Bijlage 3 - Bestuurlijke reactie college op onderzoeksrapport inkoop en aanbesteding van projecten in Wijdemeren

Z.73923/D.380980

ARCHIEFEXEMPLAAR

Paraaf directeurlteammanager Mede-paraaf

Als bijlage(n) meezenden:

Kopieën naar:

Ja

Afdoen naar centraal archief DIV DECOS-zaaknummer

Rekenkamer Postbus 190 1230 AD LOOSDRECHT

Nieuwe datum na opschorten

Uw kenmerk:

Behandelend ambtenaar: Edwin van Gent

Uw brief van: 27 oktober 2022

Z.73923/D.380980

Datum: 10 november 2022

Doorkiesnummer:

Bijlagen

Verzonden:

14 035 (aanwezig op

anadne

Onderwerp:

Ons kenmerk:

insdag en

a

VERZONDEN

1 1 NOV. 2022

Bestuurlijke reactie aan Rekenkamercommissie

Geachte commissie,

I

Op 19 september 2022 heeft u uw rapport "Inkoop en aanbesteding projecten in Wijdemeren" toegezonden en ons verzocht om een bestuurlijke reactie. Met deze brief reageren wij op uw verzoek. In de eerste plaats zeggen wij u hartelijk dank voor uw onderzoek en de hierop te reageren. Inhoudelijk is onze reactie als volgt:

mogelijkheid om

Op basis van de beschreven conclusies (pag. 7 en 8) is de bestuurlijke reactie als volgt:

Administratieve organisatie De processen zijn momenteel geborgd in de procesbeschrijving "inkoop en aanbesteding". Voor dossiervorming wordt gebruik gemaakt van verschillende systemen, w.o. Decos, Contractbeheersysteem (Negometrix), TopDesk en Motion. Hierin schuilt het gevaar van inefficiëncy en onjuistelonvolledige dossiervorming. Dit aspect verdient dus aandacht.

juist. De De conclusie dat het mandaatbesluit geen onderdeel inkooplaanbesteding bevat is voorwaarden). bevoegdheid om overeenkomsten aan te gaan is wel gemandateerd (onder Een aanbesteding is aan te merken als voorbereidingshandeling voor het tot stand brengen een overeenkomst. Een uitbreiding van het mandaatbesluit met een onderdeel

van inkooplaanbesteding voegt niets toe.

Dat ambtenaren de vorm en inhoud van aanbestedingen naar eigen inzichten kunnen uitvoeren kan worden genuanceerd.

bezoekadres Rading 1, 1231 KB Loosdrecht postadres Postbus 190, 1230 AD Loosdrecht tel 14 035 (vanuit het buitenland 00 31 35 65 59 595)

e-mail info@ wijdemeren.nl website www.wijdemeren.nl fax (035) 65 59 599 IBAN NL41 BNGH 0285 0982 33

Z.73923/D.380980

2

Brief gemeente Wijdemeren : Bestuurlijke reactie aan Rekenkamercommissie Onderwerp : 10 november 2022 Datum

De vorm van de aanbesteding ligt namelijk vast in de Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement werken (ARW 2016). De inhoud wordt bepaald door de (soort) opdracht zelf en mag niet in strijd zijn met voornoemde wet en regels.

Dat de inkoopadviseur niet alle aanbestedingen onder ogen krijgt is juist en volgt (mede) uit de procesbeschrijving "inkoop en aanbesteding". Omdat hier risico's in schuilen verdient dit aspect aandacht. Informatievoorziening Voor de informatievoorziening aan de gemeenteraad is relevant dat de bedragen van aanbesteding maar een deel van de investeringsbedragen betreffen. Besluiten over investeringen worden genomen vóórdat de aanbesteding wordt uitgezet. Bij de twee onderzochte projecten is sprake van recente resultaten die ten tijde van het onderzoek pas bekend waren. Derhalve konden deze resultaten sowieso niet in P& C documenten worden opgenomen. Daarnaast is het aanbestedingsresultaat dus maar een deel en worden projecten pas als ze zijn opgeleverd opgenomen in de kapitaalslasten. Op basis van de aanbevelingen (pag. 8) is de bestuurlijke reactie als volgt.

Beleid

Het vaststellen van (nadere) beleidsregels over aanbestedings- en gunningcriteria is ondoenlijk en overbodig. De Aanbestedingswet 2012 bevat namelijk de toe te passen gunningscriteria (art. 2.114). Hiervan mag niet worden afgeweken. Het is ondoenlijk om alle mogelijke sub-gunningcriteria in beleid te vatten, omdat deze sterk afhankelijk zijn van de opdracht (maatwerk). Het hele principe van de Aanbestedingswet is dat het kader wordt geschapen om op een doelmatige, rechtmatige en efficiënte manier aan te besteden. Juist door ruimte te geven voor dit maatwerk. Administratieve organisatie De suggestie om een handboek inkoop vast te stellen verdient aandacht, voor zowel de wenselijkheid van een dergelijk handboek als de inhoud. Voor wat betreft de aanbevelingen met betrekking tot een onderdeel inkoop en aanbesteding in de mandaatregeling en de noodzaak van goede dossiervorming verwijs ik naar de bestuurlijke reactie op de beschreven conclusies (pag. 7 en 8) De heroverweging van de positie van de inkoopadviseur wordt al betrokken bij de professionalisering van de inkoopfunctie. Op basis van de wet- en regelgeving inkoop en aanbesteding (pag. 9, 10 en 11) is de bestuurlijke reactie als volgt. Het is onjuist te veronderstellen dat de procedure van enkelvoudig onderhands (zgn. één-opéén gunning) slechts is toegestaan in uitzonderlijke gevallen.

Het betreft een reguliere procedure voor opdrachten van beperkte waarde. Op basis van beleid inkoop en aanbesteding Wijdemeren (pag. 11) is de bestuurlijke reactie als volgt. Het onderscheid beleidsuitgangspunten met een verplichtend, dan wel zonder verplichtend karakter is in het Inkoopbeleid 2022 opgenomen op verzoek van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren (BEL), omdat de accountant van die gemeente behoefte had aan

inkadering van de toetsing t.b.v. de accountantscontrole.

bezoekadres Rading 1, 1231 KB Loosdrecht postadres Postbus 190, 1230 AD Loosdrecht tel 14 035 (vanuit het buitenland 00 31 35 65 59 595)

e-mail info@ wijdemeren.nl website www.wijdemeren.nl fax (035) 65 59 599 IBAN NL41 BNGH 0285 0982 33

Z.73923/D.380980

3

Brief gemeente Wijdemeren : Bestuurlijke reactie aan Rekenkamercommissie Onderwerp : 10 november 2022 Datum

Omdat het de overige gemeenten verstandig leek dit onderscheid te noemen, om de accountants handvatten te geven voor het bepalen van de omvang van de controlerende taken, is het in het beleid opgenomen. Per gemeente wordt in het (jaarlijkse) normenkader opgenomen welke regels (wetten en lokale regelingen, zoals het Inkoopbeleid) betrokken worden bij de controle. Als het Inkoopbeleid onderdeel van de toetsing uitmaakt, hetgeen doorgaans het geval is, kan deze toets beperkt worden tot de beleidsuitgangspunten met een verplichtend karakter. Op basis van de rolverdeling gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie (pag. 13. 14 en 15) is de bestuurlijke reactie als volgt. Om het inzicht van alle inkopen en aanbestedingen te verschaffen is een goede registratie en administratie voldoende. Het is daarvoor niet noodzakelijk om alle inkoopstrategieën door de inkoopadviseur te laten toetsen. Bovendien zou dit een onevenredige belasting op de

beschikbare capaciteit van de inkoopadviseur betekenen. Op basis van de voorbereiding (pag. 17 en 18) is de bestuurlijke reactie als volgt. In de procesbeschrijving "Inkoop en Aanbesteden" is vastgelegd wie wanneer verantwoordelijk is. Te allen tijde blijft het risico aanwezig dat één of meer medewerkers een

afspraak niet naleeft. Dit risico is niet te voorkomen met procesbeschrijvingen en/ of beleidsregels. De inkoopadviseur is niet de enige persoon met kennis van inkopen. Projectleiders hebben weliswaar minder diepgaande kennis van inkopen, maar wel een hele stevige 'basiskennis' op dit vlak. Bovendien worden bij veel projecten ook ingenieursbureaus ingehuurd die veel

kennis op dit vlak hebben. Op basis van de keuze van de aanbestedingsprocedure (pag. 18) is de bestuurlijke reactie als volgt. De keuze voor de procedure wordt bepaald aan de hand van de aspecten 1 t/ m 7 zoals ook genoemd in de tekst. De keuze wordt niet slechts gebaseerd op de geraamde opdrachtwaarde en zoals blijkt uit de alinea voor deze zin, worden voor de procedurekeuze die (1 t/ m 7) aspecten betrokken en niet alleen de waarde van de opdracht en de keuze vooraf om één-op-één te gunnen. Ook al mag een opdracht qua waarde enkelvoudig onderhands worden aanbesteed, dan nog mag de aanbestedende dienst een andere procedure kiezen, bijv. meervoudig onderhands, als die beter bij de opdracht past. Op basis van 5.1 Herinrichting Nieuw-Loosdrechtsedijk (Boomhoek-Muyeveld) (pag. 23) is de bestuurlijke reactie als volgt. Dit bureau heeft op 14 april 2022 een positief gunningsadvies afgegeven.

Het hemelwater van openbaar gebied wordt straks via een nieuw aan te leggen apart rioolstelsel niet meer afgevoerd naar de rioolwaterzuivering. Het regenwater wordt dan juist wel geloosd op oppervlaktewater. Op basis van 5.2 Herinrichting Overmeer-Noord (pag. 24) is de bestuurlijke reactie als volgt. Ook in dit project leggen we een nieuw en apart rioolstelsel aan om het regenwater juist wel

op oppervlaktewater te lozen. Er is tijdens de begrotingsbehandeling van de begroting 2022 een extra bedrag van 179 k beschikbaar gesteld waardoor er in totaal 1,5 miljoen was. Daarna is er, naar aanleiding van de afloop van de aanbesteding, dus nog eens 505 k extra gevraagd.

bezoekadres Rading 1, 1231 KB Loosdrecht postadres Postbus 190, 1230 AD Loosdrecht tel 14 035 (vanuit het buitenland 00 31 35 65 59 595)

e-mail info@ wijdemeren.nl website www.wijdemeren.nl fax (035) 65 59 599 IBAN NL41 BNGH 0285 0982 33

Z.73923/D.380980

4

Brief gemeente Wijdemeren : Bestuurlijke reactie aan Rekenkamercommissie Onderwerp : 10 november 2022 Datum

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Wijdemeren, de burgemeester, de secretaris,

mw. mr. E.T. Halman-van der Linden MBA

bezoekadres Rading 1, 1231 KB Loosdrecht postadres Postbus 190, 1230 AD Loosdrecht tel 14 035 (vanuit het buitenland 00 31 35 65 59 595)

mw. drs. C.R. Larson

e-mail info@ wijdemeren.nl website www.wijdemeren.nl fax (035) 65 59 599 IBAN NL41 BNGH 0285 0982 33