Zelfscan team IB 2025

Zelfscan Informatiebeheer 2025

Inleiding Doel zelfscan Deze zelfscan richt zich op de staat van het archief –en informatiebeheer van de gemeente Druten en de gemeente Wijchen. De Werkorganisatie Druten Wijchen (vanaf hier WDW) is verantwoordelijk voor het archief –en informatiebeheer van beide gemeentes. Team Informatiebeheer is onder andere belast met het interne toezicht, het bijhouden en agenderen van verbeteracties ten behoeve van het informatiebeheer en het actief beheren van informatie in de daarvoor bestemde systemen. Dit doet team Informatiebeheer ten behoeve van: - Het voeren van een goede en geordende bedrijfsvoering door de WDW. - Het naleven van wet- en regelgeving op Europees, nationaal en lokaal niveau. - Het handelen van de gemeente open en bewijsbaar vastleggen. Binnen deze zelfscan wordt onder informatiebeheer het volgende verstaan: de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten (openen, delen en openbaren), en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie.

Opbouw toezicht Om bovenstaande doelen mogelijk te maken is structureel toezicht op het informatiebeheer onmisbaar. Daarom is het toezicht op de kwaliteit op het informatiebeheer van de gemeenten en de WDW is op drie niveaus belegd. - De werkorganisatie toetst intern het informatiesysteem op basis van het kwaliteitssysteem (vanaf hier de 'zelfscan’). - De aangestelde archivaris van het Regionaal Archief Nijmegen (vanaf hier RAN) houdt elke drie jaar een audit van de gemeenten en de WDW en brengt jaarlijks een verslag uit over de voortgang. - Jaarlijks verantwoord de gemeente zich aan het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Gelderland (vanaf hier IBT). Het IBT kan hierop de organisatie van advies voorzien of een escalatieprocedure starten.

Zelfscan De zelfscan, het toezicht van de archivaris en de feedback van het IBT vormen samen met uitdagingen en ambities de basis voor het jaarlijks verbeterplan dat wordt opgesteld door team Informatiebeheer. Vorig jaar is de zelfscan voor het eerst uitgevoerd, wat heeft geleid tot een 0meting. Dit jaar is de zelfscan volgens dezelfde methodiek uitgevoerd, wat het mogelijk maakt om te kijken naar de veranderingen die in het afgelopen jaar zijn doorgevoerd. Omdat het toezicht op het informatiebeheer van de WDW gelaagd plaatsvindt is er voor de zelfscan gekozen voor een beperkte scope op basis van het KIDO Light normenkader1 ten opzichte van het toezicht van de archivaris. Binnen deze beperkte scope is vervolgens wel meer ruimte voor diepgang in de zelfscan.

Scope zelfscan De zelfscan beperkt zich tot: - Actueel beleid. - De huidige (technische) inrichting van het informatiebeheer, het gebruik hiervan binnen de WDW en beheermaatregelen die zijn genomen ten behoeve van de informatie binnen deze inrichting. - De staat van recent gevormde zaakdossiers en lopende zaken.

Opbouw zelfscan De zelfscan wordt opgeleverd in de vorm van een zelfrapportage die is ingedeeld in diverse onderwerpen. De zelfrapportage is gebaseerd op de resultaten van een vragenlijst die beantwoord is door de kwaliteitsmedewerkers van het team Informatiebeheer, met ondersteuning van team Informatiemanagement. T.o.v. vorig jaar is geen medewerkersonderzoek organisatiebreed uitgezet, dit gezien de grote hoeveelheid vragenlijsten de afgelopen tijd door de organisatie waren uitgezet. Het medewerkersonderzoek zal volgend jaar wel onderdeel vormen van deze zelfscan.

Kaders van de zelfscan Voor de zelfscan stellen we eisen aan het informatiebeheer van de organisatie(s). Deze eisen worden bepaald door wet- en regelgeving en daaruit voortvloeiende richtlijnen, handreikingen en normenkaders. Daarnaast vormt ook het beleid van de organisatie een belangrijke basis met lokale ambities en daarop gevormd beleid met eigen kaders en richtlijnen.

Ambities van de organisatie Voor de doorontwikkeling van informatiebeheer binnen de WDW probeert team Informatiebeheer zoveel mogelijk aan te sluiten bij het vastgesteld Informatiebeleidsplan, het Beleid Informatiebeheer en het Kwaliteitssysteem. Specifiek voor de doorontwikkeling van informatiebeheer staat het volgende centraal: - Versterken van de digitale dienstverlening. Denk hier aan het vindbaar en beschikbaar maken van digitale informatie binnen de organisatie. - Digitaal samenwerken: het bevorderen van het eenvoudig en eenduidig uitwisselen van informatie binnen de organisatie. - Datagedreven werken: het mogelijk maken van sturingsinformatie, het gestructureerd opslaan van informatie. - Doorontwikkelen informatiehuishouding: het bevorderen van het informatiebewustzijn binnen de organisatie, het op orde houden van de (digitale) archieven. Hiervoor berusten wij ons onder andere op onderstaand lokaal beleid. Strategisch en tactisch beleid - Informatiebeleidsplan (2022) - WDW Beleid informatiebeheer (2023) - Kwaliteitssysteem Informatiebeheer (2023) - Agenda dienstverlening (2021) - Feedback medewerkers onderzoek informatiebeheer (2024)

Resultaten zelfscan Wet- en Regelgeving Uitleg De Archiefwet, de Archiefverordening en het Archiefbesluit stellen eisen waaraan de archieven van de WDW moeten voldoen. Volgens deze wet –en regelgeving moet de WDW beschikken over een archiefverordening per gemeente, een besluit informatiebeheer, mandaatbesluiten, een beheerregeling informatiebeheer en een kwaliteitssysteem. Het is van belang dat het beleid over het informatie- en archiefbeheer van de WDW, gemeente Druten en gemeente Wijchen geactualiseerd blijft om ervoor te zorgen dat de organisatie aan nodige wet –en regelgeving blijft voldoen. Conclusie Werkorganisatie Druten Wijchen, gemeente Druten en gemeente Wijchen beschikken over de benodigde regels en verordeningen en daaruit voortvloeiend strategisch/tactisch beleid. Gemeente Wijchen: -

Archiefverordening (2018) Beheerregeling informatiebeheer (2018)

Gemeente Druten: -

Archiefverordening (2018) Beheerregeling informatiebeheer (2018)

Werkorganisatie Druten Wijchen: -

Archiefparagraaf (onderdeel van instellingsbesluit Werkorganisatie Druten Wijchen) Archiefreglement Werkorganisatie Druten-Wijchen (2018) Beheerregeling Werkorganisatie Druten-Wijchen (2018) Beleid informatie- en archiefbeheer (2023) Kwaliteitssysteem (2023)

Het kwaliteitssysteem is in 2023 vastgesteld. Deze zelfscan is een uitvloeisel hiervan. Actualisaties van de verordeningen en beheerregelingen van de gemeenten en het archiefreglement van de WDW zijn gewenst, maar vallen logischerwijs samen met de invoering van de nieuwe Archiefwet. Deze zal naar verwachting begin 2027 ingaan. Advies van informatiebeheer - De archiefverordeningen, beheerregelingen en archiefreglement voldoen nog aan de minimale eisen van de wet, maar reflecteren de huidige situatie niet meer. Na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet dienen de archiefverordeningen en beheerregelingen te worden aangepast.

Beleid en strategie Uitleg In Beleid en strategie wordt de strategische/tactische visie van de organisatie in op het informatiebeheer vastgesteld. Beleid en strategie wordt gekaderd door wet- en regelgeving, visie en middelen. Conclusie In 2025 is het informatiebeleidsplan geëvalueerd en geüpdatet met nieuwe lopende projecten. Het informatiebeleidsplan geeft brede kaders aan het geheel van de ICT van de WDW waaronder het digitale informatiebeheer van de WDW, maar nieuwe eisen vanuit wet- en regelgeving komen nog beperkt naar voren zoals de Wmebv en de nieuwe Archiefwet in 2027. Het informatiebeleidsplan vormt samen met (internationale) wet- en regelgeving, landelijke richtlijnen, normenkaders en best practices de basis voor het actuele ‘Beleid Informatiebeheer’ dat eind 2023 is vastgesteld. Het ‘beleid informatiebeheer’ is specifiek toegespitst op het beheer van informatie van de WDW en dient als basis voor verder beleid en instrumenten die door team informatiebeheer worden ontwikkeld en/of toegepast. Advies van informatiebeheer - Het verder actualiseren van het informatiebeleidsplan om nieuwe ontwikkelingen en eisen voldoende terug te laten komen zoals vanuit de wet Wmebv en de nieuwe Archiefwet.

Organisatie en inrichting Uitleg In Organisatie en inrichting worden alle activiteiten rondom het informatiebeheer van de organisatie beschreven en vastgesteld. De informatiehuishouding van de organisatie wordt verbeterd doordat het vastleggen en beschrijven van alle processen en activiteiten zorgt voor een gestructureerde en uniforme aanpak. Dit bevordert de toegankelijkheid en het beheer van informatie, wat leidt tot een hogere efficiëntie en betrouwbaarheid. Daarnaast ondersteunt het de naleving van wet- en regelgeving en vermindert het de kans op fouten en risico's. Conclusie Team informatiebeheer streeft naar een gestructureerde en uniforme aanpak van IB-activiteiten met het gebruik van een handboek. Wanneer er een wijziging plaatsvindt in werkzaamheden wordt dit aangegeven in een aanpassingsdocument. De kwaliteitsmedewerkers verwerken dit vervolgens in het handboek. Daarnaast zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van informatiebeheer beschreven in het vastgestelde stuk Beleid Informatie- en archiefbeheer. Ook heeft de WDW een vastgesteld kwaliteitssysteem waarvoor o.a. deze zelfevaluatie ieder jaar wordt uitgevoerd. Hieruit komen verbeteracties die het aankomende jaar worden opgepakt. De WDW is bezig met het optuigen van een breed informatieoverleg waarin de vraagstukken rondom informatiehuishouding kunnen worden besproken.

Advies van informatiebeheer - Rond het inrichten en operationeel maken van een breed informatieoverleg af, zodat vraagstukken rondom informatiehuishouding structureel worden besproken en aangepakt. Betrek bij dit overleg andere relevante personen, zoals de archiefinspecteur van het RAN of de domeinmanager BV om ze te betrekken bij complexe vraagstukken en nieuwe ontwikkelingen.

Beheersmaatregelen en capaciteit systemen Uitleg In Beheersmaatregelen en capaciteit systemen wordt beoordeeld of er voldoende toezicht is op de informatie van de organisatie. Daarnaast wordt gekeken of de systemen zijn ingericht om informatie gestructureerd op te slaan. Wanneer dit goed is ingericht, verbetert de kwaliteit van de digitale processen en bevordert dit de digitale samenwerking. Conclusie OpenWave, iBurgerzaken, ZorgNed en Binnenbeter hebben ingebouwde processtappen die doorlopen moeten worden door medewerkers. Het zaaksysteem Join Zaak en Document heeft de mogelijkheid, maar hier wordt nog geen gebruik van gemaakt. Team informatiebeheer en team Algemeen juridische zaken (AJZ) zijn een pilot gestart met een zaaktype. Team AJZ gaat tijdens deze pilot uitzoeken hoe ze het vinden om te werken met ingebouwde processtappen. De WDW en de gemeenten worden elke drie jaar geïnspecteerd door de archivaris van het Regionaal Archief Nijmegen. Het jaarlijkse verbeterplan wordt op basis hiervan geactualiseerd. Jaarlijks wordt ook de zelfscan bijgewerkt. De rapporten worden samen met een verbeterplan aangeboden aan het college en de raad en jaarlijks gedeeld met het IBT. De audit van dit jaar zal niet op tijd zijn afgerond om de uitkomst te delen met de provincie en het IBT.

Dit jaar worden enkel de resultaten van het jaarplan en deze zelfscan, met de colleges en gemeenteraden van beide gemeenten gedeeld. Een deel van de dossiers is ondergebracht bij het Regionaal Archief Nijmegen (RAN). Het RAN produceert jaarlijks cijfers over hun beheerde archief. De dossiers 1984-1989 van Wijchen zijn op dit moment (herfst 2025) in bewerking om overgebracht te worden op een externe locatie in Zoetermeer. De bouwdossiers van Druten zijn ook in bewerking om overgebracht te worden. Deze werkzaamheden worden in Druten uitgevoerd. Wij verwachten dat in de eerste helft van 2026 beide archieven naar het RAN kunnen worden overgebracht. Advies van informatiebeheer - Rond de bestaande pilot ingebouwde processtappen af en neem de kennis mee bij de aanschaf van het nieuwe zaaksysteem. Zorg dat bij de start van het nieuwe zaaksysteem de ingebouwde processtappen zijn ingericht.

Kennis en opleidingsniveau Team informatiebeheer heeft hard gewerkt om informatiebewustzijn binnen de organisatie te verhogen. We hebben de basistraining voor het zaaksysteem geëvalueerd en de i-Navigator training gevolg om onder andere meer inzicht te krijgen in werkprocessen. Conclusie Vanuit de organisatie is er sinds november 2024 een verplicht onboardingsprogramma voor nieuwe interne medewerkers. In het afgelopen jaar zijn alle nieuwe medewerkers die te maken krijgen met het zaaksysteem verplicht bij de training geweest. Het nieuwe inwerkprogramma is nu een jaar bezig en zal op korte termijn door P&O worden geëvalueerd. Onze feedback zal hierin meegenomen worden. De training over het zaaksysteem is dit jaar ook intern geëvalueerd. Hieruit is gekomen dat in deze training beperkte ruimte is voor theorie over informatiebeheer. De huidige training heeft als grootste doel om (nieuwe) gebruikers wegwijs te maken binnen ons zaaksysteem. Te veel aandacht aan achterliggende theorieën zou tijd innemen die beter aan het werken binnen het zaaksysteem besteed kan worden. Om meer inzicht te krijgen in de werkprocessen, en met het oog op een nieuw zaaksysteem, hebben we training gehad over het gebruik van de i-Navigator.

Dit zullen we het komende jaar vooral gebruiken om meer inzicht te krijgen in de werkprocessen die nu gebruikt worden en hoe deze ingericht kunnen worden in het nieuwe zaaksysteem. Advies vanuit informatiebeheer  De kennis van eigen processen van de verschillende teams binnen de organisatie schiet tekort. Om dit te kunnen vergroten, stelt team IB het volgende voor: • De kwaliteitsmedewerkers IB gaan door met het in kaart brengen van processen in het zaaksysteem door middel van de i-Navigator. • Door vervolgens samen met de verschillende teams binnen de organisatie overzicht van de verschillende processen bij te houden om meer inzicht te creëren in hoe informatie beheerd kan worden. Meer kennis draagt bij aan een groter verantwoordelijkheidsgevoel voor het beheren van eigen informatie. • Bij de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem meer aandacht geven aan het alleen zien van eigen werkprocessen.

Instrumenten Uitleg Voor duurzaam informatiebeheer moet het informatiebeheerbeleid (strategisch/tactisch) omgezet worden in instrumenten en afspraken (tactisch/operationeel) die door medewerkers van informatiebeheer en de rest van de organisatie ingezet en/of gehandhaafd kunnen worden Conclusie De organisatie heeft eind 2023 haar beleid vastgesteld dat de basis vormt voor de benodigde instrumenten. Standaard instrumenten die door het Rijk of de VNG worden ontwikkeld zoals de selectielijst, metagegevensschema, lijst met standaard documenten zijn reeds in gebruik genomen. Daarnaast zijn er diverse instrumenten in ontwikkeling en worden al in meer of mindere mate gebruikt. Het is belangrijk om deze snel naar een definitieve versie door te ontwikkelen. - Team informatiebeheer is bezig met het maken/bijhouden van een overzicht van alle werkprocessen en de daarbij behorende informatie in de organisatie. Dit is een blijvend en terugkerend proces wat continue bijgehouden moet worden. - Het nationaal vastgestelde metagegevensschema MDTO wordt als richtlijn gebruikt voor de metadata in onze informatiesystemen. - Er is een standaard migratieplan in gebruik genomen waar team informatiebeheer plannen op toetst.

- Team informatiemanagement neemt het protocol migratie en conversie (opgesteld door gemeente Nijmegen) onder de loep om te bepalen of het nog actueel is en voor onze organisatie goed bruikbaar. Advies vanuit informatiebeheer: - Het overzicht van werkprocessen moet technisch beter ingericht worden om het een product te maken van de organisatie. Alleen informatiebeheer is niet in staat om deze lijst actueel te houden. - Het handboek vervanging is nog in concept maar de werkwijze wordt in de praktijk al wel uitgevoerd (met uitzondering van het vernietigen van de gescande documenten) door team informatiebeheer. De verwachting is dat het handboek begin 2026 vastgesteld zal worden.

Systemen Uitleg De gebruikte applicaties moeten zodanig ingericht zijn dat het voldoet aan duurzame toegankelijkheid. Onder duurzame toegankelijkheid vallen betrouwbaarheid, vindbaarheid, beschikbaarheid en toekomstbestendigheid. Vernietiging is van belang om de vindbaarheid van informatie te verhogen. Bij nieuw aan te schaffen systemen moet ook rekening gehouden worden met de duurzame toegankelijkheid van deze systemen. Conclusie Het afgelopen jaar hebben wij een inventarisatie gehouden van alle applicaties die de WDW in bezit heeft. Hierdoor hebben wij inmiddels een goed beeld over de duurzaamheid van de systemen die de organisatie gebruikt. Uit deze inventarisatie bleek dat niet alle applicaties waar informatie in wordt opgeslagen aan de juiste standaarden voldoen. Samen met IM en de gebruikers wordt nu gekeken hoe wij dit per applicatie het beste kunnen oplossen. In het verleden werd team Informatiebeheer niet altijd betrokken bij de aanschaf van nieuwe systemen, waardoor de duurzame toegankelijkheid in deze systemen niet gegarandeerd kan worden. Hierdoor heeft team informatiebeheer veel tijd moeten investeren in het verbeteren van het duurzaam informatiebeheer binnen deze applicaties.

Inmiddels is team Informatiebeheer structureel in een vroeg stadium aangehaakt bij het aanbestedingsproces van de WDW, waarmee ervoor gezorgd kan worden dat bij de start van een applicatie deze aan de juiste eisen voldoet en er minder tijd in herstelwerkzaamheden achteraf nodig zal zijn. Advies vanuit informatiebeheer  Attent blijven op dat bij het aanbesteden van nieuwe informatiesystemen team informatiebeheer actief betrokken wordt in het aanbestedingsproces.

Vindbaarheid Uitleg In Vindbaarheid wordt gekeken naar het vermogen om informatie snel en efficiënt terug te vinden in de analoge en digitale archieven van de organisatie. De organisatie kan vindbaarheid vergroten door (meer) digitaal samen te werken en informatie gestructureerd op te slaan. Conclusie De vindbaarheid van gegevens wordt bevorderd door het gebruik van een format voor de naamgeving en verplichte metadata. Afgehandelde zaken komen op een controlelijst terecht en worden nog een keer nagekeken waarbij ook wordt gekeken naar de naamgeving en verplichte metadata. Waar nodig wordt feedback gegeven aan de behandelaar van de zaak. Er wordt gericht op één opslaglocatie waar mogelijk. Door het gebruik van netwerkschijven en gebrek aan informatiebewustzijn binnen de organisatie valt dit in de praktijk tegen.

Advies vanuit informatiebeheer - Het vergroten van informatiebewustzijn binnen de organisatie zodat de vindbaarheid van stukken wordt verbeterd. De implementatie van het MS365 werken, wat wellicht volgend jaar uitgerold gaat worden, kan hieraan bijdragen. - Het in kaart brengen van het gebruik van netwerkschijven binnen de organisatie, met als als doel om dit gebruik terug te dringen. Dit heeft als effect dat de vindbaarheid van stukken wordt vergroot omdat ze op een toegankelijke plek staan.

Betrouwbaarheid Uitleg Betrouwbaarheid van informatie betekent dat van de informatie die in de systemen staan duidelijk moet zijn dat het compleet is, het de juiste versie bevat en dat de beschikbare informatie op tijd is afgehandeld. Daarnaast moet men ook bij het zoeken naar informatie ervan uit kunnen gaan dat alle informatie kan worden opgevraagd. Het hanteren van uniforme termen voor documenten en bestanden kunnen hierbij de vindbaarheid bevorderen. Conclusie Binnen de organisatie is op dit moment geen totaaloverzicht van afgehandelde zaken en processen aanwezig. Daarnaast ondersteunt het zaaksysteem in de huidige inrichting niet het procesondersteunend werken, waar wij naar toe willen werken als organisatie. Dit heeft tot gevolg dat zaken ten onrechte worden afgehandeld. Ambtenaren worden niet gestimuleerd om de zaken op tijd af te handelen en ervoor te zorgen dat de zaken volledig zijn voordat ze worden afgesloten. Ook wordt niet altijd een uniforme schrijfwijze van bestanden en documenten gehanteerd, wat de vindbaarheid binnen het zaaksysteem verminderd. Advies vanuit informatiebeheer  Het is van belang om de bewustwording van het betrouwbaar houden van informatie binnen de organisatie te vergroten. Het beter inrichten van het zaaksysteem draagt hieraan bij.

Dit zou op de volgende manieren uitgevoerd kunnen worden: • De verschillende teams binnen de organisatie maken, met ondersteuning van team IB, per proces een overzicht van welke informatie bij het proces hoort (en wanneer) in de vorm van documentsoorten en processtappen. • Bij processen die nog niet ingericht zijn, kan team IB samen met het betreffende team en de applicatiebeheerder deze stappen inrichten. • Bij processen die organisatiebreed gebruikt worden moet per proces een inhoudelijk deskundig medewerker of team beoordelen welke documenten en stappen noodzakelijk zijn voor een goed overzicht/verslaglegging. Bovenstaande is het beste te implementeren in het voortraject bij de aanschaf van een nieuwe zaaksyteem. In oktober 2025 is team Informatiebeheer hier mee gestart na het volgen van de trainingen in het gebruik van i-Navigator.

Volledigheid Uitleg Voor goed informatiebeheer is het van belang dat dossiers pas afgesloten kunnen worden als de vereiste informatie aanwezig is. Dit geldt voor zowel de inhoud van het dossier als metadata. Conclusie In het huidige zaaksysteem is het niet mogelijk om vereiste documenten in te stellen voor afhandeling van een zaak. Om dit te ondervangen is een nieuwe controlelijst opgezet met recent afgehandelde zaken. Op deze manier controleren de kwaliteitsmedewerkers van informatiebeheer de zaken op de vereiste documenten. Advies vanuit informatiebeheer:  Bij een nieuw zaaksysteem selecteren op de mogelijkheid tot verplichte aanwezigheid van documenten voor afhandeling. Op deze manier kunnen zaken niet afgesloten worden zonder de vereiste documenten.

Beschikbaarheid Uitleg Voor de beschikbaarheid van informatie binnen de systemen hanteert de organisatie de richtlijn dat wanneer een applicatie op zichzelf niet in staat is om informatie duurzaam te beheren (registreren, opslaan en vernietigen van informatie), er een koppeling gemaakt moet worden met het zaaksysteem. In de praktijk zijn er echter nog applicaties die op zichzelf geen duurzaam informatiebeheer mogelijk maken, waarvoor nog een koppeling geregeld moet worden. Conclusie Beschikbaarheid van informatie is voor de gehele WDW in het algemeen geregeld met behulp van de applicatie Citrix. Medewerkers kunnen op vrijwel elk apparaat met de login informatie bij hun werk. Bij de aanbesteding van nieuwe applicaties wordt gezocht naar SAAS-oplossingen, die de mogelijkheid hebben om ook buiten Citrix te functioneren. Het afgelopen jaar hebben wij een inventarisatie gehouden van alle applicaties die de WDW in bezit heeft. Hierdoor hebben wij inmiddels een goed beeld over de duurzaamheid van de systemen die de organisatie gebruikt. Uit deze inventarisatie bleek dat niet alle applicaties waar informatie in wordt opgeslagen aan de juiste standaarden voldoen. Samen met Informatiemanagement wordt nu gekeken hoe wij dit het beste kunnen oplossen.

Blijvend te bewaren informatie is intern beschikbaar voor collega’s via de (vak)applicaties en wordt uiteindelijk beschikbaar gesteld via oplossingen van het Regionaal Archief Nijmegen. Advies vanuit informatiebeheer  Het is van belang dat bij toekomstige aanbestedingen van informatiesystemen team Informatiebeheer betrokken wordt zodat de richtlijn m.b.t. duurzaam informatiebeheer nageleefd kan worden.  In applicaties waar op dit moment nog geen duurzaam informatiebeheer mogelijk zal een koppeling met het zaaksysteem gelegd moeten worden om duurzaam informatiebeheer mogelijk te maken. In ieder geval moeten we de gebruikers van de niet

archiefwaardige systemen informeren/adviseren hoe men de eventueel wel archiefwaardige bestanden zo duurzaam mogelijk kunnen opslaan.