2023-RI-91 RIB overhead en controleprotocol 2023

Gemeente Wijdemeren Postbus 190 1230 AD Loosdrecht Bezoekadres Rading 1 1231 KB Loosdrecht T. 14 035 T. +31 35 65 59 595 E. info@wijdemeren.nl www.wijdemeren.nl

Datum: Uw kenmerk Ons kenmerk Onderwerp

5 december 2023 Z.80707/D.412938 RIB toelichting overhead en controleprotocol 2023

Geachte raadsleden, Tijdens de vergadering van de commissie Bestuur en Middelen van 30 november jongstleden heeft het college de toezegging gedaan om een nadere duiding te geven aan de aspecten overhead met betrekking tot de tarieven riool- en afvalstoffenheffing. Tevens is toegezegd uitleg te geven over de rechtmatigheidsgrens uit het controleprotocol 2023. Middels deze RIB informeren wij u over deze aspecten. Overhead In de begroting 2024 is in de paragraaf Lokale Heffingen (pagina’s 60 en 61) met betrekking tot de afvalstoffenheffing en rioolheffing 2024 de opbouw van het kostendekkende tarief opgenomen. Het aspect overhead is onderdeel van de tariefsopbouw. Uw verzoek voor een nadere duiding van de overhead, die onderdeel is van dit tarief, leest u in deze brief. Conform de landelijke financiële beleidskaders vanuit het Besluit Begroten en Verantwoorden voor Provincies en Gemeenten (hierna; BBV) is de definitie van overhead toegepast voor de berekening van kostendekkende tarieven. In de notitie overhead van de commissie BBV wordt nadere duiding geven aan het aspect overhead. • •

•

Primair worden de direct toerekenbare kosten (zoals kosten Gemeenschappelijke Afvaldienst GAD, kosten rioolonderhoud etc.) toegerekend aan het tarief. Daarnaast is er sprake van ondersteunende taken die niet direct dienstbaar zijn aan de externe klant of het externe product. Wanneer deze ondersteunende taken worden uitbesteed, behoren de uitbestedingskosten bedrijfsvoering tot de overhead (bijvoorbeeld uitbesteding aan gemeente Hilversum voor inning van riool- en afvalstoffenheffing). In de notitie overhead van de commissie BBV worden onder andere volgende taken benoemd: o Huisvestingskosten van de gemeentelijke organisatie zijn niet specifiek naar een product toe te rekenen en mogen derhalve worden meegenomen als overhead. o Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie. Het betreft functies als controllers, financieel adviseurs en specialisten, planning & control, financiële verantwoording, administratieve organisatie, risicomanagement, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie. Deze kosten zijn niet specifiek naar een product toe te rekenen en mogen derhalve worden meegenomen als overhead.

o Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement). Met betrekking tot de uitbesteding van diensten is ook de afdeling inkoop betrokken, waarmee deze kosten, die niet toerekenbaar zijn aan een specifiek product, worden gekwalificeerd als overhead. o Interne en externe communicatie is ook niet toerekenbaar aan een specifiek product en kwalificeert derhalve als overhead. o Informatievoorziening en automatisering (ICT) is ook ondersteunend aan de primaire processen, zoals het technisch en functioneel beheer van applicaties zoals de gemeentelijke basisadministratie, die nodig is om de heffing (uitgevoerd door gemeente Hilversum) volledig en juist plaats te kunnen laten vinden

Conform de financiële verordening 2019 worden deze kosten berekend als percentage van de totale overheadkosten, waarmee we dus niet alle overhead toerekenen aan deze tarieven.

Controleprotocol 2023 In het controleprotocol 2023 worden nadere aanwijzingen gegeven voor de interne controle en de accountant. De interne controle op de rechtmatigheid (wettelijke verplichting vanaf het verslagjaar 2023) wordt uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. De gemeenteraad geeft hierbij de verantwoordingsgrens qua rechtmatigheid aan. Deze grens wordt aangeduid in de vorm van een percentage, omdat de hoogte van de daadwerkelijke lasten kan afwijken van de lasten uit de (gewijzigde) begroting. De reden dat in het controleprotocol een bedrag is opgenomen, is enkel ter duiding van de omvang. Het gaat om het percentage zoals dat van toepassing is op de begroting inclusief alle, vastgestelde begrotingswijzigingen. In de financiële verordening 2019 is in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording geen grens opgenomen, omdat er tot 2023 geen sprake was van rechtmatigheidsverantwoording door het college. In de financiële verordening 2024 is dit wel opgenomen in artikel 9, lid 2, zodat de gemeenteraad hier vanaf de jaarrekening 2024 geen afzonderlijk besluit meer over hoeft te nemen.

Burgemeester en wethouders van Wijdemeren, de secretaris, de burgemeester,

mw. mr. E.T. Halman-van der Linden MBA

Ch.B. Aptroot