Ambitiedocument gemeente Wijdemeren versie 0.9
Tekst van het document
Spotify web
AMBITIEDOCUMENT
TOEKOMSTIGE HUISVESTING AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 1
Inhoudsopgave 1. 2.
Ruimtelijke inpassing .................................................................. 19 Architectonisch ......................................................................... 19
Lijst van figuren.......................................................................... 3
Sfeer en karakter ....................................................................... 20
Inleiding ................................................................................ 4
Flexibel en toekomstbestendig ....................................................... 20
Leeswijzer ................................................................................ 4
Hybride werkvorm ...................................................................... 20
Vertrekpunt ........................................................................... 6
Financieel ............................................................................... 20
Wij zijn de gemeente Wijdemeren .................................................... 6
Proces .................................................................................... 21
Waarom: de missie en visie van gemeente Wijdemeren ........................... 8 Concernplan 2021 ........................................................................ 8 Het hoe .................................................................................... 8 3.
Ambitie op huisvesting ............................................................... 9 De huisvesting is er voor de inwoners ................................................. 9 De huisvesting biedt meerwaarde ..................................................... 9 De huisvesting is duurzaam ............................................................10 De huisvesting is flexibel en toekomstgericht ......................................10
Katern: Duurzaamheid .....................................................................11 Wat is duurzaamheid? ..................................................................11 Duurzaamheid bij de gemeente Wijdemeren .......................................12 CO2-reductie & energietransitie ..................................................12 Groen, water, klimaatadaptatie ...................................................13 Grondstoffen & circulariteit .......................................................13 Mobiliteit .............................................................................13 4.
Huisvestingsconcept .................................................................15 Organisatie...............................................................................15 Dienstverlening ..........................................................................16 Huisvesting ...............................................................................17 Hybride werken .........................................................................18
5.
Kaders en randvoorwaarden .......................................................19
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 2
Lijst van figuren figuur 1 succes bepalende factoren ...................................................... 6 figuur 2 ontwikkeling aantal inwoners per jaar ......................................... 6 figuur 3 organisatiestructuur gemeente Wijdemeren .................................. 7 figuur 4 gemeente Wijdemeren ........................................................... 7 figuur 5 missie visie, concernplan 2021 .................................................. 8 figuur 6 opgave van huisvesting in drie stappen ........................................ 8 figuur 7 Trias Energetica ..................................................................11 figuur 8 waarden en principes gemeente Wijdemeren ...............................15 figuur 9 WIJdemeren waarden ...........................................................16 figuur 10 schematische weergave huisvestingsconcept ...............................19
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 3
1. Inleiding Voor u ligt het ambitiedocument voor de verkenning van de toekomstige huisvesting van de gemeente Wijdemeren. In dit document presenteren we de richting en het streven van de gemeente Wijdemeren voor de inzet van de huisvesting en het vastgoed voor de gemeentelijke organisatie. Dit document legt de basis voor de huisvesting zoals de gemeente Wijdemeren dat wil ontwikkelen en is een belangrijke bouwsteen om een scenariokeuze te maken. Het concernplan 2021 vormt het vertrek voor de ambitie op de huisvesting. De verkenning is gebaseerd op een heldere visie op de toekomst en onze missie: ‘Iedereen doet mee!’ Wij werken proactief en transparant samen met onze inwoners, bedrijven en partners. Waarbij wij met onze dienstverlening de inwoners centraal zetten. We bieden een toekomstgerichte werkomgeving en zijn professioneel, modern en digitaal.
Leeswijzer Dit ambitiedocument start met een beschrijving van de organisatie. We beschrijven de gemeente, de organisatie en het werkgebied van de gemeente. De basis is de missie en visie van de organisatie. We kunnen de ambitie op huisvesting onderverdelen naar vier inhoudelijke pijlers: 1. 2. 3. 4.
Is er voor de inwoners; Is van meerwaarde; Is duurzaam; Is flexibel en toekomstgericht.
In hoofdstuk 3 gaan we in op de ambities. In het daaropvolgende hoofdstuk beschrijven we een verdere verdieping.
Vanuit het perspectief op huisvesting doen we dat vooral door vast te stellen hoe huisvesting ons werkproces het beste kan ondersteunen. Hoe huisvesting eraan bijdraagt dat bewoners maximaal ondersteund worden, medewerkers goed kunnen werken, en natuurlijk ook om onze partners optimaal te faciliteren in de uitvoering van hun werk. Het is daarmee ook het wenkend perspectief op huisvesting.
Onze werkzaamheden hebben uiteindelijk maar één doel: ervoor zorgen dat onze inwoners, bedrijven en instellingen de bestuurlijke en maatschappelijke ambitie kunnen realiseren ten aanzien van wonen, werken, recreëren en samenleven. Versienr.
Versiedatum
omschrijving
aanpassingen
0.5
29 januari 2021
Advies Stuurgroep
Nav stuurgroep
0.55
01 februari 2021
Advies DT, 1ste bespreking
Nav DT, stuurgroep
0.6
03 februari 2021
Advies Duurzaamheid
Inhoudelijke aanpas.
0.7
11 februari 2021
Advies werkgroep werkplekconcept
Nav werkgroep
0.8
18 februari 2021
College van B&W
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 4
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 5
2. Vertrekpunt Het concernplan 2021 vormt het vertrekpunt voor dit plan. In dit hoofdstuk beschrijven we de organisatie van de gemeente Wijdemeren.
Wij zijn de gemeente Wijdemeren De gemeente Wijdemeren is een krachtenbundeling, vanaf 2002, van de gemeenten Loosdrecht (die tot dat moment in de provincie Utrecht lag), 'sGraveland en Nederhorst den Berg. De gemeente Wijdemeren bestaat uit de dorpskernen: Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Oud- en NieuwLoosdrecht en Nederhorst den Berg. Wij zijn de dienstverlenende organisatie van de Gemeente Wijdemeren. Samen met het bestuur helpen wij de bestuurlijke en maatschappelijke ambitie ten aanzien van de wonen, werken, recreëren en samenleven voor inwoners, bedrijven en instellingen te realiseren. Wij stimuleren daarbij de kracht in de samenleving en in onze organisatie en vormen een vangnet voor inwoners die hier niet over beschikken, iedereen doet mee!
figuur 2 ontwikkeling aantal inwoners per jaar
De inwoners van de gemeente Wijdemeren zijn in de periode 2002-2020 met 4% gegroeid met 23.331 inwoners in 2002 naar 24.360 inwoners in 2020. Bij de gemeente zijn circa 160 medewerkers werkzaam, exclusief externen.
figuur 1 succes bepalende factoren
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 6
figuur 4 gemeente Wijdemeren
figuur 3 organisatiestructuur gemeente Wijdemeren
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 7
Waarom: de missie en visie van gemeente Wijdemeren
Het hoe
De visie en missie van de gemeente Wijdemeren vormen de basis voor de ambities. Onze missie drukt uit waar wij voor staan. Onze visie drukt uit hoe we daarvoor gaan.
Om de ambitie succesvol te kunnen uitvoeren, staat de gemeente Wijdemeren voor een interne opgaven. Die opgave kent drie stappen:
figuur 6 opgave van huisvesting in drie stappen
figuur 5 missie visie, concernplan 2021
In stap 1 ‘blik op de toekomst’ komt het vooral neer op het vooruitkijken en het met elkaar vaststellen van ambitie, uitgangspunten en kaders. In stap 2 brengen we deze ambities in relatie tot de mogelijke ontwikkelingen. Vanuit die basis wordt het mogelijk om uitvoering te geven aan de derde stap: de realisatie van een toekomstige werkomgeving.
Concernplan 2021 De gemeente Wijdemeren ambieert een gezonde, gastvrije, aansprekend en duurzame omgeving voor alle inwoners, medewerkers en samenwerkingspartners. De gemeente Wijdemeren heeft een verantwoordelijkheid om te voorzien in een werkomgeving voor al haar medewerkers. De noodzaak om het gemeentelijke huisvesting te actualiseren is groot. De huidige huisvesting is toe aan modernisering en voorziet onvoldoende in de toekomstige manier van dienstverlening en werken zoals de organisatie dat wenst. Ook de eisen ten aanzien van duurzaamheid worden strenger en de behoefte om een moderne en digitale werkomgeving te creëren valt samen met het verhogen van het energielabel naar energielabel A in 2030. Dat is ook voor deze ambitie een belangrijk kader.
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 8
3. Ambitie op huisvesting De ambitie van de gemeente Wijdemeren op de huisvesting vloeit voort uit ons concernplan, zoals beschreven in hoofdstuk 2. Uiteraard is het aantal medewerkers belangrijk voor onze ambitie. Maar het gaat niet alleen om hoeveel ruimte we nodig hebben. Waar die ruimten zich bevinden en hoe ze ruimte bieden voor ontmoeten en werken is minstens zo belangrijk. Deze inhoudelijke pijlers noemen we onze ambitie op de huisvesting. De huisvesting van de gemeente Wijdemeren: 1. 2. 3. 4.
Is er voor de inwoners; Is van meerwaarde; Is duurzaam; Is flexibel en toekomstgericht.
We willen het effect van het hanteren van deze principes blijvend monitoren om zo de huisvesting voortdurend te herijken en waar nodig bij te stellen. Op basis van dit ambitiedocument geven we deze ontwikkeling verder vorm.
De huisvesting is er voor de inwoners De kern van ons werk is ervoor zorgen dat onze inwoners de best mogelijke dienstverlening krijgen. Het uitgangspunt is: waar mogelijk zaken digitaal afhandelen en waar dat niet kan, persoonlijk contact. Goede ICT is nodig om de stap te kunnen maken naar goede online dienstverlening. De huisvesting moet daar optimaal aan bijdragen. Dat betekent dat inwoners, partners, medewerkers en andere gebruikers tevreden zijn met de digitale en persoonlijke dienstverlening en de ondersteuning van het gebouw bij persoonlijk contact. Productiviteit van werken gaat hand in hand met gastvrijheid en welbevinden op de plek waar je verblijft en werkt. De medewerkers van de gemeente Wijdemeren zijn verantwoordelijk voor de dienstverlening aan inwoners en uitvoering van het beleid. Zij moeten een helder beeld hebben van hoe hun werk zich ontwikkelt. De gemeente Wijdemeren ontwikkelt en beheert de huisvesting zo dat dit mogelijk is én blijft. Zo kan de dienstverlening zich ontwikkelen en innoveren en de huisvesting meebewegen. Dit betekent wat voor de medewerkers en de huisvesting: er is een transformatie nodig van een traditionele werkplekomgeving naar een omgeving met een mix van ontmoetings- en werkplekken. De gemeente Wijdemeren operationaliseert dat op basis van comfort, klimaat, representativiteit, gastvrijheid, bereikbaarheid en toegankelijkheid.
Een goed gebouw is voorwaardelijk voor goede dienstverlening. Dat betekent voor ons dat de huisvesting goed moet functioneren en voldoet aan de basiseisen van comfort en klimaat. Waar mogelijk kunnen gebruikers samen de prestatie van het gebouw beïnvloeden door gedrag en installaties. Onze huisvesting is representatief en gastvrij en staat voor moderne, digitale en aantrekkelijke dienstverlening. Dit draagt bij aan het succes van de missie en visie van de gemeente Wijdemeren. We zorgen voor zoveel mogelijk verbinding met de directe omgeving van onze gemeente. Onze huisvesting is voor iedereen bereikbaar. Voor inwoners is het lopend, op de fiets, de brommer en zo mogelijk met het openbaar vervoer bereikbaar. Voor inwoners en andere gebruikers is het ook met de auto bereikbaar. We hebben voldoende voorzieningen voor parkeren en voor het opladen van elektrische auto’s, fietsen en scooters. Ook is ons het bereikbaar en toegankelijk voor mensen met een fysieke beperkingen, van welke aard dan ook. Onze huisvesting bestaat niet alleen uit gesloten werk- en overlegplekken, maar uit veel verschillende ruimten en voorzieningen. We voorzien in al die zaken, die het mogelijk maken hedendaagse dienstverlening te kunnen bieden.
Dat betekent dat ook groepswerkruimten, concentratieplekken voor partners, overlegruimten, bijeenkomstruimten en voorzieningen voor ontmoeten en ontspannen in orde zijn.
De huisvesting biedt meerwaarde Onze huisvesting biedt meerwaarde. Daarmee bedoelen we dat onze huisvesting past in haar omgeving, daarmee interacteert en functioneel is. Maar waarde kan ook uitgedrukt worden in geld. Onze huisvesting wordt uit publieke middelen gefinancierd. Daar gaan we zorgvuldig mee om. Gebiedsgericht en omgevingsbewust Onze huisvesting is altijd ingebed in een omgeving. Een gebiedsgerichte blik maakt omgevingsbewust. Het scherp in de gaten houden of er combinaties van projecten en ontwikkelingen mogelijk zijn met andere activiteiten in de omgeving, maakt dat er kansen ontstaan om meerdere beleidsdoelen aan elkaar te koppelen, of de verbinding te maken met het regionale en lokale/wijk belang. De gemeente Wijdemeren wil zich bewust zijn van de omgeving door in een gebied samen te werken met andere partijen. De gewenste manier van werken nu en in de toekomst is: medewerkers van de gemeente Wijdemeren zijn omgevingsbewust en werken gebiedsgericht.
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 9
Gebiedsgericht: - we zien kansen voor onszelf en voor anderen; - we zoeken de samenwerking op om deze te realiseren; - we staan open voor uitnodigingen van anderen en nieuwe werkwijzen. Omgevingsbewust: - we weten wat voor de omgeving belangrijk is, we kennen onze partners; - we voeren ons primaire proces uit met oog voor de omgeving; - we wegen de impact op onze omgeving mee in onze keuzes. Waardeontwikkeling Onze huisvesting is gefinancierd met publiek geld en daar gaan wij verantwoordelijk mee om. De definitie van waarde kent meerdere perspectieven en kan ook door de politiek bepaald zijn. In overleg met gemeente en omgeving definiëren we de maatschappelijke waarde en wegen deze. Uitgangspunt: eigendom tenzij Om zo veel mogelijk waarde toe te voegen met onze huisvesting, vinden wij het belangrijk dat onze gebouwen in eigendom zijn. Op die manier kan de gemeente zoveel mogelijk invloed uitoefenen op haar huisvesting. Bij sommige scenario’s is dat echter ingewikkeld en kan op basis van een sluitende businesscase afstand gedaan worden van dit uitgangspunt.
De huisvesting is duurzaam De gemeente streeft naar energie neutrale gebouwen. Voor onze bestaande portefeuille ontwikkelen we de richtlijn ’toekomstvisie maatschappelijk vastgoed’. Daarin gaan we er vanuit dat we onze gebouwen op natuurlijke momenten verduurzamen. Dit wordt verder uitgewerkt in Katern duurzaamheid.
De huisvesting is flexibel en toekomstgericht Flexibele en toekomstgerichte huisvesting maakt dat de gemeente Wijdemeren flexibeler kan opereren bij het inzetten van de huisvesting. De gemeentelijke huisvesting is geschikt voor de veranderende manier van werken. Door flexibel te
bouwen zijn deze functiewijzigingen minder ingrijpend, vragen ze minder materiaal en zijn ze op termijn minder kostbaar. Multifunctionaliteit heeft daarnaast een positieve uitwerking op de omgeving. Ook op het niveau van ontmoeten en de werkomgeving willen we flexibel zijn om makkelijk mee te bewegen met een veranderende vraag/behoefte. Een werkplekmix moet eenvoudig te wijzigen zijn, net als het maken van meer of minder overlegplekken, werkplekken of ondersteunende faciliteiten. Om elke plek aanpasbaar te kunnen maken, is het nodig om naar individueel regelbare plekken te gaan, waarbij de gebruiker per plek zijn eigen comfort kan instellen. Als gemeente houden we de trends en ontwikkelingen op het gebied van de werkomgeving in de gaten. Samen met de andere gebruikers zorgen we voor de juiste kaders. De gemeentelijke huisvesting is toekomstgericht en de functies van het gebouw moeten mee kunnen bewegen met nieuwe ontwikkelingen. In het gebouw moet ook andere werkconcepten gerealiseerd kunnen worden, tegen acceptabele ‘ombouwkosten’. Bij de ontwikkeling van de huisvesting stellen we daarom eisen aan de transformeerbaarheid. Slimme gebouwen maken het makkelijker om verschillende doelen te halen. In een slim gebouw is de aanwezige technologie afgestemd op de gebruikers, met als doel om de werkomgeving te verbeteren.
De huisvesting wordt zowel flexibeler als duurzamer en we kunnen beter inspelen op de steeds wisselende vragen van de gebruikers. Slimme technologische oplossingen en producten hebben niet alleen een positief effect op de dienstverlening, maar ook op de prestaties van medewerkers op de werkvloer. De gemeente kan hiermee de prestatie van het gebouw verbeteren, bijvoorbeeld op het gebied van energiebeheersing, klimaat, licht en doelmatig ruimtegebruik. Voor de dienstverlening van de gemeente kan een slim gebouw bijdragen aan efficiënt en doelmatig beheer en onderhoud, zodat de prestatie van het gebouw op het gewenste niveau blijft. Een slim gebouw is geen doel op zich, maar een middel om bij te dragen aan de speerpunten betrouwbaar, veilig, duurzaam en comfort van de gemeente. De gemeente zet in op het toepassen van slimme technologie bij de huisvesting indien de mogelijkheden zich voordoen.
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 10
Katern: Duurzaamheid Op Europees niveau zijn ambities uitgesproken en afspraken gemaakt om de energieprestatie van gebouwen te verbeteren. Op basis daarvan is een richtlijn opgesteld, de EPBD (Energy Performance of Buildings Directive). Deze Europese richtlijn geeft aan dat vanaf 2021 alle nieuwe gebouwen bijna energieneutraal (BENG) moeten zijn. De gemeentelijke huisvesting moet voldoen aan die regels. De gemeente Wijdemeren maakt voor het behalen van de einddoelen ten aanzien van duurzaamheid gebruik van een mix aan maatregelen gebaseerd op de Trias energetica. 1. Energie besparen | We maken onze huisvesting in eerste instantie energiezuiniger door te isoleren, te verslimmen (smart buildings), actief te sturen op energieverbruik, energie op te wekken op ons gebouw, efficiënter functionerende installaties toe te passen en de gebouwen efficiënt te gebruiken. 2. Opwekken van hernieuwbare energie op en rond ons eigen gebouw | Na energie besparen is opwekken een vervolgstap. Het opwekken van energie doen we bij voorkeur gebiedsgericht. 3. Groen inkopen | Het restant aan benodigde energie die we niet met de eerste twee maatregelen kunnen ondervangen, kopen we groen in.
Wat is duurzaamheid? We sluiten aan bij de definitie van het CBS: duurzame ontwikkeling is een ontwikkeling die tegemoet komt aan de noden van het heden zonder de behoeftevoorziening van de toekomstige generaties in het gedrang te brengen. Het gaat hierbij om meer dan alleen de zorg om het milieu. Een ontwikkeling is duurzaam als ook rekening wordt gehouden met economische, menselijke en sociale aspecten. De organisatie heeft de opgave om binnen deze brede definitie verantwoordelijkheid te nemen en daaraan vorm te geven met beleid en concrete uitvoering. In het kader van de ambitie voor de toekomstige huisvesting van de gemeente Wijdemeren kijken we vooral hoe de gebouwde omgeving daaraan een bijdrage kan leveren. Na het Parijsakkoord nemen in het Regeerakkoord duurzaamheid en ‘energieneutraal’ en vermindering van CO2uitstoot een belangrijke plaats in. De overheid is bezig om een klimaatakkoord te ontwikkelen welke zich richt op CO2-reductie. In dit klimaatakkoord is de doelstelling opgenomen dat in 2030, vergeleken met 1990, een CO2-reductie van 49% moet zijn gerealiseerd. Voor 2050 heeft de overheid de doelstelling dat 95% van de bestaande gebouwen energieneutraal zijn. Zoals genoemd in hoofdstuk 2 zal de nieuwe huisvesting voldoen aan de BENG eisen. De BENG vervangt de Energie Prestatie Coëfficiënt (EPC) wat op dit moment de eis is voor nieuwbouw.
De BENG geeft in vergelijking met de EPC meer waarborging dat een gebouw energiezuinig wordt ontworpen. BENG is geïnspireerd op het principe van de Trias Energetica: eerst de energievraag beperken, dan energie uit hernieuwbare bronnen gebruiken en voor het restant eindige energiebronnen efficiënt benutten. Op basis hiervan zijn de BENG eisen tot stand gekomen.
figuur 7 Trias Energetica
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 11
BENG 1: De maximale energiebehoefte in kWh per m2 gebruiksoppervlakte per jaar Dit betreft de hoeveelheid energie die nodig is om een gebouw te verwarmen en te koelen. Bij deze meetmethode worden dus de energiebehoefte van verwarming en koeling opgeteld. Hierin wordt een onderscheid gemaakt tussen utiliteitsbouw en woningbouw. Bij utiliteitsbouw wordt ook de energie die nodig is voor verlichting meegerekend. Het maximale verbruik van utiliteitsgebouwen ligt op 50 kWh/m2 per jaar. Deze meetmethode biedt inzicht in de optimale kwaliteit van de gebouwschil waarbij zowel de verhouding glas ten opzichte van de dichte gevel, de mate van isolatie, de mate van kierdichting als de aanwezigheid van koudebruggen een rol speelt. Echter is niet alleen de isolatie belangrijk, maar juist het samenspel van de bovenstaande factoren. De vorm en compactheid van het ontwerp en de ligging van het gebouw zijn van belang om de energiebehoefte van een gebouw zoveel mogelijk te beperken. BENG 1 gaat over al deze factoren. De energiebehoefte invullen kan met hernieuwbare of fossiele energie.
Duurzaamheid bij de gemeente Wijdemeren De gemeente Wijdemeren heeft haar duurzaamheidsambities geformuleerd in de Duurzaamheidsagenda 2018-2021 op vier verschillende thema’s: -
CO2-reductie & energietransitie Groen, water & klimaatadaptatie Grondstoffen & circulariteit Mobiliteit
CO2-reductie & energietransitie In 2050 willen we klimaatneutraal zijn en al in 2030 moeten we het zonder Gronings aardgas doen. We verbruiken dan niet meer energie dan we lokaal duurzaam opwekken. Ruim voordat het Gronings aardgas op is, zijn we overgestapt op alternatieve bronnen.
Energieverbruik BENG 2: Het maximale primair fossiel energiegebruik, eveneens in kWh per m2 gebruiksoppervlakte per jaar Dit betreft het primair fossiel energiegebruik voor verwarming, koeling, warm tapwater en hulpenergie voor installaties. Bij de metingen voor de BENG 2 zijn de energiebehoeftes van de BENG 1 bepalend en de efficiëntie van de installaties. Tevens is het aandeel van hernieuwbare energie (BENG 3) ook van belang bij de BENG 2.
BENG 3: Het minimale aandeel hernieuwbare energie in procenten Dit betreft de minimale eisen die worden gesteld aan het gebruik van hernieuwbare energie ten opzichte van het totale energieverbruik van een gebouw. Voor nieuwe gebouwen wordt verwacht dat deze gebouwen voor 50% gebruik maken van hernieuwbare energie, zoals energie opgewekt uit zonnepanelen, wind energie of biomassa.
We kijken afzonderlijk naar het gebruik van elektriciteit en gas en de bijdrage aan de circulaire economie. Het besparen van energie is een relatief eenvoudige bijdrage aan de opgave. Daar zetten we dan ook vol op in.
Warmtestrategie Gemeenten zijn volgens het Klimaatakkoord de regisseurs van de warmtetransitie voor de gebouwde omgeving. Ze moeten daarvoor een Transitievisie Warmte opstellen. Ook wordt in elke regio een Regionale energiestrategie (RES) opgesteld. Voor onze regio is dat RES NHZ die wordt uitgevoerd door de Noord-Hollandse Energie regio. De gemeente Wijdemeren volgt de ontwikkeling van de RES zorgvuldig en sluit aan waar kan.
Opwekken van energie Bij nieuwe gebouwen is het opwekken van energie uit zon en soms aardwarmte onderdeel van het ontwerp en de BENG-eisen. Voor de gemeentelijke huisvesting onderzoeken we op welke manier, zoals door toepassen van zonnecellen, we zelf energie kunnen opwekken. Eventueel doen we dat samen met lokale energiecoöperaties.
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 12
Groen, water, klimaatadaptatie We behouden en versterken, waar mogelijk, het groene karakter van onze gemeente en spelen in op de gevolgen van klimaatverandering. We doen dit zowel binnen als buiten de gebouwde omgeving. Bij wijk- en straatontwerpen zijn groen en klimaatadaptatie belangrijke elementen. We stimuleren inwoners om dit op eigen terrein te ondersteunen. We willen de soortenrijkdom in het groen en daarmee het insectenleven vergroten. Voor de huisvesting van de gemeente betekent dit dat zowel in als buiten het gebouw voorzien moet worden in een groene en natuurlijke omgeving en uitstraling. De uitgangspunten van biofilisch design worden toegepast.
-
-
-
Grondstoffen & circulariteit Een circulaire economie is een economisch systeem van gesloten kringlopen waarin grondstoffen, onderdelen en producten hun waarde zo min mogelijk verliezen, hernieuwbare energiebronnen worden gebruikt en systeemdenken centraal staat. Hoe we met energie om willen gaan hebben we hiervoor al beschreven. Maar we kunnen meer bijdragen aan een circulaire economie. Circulariteit is niet hetzelfde als duurzaamheid. Het focust zich op kringlopen van grondstoffen, terwijl duurzaamheid breder betrekking heeft op mensen, de planeet en economie. De regio heeft nog geen uitgewerkte visie op circulariteit. De gemeente heeft daarin tegen de 'roadmap circulair inkopen en opdrachtgeverschap' vastgesteld. Hierin staan concrete doelen voor de gemeente. Voor ons betekent de circulaire economie vooral een Circulaire Bouweconomie: bouwen, gebruiken en hergebruiken van gebouwen, gebieden en infrastructuur zonder natuurlijke hulpbronnen onnodig uit te putten, de leefomgeving te vervuilen en ecosystemen aan te tasten. Bouwen op een wijze die economisch verantwoord is en bijdraagt aan welzijn van mens en dier. Hier en daar, nu en later. In 2030 zijn 3 categorieën circulair. Onder andere de categorieën meubilair, catering en afvalmanagement. Dit heeft invloed op de processen van het de gemeentelijke huisvesting en de organisatie.
-
We minimaliseren onze behoefte en stimuleren hergebruik. Wij houden de milieulasten zo laag mogelijk en voldoen tenminste aan de MVI-criteria (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen). Gebiedsgerichte aanpak: we doen aan stedelijke herverkaveling en oogsten bouwmaterialen lokaal (urban mining). We betrekken partijen, materialen of arbeidskrachten uit de buurt. Zo maken we maximaal gebruik van (lokale) kansen. Dit helpt ook in de CO2-reductie. Wij zorgen bij sloop/ demontage dat alle elementen van waarde hergebruikt worden. We hergebruiken de onderdelen met de meeste milieu impact of zorgen dat deze hergebruikt worden toegepast. We zorgen dat de maatregelen remontabel zijn. We gebruiken verf en andere middelen van een natuurlijke oorsprong. We gaan werken met een materialenpaspoort. Dat kan bijdragen aan circulariteit als de gemeentelijke huisvesting ooit een andere bestemming krijgt of sprake is van renovatie.
Mobiliteit De manier waarop we ons verplaatsen heeft gevolgen voor de leefbaarheid, voor de veiligheid en voor de milieubelasting. We streven naar duurzame mobiliteit, zowel binnen de gemeente als voor onze medewerkers. Dit betekent dat de gemeente elektrisch rijden en het gebruik van fiets en (waar mogelijk) OV faciliteert en stimuleert.
De algemene principes waarmee we aan de slag gaan omtrent circulariteit zijn: -
Onze activiteiten zijn erop gericht om het ontstaan van afval (nu en in de toekomst) te minimaliseren. We zetten het VANG beleid (Van Afval Naar Grondstof) voort. Afval bestaat niet, maar is een nieuwe grondstof.
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 13
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 14
4. Huisvestingsconcept In het voorgaande hoofdstuk hebben we de totale ambitie ten aanzien van de huisvesting van de gemeente Wijdemeren in kaart gebracht. Deze opgave bestaat uit drie sporen: het organisatiemodel, het dienstverleningsconcept en de huisvesting.
Organisatie De gemeente Wijdemeren werkt vanuit de gezamenlijk waarden en principes: eigenaarschap, eigentijds en vernieuwend, inclusief, professioneel en benaderbaar.
Eigenaarschap: waarbij leidinggevende de medewerkers de verantwoordelijk durft te geven en medewerkers de verantwoordelijkheid durven te nemen. Daarbij accepteren we (onbewust) dat iedere keuze bepaalde consequenties heeft. Eigenaarschap is jezelf ergens over ontfermen en daarbij de volle verantwoordelijkheid nemen. Eigentijds en vernieuwend: waarbij goede huisvesting en een inspirerende werkomgeving bijdragen aan het goed functioneren van de organisatie en de beleving van inwoners, medewerkers en partners. Gastvrijheid en benaderbaarheid is daarbij bepalend. De informatie- en communicatietechnologie (ITP) zorgt ervoor dat medewerkers kunnen kiezen waar, wanneer en met behulp van welke middelen zij tot de beste resultaten kunnen komen. Dat maakt het mogelijk een werkomgeving te bieden die is afgestemd op de activiteit; alleen of met meerdere collega’s, geconcentreerd of in open ruimtes, op kantoor, onderweg of op een andere locatie. In de eigentijdse huisvesting staat de inwoner centraal en in de werkomgeving staan de medewerkers en andere gebruikers centraal in een flexibele omgeving ondersteund door innovatieve technologie. Eigentijds en vernieuwend is een organisatie waarbij mensen centraal staan in een flexibele omgeving ondersteund door technologie. Inclusief: waarbij samenwerken en commitment bijdraagt aan een inclusieve organisatie.
Wij zorgen voor elkaar, zodat iedere inwoner en medewerker meedoet. Meedoen is meer verantwoordelijkheid geven en nemen, meer initiatieven nemen en bijdragen aan een leuke samenwerking, team en organisatie. Wij werken aan onze eigen ontwikkeling en reageren actief op de buitenwereld. Wij zoeken passend werk voor alle medewerkers en werken vanuit onze drijfveren en motieven. Wij betekenen iets voor onszelf en voor anderen om ons heen. Wij voelen ons verbonden met de gemeente Wijdemeren en de maatschappelijke opgaven waar wij gezamenlijk voor staan. Inclusief is iedereen doet en telt mee en is van waarde voor de organisatie.
figuur 8 waarden en principes gemeente Wijdemeren
Professioneel: waarbij werken voor ons samen gaat met een goede voorbereiding, plannen maken en uitvoeren waar we aan beginnen. Wij zorgen voor een goede verantwoording en zijn daarbij transparant. Wij zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. Hierdoor hebben wij grip op de organisatie en de operationele processen. Wij werken proactief, acteren voorspellend en zijn toekomstgericht
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 15
bezig. Hierdoor zijn wij beter in staat om te anticiperen op nieuwe ontwikkelingen en kansen tot verbeteringen in de dienstverlening naar onze inwoners. Professioneel is anticiperen en realiseren van maatschappelijke, organisatorische en persoonlijke doelstellingen. Benaderbaar: voor inwoners, medewerkers en partners om de maatschappelijk en politieke doelstellingen te bereiken. Wij staan open voor contacten met anderen en zijn een makkelijke gesprekspartner voor onze inwoners en partners. Wij luisteren naar elkaar en hebben respect voor verschillende meningen. Benaderbaar maakt ons een makkelijke gesprekspartner.
digitaal is géén doel op zich. Klanten komen vooral langs voor de meer ingewikkelde vragen. En soms hebben inwoners liever persoonlijk contact of kunnen we als gemeente beter ons werk doen bij een ontmoeting. Onze dienstverlening heeft de volgende kenmerken: -
-
-
-
figuur 9 WIJdemeren waarden
Dienstverlening In de toekomst verwachten we dat steeds meer producten digitaal worden afgenomen, zoals ook omschreven staat in de IV-visie. Daarom is ons uitgangspunt “digitaal tenzij…”. Dat geldt zeker voor de relatief eenvoudige producten. Echter
Wij werken op afspraak en kunnen op die manier de klantstromen sturen. In de toekomst is het werken met ‘hosts’ en een steunpunt een mogelijke ontwikkeling. Het werken op afspraak van alle afdelingen, gaat met gelijke openingstijden en één afsprakensysteem. Wij streven naar meerwaarde voor alle inwoners. De huisvesting en het publieke gedeelte binnen en buiten het gebouw moeten een open en gastvrij karakter krijgen en multifunctioneel te gebruiken zijn. Wij werken samen met alle gemeentelijke afdelingen met contact op één gezamenlijke plek, waar we samen optimaal gebruik maken van de faciliteiten (slim ruimtegebruik). Deze zijn flexibel en door verschillende afdelingen, en eventueel maatschappelijke partners, te gebruiken. Wij werken voor de inwoners waarbij werken vanuit verschillende plekken mogelijk is om zo de benaderbaarheid van ons naar de inwoners te vergroten. Wij zorgen voor de aanwezigheid van een plek waar producten digitaal aangevraagd kunnen worden, eventueel met hulp van een host. Wij hebben één entree zowel fysiek als telefonisch, alle bezoekers zijn gelijkwaardig. Wij hebben aandacht voor de veiligheid van onze medewerkers. Wij zorgen voor een gastvrije en logische scheiding van zakelijke bezoekers na binnenkomst en bezoekers die voor een product of dienst komen.
Voor ons is het tevens belangrijk dat onze huisvesting op een inclusieve manier wordt vormgegeven. In ons beleid doen we al veel om die inclusieve gemeente waar te maken. We zijn ver op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen, we stimuleren het werkaanbod voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en hebben oog voor toegankelijke voorzieningen, zodat zoveel mogelijk mensen mee kunnen doen. We hebben een voorbeeldfunctie en zetten ons ervoor in dat alle inwoners en medewerkers gebruik kunnen maken van de faciliteiten in het gebouw. We zetten erop in dat al onze inwoners en medewerkers gebruik kunnen maken van de faciliteiten van het gebouw. Wij denken hierbij bijvoorbeeld aan mensen met lichamelijke of geestelijke beperkingen. Maar ook aan mensen die geen Nederlands kunnen lezen of schrijven of niet goed met digitale hulpmiddelen om weten te gaan.
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 16
Huisvesting In onze huisvesting staat ontmoeting en samenwerking centraal en het is een prettige werkomgeving waar alle benodigde activiteiten uitgevoerd kunnen worden. Samenwerken en ontmoeten: De werkomgeving nodigt uit tot ontmoeting en stimuleert medewerkers (onbewust) tot contact en samenwerking en geeft ook ruimte aan geconcentreerd en in stilte werken. We werken samen met elkaar over grenzen van teams, afdelingen en organisaties heen. We zien in het nieuwe gebouw deze grenzen ook niet meer terug. Er zijn bijvoorbeeld géén afdelingsgangen, in plaats daarvan zien we domeinen of vlekken voor samenhangende werksoorten die vloeiend in elkaar overgaan. Wél hebben onze medewerkers behoefte aan een kleinschaliger plek waar ze zich thuis kunnen voelen (een thuishaven) en waar ze hun directe collega’s terugvinden en kunnen ontspannen. Veiligheid en vertrouwelijkheid van gesprek en informatie zijn een blijvend aandachtspunt in het werkplekconcept. Welzijn: Als werkgever vinden we het belangrijk dat we onze medewerkers een gezonde werkomgeving bieden, zeker met de huidige kennis over de COVID 19 pandemie. Dit is niet alleen goed voor onze medewerkers, maar ook voor gemeente Wijdemeren als werkgever. Immers, als mensen zich vitaal en gezond voelen, zal dat leiden tot een positief effect op het verzuimcijfer en minder stress én betere resultaten voor de gemeente.
Vitaliteit en gezondheid zijn dus onlosmakelijk verbonden met een toekomstbestendig gebouw. Het welzijn van medewerkers is voor ons erg belangrijk en staat hoog op de prioriteitenlijst. Dit komt tot uiting in de ambitie gezonde werkomgeving. Akoestiek en binnenklimaat: In de gesprekken met medewerkers worden het binnenklimaat en de akoestiek (risico op concentratieproblemen als gevolg van omgevingsgeluid) als belangrijk aandachtspunt benoemd. Daarom wordt nadrukkelijk aangegeven geen ‘kantoortuin’ te wensen. Zowel voor de kwaliteit van het binnenklimaat als voor het beperkt houden van omgevingsgeluid, zal hier extra aandacht voor zijn de tijdens de verdere ontwikkelfase.
Functioneel: De huidige organisatievorm, de behoefte van medewerkers, de vraagstukken die voor ons liggen en het verantwoord omgaan met ruimte en middelen vragen om andere manieren van werken, een flexibel werkplekconcept en slim ruimtegebruik. De huisvesting moet functioneel blijven bij veranderende werkwijzen. Activiteit gerelateerd en hybride werken: In de gewenste werkomgeving staan activiteit gerelateerd werken en hybride werken centraal. Daarbij is er een keuze om het werk op kantoor, onderweg, bij partners of thuis te doen. De kantooromgeving stimuleert dat medewerkers bewust nadenken over hoe ze werken, waar ze werken en met wie ze werken in relatie tot het gewenste resultaat. Medewerkers kiezen vervolgens uit een variëteit aan werkplekken een plek die op dat moment het beste past bij de activiteit die ze uitvoeren. De technologische mogelijkheden maken dat een werkplek/ omgeving slim kan anticiperen op de behoeften van de medewerker. En gezien de flexibele werkomgeving, wijzigt de medewerker en dus de behoefte meerdere keren per dag. De omgeving is inspirerend, transparant en overzichtelijk. Je kiest als medewerker zelf waar en wanneer je je werk doet. Maar wel altijd in overleg en met oog voor de inwoners van de gemeente en onze collega’s.
Collegeleden, directieleden en hun ondersteunende collega’s gaan, vanuit de voorbeeldrol die ze hebben richting de hele organisatie, zo veel mogelijk mee in het werkplekconcept van activiteit gerichte werkplekken. Daarbij houden we rekening met het specifieke karakter van de werkzaamheden. Dat leidt tot een gezamenlijke herkenbare thuisbasis voor college en directie met:
voldoende representatieve overlegruimten voor grotere groepen in directe nabijheid van de collega’s van het college; nabijheid van representatieve ontvangst/wachtruimte voor externe bezoekers; bestuur en directie zoekt optimale aansluiting met de ambtelijke organisatie, hier moet bij de positionering in het gebouw rekening worden gehouden; de loopafstand tussen de nabijheid van collega’s en het publiek domein moet in verband met ontvangst gasten worden beperkt;
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 17
tevens dient rekening gehouden te worden met de mogelijkheid dat het college in aantal leden per collegeperiode kan variëren.
Raadzaal: Het politieke centrum, de raadzaal, is het kloppend hart van de gemeentelijke democratie. Hier wordt de gemeente vertegenwoordigd, worden kaders gesteld en het college gecontroleerd. Het gemeentebestuur is zichtbaar en aanspreekbaar om het nauwe contact met inwoners, bedrijven en verenigingen te onderhouden en te weten wat er speelt en leeft. In de raadzaal wordt democratie in letterlijke en figuurlijke zin zichtbaar en benaderbaar voor de gemeente. Het concept van de raadzaal kent de volgende uitgangspunten:
het is mogelijk om een groot deel van volksvertegenwoordiging te ontvangen; het college en de raad hebben een eigen positie (B&W is te gast); het raadslid / commissielid die zijn/haar standpunt naar voren wil brengen doet dit vanaf de interruptieplaatsen; het doen van een interruptie is laagdrempeligheid; het is mogelijk voor het publiek om te interruptieplaatsen te zien (gezicht raadslid/ commissielid); de raadzaal is gastvrij en niet intimiderend voor insprekers.
Vanuit het democratisch proces bezien is het ontmoeten en het in gesprek zijn met onze inwoners een belangrijk onderwerp waar ruimte voor nodig is. De raadzaal is optimaal bereikbaar en toegankelijk, met nadruk op alle doelgroepen (inclusief). Positionering, inrichting en meubilair moeten bijdragen aan het representatieve, gastvrije en toegankelijke karakter. En doen ook recht aan het verantwoord inzetten van financiële middelen, waarbij de zaal multifunctioneel ingezet kan worden voor ook anderen doeleinden. De raadzaal moet ook optimaal gebruik maken van digitale vergadermiddelen en moderne communicatiemethoden. Onze ambities op optimaal ruimtegebruik stellen eisen aan de multi inzetbaarheid van raadzaal en omliggende vergaderruimten/ commissiekamers. Dat wil zeggen geschikt voor meerdere doeleinden en meerdere gebruikers (raad, medewerkers, inwoners). Partijen hebben geen eigen fractiekamers, en maken gebruik van gedeelde (reserveerbare en privacy-respecterende) vergaderfaciliteiten. Een algemene werk- en ontmoetingszone is aanwezig, waar raadsleden aanlanden en elkaar ontmoeten. Het optimaliseren van het ruimtegebruik betekent dat de raadzaal geen op zich zelf staande ruimte is, maar een integraal onderdeel van de gemeentelijke huisvesting. Veiligheid is hierbij een aandachtspunt.
De raadzaal wordt in nabijheid van de huisvesting van het dagelijks bestuur (B&W) en griffie gepositioneerd.
Hybride werken Als gevolg van de COVID-19 uitbraak hebben medewerkers van de gemeente een groot deel van het werk vanuit huis gedaan. In deze periode bleek dat dat vaak ook heel goed kan en zelfs voordelen met zich meebrengt. Maar het vrijwel volledig thuiswerken bleek ook zijn beperkingen te hebben. Met name het informele, sociale contact met collega’s werd gemist. Dat is uitermate belangrijk voor het welzijn van mensen en voor de samenhang in de organisatie. Digitaal overleg verliep goed maar voor bijeenkomsten waarin non-verbale communicatie en inspiratie van belang is, blijkt ‘live’ samenkomen vruchtbaarder dan online. Daarnaast zien we dat ontmoeting en discussie met elkaar nodig is om tot nieuwe ideeën of aanpak te komen van de steeds veranderende opgaven waar we voor staan. Omdat die ontmoeting en samenwerking voor onze organisatie van groot belang is, blijft onze huisvesting onze thuisbasis en ontmoetingsplek. Zowel voor de samenhang van onze organisatie als voor (persoonlijke) ontwikkeling, inspiratie en innovatie. Wij gaan in onze visie uit van een hybride werkomgeving: grotendeels op de gemeentelijke huisvesting, deels thuis en deels op andere plekken (trein, openbare ruimte, commerciële plekken, etc.). Medewerkers kunnen (draadloos) werken waar en wanneer zij dat willen, dat is het uitgangspunt bij de hybride werkvorm.
De hybride manier van werken vraagt om een flexibele en mobiele werkplek. Uitgangspunt hierbij is “mobiel, tenzij…”, hierbij is het gebruik van een laptop en mobiele telefoon voor de hand liggend. De huidige infrastructuur van de gemeente is op dit moment nog niet ingericht voor een hybride manier van werken. Enerzijds vraagt dit om de nodige investeringen in de infrastructuur, anderzijds vraagt dit om vergaande digitalisering van de, op dit moment met name analoge, werkprocessen. In de hybride werkomgeving wordt de thuiswerkplek onderdeel van de werkomgeving en zal daarmee formeel als gelijkwaardig moeten worden gezien aan de zakelijke omgeving. De gemeente zal als werkgever verantwoordelijkheid moeten nemen voor de thuiswerkplek op het gebied van onder meer Arbo eisen, verzekeringen en een onkostenvergoeding. We stimuleren ook ontmoeting tussen collega’s: dit is van groot belang voor kennisdeling, sociale verbinding en innovatie. We denken dat we daarmee ook een aantrekkelijke werkgever blijven en zo talentvolle mensen kunnen aantrekken en behouden.
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 18
5. Kaders en randvoorwaarden De opgave voor de gemeentelijke huisvesting van de toekomst is helder: het moet een plek zijn waar zowel inwoners, als bestuurders en ambtenaren elkaar kunnen ontmoeten, samenwerken en grootse gebeurtenissen kunnen vieren. Het moet de representatieve functie van de gemeentelijke huisvesting verenigen met de praktische werkomgeving.
Ruimtelijke inpassing De gemeentelijke huisvesting ligt binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Wijdemeren en voegt een plek toe aan de dorpen die geschikt is voor samenkomsten zoals: huldigingen, persconferenties, start van een herdenkingstocht, een protest of een trouwerij. Het is een plek die inwoners verbindt en bijdraagt aan de identiteit van de gemeente. Een plek waar ervaringen kunnen worden gedeeld en nieuwe verhalen zullen ontstaan. De gemeentelijke huisvesting doet recht doet aan de identiteit van de dorpen, past bij de bewoonde omgeving en staat voor betekenisvol en doelmatig inzet en gebruik voor iedereen. De gemeentelijke huisvesting is toegankelijk en laagdrempelig.
Architectonisch
figuur 10 schematische weergave huisvestingsconcept
De gemeentelijke huisvesting heeft niet alleen een aansprekende uitstraling maar maakt ook duidelijk dat het een publiekgebouw is. Specifieke, karakteristieke gebouwdelen van de gemeentelijke huisvesting, zoals de raadzaal en de centrale hal zijn goed zichtbaar, benaderbaar en gastvrij. Ze zijn logisch gepositioneerd in het gebouw, goed vindbaar met een mooie ontvangst. Ze worden ingezet om uitstraling en expressie aan het gebouw te geven zonder teveel luxe allure. Een heldere routing maakt de gemeentelijke huisvesting functioneel en goed georganiseerd. De gemeentelijke huisvesting is een plezierig gebouw voor dagelijkse en niet dagelijkse gebruikers met veel verschillende ruimtes voor veel verschillende activiteiten. Er is een route met goed geschakelde generieke en specifieke ruimtes die goed van schaal en maat zijn. Daardoor is sprake van openheid, transparantie en ruimtelijkheid, zowel in de inrichting als in de uitstraling naar buiten.
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 19
Sfeer en karakter
Hybride werkvorm
Voor de ruimtes die een representatieve functie hebben (bijvoorbeeld voor ontvangsten) geldt het volgende: de doelstelling voor deze ruimten is om met vormgeving en architectonische expressie de uitstraling van het gebouw te bepalen, zonder mensen in verlegenheid te brengen. Uitstraling, ruimtelijkheid, inrichtingselementen en materialen zijn modern en ingetogen vormgegeven en dragen daarmee bij aan het aansprekende karakter van de ruimte als geheel. Duurzaamheid en een te verantwoorden investeringsniveau komen sterk tot uitdrukking. Het karakter van de ruimte is: open, transparant, groen, natuurlijk, stoer en industrieel, rustig met hier en daar een krachtig (kleur)accent. De toepassing van veel daglicht, natuurlijke materialen, glas en groen is gewenst.
Voor het Coronatijdperk was mogelijk om te werken met een werkplekdeelfactor van 0,8 werkplek per medewerker; daarmee waren voldoende werkplekken beschikbaar voor de medewerkers, zonder dat hierop gemanaged hoefde te worden. Op basis van de uitkomsten van de enquête onder de medewerkers in de zomer van 2020, de brown paper sessies met de teammanagers en ambassadeurs begin 2021, en de ontwikkelingen binnen werkomgevingen als gevolg van Corona, is de verwachting dat een groot deel van de medewerkers van de gemeente Wijdemeren circa 50% op het gemeentekantoor en circa 50% thuis (of elders) wil gaan werken. Er is een klein deel van de medewerkers dat heeft aangegeven volledig thuis te willen werken. Ook is een deel van de medewerkers dat, al dan niet vanwege de aard van de werkzaamheden, in de toekomst wel weer 100% op het gemeentehuis wil werken. Los van de mate van thuiswerken en op kantoor werken, geldt voor grofweg alle medewerkers dat men in de toekomst naar het gemeentehuis komt om elkaar te ontmoeten: dus grotendeels tegelijk. De verwachting is daarom dat bij de gemeente Wijdemeren voor de toekomstige werkomgeving uitgegaan kan worden van een gemiddelde werkplekdeelfactor van 0,7 werkplek per medewerker, zonder dat er actief gestuurd hoeft te worden op aanwezigheid.
Een werkplekdeelfactor van 0,6 werkplek per medewerker lijkt ook haalbaar, echter zal dan wel gestuurd moeten worden op aanwezigheid. Dit laatste vraagt dan een verandering van de cultuur van de gemeente Wijdemeren. Bij zowel een werkplekdeelfactor van 0,6, als een werkplekdeelfactor van 0,7 werkplek per medewerker geldt dat er, ondanks dat er minder ruimte benodigd is voor werkplekken, er meer ruimte nodig is voor ontmoeten, vergaderen en overleggen dan in de huidige situatie.
Voor de werkomgeving geldt het volgende: deze ruimten vormen qua vormgeving en architectonische expressie de aansprekende werk- en ontmoetingsomgeving van medewerkers. Uitstraling, ruimtelijkheid, inrichtingselementen en materialen zijn functioneel en verzorgd, op sommige plaatsen verassend en inspirerend. Openheid en transparantie vertaalt zich in zichtlijnen, de toepassing van veel daglicht en contact met buiten. Het moet zich niet vertalen in grote, open en uniforme vloervelden, maar in een diverse omgeving met evenveel aandacht voor groepsactiviteiten als voor het individu met meer behoefte aan beslotenheid.
Flexibel en toekomstbestendig De gemeente Wijdemeren wenst een flexibele en toekomstgerichte huisvesting die geschikt is voor de veranderende manier van werken en transformeerbaar is in de toekomst. Daarmee is het uitgangspunt dat toekomstige gebruiksaanpassingen en functiewijzigingen van (delen van) het gebouw mogelijk zijn. Bij het ontwerp is flexibiliteit en toekomstbestendigheid een belangrijk uitgangspunt. De massa, structuur en materialisatie houden hier expliciet rekening mee. De vorm en plaatsing van de gebouwmassa op de kavel houdt rekening met groei en krimp, zonder de positie van het hoofdvolume aan te moeten passen. De structuur en het stramien van het ontwerp bepalen in grote mate de flexibiliteit. Het stramien van het ontwerp is multifunctioneel en dus aanpasbaar naar bijvoorbeeld, woningen, recreatie en onderwijs. Bij de materialisatie wordt rekening gehouden met de open en gesloten delen van de gevel. Hierdoor is het gemeentehuis flexibel bij gelijkblijvend gebruik en transformeerbaar indien ander gebruik wenselijk is.
Financieel Het financieel beleid van de gemeente Wijdemeren is kader stellend voor de financiële uitwerking van de ontwikkeling naar een toekomstbestendige huisvesting. Het financieel beleid beschrijft de wijze waarop de middelen in de organisatie worden ingezet om de ambitie mogelijk te maken en daarmee het werkplekconcept, maar ook de investeringen die nodig zijn voor de huisvesting van de toekomst. Zicht op de omvang van de financiële middelen en op de omvang van de toekomstige lasten zijn daarom vereist. De ontwikkeling van de toekomstige huisvesting stelt een tweetal doelen:
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 20
-
-
Financiële continuïteit voor de lange termijn: hiermee wordt bedoeld dat de vermogenspositie van de gemeente zodanig dient te zijn dat de huisvesting hier op lange termijn aan bij draagt. Een afgeleide hiervan is dat de risico’s in kaart gebracht dienen te worden om beheersmaatregelen te nemen en deze te beheersen. Hierbij is de exploitatie en de transformeerbaarheid in de toekomst van belang. Financiële ruimte op de korte termijn: vanuit de vermogenspositie en de ontwikkelingen in de exploitatie dient de organisatie ook doelstellingen te formuleren op het exploitatieniveau. Kortom: als financiële doelstelling hanteren wij een budget neutrale businesscase uitgaande van een minimale exploitatieperiode van 10 jaar. Om een gezonde balans te hebben tussen de mogelijke opbrengsten dient de lastenkant in de gaten te worden gehouden om afhankelijkheid van subsidies of bijdragen van derden niet te groot te laten worden. Om te voorkomen dat een te groot deel van de exploitatielasten terecht komt in huisvesting, hanteert de gemeente een streefpercentage voor deze kosten.
Percentage huisvestingslasten = huisvestinglasten (inclusief afschrijvingen op gebouw-gerelateerde investeringen) / totale baten * 100 % De norm is een bovengrens van 10%. Streefwaarde wordt gesteld op: 6-8%. Met deze uitgangspunten kan jaarlijks in de begroting gemonitord worden of de exploitatierekening gezond is opgebouwd of dat er indicaties zijn dat er zaken gewijzigd moeten worden op deze terreinen.
exploitatie. Hierdoor ontstaat onderscheid in ‘eigenaarsdeel’ kapitaalslast/onderhoud en ‘gebruikersdeel’ voor beheer en exploitatie.
van
Proces Om te komen tot de huisvesting wordt ingezet op het maximaal betrekken van medewerkers en inwoners. Wij vinden het actief participeren van en ervaringen delen met de medewerkers en inwoners belangrijk. Van daaruit kunnen we aansluiten bij de behoeften en stimuleren we eigenaarschap en inclusiviteit. Vanuit dat uitgangspunt:
Betrekken wij inwoners om te komen tot nieuwe inzichten, het op halen van behoeften en het geven van transparantie ten aanzien van de toekomstige huisvesting; Betrekken wij medewerkers altijd bij activiteiten die van invloed zijn op hun eigen werk, waarbij de betrokkenheid niet betekent dat medewerkers ook vetorecht hebben; Zijn wij ingericht voor de betrokkenheid door gebruik te maken van de teammanagers en de ambassadeurs. Wij maken duidelijk wie betrokken moet zijn bij welke processen, wanneer op wat voor manier en wat er van hen verwacht wordt. Is betrokkenheid van medewerkers niet gericht op eigen gewin, maar juist voor dat van anderen, door het delen van ervaringen tijdens de betrokkenheid.
Investeringen zijn uitgaven die nodig zijn om vernieuwingen vorm te geven of materiële voorzieningen in stand te houden. Het is verstandig verschillende soorten investeringen te onderscheiden en te bepalen vanuit welk financieel beleid dit gefinancierd moet worden. Zo worden investeringen onderscheiden in investeringen die via de balans lopen en investeringen die via de exploitatie lopen. Onderhoud is het in stand houden van het gebouw. Het in stand houden van het gebouw geschiedt door middel van planmatig onderhoud dat door de gemeente Wijdemeren als ‘eigenaar’ van het gebouw wordt uitgevoerd. Hierbij is het voorlopige uitgangspunt dat de gemeente Wijdemeren bij voorkeur eigenaar is tenzij… Die tenzij wordt vorm gegeven aan de hand van de businesscase en de mogelijke locatiekeuzes. De financiële verantwoording voor het planmatig onderhoud ligt daarmee bij de eigenaar en kent een centrale regie. Beheer is voor rekening van de gebruiker. Te denken valt aan het schoonhouden van het gebouw, het tuinonderhoud, gas, elektra, water en de kleine reparaties. Deze lasten zullen worden opgenomen op basis van een inschatting in de
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 21
AMBITIEDOCUMENT – VERKENNING TOEKOMSTIGE HUISVESTING 22