Bijlage 1 - Ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek

Ontwerp Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek (versie 13 april 2023)

De deelnemers aan deze regeling, te weten de colleges van burgemeester en wethouders van Blaricum, Gooise Meren, Hilversum, Huizen, Laren en Wijdemeren besluiten tot het aangaan van een gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 8 lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), zulks ten behoeve van de instandhouding van een Archief Gooi en Vechtstreek.

Overwegende, Dat de gemeentebesturen van voornoemde gemeenten de wens hebben geuit om te komen tot een samenwerkingsverband met betrekking tot het bewaren en in stand houden van een gemeenschappelijk archief Dat de desbetreffende gemeenteraden, gelet op het bepaalde in artikel 1 lid 4 juncto artikel 8 lid 4 van de Wgr bij afzonderlijke raadsbesluiten toestemming hebben verleend tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling Voorts gelet op de Archiefwet 1995, hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 1 leden 2-4 en 8 lid 4 van de Wgr BESLUITEN Ter behartiging van het belang tot instandhouding van een archiefbewaarplaats tot het aangaan van een gemeenschappelijke regeling ten behoeve van bewaren en in stand houden van archiefbescheiden die naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, zulks onder de volgende bepalingen: Artikel 1

Begripsomschrijving

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: 1. De regeling:

deze centrumregeling op grond van artikel 8 lid 4 Wgr;

2. Het Archief Gooi en Vechtstreek: het organisatieonderdeel van de gemeente Hilversum waar onder het beheer van de gemeentearchivaris zijn gesteld: a. alle archieven van de deelnemende gemeenten, die ingevolge de Archiefwet 1995 zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats; b. archieven van natuurlijke personen en rechtspersonen, die de deelnemende gemeenten onder welke titel dan ook in eigendom of bewaring hebben gekregen, welke in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berusten; 3. De centrumgemeente:

de gemeente Hilversum;

4. De gemeenten:

de gemeenten Blaricum, Gooise Meren, Hilversum, Huizen, Laren en Wijdemeren gezamenlijk;

4. De deelnemers:

Blaricum, Gooise Meren, Huizen, Laren en Wijdemeren gezamenlijk;

5. De Wet:

De Archiefwet 1995 of de daarvoor in de plaats tredende wet.

6. De Archiefbescheiden: Artikel 2

de bescheiden als bedoeld in artikel 1 sub c onder 3 van de Wet.

Doel en taken

De regeling is getroffen met het doel de belangen van de gemeenten in het samenwerkingsgebied bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeenten in gezamenlijkheid te behartigen alsmede het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen welke door haar op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar wordt gesteld voor een breed publiek. Artikel 3

Centrumgemeente

1. De gemeente Hilversum is aangewezen als centrumgemeente. 2. Als centrumgemeente draagt Hilversum zorg voor de goede organisatie en het beheer van de archieven waartoe zij een gemeentearchivaris in dienst heeft, wiens taken in het kader van deze regeling nader zijn uitgewerkt in artikel 7. Artikel 4

Bevoegdheden

1. De op basis van de Wet en aanverwante regelingen toegekende bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders en van de ambtenaren van de deelnemers in het kader van beheer en toezicht van het Archief Gooi en Vechtstreek worden in mandaat uitgeoefend door het college van burgemeester en wethouders en de ambtenaren van de centrumgemeente. 2. De bevoegdheden met betrekking tot het stellen van beperkende bepalingen alsmede het opheffen van de openbaarheid van archiefbescheiden, zulks op basis van de artikelen 15, 15a en 16 van de Wet blijven voorbehouden aan de afzonderlijke colleges van burgemeester en wethouders respectievelijk andere natuurlijke personen of rechtspersonen, ieder voor zover het betreft diens ingebrachte archiefbescheiden. 3. De uitvoering van speciale opdrachten, anders dan die beschreven in het werkplan, wordt door het college van burgemeester en wethouders van de centrumgemeente, gehoord de begeleidingscommissie, geregeld. Artikel 5

De begeleidingscommissie

1. Er is een begeleidingscommissie waarin de portefeuillehouders van de gemeenten zitting hebben. 2. De portefeuillehouder kan zich laten vertegenwoordigen door een ambtenaar van de desbetreffende gemeente. 3. De gemeentearchivaris van de centrumgemeente is secretaris van de begeleidingscommissie en kan deze tevens adviseren. 4. De begeleidingscommissie adviseert het college van burgemeester en wethouders van de centrumgemeente gevraagd en ongevraagd met betrekking tot de uit deze regeling voortvloeiende taken. Van deze adviezen kan slechts gemotiveerd worden afgeweken. 5. De begeleidingscommissie regelt zijn eigen werkzaamheden en vergadert tenminste tweemaal per kalenderjaar, waarbij in ieder geval eenmaal per jaar aan de gemeenten verslag wordt gedaan van de werkzaamheden van de commissie. Artikel 6

Aanwijzing archiefbewaarplaats

1. Op grond van artikel 31 van de Wet worden als archiefbewaarplaats van het Archief Gooi en Vechtstreek aangewezen de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente Gooise Meren en de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente Hilversum. 2. De gemeente Gooise Meren stelt een haar in eigendom toebehorend perceel gedeeltelijk beschikbaar als archiefbewaarplaats. Dit is bij het aangaan van onderhavige regeling het gebouw gelegen aan de Cattenhagestraat te Naarden, kadastraal bekend Gooise Meren, sectie G, nummer 47, waarvan een gedeelte beschikbaar is als archiefbewaarplaats. 3. De gemeente Hilversum stelt het haar in eigendom toebehorende perceel aan de Oude Enghweg 23 (Stadskantoor) gedeeltelijk beschikbaar als archiefbewaarplaats. 4. De aan de gemeenten in eigendom toebehorende archiefbescheiden blijven ook na hun overbrenging naar een van de gemeenschappelijke archiefbewaarplaatsen eigendom van deze gemeenten. 5. Het voorgaande lid is eveneens van toepassing op bescheiden gemeenten in bruikleen hebben verkregen van derden. Artikel 7

Gemeentearchivaris

1. Tot gemeentearchivaris in de zin van artikel 32 van de Wet is aangewezen de gemeentearchivaris van Hilversum. 2. De gemeentearchivaris van de centrumgemeente voert de beheer- en toezichttaken in de zin van de Wet ten aanzien van de archiefbescheiden uit voor de deelnemende gemeenten. 3. De gemeentearchivaris stelt voor de werkzaamheden als bedoeld in artikel 2 jaarlijks voor 1 november ten behoeve van het daarop volgend jaar een werkplan op en stelt jaarlijks voor 1 april met betrekking tot het daaraan voorafgaande jaar een jaarverslag op. Artikel 8

Kosten dienstverlening door centrumgemeente

1. De verdeling van de in dit artikel bedoelde kosten geschiedt naar rato van het aantal inwoners van de gemeenten. De centrumgemeente zendt een kostenoverzicht en een eindafrekening voor de in deze regeling bedoelde werkzaamheden aan de deelnemers. 2. De centrumgemeente stelt jaarlijks de begroting voor het Archief Gooi en Vecht-streek vast na afstemming met de begeleidingscommissie. Op basis van de vastgestelde begroting (inclusief jaarlijkse verhoging met de Consumenten Prijs Index van het Centraal Bureau voor de Statistiek) wordt de bijdrage per gemeente bepaald op basis van inwoneraantal, zoals is vastgesteld op 1 januari van het jaar waarin de begroting wordt vastgesteld. 3. De vergoeding voor het eerste jaar van de regeling is gebaseerd op het bij deze regeling als bijlage 1 behorende kostenoverzicht, dat uitsluitend bij het aangaan van deze regeling ten behoeve van het eerste kalenderjaar daarvan integraal onderdeel uitmaakt. 4. Andere kosten dan die bedoeld in de voorgaande leden kunnen slechts in rekening worden gebracht nadat de deelnemers hierin hebben toegestemd. 5. Een deelnemer voldoet de jaarlijkse vergoeding binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur aan de centrumgemeente. De centrumgemeente spant zich in om voor 1 april over het daaraan voorafgaande kalenderjaar een eindafrekening aan de deelnemers te zenden. Artikel 9

Personeel en huisvesting

De voor de instandhouding van de archiefbewaarplaats benodigde personele formatie en huisvesting daarvan, alsmede de rechtspositionele gevolgen worden beschreven in bijlage 2, welke integraal onderdeel uitmaakt van deze gemeenschappelijke regeling Artikel 10

Toetreding en uittreding

1. Toetreding van andere gemeentelijke bestuursorganen is -gehoord de begeleidings-commissiemogelijk door eensluidende besluiten van de gemeenten. Aan een dergelijke toetreding kunnen voorwaarden worden verbonden. 2. Een deelnemer die wenst uit te treden maakt dit besluit schriftelijk kenbaar aan de gemeenten. 3. Uittreding geschiedt uitsluitend met ingang van een kalenderjaar en is niet mogelijk binnen vijf jaren na toetreding tot deze regeling. Het door de uittredende deelnemer daartoe genomen besluit wordt tenminste anderhalf jaar voorafgaand aan de uittreding aan de gemeenten bekend gemaakt. 4. Burgemeester en wethouders van de centrumgemeente regelen -gehoord de begeleidingscommissie- de financiële gevolgen van de uittreding voor de betrokken deelnemer alsmede de daaruit voortvloeiende financiële gevolgen voor de gemeenten. Artikel 11

Duur, wijziging, evaluatie en opheffing van de regeling

1. De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking op de eerste dag van het kalenderjaar volgend op de bekendmaking daarvan in het gemeenteblad ingevolge artikel 26 Wgr. 2. Eenmaal per jaar vindt in het eerste kwartaal - voor de eerste maal in 2025- een evaluatie plaats van deze regeling. De centrumgemeente neemt hiertoe het initiatief. 3. De regeling kan worden gewijzigd of opgeheven op voorstel van elk der gemeenten. Het besluit tot wijziging of opheffing behoeft de meerderheid van de stemmen der gemeenten, waarbij iedere gemeente 1 stem heeft. 4. Ingeval van opheffing van de regeling stellen burgemeester en wethouders van de centrumgemeente -gehoord de begeleidingscommissie- een regeling vast ten aanzien van de financiële en organisatorische gevolgen van de opheffing alsmede de daaruit voortvloeiende verplichtingen voor de gemeenten. Een opheffing van de regeling komt eerst tot stand nadat door alle colleges is ingestemd met en is voldaan aan een daarvoor opgesteld liquidatieplan. Artikel 12

Geschillenregeling

Geschillen over de toepassing in de ruimste zin van deze regeling tussen de gemeenten worden behandeld volgens het bepaalde in artikel 28 Wgr. Artikel 13

Slotbepalingen

1. De centrumgemeente maakt de regeling tijdig voor alle deelnemers bekend door kennisgeving van de inhoud daarvan in het gemeenteblad. 2. De centrumgemeente zendt de regeling en besluiten tot wijziging of opheffing daarvan aan Gedeputeerde Staten van Noord-Holland. 3. De regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek.

Bijlage 1 – Kostenoverzicht

Totaal overzicht streekarchief. Soort kosten

Lasten 2021

Lasten 2024

verschil 2024 t.o.v. 2021

A. Personeelskosten B. Directe kosten C. E-depot Digitalisering

€ € €

665.000 38.000 100.000

€ € € €

870.696 41.760 156.600 52.200

€ € € €

205.696 3.760 56.600 52.200

Huur Cattenhagestraat 8, Naarden/ Stadskantoor Hilversum E. Inrichtingskosten / facilitair F. Afdeling P&O / salarisadministratie G. Afdeling ICT H. Afdeling Financiën

€ € € € €

50.197 36.024 84.643 62.963

€ € € € €

247.000 10.440 41.760 114.840 78.300

€ € € € €

196.803 10.440 5.736 30.197 15.337

TOTAAL

€ 1.036.827

€ 1.613.596

€

576.769

€

€

2,19

Tarief per inwoner Deelnemende organisatie Gooise Meren Huizen Hilversum Wijdemeren Blaricum Laren

Regio G&V

Veiligheidsregio G&V

€ 4,35

6,53

Baten 2021 Inwoners 2021 Baten 2024 Inwoners Basis 2023 verschil 2024 t.o.v. % verdeling 2021 bijdrage € 249.020 57.311 € 394.450 60.366 € 145.430 24,45% € 179.964 41.418 € 269.527 41.248 € 89.563 16,70% € 392.189 90.261 € 610.650 93.453 € 218.461 37,84% € 104.338 24.013 € 161.097 24.654 € 56.759 9,98% € 48.673 11.202 € 81.620 12.491 € 32.947 5,06% € 48.643 11.195 € 76.569 11.718 € 27.926 4,75%

€

€

vast bedrag, jaarlijkse 7.000 indexatie vast bedrag, jaarlijkse 7.000 indexatie

€ 1.036.827

€

Bedrag per strekkende meter + urentoeslag, 11.038 jaarlijkse indexatie

€

4.038

0,68%

€

Bedrag per strekkende meter + urentoeslag, 8.645 jaarlijkse indexatie

€

1.645

0,54%

€

576.769

100,00%

€ 1.613.596

Bijlage 2 - Personeel en huisvesting

Bij de fusie tussen het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen met het Streekarchief Gooi en Vechtstreek per 1 januari 2024 zullen de medewerkers van Gooise Meren die - in directe zin werkzaamheden verrichten voor het Gemeentearchief Gooise Meren in dienst komen bij de gemeente Hilversum. Samen met de archiefmedewerkers van Hilversum werken zij dan voor het nieuwe Archief Gooi en Vechtstreek.

In deze bijlage wordt ingegaan op de arbeidsvoorwaardelijke aspecten bij de fusie.

Juridische constructie fusie De medewerkers van beide organisaties zijn werkzaam op een arbeidsovereenkomst. Het privaatrecht, te weten het Burgerlijk Wetboek is hoofdzakelijk van toepassing. Bij outsourcing, fusie of overname is de Wet Overgang van onderneming (art. 7:662 e.v. BW) van toepassing. Het doel van deze wet is het beschermen van de positie van de medewerker als de onderneming of delen daarvan, waarin zij werkzaam zijn, wordt overgedragen aan een andere ondernemer. Voorwaarde voor de toepassing van de wet bij de overdracht van het onderdeel is dat er sprake is van overgang van een duurzame economische activiteit. Relevante factoren hierbij zijn onder meer: -

De aard van de betrokken activiteit Of materiële activa worden overgedragen De waarde van de immateriële activa op het moment van overdracht Of vrijwel al het personeel door de nieuwe ondernemer in dienst wordt genomen In welke mate vóór en ná de overdracht de verrichte activiteiten met elkaar overeenkomen.

Bij de fusie tussen beide archieven zullen de taken met de bijbehorende werkzaamheden behouden blijven. Concreet betekent het dat vóór de fusie als ná de fusie de aard van de archiefdienst in stand blijft, de activiteiten gecontinueerd blijven en dat de werkzaamheden vóór als ná de fusie met elkaar, onverlet de verdere professionalisering en doorontwikkeling, met elkaar overeenkomen. Met andere woorden, er is een continuering van de activiteiten en beide archiefdiensten werken al met dezelfde systemen en in aanloop naar de fusie zal de integratie verder vorm krijgen. Met het samengaan van de archiefdiensten wordt er vanuit één organisatie samen gewerkt vanuit een gezamenlijke visie, vormgeving, professionalisering en doorontwikkeling van de archieftaken.

Met de fusie gaan op grond van de Wet overgang van onderneming (WOO) alle medewerkers die direct verbonden zijn aan de archiefdienst van Gooise Meren met behoud van functie en werkzaamheden over naar de nieuwe werkgever, de gemeente Hilversum. Met andere woorden: mens volgt werk.

Met toepassing van de Wet overgang van onderneming zullen ook de bestaande rechten en plichten op het gebied van arbeidsvoorwaarden in principe mee gaan naar de gemeente Hilversum

Formatie 10,53 FTE wordt de normformatie. De werkelijke formatie/bezetting op dit moment 7,31 FTE. Dit betekent formatieruimte van 2,78 FTE. Vacatureruimte voor medewerker cultuur/educatie, medewerker e-depot en medewerker digitalisering/advisering. Dit is een combinatie van noodzakelijke uitbreiding taken en werkzaamheden van het nieuwe archief.

Arbeidsvoorwaardelijke aspecten In deze paragraaf gaan we in op de arbeidsvoorwaarden en de rechtspositie van de archiefmedewerkers van Gooise Meren op het moment van de fusiedatum, te weten 1 januari 2024. De medewerkers die direct werkzaamheden verrichten voor het archief komen dus in dienst van de gemeente Hilversum. De cao gemeenten is op alle gemeenten van toepassing en in deze cao zijn veel arbeidsvoorwaarden centraal geregeld.

Arbeidsovereenkomst De medewerkers krijgen per 1 januari 2024 een nieuwe arbeidsovereenkomst als zij in dienst komen bij de gemeente Hilversum. Is het een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, dan blijft dit zo.

Pensioen De verplichte aansluiting bij het ABP en de premieverdeling zoals ingeregeld voor gemeenten blijft in stand.

Anciënniteit Omdat de wet overgang van onderneming geldt, zal de opgebouwde anciënniteit behouden blijven.

Salaris en HR 21 functie Medewerkers behouden hun functie met bijbehorende salarisschaal (incl. bijbehorende schaalstappen) en periodiekdatum conform de cao.

Tegemoetkoming woon-werkregeling De regeling bij reizen met OV is hetzelfde en blijft 100% vergoeding. De regeling van Gooise Meren is voor de onderstaande aspecten beter. Het streven is dat de medewerkers van Gooise Meren de

woon-werkvergoeding behorende bij de voor hen geldende woon-werkreisafstand, die zij op 31 december 2023 hebben, behouden.

Standplaats Gekozen is om de studiezalen aan de Cattenhagestraat in Naarden en aan de Oude Enghweg in Hilversum in stand te houden en dit zullen de werklocaties blijven voor de archiefwerkzaamheden. Deze locaties zijn nu de standplaats van de medewerkers van Gooise Meren en van Hilversum. Zij werken geheel of deels op deze locaties, al dan niet gecombineerd met hybride werken. Ook komt het voor dat medewerkers (die in aanloop van de fusie in dienst zijn getreden en werken voor beide locaties) 2 standplaatsen hebben als ze structureel per week op beide locaties werkzaam zijn.

Bijlage 3 - Perspectief gebruikers (historische kringen etc)

Cultuurtaken worden een steeds waardevoller aanvullend specialisme. Naast de rol die archiefinstellingen vervullen in het beheren van analoge archieven en de overbrenging van informatie naar en het beheer van de e-depotvoorziening, komt het accent meer en meer te liggen op de cultureel-educatieve taken. Daarbij is lokale binding, al dan niet georganiseerd in samenwerking met musea of bibliotheken, een belangrijke bouwsteen voor de lokale en regionale identiteit. De burger vraagt om transparantie en toegankelijkheid in een tijd waarin de afstand burger-overheid groter is geworden.

Archiefdiensten hebben derhalve een belangrijke rol in het stimuleren van onderzoek en educatie over de lokale en regionale geschiedenis. Door het ondersteunen en faciliteren van activiteiten van historische kringen en erfgoedinstellingen, samen te werken met scholen, musea, bibliotheken en het online beschikbaar stellen van informatie kan aan deze taak invulling worden gegeven.

Het Archief Gooi en Vechtstreek geeft dus betekenis aan de regionale en lokale geschiedenis en creëert daarmee een historische identiteit voor de inwoners en zoekt hierbij intensief de samenwerking op van partijen als: Erfgoedhuis, Tussen Vecht en Eem, Historische Kring Albertus Perk, Historische Kring Bussum, Stichting Stad en Lande van Gooiland, bibliotheken, basisscholen en scholen voor voorgezet onderwijs in de regio.

In de gesprekken die projectleider Benno van Tilburg gevoerd heeft met bovenstaande erfgoedinstellingen kwam naar voren dat zij bijzonder ingenomen waren met feit dat de fusie er nu aan zit te komen en dat we daadwerkelijk te maken krijgen met één ARCHIEF en dat er een aparte medewerker cultuur- educatietaken aangesteld zou gaan worden waarmee ze kunnen schakelen en ruimte kunnen geven in hun magazines voor nieuws uit het Archief en meer en meer gezamenlijk optrekken in de regio.