Notitie werkwijze Rekenkamer Wijchen

Rekenkamer Wijchen

Notitie Werkwijze Oktober 2023

Voorwoord De Rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Haar doel is de gemeenteraad te ondersteunen in zijn kaderstellende en controlerende taak. Daartoe voert zij onderzoek uit op het gebied van: 

Doeltreffendheid Bij dergelijk onderzoek wordt nagegaan of de gewenste resultaten daadwerkelijk worden bereikt.



Doelmatigheid Bij dergelijk onderzoek gaan we na of de gewenste resultaten worden bereikt met zo weinig mogelijk middelen.



Rechtmatigheid Bij onderzoek op dit terrein staat de vraag centraal of de uitvoering plaatsvindt volgens geldende wetten en regels.

Bij de uitvoering van haar onderzoeken kijkt de Rekenkamer naar wat er is besloten en wat er is gedaan, met als nadrukkelijk doel daarvan te kunnen leren voor de toekomst. De wijze waarop de Rekenkamer haar onderzoeken (en overige werkzaamheden) uitvoert is vastgelegd in de Notitie Werkwijze.

Samenstelling De heer R.K. Soehawan (voorzitter) Mevrouw P.M. den Hartogh (lid) Mevrouw K.A.B. Homan (lid) De Rekenkamer wordt ambtelijk ondersteund door de heer T.F.G.J.M. Tielen (secretaris).

Contact E-mail

t.tielen@wijchen.nl

Telefoon

06 28840371

Website

wijchen.nl/rekenkamer

1

1.

Inleiding

Deze notitie werkwijze beschrijft de richtlijnen die de Rekenkamer hanteert bij de inrichting en uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om de kwaliteit van de onderzoeken van de Rekenkamer te waarborgen en te zorgen voor een goed verloop van het onderzoeksproces. Daarnaast wil de Rekenkamer met dit protocol inzicht bieden in de werkwijze van de Rekenkamer en helderheid verschaffen over de wijze waarop de Rekenkamer haar taken uitoefent. In geval van een compact onderzoek – bijvoorbeeld een QuickScan of vervolgonderzoek – kan de aanpak op onderdelen afwijken. Missie en taak Rekenkamer De Rekenkamer wil bijdragen aan het verbeteren van het lokaal bestuur en de publieke verantwoording daarover versterken. Zij doet dit vanuit de wettelijke taak om de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid te onderzoeken. Hieronder wordt verstaan de beleidsvoorbereiding, vorming, -vaststelling, -uitvoering en -effecten. Maar ook het functioneren van de ambtelijke organisatie (die het gemeentebestuur bij zijn taakvervulling ten dienste staat) en de politieke organisatie van de gemeente kunnen onderwerp van onderzoek zijn. De Rekenkamer ondersteunt de gemeenteraad bij zijn kaderstellende en controlerende taak.

De Rekenkamer helpt de raad bij het verder uitdiepen, het vergroten van inzichten, versterken van de controle en het stellen van kaders. Zo krijgen de gemeenteraad en de inwoners van Wijchen een goed beeld van hoe het gemeentegeld is besteed en wat er is terechtgekomen van de voor onderzoek geselecteerde beleidsplannen en of dit allemaal binnen de kaders van de geldende wet- en regelgeving is gegaan. De Rekenkamer Wijchen is onafhankelijk en bepaalt haar eigen onderzoeksagenda. Daarbij opereert de Rekenkamer niet in een vacuüm maar in overleg en verbinding met haar directe omgeving (gemeenteraad en in het bijzonder de klankbordgroep, college, bewoners en organisaties, lokale ontwikkelingen). De Rekenkamer laat zich hierbij leiden door een aantal principes: - Zij staat in verbinding met de gemeente - Zij werkt zorgvuldig en is opbouwend in haar adviezen - Zij verbreedt het beeld van de bestuurders en voedt het debat - Zij is van toegevoegde waarde

Betekenis van deze werkwijze Het doel van dit document is om een waarborg te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de Rekenkamer en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Daarnaast wil de Rekenkamer met deze notitie inzicht verschaffen in haar werkwijze en hierdoor bijdragen aan de transparante sfeer waarbinnen de Rekenkamer haar taken wil uitoefenen. Aan dit onderzoeksprotocol ligt de Gemeentewet, de ‘Verordening Rekenkamer Wijchen’ (verder te noemen: verordening) en het Reglement van Orde van de Rekenkamer ten

2

grondslag. De verordening en het Reglement van Orde zijn te raadplegen op de website van de Rekenkamer (wijchen.nl/rekenkamer).

2. Keuze van het onderzoeksonderwerp De Rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Dit betekent dat de Rekenkamer zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. De Rekenkamer houdt in haar onderzoeksprogrammering rekening met de actuele thema`s en behoeften vanuit de raad (via de klankbordgroep) en de samenleving. De Rekenkamer stelt ieder jaar een onderzoeksplan vast met daarin de onderwerpen die zij in het daaropvolgende jaar wenst te onderzoeken. Indienen van suggesties voor onderzoek Iedereen kan onderzoeksuggesties indienen bij de Rekenkamer (inwoners, ondernemers, organisaties, raadsleden, enz.). De gemeenteraad kan tussentijds aan de Rekenkamer vragen om een bepaald onderzoek uit te voeren. De Rekenkamer beslist of aan dit verzoek wordt voldaan. Selectiecriteria Bij de keuze van de onderwerpen geldt dat een zo groot mogelijke bijdrage aan de missie en doelstelling van de Rekenkamer wordt beoogd, gerelateerd aan de inzet van beperkte onderzoekscapaciteit. De Rekenkamer kiest op basis van de volgende selectiecriteria: 1. Het onderwerp dient te passen binnen de taakopdracht en bevoegdheden van de Rekenkamer en moet relevant zijn voor het functioneren van de gemeenteraad; 2. Het onderwerp betreft reeds uitgevoerd gemeentelijk (of regionaal) beleid; 3.

Het onderwerp is niet onlangs onderzocht door anderen (het college van B&W uit hoofde van artikel 213a, de accountant of een extern bureau) en er is geen dergelijk onderzoek gepland; 4. Er zijn signalen/twijfels over doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid van het beleid; 5. Het onderzoeksonderwerp vertegenwoordigt een substantieel financieel, organisatorisch, bestuurlijk of maatschappelijk belang; 6. Het onderzoeksonderwerp draagt een (groot) financieel risico voor de gemeente; 7. Het onderzoeksonderwerp leent zich goed voor het doen van aanbevelingen en verwachte leereffecten; 8. Er is sprake van enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken. 9. Het onderzoeksonderwerp levert nieuwe informatie op die niet reeds uit andere bronnen bekend is.

3. Onderzoeksopzet en aankondiging Vooronderzoek Er kan eerst een oriënterend vooronderzoek gedaan worden, voordat een onderwerp voor onderzoek wordt geselecteerd. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een analyse van

3

relevante documenten en literatuur. Zo nodig kan de Rekenkamer een aantal oriënterende gesprekken voeren met sleutelpersonen. Van een vooronderzoek wordt mededeling gedaan aan de gemeentesecretaris. Via de gemeentesecretaris, of een door hem/haar aangewezen functionaris, kunnen stukken voor een vooronderzoek uit de organisatie worden opgevraagd. Onderzoeksopzet Nadat de Rekenkamer het onderzoeksonderwerp heeft bepaald, stelt zij een onderzoeksopzet op. De onderzoeksopzet is het plan van aanpak voor het onderzoek. De onderzoeksopzet omvat in elk geval de volgende onderdelen: 1. Aanleiding en achtergronden onderzoeksvraag 2. Doel van het onderzoek 3. Centrale vraagstelling en deelvragen 4. Normenkader 5. Onderzoek aanpak 6. Planning De concept onderzoeksopzet wordt voor advies toegezonden aan de klankbordgroep van de Rekenkamer. Hierna wordt de definitieve onderzoeksopzet ter kennisneming toegezonden aan de gemeenteraad, het college van B&W, de ambtelijke organisatie en eventueel een derde partij. Indien bekend, wordt dan ook al aangegeven wie het onderzoek zal uitvoeren. De definitieve onderzoeksopzet vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Mocht gaandeweg het onderzoek blijken dat de onderzoeksopzet niet (meer) opportuun is, dan behoudt de Rekenkamer zich het recht voor deze aan te passen.

Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan de gemeenteraad, het college van B&W en de ambtelijke organisatie.

4. Uitgangspunten en werkwijze van het onderzoek De Rekenkamer hanteert de volgende uitgangspunten bij haar onderzoek: a. Objectiviteit: onpartijdige, niet vooringenomen en gedegen onderzoek van de informatie en analyse van de bevindingen; b. Onderbouwing: conclusies worden genoegzaam onderbouwd door de geconstateerde bevindingen, en zo mogelijk van een normenkader; c. Consistentie: eenduidigheid van begrippen en redeneringen; d. Controleerbaarheid: de bevindingen zijn navolgbaar te controleren en te staven; e. Zorgvuldigheid: onafhankelijk en kwalitatief hoogwaardig onderzoek; f. Onafhankelijkheid: geen inmenging door belangen of wensen van derden, waaronder onderzochte personen of organisaties; g. Doelmatigheid: heldere afbakening, doelgerichte uitvoering, afgewogen op kosten en baten; h. Toegankelijkheid en bruikbaarheid: bondige en toegankelijke informatie in het onderzoeksrapport op een aantrekkelijke wijze gepresenteerd.

4

Startgesprek Bij de start van een onderzoek vindt een gesprek plaats met de gemeentesecretaris en/of de wethouder en/of de manager van de betrokken afdeling. In dit gesprek zal het lid van de Rekenkamer dat het onderzoek leidt (hierna: gemandateerd lid) en de secretaris, samen met het extern bureau dat het onderzoek uitvoert, een toelichting geven op de onderzoeksopzet en -aanpak. De gemeentesecretaris en/of manager van de betrokken afdeling kan, in overleg met de Rekenkamer, medewerkers waarvan hij/zij het nuttig acht dat zij ook op de hoogte zijn van het onderzoek, voor dit gesprek uitnodigen. De Rekenkamer zal de gemeentesecretaris en/of manager van de betrokken afdeling vragen om een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen. In het startgesprek worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de Rekenkamer de door haar benodigde informatie van de betrokken afdeling zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de belasting van de afdeling door het onderzoek zoveel mogelijk kan worden beperkt. Het gemandateerd lid en de secretaris van de Rekenkamer zijn het aanspreekpunt gedurende het onderzoekstraject.

5. Samenwerking met externen Keuze extern bureau Voor ieder onderzoek wordt een extern bureau ingeschakeld om het onderzoek uit te voeren. Indien mogelijk wordt er meer dan één extern bureau benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet en/of een offerteverzoek een offerte te leveren, conform het gemeentelijke inkoopbeleid. De Rekenkamer wijst de externe bureaus bij het offerteverzoek op deze werkwijze van de Rekenkamer. Gekozen kan worden om de externe bureaus hun offerte te laten toelichten. Er kan ook voor gekozen worden bureaus, alvorens een offerte uit te laten brengen, een onderzoeksopzet toe te laten lichten. Vervolgens kan het bureau van voorkeur dan een offerte uitbrengen. Uitgebrachte offertes worden beoordeeld door de Rekenkamer op basis van de volgende criteria:  Ervaring/deskundigheid van het extern bureau en de onderzoekers;  De uitwerking van de probleemstelling en de operationalisering van de onderzoeksvragen;  De planning en de begroting van het onderzoek;  De wijze waarop de data worden verzameld en geanalyseerd;  De wijze waarop tussentijds wordt gerapporteerd;  De prijs-kwaliteitverhouding. De externe bureaus zullen bij het offerteverzoek nadrukkelijk worden gevraagd of zij al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Wijchen. Wanneer dit het geval is en de Rekenkamer vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft,

5

betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende externe bureau kan worden verstrekt. De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de Rekenkamer en de gemeente Wijchen. De voorzitter ondertekent de opdrachtverlening. Het extern onderzoeksbureau neemt de privacyregels conform de AVG en aanvullende regelingen in acht. Het uitgangspunt is om de overdracht van data zoveel mogelijk te beperken. Indien nodig wordt een verwerkersovereenkomst opgesteld. Een eventueel datalek wordt door het extern onderzoeksbureau terstond aan de Rekenkamer gemeld. De Rekenkamer zal in voorkomend geval in overleg treden met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en zonodig een melding verzorgen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Bij de contractvorming met het extern bureau hoort ook een geheimhoudingsverklaring. Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van het onderzoeksrapport bij de Rekenkamer blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de Rekenkamer worden genomen. De (inhoudelijke) begeleiding van het onderzoek ligt in handen van het gemandateerd lid van de Rekenkamer.

De secretaris is verantwoordelijk voor de praktische voortgang van het onderzoek en vormt daarvoor het aanspreekpunt voor het extern bureau.

6. Voortgang en dossiervorming Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels:  De verslagen van interviews worden ter goedkeuring aan de geïnterviewden voorgelegd;  De gespreksverslagen zullen vertrouwelijk worden behandeld door het extern bureau en Rekenkamer;  Het letterlijk citeren uit verslagen van interviews is slechts mogelijk met toestemming van de geïnterviewde. In geval van samenwerking met een extern bureau kunnen aanvullend de volgende regels afgesproken worden:  Het extern bureau rapporteert aan het gemandateerd lid van de Rekenkamer c.q. de secretaris periodiek over de voortgang, zowel inhoudelijk als qua praktische werkzaamheden;  Het extern bureau houdt een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden;  De Rekenkamerleden kunnen aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen;  De onderzoekers kunnen aanwezig zijn bij de presentatie van het onderzoeksrapport c.q. tijdens een commissiebehandeling;  De Rekenkamer krijgt de beschikking over het gehele onderzoekdossier dat door het extern bureau wordt opgebouwd.

6

 

Het extern bureau gaat tijdens het onderzoek vertrouwelijk om met de resultaten ervan. (Bij voorkeur is dat van tevoren afgesproken in een geheimhoudingsverklaring, zie hiervoor) De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de Rekenkamer. Verzoeken van derden worden door het extern bureau naar de Rekenkamer doorverwezen.

Gedurende het onderzoek vormt de Rekenkamer een onderzoekdossier. Dit bestaat in elk geval uit: 1. Onderzoeksopzet 2. Offerte extern bureau plus opdrachtbevestiging 3. Concept-onderzoeksrapport 4. Schriftelijke stukken inzake ambtelijk wederhoor 5. Inhoudelijke reactie van het college van B&W 6. Aanbiedingsbrief gemeenteraad 7. Definitief onderzoeksrapport Archivering De Rekenkamer houdt zich bij de bewaring van haar onderzoek dossiers, zoals hierboven bedoeld, aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn in principe toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. Voor inzage in niet openbare stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de Rekenkamer. Dergelijke verzoeken zullen door de Rekenkamer worden beoordeeld op grond van de Wet open overheid (Woo).

7. Onderzoeksrapport Het uitgangspunt in het onderzoeksrapport is transparantie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de Rekenkamer tot haar eindoordeel komt. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Wanneer in de tekst wordt gerefereerd aan een bepaald document of een gesprek dan zal de bron worden vermeld. Bij het opstellen van het onderzoeksrapport wordt de volgende indeling als uitgangspunt genomen:  Samenvatting;  Inleiding: achtergrond, doelstelling en vraagstelling;  Onderzoekaanpak en normenkader;  Bevindingen met analyse;  Conclusies en aanbevelingen;  Bestuurlijke reactie;  Nawoord Rekenkamer;  Bijlagen: bronnen. De Rekenkamer hecht eraan dat het onderzoeksrapport bruikbaar en werkbaar is in de gemeentelijke bestuurs- en uitvoeringspraktijk. In zijn algemeenheid geldt dat wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage.

7

De Rekenkamer is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het onderzoeksrapport. Dit betekent dat deze herkenbaar moet zijn als onderzoeksrapport van de Rekenkamer. Wanneer het onderzoek mede is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit door het extern bureau vermeld.

8. Wederhoor De Rekenkamer volgt normaliter voorafgaand aan de definitieve vaststelling van een onderzoeksrapport een procedure van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor zoals opgenomen in artikel 185, lid 2 van de Gemeentewet. Ambtelijk wederhoor De Rekenkamer stelt in ieder geval het gemeentebestuur en andere onderzochte instellingen in de gelegenheid om voor de vaststelling en openbaarmaking van de nota van bevindingen zonder conclusies en aanbevelingen eventuele fouten te corrigeren. De termijn voor ambtelijk wederhoor bedraagt drie weken. Bestuurlijk wederhoor Vervolgens wordt overgegaan tot vaststelling van de conclusies en aanbevelingen. Het concept-onderzoeksrapport (inclusief conclusies en aanbevelingen) wordt aangeboden voor een bestuurlijke reactie met een termijn van drie weken. Via de bestuurlijke reactie wordt het college van B&W in de gelegenheid gesteld een inhoudelijke reactie te geven op de conclusies en aanbevelingen van het conceptonderzoeksrapport. Het is mogelijk om het proces van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor samen te voegen. De bestuurlijke reactie van het college van B&W wordt opgenomen in het definitieve onderzoeksrapport. Desgewenst wordt een nawoord van de Rekenkamer toegevoegd.

9. Publicatie en publiciteit Met het aanbieden van het definitieve onderzoeksrapport aan de gemeenteraad kan de Rekenkamer (afhankelijk van aard en onderwerp) ook een persbericht versturen. Het definitieve onderzoeksrapport en het persbericht worden op de website van de gemeente en/of van de Rekenkamer geplaatst. De voorzitter van de Rekenkamer is primair de woordvoerder die de media te woord staat.

8

10. Behandeling in de gemeenteraad Het onderzoeksrapport wordt nadat het verstuurd is naar de raad binnen drie maanden geagendeerd voor de gemeenteraadsvergadering. De Rekenkamer bereidt, na overleg of inbreng vanuit de klankbordgroep voor de Rekenkamer, een raadsvoorstel voor. Stap 1 – Oplevering van het rapport Het definitieve onderzoeksrapport wordt aangeboden aan de gemeenteraad, waarna ook het college van B&W en overige betrokkenen een afschrift van het onderzoeksrapport ontvangen. Stap 2 – Raadsvoorstel De Rekenkamer stelt naar aanleiding van het onderzoeksrapport een raadsvoorstel op. De Rekenkamer stemt het raadsvoorstel af met de klankbordgroep. De griffie voegt een raadsvoorstel aan het onderzoek toe en stuurt deze naar de agendacommissie van de raad met het verzoek het rapport en raadsvoorstel te agenderen voor een informatiebijeenkomst en een daaropvolgende commissievergadering. Stap 3 – Informatiebijeenkomst, presentatie door de Rekenkamer aan de raad De Rekenkamer geeft een toelichting op het onderzoeksrapport. Raads- en commissieleden hebben de mogelijkheid om vragen te stellen aan de Rekenkamer. Stap 4 – Behandeling in de commissievergadering Raads- en commissieleden gaan met elkaar en met het college in gesprek over het Rekenkamerrapport. De raadscommissie adviseert vervolgens over hoe de behandeling in de raad plaatsvindt.

Stap 5 – Behandeling en besluitvorming in de gemeenteraad Er vindt besluitvorming plaats over het raadsvoorstel.

11. Evaluatie Interne effectiviteit Na afloop van elk onderzoek kan er een evaluatie plaatsvinden. In deze evaluatie wordt door de Rekenkamer en (indien van toepassing) het extern bureau teruggeblikt en nagegaan voor welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Desgewenst kan de Rekenkamer besluiten anderen bij deze evaluatie te betrekken. Een en ander wordt vastgelegd in het verslag van de vergadering of in een aparte evaluatienotitie. Externe effectiviteit De Rekenkamer kan na verloop van tijd onderzoeken in hoeverre de overgenomen aanbevelingen zijn uitgevoerd door een nazorgonderzoek uit te laten voeren.

9

12. Overige activiteiten Het versterken van de kaderstellende en de controlerende functie van de raad is de focus van de werkzaamheden van de Rekenkamer. In voorkomende gevallen kan de Rekenkamer tot de conclusie komen dat – naast onderzoek – overige werkzaamheden hierbij dienstig zijn. Hierbij valt te denken aan:  Brieven aan de raad waarin hij op relevante ontwikkelingen wordt geattendeerd.  Interactieve vormen van participatie en presentatie. Bijvoorbeeld de organisatie van werkconferenties of bijeenkomsten waarin raadsleden rondom onderwerpen direct met externe deskundigen of vertegenwoordigers van betrokken organisatie in contact worden gebracht.

10