterstanden in te halen en een soepele overgang naar de nieuwe organisatie te realiseren. Dit plan is in 2024 afgerond. Er worden geen grote investeringen (langer dan 3 jaar te doen) gedaan. Een belangrijk onderdeel is de migratie van de meeste applicaties naar de cloud, waardoor de onpremises infrastructuur wordt geminimaliseerd. Hierbij hoort ook het trainen van personeel in het gebruik van MS365. Deze uitgangspunten sluiten goed aan bij die van Hilversum. Hilversum investeert in datagedreven werken, met focus op data-interpretatie en -kwaliteit. Dit creëert een sterk fundament voor integratie van data in de nieuwe omgeving. Data is een versneller voor beleidsvorming, besluitvorming en uitvoering in de grote opgaven zoals energietransitie, Omgevingswet, sociaal domein ambities en beheer in de openbare ruimte. Ondanks de overlap in de kern van het applicatielandschap en infrastructuur is een diepgaande analyse nodig om de volledige impact te bepalen. Alleen een vergelijking van applicatielijsten volstaat niet. De kernverschillen zitten in de inrichting van de processen die door de applicaties worden ondersteund.

Eenzelfde proces kan bij de ene gemeente met één applicatie worden uitgevoerd, terwijl bij de andere meerdere applicaties nodig zijn. Er is in deze fase nog geen volledig beeld. Dit geldt ook voor data, waarvoor we op voorhand vermoeden dat er significante overlap is in definities, werkwijzen en processen. In het vervolgproces zullen de ICTop overlap en impact. Per domein zal een gedetailleerde analyse worden uitgevoerd om zicht te krijgen op de transitieperiode, de doorlooptijden per applicatie en prioritering van applicaties, of een migratie- of conversietraject voor data nodig is en of er impact is op de dienstverlening aan de inwoners. Wijdemeren wordt al zoveel mogelijk betrokken bij de ontwikkeling van ICT-beleid in Hilversum, bijvoorbeeld d worden geharmoniseerd. De impact op uren, inzet van kennis van verschillende mensen en (kosten voor) externe inzet zal groot zijn. Een voorbeeld is dat gebruikers en inwoners pas kunnen overstappen van twee systemen naar één systeem nadat de data is gemigreerd. Deze dubbele periode kan leiden tot substantiële frictiekosten. Ook voor informatievoorziening moet er in een volgende fase het nodige worden onderzocht (voldoen aan wetgeving privacy, archief, zaakgericht werken, informatieveiligheid) etc.

5.4 Huisvesting Wijdemeren 220 fte) en daarbij een inhuurschil van tot 20%.

circa 970 fte (Hilversum: 750 fte en

Wijdemeren heeft het hoofdkantoor uit 1981 van ongeveer 9.500 m2 bvo (2 x 4.826 m2) eigendom - aan de Rading 1 voor de huisvesting van 100-120 fte en College. De Raadszaal is ook hier. Wijdemeren houdt dit pand in status quo. Tevens is er een gemeentewerf aan de Kwakel 40 in Kortenhoef. Deze is 15.500 m2 groot waarvan ongeveer 1.700 bvo m2 bebouwd is. Hilversum heeft een versnipperde huisvesting in vijf panden. Deze bestaat uit het Dudok raadhuis (eigendom) 8.909 m² is het bestuurlijke hart, het Stadskantoor (eigendom) 5.158 m², de villa (eigendom) 371 m² bvo, Wilhelminastraat (huur) 3.638 m² en de gemeentewerf (eigendom) 2.193 m². Publieke dienstverlening en backoffice zijn gevestigd in het Stadskantoor aan de Oude Enghweg en de Wilhelminastraat (huurcontract t/m 2025). Hilversum en Wijdemeren hebben vergelijkbare opgaven, waarbij huisvesting sterk samenhangt met (interne) facilitaire dienstverlening en digitalisering. De visie op werkplekconcept komt behoorlijk overeen (Hilversum: hybride, Wijdemeren 50/50). Beiden hebben een opgave op goed werkgeverschap, een opgave om huisvestingskosten naar beneden te brengen en beiden denken na over een goed verhouding tussen centrale dienstverlening en werken in de wijk. De huisvesting en de verdeling van het personeel over de locaties is een aandachtspunt, maar lijkt oplosbaar. Integratie geeft kansen.

Wijdemeren zou op de scenariostudie van Hilversum kunnen aanhaken. Het is zinvol dit in een volgende fase verder te onderzoeken, waarbij we op voorhand geen belemmeringen zien. Hoe eerder samengewerkt kan worden in onderzoek en dienstverlening (bodediensten, vergadertooling, contractmanagement), hoe lager de kosten van de duale fase zijn (2 organisaties in de lucht houden terwijl de nieuwe gebouwd wordt). Dit vergt wel een stevige projectorganisatie. Wijdemeren en Hilversum doen ook mee met regionale inkoop trajecten zoals duurzame energie, printers en drukwerk. Er zullen ongetwijfeld verschillende facilitaire PDC (producten en diensten catalogus) zijn. Die verschillen moeten uitgezocht worden in een 2e verkenningsronde maar het in elkaar schuiven ervan lijkt niet onmogelijk maar vergt meerdere jaren i.v.m. afbouw van bestaande contracten. Harmonisatie leidt op termijn mogelijk tot exploitatie- of kwaliteitsvoordelen.

Voor ons (medewerkers en management van beide organisaties) was deze verkenning een eerste oefening in het samen nadenken over de organisatorische impact van een herindeling. Wij hebben ons gericht op zowel onze overeenkomsten en kwaliteiten als onze (evidente) verschillen. Wij constateren op basis van dit onderzoek dat de verschillen goed te overbruggen zijn. Tegelijkertijd zijn wij ons bewust dat samenvoeging een intensief proces zal zijn. Er is veel ambtelijke inzet voor nodig, wat bestuurlijk merkbaar zal zijn: de inzet voor de samenvoeging kan ergens anders niet gedaan worden. Zo zal er gebouwd aan de organisatie van de heringedeelde gemeente

.

Verder ie winkel voert ook een ruimer assortiment. Na datum herindeling zullen binnen twee jaar na fusiedatum het beleid en de regelingen geharmoniseerd moeten zijn. Het zal daarna nog enkele jaren duren voordat sprake is van een eenduidige werkwijze en alle zaken goed zijn overgedragen en ingeregeld.

Als belangrijkste perspectieven zien we: Dat we elkaar zien als gelijkwaardige partners die benieuwd zijn naar elkaar en die elkaar vinden de ambitie kwaliteit te willen leveren. Dat we veel uitgangspunten en waarden delen, zoals nabijheid, een open houding en waardering van de verschillende identiteiten in buurten, wijken, dorpen en kernen. Dat er op veel terreinen de nodige kansen zijn. Er is behoorlijk wat beleid dat goed met onderzoeken en beleidsactualisaties aan te sluiten.

Als belangrijkste uitdagingen zien we: De doorlooptijd en complexiteit van het proces, zoals hiervoor beschreven. Desintegratiekosten voorkomen. Dat wil zeggen dat we investeringsbeslissingen de komende jaren steeds in de context van herindeling bekijken. Wijdemeren hanteert hiervoor al een bruikbare 3-trapsafweging: rendeert de investering alleen nu, is het met een partner verder te onderzoeken/ontwikkelen of rendeert dit sowieso in de definitieve situatie? Binnen twee jaar na inwerkingtreding van de nieuwe gemeente moet het beleid geharmoniseerd zijn. In de fase van herindelingsontwerp moeten alle discrepanties in beeld zijn en van oplossingen worden voorzien. Op onderdelen vergen ook verschillen werkwijzen, zoals in het sociaal domein, de nodige harmonisatie.

Doorkijk naar een volgende stap

Bijlage 1: impact herindeling

Bijlage 2: betrokken medewerkers