Startnotitie VTH beleid

Startnotitie Vergunningverlening- Toezicht- & Handhavingsbeleid & Uitvoeringsprogramma Gemeente Wijchen November 2023 Aanleiding De burgemeester en het college van Wijchen moeten het Vergunningverlening-, Toezicht& Handhavingsbeleid (hierna: VTH-beleid) voor de periode 2024-2028 vaststellen. Ook het VTH-uitvoeringsprogramma 2024 (hierna: VTH-UP) moet worden opgesteld. Dit document betreft een startnotitie met betrekking tot het opstellen van deze twee afzonderlijke documenten. VTH-beleid 2024-2028 Aanleiding voor het opstellen van het VTH-beleid is onder andere: - het rapport van de Rekenkamercommissie Wijchen van 2 maart 2021 met de daarin genoemde aanbevelingen. - Het feit dat afgelopen jaren geen geactualiseerd VTH-beleid is opgesteld. Ook zijn geen jaarverslagen/evaluaties over de jaren 2021 en 2022 bekend voor de gemeente. Er is wel een regionaal VTH-beleidsstuk aanwezig (VTH-beleid Regio Nijmegen 2023-2026), alleen is geen VTH-beleid dat is toegespitst op de situatie in Wijchen. Met andere woorden, er is nog geen rekening gehouden met de “couleur locale” van Wijchen. - Ingrijpende wetswijzigingen, van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht naar de Omgevingswet en bijbehorende kwaliteitseisen voor de VTHwerkzaamheden voor de volle breedte van deze nieuwe wetgeving.

Hierbij kan de komst van de privatisering van het bouwtoezicht (Wet kwaliteitsborging) ook niet onbenoemd blijven. Het VTH-beleid wordt door de burgemeester en het college voor een periode van 4 jaar vastgesteld en de gemeenteraad wordt hierover geïnformeerd. In het nieuwe VTH-beleid worden de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie1 Wijchen verwerkt. Weliswaar ziet de rapportage van de Rekenkamercommissie op het toezicht en handhaving met betrekking tot openbare orde en veiligheid, de aanbevelingen zijn grotendeels ook voor de overige vakgebieden (vergunningverlening, toezicht en handhaving Omgevingswet) van toepassing. Focus op de Omgevingswet Gezien de komst van de Omgevingswet per 1 januari 2024 wordt in het nieuw op te stellen beleid alleen rekening gehouden met de nieuwe wetgeving, te weten, de Omgevingswet. Aanvragen en lopende zaken die voor 1 januari 2024 zijn aangevangen worden conform het overgangsrecht van de Omgevingswet afgehandeld volgens oud recht. Dit nieuw beleid is van toepassing op alle aanvragen/zaken vanaf 1 januari 2024. Met het nieuwe VTH-beleid voldoet de gemeente voor eigen uitvoering en als opdrachtgever van de ODRN2 aan de procescriteria (Big 8) zoals genoemd in de Omgevingswet en het Omgevingsbesluit3. Zie hiervoor onderstaand figuur met de daarbij behorende uitleg.

Onze ambitie voor de komende periode is om alle 8 stappen van de Big 8 kwalitatief te verbeteren. Dit gaan wij doen door de volgorde van de Big 8 correct te doorlopen.

Rapportage Doe mee Rekenkamercommissie Wijchen 2 maart 2021. ODRN: Omgevingsdienst Regio Nijmegen (verplichte milieutaken). 3 Hoofdstuk 18 Omgevingswet en hoofdstuk 13 Omgevingsbesluit (artikelen 13.5 – 13.11 Ob). 1 2

1

Stap 1: Rapportage & Evaluatie: RisicoAnalyse Stap 2: Strategisch beleidskader: WAT (Prioriteiten uit de Risico-Analyse) Stap 3: Operationeel beleidskader: HOE (hoe gaan wij de prioriteiten uitvoeren) Stap 4: Planning & Control: Uitvoeringsprogramma Stap 5: Voorbereiden: werkprocessen en urenregistratie Stap 6: Uitvoeren Stap 7: Monitoren: monitoringstool Stap 8: weer terug naar stap 1, de 8 is “rond” Reikwijdte VTH-beleid De reikwijdte van het nieuwe VTH-beleid/VTH-UP bevat de werkzaamheden die de WDW voor de gemeente Wijchen uitvoert4 op het gebied van de: Omgevingswet Woningwet Huisvestingswet Wet milieubeheer Wet op de Kansspelen Alcoholwet Algemene plaatselijke verordening Wet veiligheidsregio’s Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob) Wet basisregistratie ondergrond Omgevingsplannen En op deze wetten gebaseerde besluiten (AMvB’s) en Ministeriële regelingen. Stakeholders Het VTH-beleid raakt m.n. de werkzaamheden van de volgende organen/organisaties: - Het bestuur WDW, college van B&W, burgemeester en gemeenteraad; - Teams JAFL, Milieu, AJZ, Fysiek (vergunningverleners/toezichthouders), OOV, Boa’s en APV; - Communicatie WDW; - ODRN; - VRGZ; - GGD Gelderland Zuid5.

Deze partijen worden betrokken6 bij dit proces en worden uitgenodigd om input te geven met betrekking tot het proces (voor zover nodig en relevant) in de totstandkoming van het nieuwe VTH-beleid. Uitvoeringsprogramma 2024 Het uitvoeringsprogramma wordt jaarlijks door het college vastgesteld. Met het opstellen van het VTH-UP wordt aan de wettelijke verplichtingen zoals gesteld in de Omgevingswet voldaan. Ook wordt door het opstellen van het VTH-UP voldaan aan de Verordening systematische toezichtinformatie van de Provincie Gelderland (interbestuurlijk toezicht). Dit met uitzondering van de milieutaken die overgedragen zijn aan de ODRN. De ODRN stelt zelf een VTHbeleid/VTH-UP vast. 5 Dit gezien het thema Gezondheid dat van belang is in de Omgevingswet. 6 Worden uitgenodigd voor overleg. 4

2

Het VTH-UP geeft inzicht in de vergunningverlening-, toezichts- en handhavingstaken die de WDW (en de uitvoeringsdiensten als ODRN, VRGZ en GGD) voornemens zijn uit te gaan voeren in 2024, rekening houdend met de prioriteitenstelling welke vastgesteld is in de Risicoanalyse behorende bij het VTH-beleid 2024-2028 (dit laatste moet nog opgesteld worden). Het VTH-beleid in combinatie met de risicoanalyse bepaalt welke onderwerpen in welke volgorde van prioriteit aangepakt dienen te worden en volgens welke strategie dit gebeurt. Het VTH-UP bepaalt vervolgens per jaar welke activiteiten en projecten uitgevoerd gaan worden. Dit document is te beschouwen als een “startdocument” op basis waarvan het proces van het opstellen van het VTH-beleid en het VTH-UP gestart kan worden en de communicatie met alle stakeholders inzichtelijk wordt gemaakt. Organisatorische verbeterpunten Voor het kunnen opstellen van een goed VTH-UP is het van belang om te kunnen beschikken over objectieve en verifieerbare gegevens. Dit om te weten hoeveel uren aan welke producten worden besteed die de WDW levert voor beide gemeenten. Als deze gegevens bekend zijn, samen met de risicoanalyse, is prioritering van werkzaamheden mogelijk. Gelet op de beschikbare capaciteit binnen de WDW is prioritering onontkoombaar. Het is niet mogelijk overal toezicht op te houden en handhavend op te treden.

Ten tijde van het opstellen van deze startnotitie is gebleken dat objectieve en verifieerbare gegevens (geleverde uren en producten) ontbreken, omdat registratie hiervan ontbreekt. Hieronder wordt stapsgewijs aangegeven wat geïnventariseerd en geïmplementeerd moet worden om de juiste gegevens te verkrijgen. 1. Uren- en productregistratie binnen de WDW. Uren Voor het kunnen opstellen van het VTH-UP is het essentieel om gewerkte uren en gemaakte producten te registreren. Alleen op die manier wordt inzichtelijk hoeveel tijd een product in beslag neemt (voorbeeld: een vergunning “kost” 25 uur, een handhavingsprocedure “kost” 50 uur7). Als uren en producten niet, of niet goed genoeg worden geregistreerd dan wordt het moeilijk om een goed beeld te krijgen van de beschikbare capaciteit. Er is wel een urenregistratiesysteem aanwezig, te weten Key2Financiën, dat gebruikt kan worden. In dat systeem kunnen uren (bijvoorbeeld aanvraag omgevingsvergunning) geschreven worden. De producten die nu in Key2Financiën staan zijn heel gedetailleerd. Om het registreren van uren iets te vergemakkelijken wordt een productoverzicht op hoofdlijnen opgesteld voor de teams die zich met VTH-taken bezighouden. Op die manier kan inzichtelijk worden gemaakt welke producten en uren de medewerkers van de WDW leveren.

Hierbij is van belang dat het management ervoor zorgt dat de urenregistratie juist wordt bijgehouden. Dit om te kunnen plannen, monitoren en evalueren om zodoende de Big 8 te kunnen doorlopen.

7

Dit is een voorbeeld, geen kental.

3

Producten In Key2Financiën kunnen uren geregistreerd worden, producten niet. Productregistratie is extra uitdagend, omdat in de WDW in verschillende systemen wordt gewerkt (Openwave en Join). Het meest wenselijke zou zijn dat er in 1 systeem gewerkt wordt zodat ook de productregistratie uniform is. Opsteller van deze notitie zal de komende periode de mogelijkheden om in 1 systeem te (gaan) werken verder onderzoeken. Vooralsnog zullen de gemaakte producten in een excel-lijst bijgehouden worden, of in Join. Deze 2 onderwerpen behoeven aandacht de komende periode. 2. Duidelijke werkprocessen/werkafspraken. Wat bovenstaande niet vergemakkelijkt is dat duidelijke werkafspraken/werkprocessen ontbreken binnen de WDW. Wanneer en hoe worden uren en producten geregistreerd is niet duidelijk binnen de organisatie. Ook bestaat er onduidelijkheden in takenuitoefening. Welk team is waarvoor verantwoordelijk. De komende periode zal dan ook benut worden om bovenstaande 2 punten verder uit te werken en te implementeren in de organisatie. Immers, bovengenoemde is essentieel voor het kunnen opstellen van het VTH-UP en indien deze punten op orde zijn dan maakt het ook makkelijker voor de jaarlijkse rapportage en monitoring van het VTH-UP en maakt het zo de beleidsevaluatie makkelijker. Hierbij wordt opgemerkt dat dit proces (opstellen VTH-beleid en VTH-UP) geen eenmalige exercitie is.

Immers, het VTH-beleid moet jaarlijks geëvalueerd worden. Daarnaast moet jaarlijks het VTH-UP opgesteld worden. Het is daarom noodzakelijk dat binnen de WDW een VTH-beleidsmedewerker aangesteld wordt om de continuïteit van dit proces verder te bewaken, te implementeren, et cetera.8 Het is een utopie om te denken dat dit traject binnen afzienbare tijd kan worden doorlopen. Ervaring leert immers dat zo’n traject tijd en commitment van de hele organisatie kost. Voorgesteld wordt dan ook om vooralsnog de urenregistratie en productregistratie globaal te houden (bijvoorbeeld geschreven kan worden op het product “aanvraag omgevingsvergunning behandelen” en dat product als zodanig te registreren). Detaillering kan later plaatsvinden indien nodig. Plan van Aanpak Het proces voor de totstandkoming van het VTH-beleid en VTH-UP wordt als volgt voorgesteld. Hierbij wordt uitdrukkelijk opgemerkt dat het behalen van deze planning mede afhankelijk is van de overige betrokkenen/teams/management. De ambitie is wel alles in één keer aan te bieden ter vaststelling, dus zowel het VTHbeleid als het VTH-UP. Indien dat niet haalbaar blijkt worden de stukken gefaseerd aangeleverd. Fasering Fase 1 Fase 2

Fase 3

Actie Opstellen concept startdocument en bespreken met opdrachtgevers. Startdocument voorbespreken met burgemeester en daarna doorsturen naar college en gemeenteraad. Vaststellen betrokkenen voor

Periode Aug 2023

Wie JA-FL

Sept/okt 2023

JA-FL

Sep – Nov

Bestuur, Strategie

8 Opsteller van deze startnotitie is een interimmer en haar opdracht loopt op 31 maart 2024 af.

4

leveren van informatie. Doel: bepalen WAT belangrijk is. Wat zijn de prioriteiten

2023

en Projecten Fysieke Leefomgeving

Nov – Dec 2023

Bestuur, Strategie en Projecten Fysieke Leefomgeving

Organiseren overleggen met alle betrokkenen om input op te halen. Gemeenteraad informeren over proces VTH-beleid/VTH-UP. Fase 4

Risico analyse (laten) opstellen. Kosten inzichtelijk maken en budget vrijmaken. Informeren burgemeester /gemeenteraad/management indien nodig

Fase 5

Begin met opstellen VTH-beleid Concept VTH-beleid rondsturen voor input en verwerken van reacties. Input halen voor UP.

Okt/Nov/Dec 2023

JA-FL

Fase 6

Aanbieden VTH-beleid ter vaststelling aan college en gemeenteraad informeren. Beginnen met het VTH-UP

Januari 2024

JA-FL

Fase 7

Vaststellen UP 2024

JA-FL

Fase 8

Implementatie van het VTHbeleid Evaluatie van het proces!!! Voor het VTH-UP!

Feb- Maart 2024 Vanaf maart 2024 (na vaststelling)

JA-FL Communicatie

Bijhouden monitoringstool?

5