Informatienota evaluatie ICT samenwerking Rijk van Nijmegen

Openbaar

Zaaknummer: 72949

Informatienota voor de Gemeenteraad Onderwerp: Evaluatie ICT samenwerking iRvN en gemeenten Rijk van Nijmegen Kernboodschap Er is een onderzoek uitgevoerd naar de ICT samenwerking in de regio Rijk van Nijmegen. Op basis van de resultaten van dit onderzoek is een regionaal gedragen voorstel aan de individuele colleges voorgelegd. Het gevolg is dat enkele in dit onderzoek benoemde ‘ontwikkelsporen’ de komende periode gezamenlijk verder worden uitgewerkt in de regio. Deze ontwikkelsporen moeten de partners in de regio helpen om zich beter toe te spitsen op de opgaven die er nu en in de toekomst liggen op het gebied van ICT en digitalisering. Eerdere besluiten Niet van toepassing. Toelichting Op verzoek van het AB van de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR) en de portefeuillehouders ICT, heeft de kring van gemeentesecretarissen eind 2020 de opdracht gegeven tot een onafhankelijk evaluatief onderzoek: hoe kijken we terug op de samenwerking tussen ICT Rijk van Nijmegen (iRvN) en de gemeenten gedurende de afgelopen 5 jaar en wat is voor de toekomstige opgave nodig in deze samenwerking met het oog op de digitale transformatie, zowel voor iRvN als voor de gemeenten. PWC heeft dit onderzoek in 2021 uitgevoerd. Tijdens het onderzoek zijn vele collega’s uit zowel de deelnemende gemeenten als iRvN betrokken geweest en hebben bijdragen geleverd.

De resultaten van het onderzoek zijn gebaseerd op tientallen interviews, stuurgroep- en kernteambijeenkomsten, expertsessies met diverse deelnemers van de betrokken gemeenten/organisaties en diverse aangeboden en gevraagde documenten. De bevindingen, conclusies en aanbevelingen zijn vastgelegd in het eindrapport “Vrijheid in gebondenheid”. Dit rapport is in oktober 2022 aangeboden aan de kring van gemeentesecretarissen en vervolgens besproken in het DB van de MGR en het portefeuilleoverleg ICT. Het voorstel kan rekenen op draagvlak van de ambtelijke organisaties, van de directie van iRvN, van het DB, het AB en de regionale portefeuillehouders ICT. Het rapport is eerder met de gemeenteraad gedeeld als ingekomen stuk (21.71151) voor de raad op 23 december 2021. Terug te vinden bij de ingekomen brieven. Conclusies van het onderzoek zijn dat de deelnemers aan het onderzoek tevreden zijn over de positieve bijdrage aan de kwaliteit van de ICT-diensten en de reductie van de kwetsbaarheid van de ICT-functies die de samenwerking heeft opgeleverd. De capaciteit van iRvN is strak ingericht en toegesneden op de oorspronkelijke vraag in het Pagina 1 van 3

Openbaar

Zaaknummer: 72949

bedrijfsplan. De ICT-kosten die via de samenwerking lopen zijn behoorlijk stabiel geweest. De oorspronkelijke doelen zijn daarmee gehaald. Er zijn ook verbeterpunten zoals de aandacht voor innovaties, inzet van nieuwe technologieën en het wendbaar organiseren van beheer. Minder tevreden zijn de deelnemers over de dienstverlening bij projecten. Ook de samenwerking op het gebied van informatisering en vooral de governance daarop, verdient verbetering. Dat men ook in de toekomst in de regio samen wil (blijven) werken is breed gedragen, zowel op het terrein van de automatisering als ook op die van de informatisering. De deelnemers vinden het van belang om strategisch/tactisch met elkaar af te stemmen en samen op te trekken. Een voorwaarde die daarbij steeds doorklinkt is, dat de autonomie van iedere gemeente wel overeind moet blijven. Vandaar ook de titel van het rapport: “Vrijheid in gebondenheid”. Op basis van de conclusies en aanbevelingen uit het rapport is door de stuurgroep van het onderzoek een voorstel gemaakt voor de individuele colleges. De stuurgroep heeft het advies van de onderzoekers gevolgd. Het voorstel is inhoudelijk voor alle gemeenten hetzelfde en in dezelfde periode in de colleges behandeld. In dit voorstel is een advies uitgewerkt met aanbevelingen voor de toekomst.

Deze aanbevelingen zijn gericht op het verder en gezamenlijk uitwerken van bepaalde ontwikkelsporen.

Gevolgen Met de keuze voor de verschillende sporen en het geven van de opdracht tot uitwerking daarvan, geven we richting en concrete invulling aan de toekomstige ontwikkeling van de gemeentelijke samenwerking in de regio Nijmegen op het gebied van automatisering en informatisering. Daarmee zorgen we er voor dat wij als gemeenten en gemeentelijke organisaties, onze dienstverlening blijvend kunnen ontwikkelen en aan laten sluiten bij de digitale transformatie van de samenleving. De volgende verder te ontwikkelen sporen worden de komende periode verder uitgewerkt door iRvN en gemeenten: Spoor 1 - Automatisering b. Innovatie focus: zorg dat iRvN de moderne technologie kan leveren ten behoeve van de digitale transformatie. Meer kennis op actuele thema’s, meer innovatief en meer projectmatig (samen)werken binnen de digitale transformatie van de gemeenten. Spoor 2 - Informatisering a. Operationeel/tactisch: Stel een regionale I-expertisegroep in om kennis en capaciteit op gebied van informatisering te delen/samen te kunnen benutten. Deze pool zorgt ervoor dat regionaal methoden, technieken, kennis, kunde en capaciteit wordt opgebouwd/gedeeld en concreet wordt ingezet voor een nader te bepalen portfolio van onderwerpen. b. Strategisch: Ga regionaal thematisch samenwerken op basis van een gezamenlijke samenwerkingsagenda op gemeentelijke strategische Ithema’s.

Pagina 2 van 3

Openbaar

Zaaknummer: 72949

Communicatie De uitwerking van de sporen zal regionaal worden gecoördineerd. Bij de uitwerking van de sporen worden collega’s uit de regio betrokken. Zij worden hierover tijdig geïnformeerd. Uitvoering of Vervolgstappen Op dit moment zijn de opdrachten (de ontwikkelsporen in de paragraaf ‘gevolgen’) nog onvoldoende duidelijk en smart geformuleerd. Deze vervolgstap wordt opgepakt bij een positief besluit in alle regionale colleges. De gemeentesecretarissen gaan de opdrachten nader uitwerken in concrete plannen van aanpak en deze voorleggen aan het regionale portefeuilleoverleg ICT. Hiervoor wordt een procesvoorstel opgesteld dat in het eerstvolgende regionale portefeuilleoverleg ICT wordt besproken. Uiteindelijk worden de uitvoeringsvarianten per spoor ter besluitvorming voorgelegd aan de colleges.

Geheimhouding: Nee Niet van toepassing.

Pagina 3 van 3