2023 oktober 5 Organisatieherstelplan Wijdemeren met extra handen de zeilen hijsen def

Organisatieherstelplan Wijdemeren met extra handen de zeilen hijsen

Oktober 2023

1

Inhoudsopgave Inleiding......................................................................................................................................................... 3 Aanleiding Buiten scope: Herindelingsproces en organisatie

Wat is er al in gang gezet?.............................................................................................................................. 6 Organisatiestructuur Rust in de organisatie Betrouwbare financiën Beheerplannen openbare ruimte Werkprocessen ICT-ontwikkeling

De organisatie van de komende jaren – op naar de fusie ............................................................................... 8

Opdracht aan de organisatie .......................................................................................................................... 9 Afdeling inwoners: - Sociaal domein - Dienstverlening Afdeling omgeving: - Groen blauwe parel: natuur, recreatie, Oostelijke Vechtplassen, Plassenschap - Beheer en onderhoud ruimtelijke omgeving - Verkeersbesluiten - Wijzigingen bestemmingsplan en/of omgevingsplan - Vastgoed - Extra inkomsten bezoekers en recreanten Afdeling bedrijfsvoering - Financiën - Communicatie - HRM & ondersteuning bestuurlijke processen - Digitalisering - Management - Stelpost bedrijfsvoering Wat vraagt dit van ons? ............................................................................................................................... 15 - Aandacht voor medewerkers - Communicatie met de medewerkers - Samenspel college, raad, ambtelijk apparaat Kosten ......................................................................................................................................................... 17 - Financieel herstelplan - Opleidingsbudget - Inhuur- en calamiteitenbudget - Buiten scoop: inzet ambtelijke organisatie bij fusieproces

2

Inleiding Aanleiding Uit diverse onderzoeken en analyses blijkt dat Wijdemeren qua bestuurskracht, financiële positie en organisatiekracht onvoldoende in staat is de wettelijke taken en politiek bestuurlijke opgaven toekomstbestendig zelfstandig te realiseren1. Voor de toekomst van Wijdemeren heeft het politiek bestuur drie sporen uitgezet: 1) Bestuurlijk spoor De gemeenteraad heeft het voornemen vastgesteld om Wijdemeren te laten fuseren met collega gemeente(n) voor een betere toekomst. 2) Financieel herstel In 2023 heeft Provincie Noord-Holland ons onder preventief financieel toezicht geplaatst. Hierop is een financieel herstelplan opgesteld tevens Kadernota 2024-2027. Op 12 juli 2023 heeft de raad deze vastgesteld. Op 12 september 2023 heeft de provincie hiermee ingestemd. De beperking op het budgetplafond 2023 is komen te vervallen. Voorwaarden zijn: dat de geplande activiteiten in het financieel herstelplan ook daadwerkelijk besloten en uitgevoerd worden, en dat het proces richting een bestuurlijke fusie met (een) andere gemeente(n) voorgezet wordt. 3) Organisatieherstel Voor u ligt het organisatieherstelplan. Hierin leest u op welke onderdelen wij de organisatiekracht willen verbeteren, waarom dat nodig is en wat er voor nodig is.

De constatering dat de ambtelijke organisatiekracht onvoldoende is voor een zelfstandige toekomst van Wijdemeren, betekent niet dat de organisatie stil mag vallen. Integendeel: onze inwoners, bedrijven en instellingen, onze mogelijke fusiepartner(s), de provincie en wijzelf willen dat de organisatie zich verbetert, de basis op orde brengt en houdt, en fusiewaardig is zonder verborgen verbreken. We zijn het aan onze inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen en het unieke karakter van onze dorpen, plassen en groengebied verplicht om onze krachten te bundelen, de dorpse waarden te koesteren en te beschermen. We willen, kunnen en moeten daarom onze organisatiekracht versterken op uitvoerend gebied. We kijken daarbij naar waar wat nu moet en kan, en waar straks de fusie ons de kracht biedt om kwaliteit en resultaten van de organisatie structureel op orde te brengen. Uitgangspunt nu, straks en later is dat we voor onze inwoners, ondernemers, maatschappelijke partners, dorpen en plassen, van betekenis zijn en onze gemeente kunnen doorgeven aan de volgende generatie.

1

De afgelopen jaren zijn diverse externe rapporten geschreven over de benodigde aanpassingen in organisatorische zin. In de bijlagen (*) vindt u de door u vastgestelde rapporten van Necker van Naem, Berenschot en het onderzoeksrapport rond het dossier Porseleinhaven. 3

De organisatie wil zich samen met het politiek bestuur op de fusie voorbereiden. Daarbij zijn incidentele en structurele investeringen in het financieel herstelplan als stelpost opgenomen. De raad heeft daarbij de opdracht gegeven: “de inzet daarvan duidelijker te specificeren in de begroting 2024-2027, met in acht name van het in oktober 2023 te bevestigen toekomstperspectief van de gemeente.” De gevraagde investeringen zijn nodig voor: • Het behoud en beheer van het karakter van onze dorpen en groen blauwe parels. • Het verbeteren van onze communicatie en dienstverlening aan inwoners en ondernemers, onder andere door het inlopen van achterstanden afhandelingen van vragen en verzoeken. • Het op een adequaat niveau brengen van de uitvoering op onze wettelijke taken. • Het realiseren van de financiële doelstellingen opgenomen in het financieel herstelplan, waaronder realiseren van ombuigingen in het sociaal domein, het verbeteren van de balans kosten en opbrengsten in ons vastgoed en het verhogen van de inkomsten uit lokale belastingen. • Onze eigen medewerkers faciliteren en ontwikkelen zodat zij hun werk goed kunnen doen en de overstap kunnen maken naar de nieuwe organisatie. We investeren niet in het opstellen van nog weer nieuwe beleidsvisies.

We stellen beleid wel bij of op als dat vanuit wettelijke taken vereist is, concreet bijdraagt aan dienstverlening of duidelijk leidt tot betere financiële resultaten. De organisatie is fragiel. De veranderkracht moet versterkt worden. De investering is nodig om ons over het geheel sterker te maken. Het geheel is de som der delen. De investering is daarom geen keuzemenu. We investeringen in de belangen van Wijdemeren en veranderen van daaruit mee naar de nieuw te vormen gemeente. De opgave financieel herstelplan totaal: Bedragen x €1.000,-

tabel financieel herstelplan ‘totaal knoppen uitgaven’ (blz. 13)

Knoppen uitgaven Taakstellende bezuiniging sociaal domein (structureel) Ombuigingen sociaal domein (afdeling Inwoners) (incidenteel) Maatregelen afdeling Bedrijfsvoering (structureel) Maatregelen afdeling Bedrijfsvoering (incidenteel) Maatregelen afdeling Omgeving (structureel) Ombuigingen afdeling Omgeving (incidenteel) Taakstellende maatregelen overhead verkoop vastgoed gemeente (lagere uitgaven kapitaallasten, onderhoud, etc)

2024

Totaal knoppen uitgaven

-1.510

0 -250 0 -550 -520 -490 200 100

2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 2034 2035 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -520 -520 -520 -520 -520 -520 -520 -520 -520 -520 -520 -490 -200 0 0 0 0 0 0 0 0 0 420 420 420 420 420 420 420 420 420 420 420 200 400 500 500 500 500 500 500 500 500 500 152

642

942

942

942

942

942

942

942

942

942

4

De opgave specifiek in formatieve zin, incidenteel en structureel: Incidenteel:

Structureel:

Buiten scope: Herindelingsproces en organisatie Het traject van herindeling en de organisatorische keuzes die hierin gemaakt gaan worden pakken wij in gezamenlijkheid met de nieuwe partner op binnen een projectorganisatie onder leiding van een projectleider. Wij trekken hiervoor externe expertise aan, aangevuld met reeds bestaande interne expertise. Hoe dit proces en de organisatie inrichting er precies uit gaan zien maakt geen onderdeel uit van dit organisatie verbeterplan, noch zijn de kosten hiervan opgenomen in het Organisatie Herstelplan.

5

Wat is er al in gang gezet? De afgelopen jaren zijn diverse rapporten (Necker van Naem, Berenschot) verschenen over de stand van de ambtelijke organisatie en de wijze waarop het ambtelijk bestuurlijk samenspel vormgegeven wordt in Wijdemeren. Op basis hiervan zijn verbetervoorstellen gedaan en is de implementatie daarvan gestart. Zonder limitatief te zijn, beschrijven wij op hoofdlijnen welke verbeteringen er in 2023 zijn doorgevoerd. Organisatiestructuur Vanaf september 2022 is een vaste gemeentesecretaris aangetrokken die de opdracht heeft de organisatie in te richten, passend bij de opdracht. Van een structuur met twee domeinen is de organisatie omgebouwd naar een structuur met drie afdelingen; de bedrijfsvoeringstaken zijn samengevoegd in een aparte afdeling bedrijfsvoering. Dit bevordert de onderlinge samenwerking tussen de bedrijfsvoeringonderdelen. Daarnaast is per juni 2023 een manager strategie en projecten aangesteld die afdelingsoverstijgend projecten aanstuurt en het werken met en in projecten verbetert. De functie van concerncontroller is gesplitst van die van teamleider financiën en deze functie is rechtstreeks onder de gemeentesecretaris gepositioneerd. Op deze wijze kan de concerncontroller op onafhankelijke wijze risico’s in de organisatie signaleren, benoemen en adviseren over mogelijke oplossingen ervan.

Rust in de organisatie De gemeentelijke organisatie heeft alle kenmerken van een verwaarloosde organisatie. Om veranderingen een kans te geven is het noodzakelijk om te starten met het steunen van de medewerkers. Het ziekteverzuim is aangepakt en gedaald van 9% naar gemiddeld 6,5%. Er waren 50 niet ingevulde vacatures. Dit is met ruim de helft gehalveerd door een mix van vaste aanstellingen en inhuur. Hiermee is een begin gemaakt met het ontlasten van de vooral overbelaste vaste medewerkers. We blijven inzetten op het invullen van vacatures, zeker wanneer het gaat om de uitvoering van wettelijke taken. De invulling van de vacatures blijft een grote opgave, zoals in heel Nederland het geval is. Op basis van de door de raad en het college gewenste verandering, is het leidinggevend kader vernieuwd. Door in gesprek te gaan met voormalig leidinggevenden die niet geplaatst konden worden binnen de opgave en hen begeleiding te bieden, hebben zij een toekomst gevonden buiten de organisatie, zonder dat daarvoor kostbare afvloeiingen regelingen mee gemoeid zijn. Het nieuwe managementteam dat medio 2023 is gestart. Zij zijn geworven om leiding te geven aan de door het college en de raad gewenste verandering. Het MT pakt de noodzakelijke organisatieverandering samen met de teammanagers op. De concerncontroller is op contractbasis basis ingevuld tot en met 2024.

Betrouwbare financiën In de begroting 2023 moest een disclaimer worden opgenomen omdat de cijfers niet voldoende konden worden geverifieerd. Een situatie die onhoudbaar is. Wijdemeren staat daardoor onder preventief toezicht van de Provincie Noord-Holland. We huren een groep financieel deskundigen in, die samen met onze vaste medewerkers een passen financieel team vormen. Het team financiën

6

heeft de cijfers gevalideerd en de jaarrekening 2022 afgerond. Dit heeft geleid tot een goedkeurende verklaring met beperking op de rechtmatigheid van de accountant. Tevens is een financieel herstelplan/kadernota gemaakt. Deze is vastgesteld in de raad van juli 2023. Ook de Provincie Noord-Holland heeft op 12 september ingestemd met het financieel herstelplan. Beheerplannen openbare ruimte Zowel in het rapport Berenschot, de accountant en het Toezichtkader (Provincie Noord Holland) is aangegeven dat de beheerplannen openbare ruimte geactualiseerd moeten worden en een reële kostenraming voor het beheer in de meerjarenbegroting opgenomen moet worden. In oktober/november 2023 kunnen de actuele beheerplannen in de gemeenteraad worden vastgesteld. Werkprocessen De basis van een organisatie is het beschrijven en invoeren van de werkprocessen. Dat maakt het mogelijk om efficiënt te werken en inwoners en ondernemers adequaat en binnen gestelde termijnen te kunnen bedienen. Bovendien wordt daarmee de kwaliteit van de uitvoering geborgd. Ook helpt dit een nieuwe collega om zich in te werken en daarmee snel de juiste bijdrage te leveren aan de taakuitvoering. In Wijdemeren zijn niet alle werkprocessen beschreven. Er is een werkgroep gestart die waar nodig werkprocessen beschrijft en zorgt dat deze worden gebruikt in de organisatie .

ICT ontwikkeling De afgelopen jaren zijn diverse pogingen ondernomen om ons op het gebied van ICT te ontzorgen zoals samenwerking met gemeenten in onze nabijheid en andere regionale initiatieven. Deze hebben om allerlei redenen niet geleid tot verbetering naar de voor Wijdemeren wenselijke situatie. In deze jaren zijn noodzakelijke investeringen in de ICT bevroren. Dit heeft geleid tot achterstallig onderhoud: er wordt gewerkt met verouderde hardware en verouderde systemen. Tevens was er sprake van onrechtmatigheid rond de ICT-contracten. In april 2023 is een plan van aanpak opgesteld waarbij de achterstand wordt ingelopen en de medewerkers van de gemeente op een goede manier worden voorzien van apparatuur en ondersteuning. In 2024 zal dit proces worden afgerond. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van (eenmalige) budgetten die eerder zijn vastgesteld. Inmiddels is via een aanbestedingsprocedure een raamcontract gesloten met een leverancier, waarmee de inkoop van hardware en licenties rechtmatig is. Met het oog op de toekomstige bestuurlijke situatie worden geen grote veranderingen of nieuwe systemen meer doorgevoerd. Met uitzondering van wettelijk noodzakelijke voorzieningen, bijvoorbeeld in het kader van de nieuwe Omgevingswet, de Participatiewet, de Wet open overheid en de verdere aandacht en eisen op het gebied van informatiebeveiliging.

7

De organisatie van de komende jaren – op naar de fusie Het besluit van de gemeenteraad om te komen tot bestuurlijke fusie geeft richting aan de (ambtelijke) organisatie van de komende jaren. Rekening houdend met de kaders van het financieel herstelplan moeten we zorgen dat de organisatie klaar is om over te gaan naar een nieuwe organisatie. Dit betekent: • De communicatie en dienstverlening aan inwoners en ondernemers versterken. • Achterstanden inlopen. • Adequaat uitvoeren van onze wettelijke taken en bestuurlijke opgaven. • De doelstellingen uit financieel herstelplan te realiseren. • Behoud en beheer karakter dorpen en groen blauwe parels. • De interne werkprocessen op orde brengen. Organiseren in verschillende fasen Bij de optimalisering van de organisatie gaan we inzetten op een snelle verbinding met de nog te kiezen fusiepartner(s). We onderkennen hierin drie fasen: 1) Pre-fusiebesluit: De fusie partner(s) is/zijn nog niet bekend. Wijdemeren voert de taken zelf uit of heeft taken belegd bij (verbonden) partijen. 2) Fusie besluit is genomen: daar waar mogelijk ambtelijke samenwerking / invlechten in de nieuwe organisatie. 3) Feitelijke fusie: één organisatie, taakuitvoering is belegd in de nieuwe gezamenlijke organisatie. Wendbaar, flexibel en slim In de jaren tot fusie gaat het MT van Wijdemeren uit van wendbaar, flexibel en slim.

Bij het invullen van vacatures en het inpassen nieuwe taken vragen we ons af: doen we het zelf, doen we het samen met de nieuwe organisatie, kan de nieuwe organisatie de taak alvast voor ons uitvoeren of besteden we de taak uit. Bij investeringen bijvoorbeeld op het gebied van ICT vragen we ons af wat de noodzaak is van de investering, of we deze kunnen uitstellen en of we al kunnen samenwerken met de veronderstelde fusiepartner. Het is de rol en opdracht van het MT om hierop te acteren en keuzes te maken. Uitgangspunt is om per opgave en vanuit maatwerk de juiste vorm in te zetten. Om dit te realiseren: • •

Brengt het MT, in het kader van de naderende fusie, prioritering aan voor investeringen in de bedrijfsvoering. Brengt het MT in datzelfde kader prioritering aan bij opgaven voor in welke vorm wij taken uitvoeren (vanuit vaste formatie, inhuur, taak en budget overbrengen naar fusiepartner(s), verbonden partijen, opdracht aan derden).

8

Opdracht aan de organisatie De raad heeft met het opnemen van een stelpost investeringen in 2024 (incidenteel en structureel) in de organisatie daartoe middelen vrijgemaakt. De raad heeft daarbij de opdracht gegeven om de benodigde investeringen in de organisatie duidelijk uiteen te zetten. De Provincie Noord-Holland heeft aangegeven dat de investering in de organisatie voor hen een harde randvoorwaarde is om te vertrouwen in de realisatie van het financieelherstelplan/kadernota. Per afdeling volgt hier een uiteenzetting van de investering en besparingen in relatie tot de opdracht van de raad en het kader van de provincie als toezichthouder.

Afdeling inwoners Sociaal domein Ons speerpunt in 2024 en verder blijft het uitvoeren van onze taken op een kwalitatief gewenst niveau, binnen de beschikbare budgetten. We gaan werken op basis van de dit najaar te nemen raadsbesluiten over het Integraal Beleidskader Sociaal Domein 2024 – 2027 en de uitwerking daarvan in de Maatschappelijke Agenda. Naast de Jeugdwet, Wet Maatschappelijke ondersteuning en Participatiewet wordt hier ook het Dorpenbeleid, het beleid voor inburgering, armoede/schulden, onderwijs/onderwijsachterstanden, cultuur en sport uitgewerkt. We nemen voorbeelden van ‘best practices’ over van andere gemeenten. Met de te nemen raadsbesluiten krijgt de raad ook grip op te realiseren ombuigingen in het sociaal domein, waarin per eerder aangenomen motie om is gevraagd. Voor 2024 is eenmalig € 250.000 nodig op het inrichten en versterken van het sociaal beleid. Hiermee realiseren we een structurele ombuiging van € 500.000 (op efficiency van subsidie uitgaven en maatregelen op zorg en welzijn) in 2025 en verder. De eenmalige investering omvat: • Medewerkers scholen in nieuwe manier van werken. • Optimaliseren van werkprocessen, zoals: nieuwe werkprocessen sociaal wijkteam om zelf passende kortdurende en langdurende basishulp te bieden. • Wegwerken van achterstanden. • Inrichten inzet uitvoering praktijkondersteuners bij huisartsen.

• Betere monitoring jeugdhulptrajecten. • Versterken inzet algemene i.p.v. maatwerkvoorzieningen sociaal domein. De acties bij deze ombuiging betreffen: • Vanuit de afgesproken Landelijke Hervormingsagenda Jeugd 2023-2028 onze sociale wijkteams versterken met extra expertise en extra tijd, ruimte en mandaat. Zij handelen vanuit een brede blik op het gezin (participatie, armoede/schulden, echtscheiding, psychische problemen bij ouders). Het versterkte sociale wijkteam gaat zelf passende kortdurende en langdurende basishulp bieden waardoor verwijzingen naar gecontracteerde (specialistische) kostbare vormen van hulp zullen afnemen. Landelijk (VNG Maatregelen 2022) is hierbij ingeschat dat dit leidt tot een besparing van 0,8%. 9

•

Doordat er vanuit de GALA middelen geoormerkt geld ter beschikking is gesteld kunnen we gerichter publieke middelen toebedelen aan de maatschappelijke voorzieningen. Hiermee versterken we de (lokale) instellingen en onze inwoners in nood. En komen hiermee dus ook tegemoet aan de motie M-7-1 van 12 juli 2023.

•

We investeren in de nabijheid van specialistische controleerbare hulp die wordt ingezet als dat nodig is. We zetten in op een integrale kijk op de problemen van de jeugdige en het gezin. Meer focus op het verminderen van armoede en schulden zorgen voor jeugdhulptrajecten die effectiever en efficiënter verlopen. Dit geldt ook voor de aandacht en inzet op andere belemmerende factoren binnen het gezin (echtscheiding, psychische problemen bij ouders). We zetten in op verhoogde uitstroom uit jeugdhulp door een betere beschrijving en scherpere monitoring van trajecten. We gaan extra praktijkondersteuners inzetten bij de huisartsen die de jeugdhulpvragen aan de huisarts beter kunnen beoordelen. Door de extra praktijkondersteuners bij de huisartsen zal het aantal verwijzingen naar de duurdere specialistische GGZ afnemen. We versterken de sociale basis door meer algemene voorzieningen zoals extra jeugd- en jongerenwerk, algemeen toegankelijke activiteiten als alternatief voor individueel beschikte vormen van dagbesteding en het versterken van de sociale cohesie met activiteiten vanuit ons dorpenbeleid. Dit leidt tot een verhoogde uitstroom in de gespecialiseerde hulp en een vermindering van de instroom van individueel beschikte hulp. We volgen de landelijke ontwikkelingen op het gebied van de Wet maatschappelijke ondersteuning.

In voorbereiding is het deels ombuigen van de Wmo-begeleiding van een maatwerkvoorziening naar een algemene voorziening. We onderzoeken de mogelijkheid om de norm voor huishoudelijke hulp en begeleiding te verlagen. Uit onderzoek uitgevoerd door KPMG in deze regio blijkt dat hiermee een structurele bezuiniging gerealiseerd kan worden van 10 tot 13 %.

• •

• •

•

•

•

Definitieve uitwerking en doorrekening van de ombuigingen vindt in de eerste helft 2024 plaats op basis van de najaar 2023 door de raad te nemen besluiten inzake de beleidskaders sociaal domein.

Dienstverlening Dát we onze wettelijke taken en bestuurlijke opgaven in opmaat naar bestuurlijke fusie uitvoeren is net zo belangrijk als hóe we dat doen. Wij willen een organisatie zijn waar inwoners en ondernemers zich gehoord voelen, vragen en aanvragen binnen gestelde termijnen worden beantwoord, en het handelen van onze medewerkers als prettig en betrokken wordt ervaren. Dit betekent niet dat wij altijd kunnen instemmen met het verzoek van onze inwoners / ondernemers of dat we antwoord kunnen geven op de snelheid die verzocht wordt. Belangrijk is dat we helder aangeven wat er wel en niet kan, wanneer iemand reactie kan verwachten, dat we verwachtingen managen, rolvastheid betrachten, en beslissingen helder toelichten.

10

Door de vele achterstanden is de klachten- en meldingenstroom nu nog relatief hoog. Deze zorgen door stapeling voor achterstanden op diverse plekken in de organisatie, waardoor er onnodig veel mensen met een melding/klacht bezig zijn. En omdat het vaak aan middelen ontbreekt om daadwerkelijk de melding te verhelpen, herhaalt een klacht zich vaak, zonder dat de feitelijke situatie is veranderd. Hierin willen we verbeteringen aanbrengen. Om dit te realiseren: • Actualiseren en communiceren wij servicenormen voor telefonie, post, mail. • Gaan we met onze medewerkers in gesprek over de vastgestelde werkwijze van de organisatie en sturen de leidinggevenden hierop. • Waar vragen nu via verschillende ingangen binnenkomen, gaan we deze procesmatig toeleiden naar één punt van waaruit wij de eenvoudige vragen snel en adequaat kunnen beantwoorden. Meer complexe vragen worden van daaruit naar de vakafdelingen doorgeleid. En we gaan de beantwoordingstermijn daarop monitoren. • Voeren we eind 2023 een klanttevredenheidsonderzoek uit op de dienstverlening van onze gemeente), en voeren we vanuit de uitkomst verbeteringen door.

Afdeling omgeving Groen blauwe parel: natuur, recreatie, Oostelijke Vechtplassen, Plassenschap Onze groenblauwe parels en karaktervolle dorpen bepalen de identiteit van Wijdemeren. We gaan werken vanuit een integraal programma om hierop beter te sturen en deze identiteit te borgen richting de nieuwe gemeente. Met dit programma verbinden wij onze rol en taken vanuit het Plassenschap, Gebiedsakkoord Oostelijke Vechtplassen en positie in het Provinciaal Programma Landelijk Gebied. Ook maken wij hiermee een integrale verbinding tussen beleid en uitvoering rond economie, recreatie, toerisme, natuur, milieu en dorpenbeleid. Tot slot leidt dit programma tot een verbinding van wat kunnen brengen en willen halen in onze samenwerking met de regio, binnen de metropoolregio Amsterdam en provincies en Rijk (denk aan natura 2000 opgaven). Als woongemeente staat Wijdemeren op plek 7 in de Atlas van Nederlandse gemeenten (Buro Louter, 2023). Onze flora en fauna zijn uniek voor Nederland én Europa. Voor zowel behoud als beheer hiervan is ecologische kennis en kunde nodig. Dit is ook nodig voor de wettelijke taak van de gemeente om een natuurcheck uit te (laten) voeren bij omgevingsvergunningen en alles wat daarmee samenhangt. En het is ook nodig om strategisch te adviseren bij ontwikkelingen rond ons Natura 2000 gebied en ontwikkelwensen van initiatiefnemers in ons grondgebied.

Denk bijvoorbeeld aan de effecten van festivals in de buurt van een natuurgebied of renovatie van gebouwen waar vleermuizen in huizen. Daarnaast is advisering nodig rond opgaven vanwege het veranderende klimaat, natuurinclusief bouwen en het ecologisch beheer van watergangen in Wijdemeren. Denk aan de effecten van het aanpassen van ons grondwaterpeil om stikstofuitstoot te beperken vanuit het inklinken van het veen in onze natuurgebieden. Om dit te realiseren: • Versterken wij de inzet op het programma groen blauwe parel door het omvormen van beleidsfuncties naar programmamanagement en uitvoering. • Organiseren wij de inzet van ecologische kennis en kunde. 11

Beheer en onderhoud ruimtelijke omgeving Bij de afdeling Omgeving is een stevige duurzame versterking nodig voor het uitvoeren van de projecten beheer & onderhoud om te zorgen dat we het beheer en onderhoud van onze parels en eigendommen kunnen realiseren op de door raad vastgestelde kwaliteitsniveaus. In de afgelopen jaren zijn achterstanden opgelopen waardoor de opgave nu groter is dan gebruikelijk. Met het vaststellen en uitvoeren van de beheerplannen gaan we ook voldoen aan de verplichting van de Provincie als toezichthouder om onze beheerplannen te actualiseren en de noodzakelijke investeringen voor de realisatie van beheer en onderhoud op te nemen in de begroting. Dit maakt ook onderdeel uit van onze fusie-opgave. Om dit te realiseren: • Zorgen we voor de essentiële kennis en ervaring op het gebied van inkoop en aanbesteden. • Uitbreiding extra projectondersteuning zodat projectleiders minder belast worden met administratieve zaken en zich meer kunnen richten op de uitvoering, opdrachtgeverschap richting opdrachtnemers en afstemmen met de externe en interne stakeholders. • Slimmer en integraler organiseren, intern, extern en bestuurlijk: - Hebben we in de organisatie een opdrachtgever die op basis van een inkoopkalender zorgt voor correcte opdrachtgeving bij aanbestedingen. - Besteden we extra aandacht aan de startfase van een project.

We starten niet eerder met de uitvoering, dan wanneer de noodzakelijke randvoorwaarden zijn ingevuld. - Nemen we in de voorstellen voor de beheersplannen middelen op voor een contractmanager die specifiek aandacht besteed aan de keuze voor contractvormen die passend zijn voor het type project. - Leggen we heldere kaders vast in de organisatie, met het college en de raad; besluitvorming op de juiste tafel die niet opnieuw ter discussie komt. - Gaan we raamovereenkomsten aan waar dat kan, huren gespecialiseerd advies op inhoud of proces in, waar nodig. • Benoemen we een integraal beheerder/programmamanager beheer en onderhoud en projectregisseur die stuurt op het totaal programma dat in de begroting wordt vastgesteld. Verkeersbesluiten Het aantal te nemen verkeerskundige besluiten en maatregelen neemt toe vanuit onze wettelijke taken als wegbeheerder en de toename van projecten beheer en onderhoud openbare ruimte. Om dit te realiseren: • Stellen we de noodzakelijke verkeersbesluiten op, laten deze vaststellen en dragen zorg voor de uitvoeren hiervan. Hiervoor is uitbreiding met 1 fte verkeerskundige nodig. Wijzigingen bestemmingsplan en/of omgevingsplan De eerste drie jaar na het inwerking treden van de Omgevingswet lopen er nog ruimtelijke procedures die vallen onder de huidige wet- en regelgeving.

We willen de achterstanden bij deze aanvragen wegwerken, de dienstverlening hierop verbeteren en de implementatie van de uitvoering van de nieuwe Omgevingswet (waaronder het uitdagingsrecht bemensen en waarmaken). Om dit te realiseren: Zetten we in 2024 en 2025 2 fte extra adviseurs ruimtelijke procedures in. 12

Vastgoed Een belangrijke pijler in het financieel herstelplan is het terugbrengen van de kosten voor beheer, onderhoud en de kapitaallasten van het gemeentelijk vastgoed. Doel is om de opgave te realiseren door verkoop van interessante vastgoedobjecten op ontwikkellocaties, zoals het gemeentehuis. Gemeente Wijdemeren heeft veel vastgoed in eigen bezit. Er ontbreekt beleid in het aan- en afstoten, beheer, verhuur en ontwikkelen van het vastgoed van de gemeente. Een groot deel is verouderd, de maatschappelijke behoefte en gebruik ten aanzien van het soort accommodatie verschuift en versnippert, de onderliggende contractuele juridische afspraken zijn gedateerd. Vanuit een kritische schouw en herorganiseren is het mogelijk een inhaalslag te maken. Om dit te realiseren: • Verbeteren we de dienstverlening aan maatschappelijke organisaties en gebruikers rondom het maatschappelijk vastgoed en hiertoe breiden we team Vastgoed structureel uit met 1 fte. • Zetten we in op tijdelijke versterking om dossiers te herstructureren, af te ronden en achterstanden in de lopen. • Huren we een makelaar in om benodigde taxaties uit te voeren en eventuele verkoop te begeleiden. Waar mogelijk worden afspraken gemaakt om de kosten voor inzet van de makelaar te verdisconteren in de verkoopprijs van het vastgoed.

• Brengen we de kosten en opgaven rond het meerjarenonderhoud van de vastgoedobjecten in beeld om daarop te kunnen sturen. Extra inkomsten bezoekers en recreanten Wijdemeren is de groen blauwe parel van Midden Nederland en we willen dat het gebied aantrekkelijk blijft voor onze inwoners en voor de vele toeristen die voor een dagje of voor een korte of langere vakantie in ons gebied verblijven. Tweede huizen zijn in trek evenals hotels, B&B’s en vakantiehuizen. De gemeenteraad heeft als een van de maatregelen vanuit het financieel herstelplan, ervoor gekozen om de recreanten en toeristen meer mee te laten betalen aan (het onderhoud van) de voorzieningen en het onderhoud van natuur en landschap. Toeristenbelasting en forensenbelasting worden reeds in rekening gebracht. Momenteel wordt onderzocht of de inning van deze belastingen volledig is en hoe de tarieven zich verhouden tot gemeenten met een vergelijkbaar toeristisch profiel. Om extra inkomsten te realiseren kan ook worden gedacht aan bijvoorbeeld parkeerbelasting, vaarvignetten etc. De mogelijkheden en implementatie van dergelijke maatregelen dienen zorgvuldig te worden onderzocht. En besproken te worden met de diverse stakeholders, waaronder met name de ondernemers, voordat een of ander wordt ingevoerd.

Op basis van ervaringsgegevens van andere gemeenten met eenzelfde toeristisch profiel, lijkt een opbrengstverhoging van ongeveer €1.000.000,- vanaf 2028 reëel. Startend met een meeropbrengst van € 500.000,- in 2024 ten opzichte van de geraamde opbrengst zoals is vastgelegd in de begroting 2023. Om dit te realiseren • Is incidenteel extra inzet nodig, die gedekt kan worden uit de meeropbrengsten. 13

Afdeling bedrijfsvoering Financiën Het financiële team dat vorig jaar vanuit externe inhuur is ingericht, blijft tot na de jaarrekening 2023 om een goed fundament voor de komende jaren te realiseren. In de komende maanden gaan we werken aan de invulling van het team financiën dat nodig is voor een stabiele financiële huishouding. Hierbij is een snelle inpassing in systemen en werkwijzen van en met de toekomstige fusiepartner(s) zeker denkbaar. Met name het financieel vervlechten wordt een tijdrovende en cruciale taak in het fusieproces. Communicatie We gaan met inzet van 1 extra fte het interne communicatieproces verbeteren om kwaliteit van de externe communicatie richting onze inwoners, partners en ondernemers te verbeteren. HRM & ondersteuning bestuurlijke processen Ook bij HR wordt gewerkt aan het verbeteren van diverse P&O processen en het inrichten van een nieuw HR-systeem. Dit systeem gaat efficiency voordelen opleveren en management informatie bieden over formatie, inhuur, ziekte en verzuim. Ook het werving- en selectieproces wordt nadrukkelijk digitaal ondersteund. Tenslotte zullen in de komende periode diverse personeelsdossiers op orde komen , waarmee we verwachten dat we in de loop van 2024 op HRM 1 fte HR minder nodig zullen hebben (structureel).

Om de directie en het bestuur op strategisch niveau te ondersteunen en de processen richting college en raad efficiënter en professioneler te laten verlopen is een directiesecretaris noodzakelijk. Deze formatie invulling zal in de plaats komen van 1fte HR adviseur, waarmee effectief de omvang van formatie neutraal blijft. In de fusie organisatie zal wel extra inzet van HRM nodig zijn, dit wordt te zijner tijd bij het Plan van Aanpak voor het fusietraject uitgewerkt. Digitalisering Als gevolg van steeds verdergaande digitalisering worden de werkzaamheden van de medewerkers van ons archief minder. Op dit moment zijn er meerdere vacatures en hebben we besloten 1 fte DIV medewerker niet meer in te vullen en als bezuiniging op te voeren (structureel). Management De afgelopen maanden is het management van de organisatie op orde gebracht en de hoofdstructuur met 3 afdelingen vastgesteld. Voor de 3 afdelingen zijn inmiddels de nieuwe afdelingsmanagers gestart alsmede de manager strategie en projecten. Vervolgens kan de fijnstructuur (van de teams) worden bepaald. Uitgangspunt hierbij is om deze inrichting met minder teamleiders te realiseren. Dit betekent een structurele bezuiniging van €420.000,- met ingang van 2025. Daarentegen verhogen we waar nodig de inzet op uitvoerende taken.

Stelpost bedrijfsvoering Zoals het rapport Necker van Naem als aanbeveling concludeert, is het noodzakelijk dat bij het toevoegen van formatie om inhoudelijke opgaven te realiseren, rekening wordt gehouden met het ophogen van gemiddeld 10% als stelpost voor bedrijfsvoeringonderdelen, zoals bureau(stoel), laptop, P&O, management, etc. Hiervoor is een structureel bedrag van €50.000,- opgenomen vanaf 2024. 14

Wat vraagt dit van ons? Aandacht voor medewerkers Onze medewerkers zijn ons belangrijkste kapitaal. De lange onrustige periode heeft veroorzaakt dat er veel vacatures zijn en dat het verzuimpercentage hoog is. Gelukkig lijkt de tendens licht naar positief om te buigen. Onze medewerkers hebben niet (altijd) de aandacht gekregen die ze nodig hebben en die ze verdienen. We zetten de komende tijd in op taakgerichtheid, het verminderen van verzuim en op ambtelijk bestuurlijk samenspel. Dat betekent aandacht en tijd voor onze medewerkers, opleiden en ontwikkelen daar waar nodig zowel op taakinhoud als op de benodigde vaardigheden. Bij het invullen van vacatures passen we maatwerk toe en we besteden werk uit indien nodig. Om dit te realiseren: • Zetten we in om te zorgen dat medewerkers “fit for the job” zijn bij de fusiedatum: - Dat betekent dat we weten wat iemand kan en wil. - Dat betekent dat we weten wat de competenties zijn die nodig zijn om je functie goed in te vullen. - Inventariseert de leidinggevende samen met de medewerker of er extra kennis of vaardigheden nodig zijn om de functie goed in te vullen. - Stuurt de leidinggevende op de (persoonlijk) ontwikkeling van de medewerkers om de competenties van medewerkers te versterken en aan te laten sluiten op de taken en opgaven.

- Sturen medewerkers in samenwerking met leidinggevenden op een gezonde werkvoorraad en een goede werk & privé balans. • Heeft elke leidinggevende twee keer per jaar een GROW gesprek met de vaste medewerkers, medewerkers doen verslag van deze gesprekken, verslagen worden in AFAS vastgelegd. • Houden we in 2023 een medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO). • Stelt het MT op basis van de uitkomsten en in overleg met de OR 5 focus punten vast, stuurt daarop en monitort de voortgang. • Blijven we inzetten op het vast invullen van vacatures vooral op uitvoerende diensten.

Communicatie met de medewerkers Onze organisatie is op dit moment volop in verandering en er komt een periode aan met veel onrust. Medewerkers hebben behoefte aan duidelijkheid, rust en heldere afspraken. Bijvoorbeeld dat er gestuurd wordt door de leidinggevenden op afspraken die gemaakt zijn, op een open en transparante wijze. Bovendien is er behoefte te weten hoe het gaat met de ontwikkelingen die het MT voorstaat, zo ook op de uitvoering van dit organisatieherstelplan. Om dit te realiseren: • Maken we een communicatieplan dat aangeeft hoe we onze medewerkers meenemen in de organisatieontwikkelingen van de komende periode. • Worden in het MT de basisafspraken van deze organisatie herijkt. • Sturen de leidinggevenden op de gemaakte afspraken op open en transparante wijze. • Houden we vast aan de lijn die in dit organisatieherstelplan is beschreven.

15

Samenspel college, raad, ambtelijk apparaat Zowel het rapport van Necker van Naem over de organisatieontwikkeling (2021), het rapport van Berenschot over de Porseleinhaven (2022) als de analyse van KokxdeVoogd (mei 2023), geven aan dat een scherpere rolverdeling tussen raad, college en ambtelijke organisatie wenselijk is. Al deze bureaus concluderen dat deze gremia in Wijdemeren regelmatig op elkaars stoel gaan zitten. De gemeenteraad heeft een kaderstellende rol: zij stelt het beleid vast en controleert de uitvoering ervan. Het college bereidt de besluitvorming voor en voert de besluiten van de raad uit. De ambtelijke organisatie ondersteunt het college bij de voorbereiding en uitvoering van de besluiten. Voor een goed samenspel in complexe situaties is het belangrijk dat de partijen elkaar op de juiste manier informeren; open, volledig en zorgvuldig, zodat zij elkaar in staat stellen om verantwoordelijkheid voor de eigen rol te nemen. Om dit proces te verbeteren: • Gaan de leden van de driehoek (burgemeester, griffier en gemeentesecretaris) gezamenlijk de cursus “Samenwerken in de Driehoek” volgen en periodiek een constructief driehoeksoverleg houden. • Bewaken griffier en burgemeester de vergaderhygiëne tijdens commissie- en raadsvergaderingen.

• Worden portefeuillehouders voor de collegevergaderingen bijgepraat door de afdelingsmanagers en de stellers van de stukken die naar het college gaan, zodat zij de voorstellen kunnen toelichten en vragen van andere collegeleden en later eventueel raadsleden kunnen beantwoorden. • Ziet het MT erop toe dat de college-en raadsvoorstellen die aangeboden worden compleet, integraal en van goede kwaliteit zijn, met de juiste financiële en juridische checks & balances. • Wordt er in 2024 een cursus Raads- en collegevoorstellen schrijven georganiseerd. In de aanloop naar bestuurlijke fusie is het van het allergrootste belang dat de verschillende gremia elkaar steunen, vasthouden en naar buiten toe eensgezindheid uitstralen. We zetten ons in voor meer onderlinge verbinding en vertrouwen om de klus samen te kunnen klaren.

16

Kosten Financieel herstelplan De investeringen in de organisatie zijn opgenomen in het financieel herstelplan / kadernota 2024 en worden verwerkt in de begroting 2024. Behalve (extra) medewerkers op cruciale plekken is geen investeringsbudget nodig buiten de reguliere budgetten. Opleidingsbudget Het is belangrijk dat we komende jaren ons opleidingsbudget volledig benutten voor de ontwikkeling van medewerkers. Leidinggevenden gaan hierover actief in gesprek met medewerkers en zorgen ervoor dat er gelegenheid is om opleidingen te volgen. We willen inzetten op medewerkers die ‘fit for the job zijn’. Voor sommige medewerkers zullen dat functiegerichte opleidingen zijn om de kennis over hun vakgebied bij te spijkeren, voor anderen zijn dat trainingen op het gebied van vaardigheden of competenties, en voor weer anderen zijn het wellicht loopbaangerichte opleidingen omdat zij toe zijn aan een volgende stap in hun loopbaan. Inhuur- en calamiteitenbudget Binnen Wijdemeren zijn nu nog veel vacatures. De situatie van Wijdemeren maakt ons niet voor iedereen een aantrekkelijke werkgever. Daarnaast is de arbeidsmarkt krap en heeft Wijdemeren op diverse gebieden kennis en ervaring nodig die in de vaste arbeidsmarkt moeilijk te vinden is. Met de verwachte fusie willen we de organisatie ook flexibel en wendbaar maken om de invlechting soepel te kunnen laten verlopen zonder hoge kosten.

De komende jaren maken wij gebruik van inhuur en/of het inzetten van te contracteren partijen. De benodigde middelen bestaan uit loonsombudget, inhuurbudget en stelpost voor de investeringen, en zijn opgenomen in de begroting 2024. Buiten scoop: inzet ambtelijke organisatie bij fusieproces Eventuele maatregelen die wij moeten nemen in het kader van de Arhi-procedure zijn niet in dit organisatieverbeterplan opgenomen. Hiervoor wordt een apart Plan van Aanpak gemaakt en de benodigde middelen en de dekking zullen apart inzichtelijk gemaakt worden met als doel hiervoor in een later stadium te worden gecompenseerd.

17