Antwoorden Technische vragen gecombineerde commissie BM MSZ d.d. 15 september

Technische vragen - Gecomb. commissie BM en MSZ d.d. 9 september 2021 Nm

Onderwerp

Vraag

Fractie

wie

18

Organisatie onderzoek Necker van Naem

Een van de onderzoekers is lid van de gemeenteraad van Hilversum. Zonder iets af te willen doen aan de kwaliteiten van de onderzoeker, hebben wij de volgende Het was ons niet bekend dat één van de onderzoekers lid is van de gemeenteraad van Hilversum. Wel vragen: Was dit vooraf bekend bij het College? Zo niet, bent u met ons van mening dat hij gemeenteraadslid is, maar niet dat dit in Hilversum is. dat dit gemeld had moeten worden door Necker Van Naem. Zo ja, is dit vooraf besproken in het College?

Antwoord

VVD

wietske

19

Organisatie onderzoek Necker van Naem

Onder Ad 1 is aangegeven welke interventies in gang worden gezet. Kunt De hoevraag zal worden beantwoord in het verbeterplan. Daar is nadere uitwerking voor nodig. u aangeven hoe u de bedrijfsvoering in evenwicht wil brengen met de domeinen?

VVD

wietske

wietske

20

Organisatie onderzoek Necker van Naem

Kunt u aangeven hoe u de integrale afstemming en advisering denkt te gaan doorontwikkelen?

Het college zet in op het oprichten van een kwaliteitssysteem waarbij de werkprocessen worden opgesteld, de eisen en toetsingscriteria voor college- en raadsvoorstellen worden opgesteld en er een sluitend toetsingssysteem wordt ingericht. Het is onontbeerlijk dat medewerkers tegelijk worden getraind en begeleid in deze fase. Na de implementatie van het kwaliteitssysteem zal het systeem, en de VVD monitoring daarvan, vast worden ingebed in de organisatie. Tegelijkertijd is de doorstart gemaakt van de implementatie van onze waarden en principes, waar bij de trainers extra inzetten op competenties die nodig zijn om de samenwerking binnen de organisatie te versterken. Verder helpt het ook wanneer medewerkers elkaar weer meer fysiek kunnen ontmoeten om zaken af te stemmen.

21

Organisatie onderzoek Necker van Naem

Begrijpen wij goed dat doordat het DT op dit moment "gaten aan het dichtlopen" is, er externe adviseurs moeten worden aangetrokken om het DT te ondersteunen bij het opstellen van het verbeterplan + het implementatiemodel

Dat klopt. Het DT stelt het verbeterplan of en laat zich daarbij ondersteunen door een verandermanager. Door de hoeveelheid aan zieken en vacatures zijn DT leden genoodzaakt dossiers zelf op te pakken zoals bij de Porseleinhaven, maar ook de ontvlechting van RMN ligt op directieniveau. VVD Daarnaast is de begroting punt van directieaandacht vanwege de grote hoeveelheid externen in het team. Tevens vragen een aantal nieuwe teammanagers nog de nodige inwerktijd en coaching.

wietske

22

Organisatie onderzoek Necker van Naem

Aanstellen concern controller. Hiervoor vraagt u de raad structueel € 65.800 ter beschikking te stellen. Is dit een part-time of een fulltime functie? Denkt u dat u voor dit budget een concern controller kunt aantrekken die de control functie kan inrichten en ook de implementatie kan verzorgen?

Het betreft een parttime functie.

VVD

wietske

23

Organisatie onderzoek Necker van Naem

Het college vraagt een krediet van € 75.000 voor het opstellen van het verbeterplan en naar wij aannemen ook het implementatieplan. Kunt u ons inzicht geven in de Het DT stelt het verbeterplan op en laat zich hierbij ondersteunen door een verandermanager (1 mankracht die u hiervoor denkt aan te trekken en in welke mate het DT hierbij persoon). Daarvoor is het gevraagde budget bedoeld. betrokken is?

VVD

wietske

24

Organisatie onderzoek Necker van Naem

Kwaliteitssysteem: Hoe gaat u het krediet van € 55.000 besteden? Op welke termijn denkt u het kwaliteitsysteem te kunnen implementeren?

Zie ook antwoord op vraag 20. Het betreft een gecombineerde aanpak. Het college verwacht een half jaar nodig te hebben.

VVD

wietske

25

Organisatie onderzoek Necker van Naem

Wordt er in de organisatie nog "tijd geschreven"? Zo niet waarom niet, zo ja is dat het geval bij alle teams en zo niet, waarom niet

Er wordt tijd geschreven als dat van belang is voor de financiering. Vooral bij projecten gebeurt dit standaard.

VVD

wietske

26

Organisatie onderzoek Necker van Naem

Hoeveel vacatures voor de functie van Team Manager zijn er op dit moment?

Er zijn op dit moment 12 teammanagers voor 13 teams. De teams Burgerzaken/KCC en Informatie, techniiek en procesmanagment worden structureel aangestuurd door 1 teammanager. De teams projecten en financien worden aangestuurd door interim teammanagers. Deze twee teams hebben een VVD vacature. Eén teammanager is langdurig ziek. Dit team wordt waargenomen door twee andere teammanagers en de domeindirecteur.

wietske

Op blz 6 wordt gesproken over geconstateerde teleurstellingen wegens het terugtrekken uit ambtelijke samenwerkingen met omliggende gemeenten. Kunt u dat wat meer concretiseren? Hoe uitte zich dat bijvoorbeeld? Had het invloed op het enorme personeelsverloop?

Tot 2013 werkte de gemeente nauw samen met de regio G&V. Van 2013 tot 2016 richtte de samenwerking zich op Stichtse Vecht en Weesp. De BSWW is opgericht en ontvlochten. Per 2016 richt de samenwerking zich op de regio G&V. Er is een verkenning uitgevoerd in de regio om bedrijfsvoeringtaken samen te doen hetgeen heeft geleid tot de gastheerschappen salarisadministratie, De Lokale Partij financieel beheer en belastingen met Hilversum. Dit heeft niet direct geleid tot groot personeelsverloop. Er zijn wel medewerkers om die reden vertrokken maar het lukt tot op heden ook om nieuw personeel te werven. Vooral voor de bedrijfsvoering (IT/HR/financien en communicatie) zijn het inrichten van een nieuwe samenwerking en het ontvlechten daarvan intensieve trajecten.

wietske

27

Organisatie onderzoek NvN

28

Organisatie onderzoek NvN

Is vanuit de ambtelijke oraganisatie ooit aangedrongen bij het college op duidelijkheid over welke kant het op moet met de gemeente? Zo ja, hoe vaak en wat gebeurde daar dan mee?

De constatering dat er geen duidelijkheid is over welke kant het op moet met de gemeente is een constatering van de onderzoekers naar aanleiding van de gesprekken die zijn gevoerd en de documenten die in het onderzoek zijn betrokken.

De Lokale Partij

wietske

29

Organisatie onderzoek NvN

De precaire financiele situatie van de gemeente komt slechts summier aan het licht in dit rapport. Deze wordt daarentegen wel als zorgpunt opgevoerd. Oorzaken De financien waren geen expliciet onderdeel van de onderzoeksopzet van het onderzoek naar het worden niet gezocht, laat staan benoemd. Wat is de reden dat het aspect van functioneren van de organisatie en komen daardoor zijdelings aan bod. massaal geld uitgeven/bestemmen in 2017/2018 gelet op een lonkende fusie geheel ontbreekt in dit rapport?

De Lokale Partij

wietske

30

Organisatie onderzoek NvN

In het rapport worden minder baten van toeristenbelasting en van betaald parkeren genoemd. Betaald parkeren kennen we niet eens in Wijdemeren. De toerisme sector in eigen land floreerde juist enorm, zeker de recreatie. Vanwaar deze constateringen?

Het betreft een constatering van de onderzoekers.

De Lokale Partij

wietske

Organisatie onderzoek NvN

Wat kwam er uit het begin 2019 gestarte traject om op basis van de opgaven die aan de gemeente gesteld werden, na te gaan of de formatie voldeed en of er aanpassingen nodig waren? Hoe en op welke wijze is dat traject afgerond. Graag ontvangen wij de rapportages en de collegevoorstellen in dit kader.

Begin 2019 is er gestart met een doorontwikkelplan fysiek domein hetgeen op 6 mei 2019 door het college een besluit over is genomen en waarover uw raad in een brief d.d. 7 mei 2019 over is geinformeerd. Deze doorontwikkeling is uitgevoerd en afgerond in 2020 (zie CV en RIB). Voor het sociaal domein & dienstverlening is eind 2019, begin 2020 een soortgelijk ontwikkelplan opgesteld, waarvan mede door de komst van Corona delen zijn uitgevoerd. Zo is de kwaliteitscontrole binnen het sociaal domein versterkt en heeft er een functionele verschuiving plaatsgevonden binnen het SD De Lokale Partij uitvoeringsteam en het Wijkteam om meer efficiency te halen in de uitvoering van de jeugdzorg. HR heeft een flinke digitaliseringsopdracht uitgevoerd en is overgestapt op EHRM. Over de investeringen en ontwikkelingen op het gebied van informatisering bent u als raad verschillende keren geinformeerd. Er staat een grote investering op de rol om de komende anderhalf jaar alle diensten onder te brengen in de cloud.

wietske

32

Organisatie onderzoek NvN

Graag ontvangen wij de vindplaats van de informatie aan de raad waar concreet te lezen is dat in het voorgestelde begrotingsscenario 2021-2024 een bezuiniging op inhuur heeft plaatsgevonden van ongeveer 850.000 of wellicht zelfs 2 miljoen. Tevens willen wij weten of deze bezuiniging structureel verwerkt is in de meerjarenbegrotiing en zo ja voor welke bedragen. Ook graag het wel begrote budget voor inhuur in meerjarenperspectief vermelden.

Het rapport spreekt op pagina 17 over externe inhuur. Daarstaat vermeld als bevinding van de onderzoekers dat het inhuurbudget was teruggebracht van € 915.000 naar € 75.000. Waar de onderzoeker € 915.000 vandaan heeft dat is niet bekend. Op dit moment bedraagt het budget voor externe inhuur € 75.000. Dat was in voorgaande jaren € 125.000. Gemiddeld huurt de gemeente voor De Lokale Partij 19% van de loonsom extern in, waarvan ongeveer 9% alternatief gedekt is. De meeste gemeenten begroten 10% voor externe inhuur ten behoeve van ziekte, piekbelasting en expertise. De gemeente Wijdemeren heeft dat tot op heden niet gedaan en het advies van NvN is om dit wel in de begroting op te nemen.

vervolgvraag: waar is de 915K op gebaseerd? Deze informatie is per mail aan de onderzoekers gestuurd vanuit de team P&O: Cijfers externe inhuur 2017 – 2020: het inhuurbudget voor 2019 was € 1.082.587 en het inhuurbudget voor 2020 was € 915.587. Cijfers externe inhuur 2021 – tot nu toe: het inhuurbudget voor 2021 was door de raad teruggebracht van € wietske 915.587 naar € 75.000,- (bezuiniging). Dit budget was echter eind maart 2021 al op. Onze prognose voor 2021 is dat we alleen al voor inhuur bij de bedrijfsvoeringteams € 970.000,- nodig zullen hebben. Totale inhuur zal hoger zijn, maar inhuur bij het Fysieke Domein kan veelal uit projectbudgetten betaald worden en inhuur bij het Sociale Domein uit de Reserve Sociaal Domein.

33

Organisatie onderzoek NvN

Wat benoemen medewerkers als oorzaak voor het grote personeelsverloop?

Werkdruk is de belangrijkste factor voor het personeelsverloop.

De Lokale Partij

wietske

34

Organisatie onderzoek NvN

Vanuit de organisatie worden regelmatig voorstellen gedaan om capaciteit te Necker van Naem constateert dat wanneer het gaat om capaciteitsversterking in verband met het krijgen voor ontwikkelingen zo volgt ui de gesprekken, lees ik letterlijk. Wat werd in versterken van de bedrijfsvoering er een zekere schroom is om geld te vragen, zowel door de die gesprekken gezegd over de honorering daarvan en beantwoording van die organisatie als door het college richting raad. hulpvragen?

De Lokale Partij

wietske

35

Organisatie onderzoek NvN

Op welk nivo in de organisatie werd met name niet toegespitst/toegezien op eerst afmaken waaraan begonnen was alvorens nieuwe projecten op te pakken en te starten?

Als voorbeeld wordt genoemd het implementeren van de waarden en principes in de organisatie. Deze implementatie is op de lange baan geschoven omdat de organisatie thuis kwam te werken in verband met Corona. Inmiddels is er een doorstart gemaakt van dit project. Verder is dit een bevinding van de onderzoekers naar aanleiding van een gesprek. Voorbeelden worden niet genoemd.

De Lokale Partij

wietske het niet alleen iets van de organisatie, maar ook van politiek en bestuur. Zie bijvoorbeeld het traject met Rijnconsult: de

Enige reflectie op ingezette acties naar aanleiding van ongelukkig (af)gelopen projecten ontbreekt volledig in het hoofdstuk Checks en Balances. Wat is daar de oorzaak van?

Dit betreft een vraag voor de onderzoeker.

De Lokale Partij

31

36

Organisatie onderzoek NvN

De toelichting nav de verslechterende economische omstandigheden (pagina 7) is een algemene toelichting, wat blijkt uit het feit dat hier geschreven is "zo halen gemeenten...".

Het 'wel starten, niet afmaken' is in de hele organisatie terug te vinden en niet toe te spitsen op een niveau. Overigens is vraag wat voor gemeente Wijdemeren wil zijn wordt wel gedeeld met de raad, maar een besluit wordt niet genomen.

In het hoofdstuk Checks & balances wordt o.a. beschreven wat de interne controlemechanismen zijn en hoe deze

wietske functioneren. We constateren daarbij dat verbetering van de controlorganisatie noodzakelijk is. Ingezette acties naar aanleiding van eerdere projecten zijn onderdeel geweest van de feitelijke situatie die we hebben beschreven.

37

Organisatie onderzoek NvN

Verwijzing en opvolging van beheersmaatregelen zoals november 2018 ingevoerd na enkele debacles worden ook niet genoemd, laat staan dat ergens in het rapport Het rapport gaat inderdaad niet in op de verbeteringen die al zijn doorgevoerd zoals o.a. ten aanzien uit blijkt dat daar lering uitgetrokken is. Integendeel lijkt het wel. Is dit aspect niet van het grondbeleid (rapport van Metafoor) en beheersing van de projecten. Dit is een vraag voor de aan de orde geweest binnen de scope van het onderzoek? Het betreft immers wel onderzoeker. het tijdsbestek en verschillende deelvragen van het onderzoek.

38

Organisatie-onderzoek Necker van Naem

Raadsvoorstel, blz.3, ad.3 onderaan: “Het voorstel voor capaciteit wordt meegenomen in het verbeterplan dat uiterlijk in het eerste kwartaal wordt opgeleverd”. Klopt dat wel, want op blz.2, ad.1 onder d. staat: “eind van het jaar gereed” en “uiterlijk in de raad van februari 2022” ?

Het verbeterplan is eind van het jaar gereed, zodat het besproken kan worden uiterlijk in uw raad van februari 2022. Technisch gezien wordt het rapport dan in het eerste kwartaal aan uw raad opgeleverd.

De Lokale Partij

Het onderzoek heeft zich gericht op de organisatieontwikkeling in de brede zin, om een beeld te krijgen waar de organisatie nu staat en hoe deze functioneert. Het rapport Metafoor was gericht op de kostendekkendheid van de leges en de verwerking daarvan. Deze specifieke materie is was geen zelfstandig onderdeel van het breder georienteerde wietske organisatieonderzoek. De doorwerking van maatregelen die als gevolg van het rapport van Metafoor zijn genomen en effect hebben gehad op de organisatieontwikkeling, zijn in de interviews aan de orde gekomen en verwerkt in het rapport.

DorpsBelangen

wietske

39

rapport Necker van Naem

Was het college ervan op de hoogte dat de opsteller van het rapport gemeenteraadslid (CDA) is in Hilversum? Is dit van te voren besproken in het college?

Het was ons niet bekend dat één van de onderzoekers lid is van de gemeenteraad van Hilversum. Wel dat hij gemeenteraadslid is, maar niet dat dit in Hilversum is.

D66

wietske

40

rapport Necker van Naem

In hoeverre kan dit raadslidmaatschap de inhoud en de redactie van het rapport hebben beïvloed?

Politieke vraag

D66

wietske

41

rapport Necker van Naem

Het verbeterplan zal worden gepresenteerd uiterlijk februari 2022. Onder punt 3 staat Uiterlijk 1ste kwartaal ( voor 31 maart) Wanneer kan de raad worden geïnformeerd over de inhoud van het verbeterplan? Liefst voorafgaand aan het raadsvoorstel.

Het verbeterplan is eind van het jaar gereed, zodat het besproken kan worden uiterlijk in uw raad van februari 2022. Technisch gezien wordt het rapport dan in het eerste kwartaal aan uw raad opgeleverd.

D66

wietske