Griffieplan gemeente Wijchen

Griffieplan 2024 Een dijk van een griffie is een sterke basis voor de lokale democratie

Werkgeverscommissie

Inhoud Inleiding ............................................................................................................. 2 1.

Werkzaamheden van de griffie .................................................................. 3

1.1 Algemene ondersteuning ........................................................................... 3 Ondersteunen vergaderingen, bijeenkomsten, werkbezoeken en verdieping ............ 3 Opstellen en uitvoeren van verordeningen, reglementen en regelingen ................... 5 Verzorgen van interne en externe communicatie .................................................. 5 Beheren financiën ............................................................................................ 6 Regie op werkprocessen bestuurlijke besluitvorming ............................................ 6 1.2 Specifieke ondersteuning ........................................................................... 7 2. Ambities van de raad en griffie ......................................................................11 3.

Scenario’s ......................................................................................................15 Uitwerking in scenario’s ...................................................................................15 Scenario huidig ...............................................................................................17 Scenario smal .................................................................................................18 Scenario breed ...............................................................................................18 Scenario compleet...........................................................................................18 4. Voorstel .........................................................................................................19 5. Bijlagen ...........................................................................................................20 Bijlage 1 De beslisboom “Hoe te komen tot de ideale omvang van een griffie?” .........20 Bijlage 2 Toelichting op prioritering ondersteuning .................................................21 Bijlage 3 Terugblik 2022-2024 .............................................................................23 Bijlage 4 Resultaten griffie 29 maart 2022 – 1 april 2024 ........................................24

1

Inleiding De griffie ondersteunt de gemeenteraad als geheel, maar ook de zeven fracties en de individuele raads- en commissieleden. Daarbij staan ze in verbinding met de ambtelijke organisatie en de samenleving. In 2022 heeft de griffie in opdracht van de werkgevercommissie een koersdocument opgesteld. Hierin heeft de griffie de missie en visie verwoord en is de koers beschreven aan de hand van de zeven belangrijke taakvelden van de griffie: -

Strategisch adviseren van de raad Ondersteunen van de raad Regionale samenwerking van de raad en van de griffie Vertegenwoordigen van de raad naar het college, de inwoners, de ambtelijke organisatie en externen - Ontplooiing en ontwikkeling van de raad - Participatie van en communicatie met externen - Ontplooiing en ontwikkeling van de griffie. De beschreven koers is tot stand gekomen door te kijken naar de wensen en vragen van de raad1. De werkgeverscommissie heeft het koersdocument met de griffie besproken. Zij heeft haar waardering geuit voor het document en de koers die de griffie voor zichzelf ziet. Op hoofdlijnen kan de werkgeverscommissie zich vinden in de gepresenteerde koers. De werkgeverscommissie wenste een uitwerking hiervan in een griffieplan. De werkgeverscommissie en haar adviseurs hebben bijgedragen aan dit plan waarbij de griffie de inhoudelijke informatie heeft geleverd. Wat de griffie doet, wordt bepaald door de raad.

Een griffieplan geeft richting aan de werkzaamheden van de griffie en de personele inzet die daarbij hoort, want …Kan de griffie met de huidige capaciteit voldoen aan de ambities van de gemeenteraad en de gewenste score van minimaal een 8 op dienstverlening? Zo niet, wat zijn dan de mogelijkheden? Om deze vragen te beantwoorden is eerst inzicht nodig in de werkzaamheden van de griffie, de ambities van de raad en de bijbehorende capaciteitsinzet. Welke ondersteuning wil de raad in de toekomst? Wat is haalbaar met welke capaciteit? De voorgelegde vier scenario’s geven hier een beeld van. Uw raad wordt gevraagd een keuze te maken.

Werkgeverscommissie Wijchen September 2024

1

De raad had op dat moment niet expliciet zijn ambities uitgesproken.

2

1. Werkzaamheden van de griffie De griffie levert een belangrijke bijdrage aan de lokale democratie van Wijchen. Dit doet zij door: -

-

de best mogelijke en betrouwbare ondersteuning te bieden aan de gemeenteraad, de fracties en individuele raads- en commissieleden; het faciliteren van en adviseren over het democratisch proces aan het gemeentebestuur, de inwoners van de gemeente Wijchen en de Werkorganisatie Druten Wijchen (WDW); het vertegenwoordigen van de gemeenteraad naar inwoners, college en de WDW; het volgen en adviseren van maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen over actuele thema’s en vraagstukken, bijvoorbeeld over democratische vernieuwing en regionale samenwerking.

1.1 Algemene ondersteuning Ondersteunen vergaderingen, bijeenkomsten, werkbezoeken en verdieping De raad vergadert ongeveer één keer per maand2. Daarnaast is er ongeveer één keer per maand een commissievergadering en zijn er ongeveer twee keer per maand informatiebijeenkomsten (openbare en werkbijeenkomsten). De fracties in de raad vergaderen net zo vaak als zij willen. Binnen de raad zijn er diverse commissies en werkgroepen. De ondersteuning van de raad bestaat uit de onderstaande taken: Zorgen voor een goede streaming van de raads- en commissievergaderingen De streaming gebeurt vanuit de raadszaal (Emiliazaal) in het Kasteel van Wijchen. Om de stream mogelijk te maken zijn er contracten afgesloten met diverse externe organisaties. Die contracten moeten worden onderhouden, nageleefd, verbroken of opnieuw afgesloten. De griffie overlegt met interne organisatieonderdelen van de WDW over die contracten. Samen met het team facilitaire zaken worden afspraken gemaakt over de technische ondersteuning en de catering. De onderliggende presentaties bij de raads- en commissievergaderingen worden door de griffie gemaakt. Als een vergadering of bijeenkomst niet kan plaatsvinden in het Kasteel in Wijchen en toch gestreamd moet worden, dan regelt de griffie vervangende ruimte en de audiovisuele ondersteuning.

Zorgen voor de catering De griffie zorgt voor de catering van de vergadering van de werkgroepen en commissies. Iedere deelnemer kan een persoonlijke bestelling doorgeven. Bij de vergaderingen over de jaarstukken wordt een maaltijd geregeld voor de aanwezigen. Organiseren van gezamenlijke werkbezoeken De griffie organiseert gezamenlijke kennissessies, trainingen, werkbezoeken en verdiepingsbijeenkomsten voor de raads- en commissieleden. De griffie inventariseert de wensen en draagt ook zelf ideeën aan. Het presidium besluit over waar de werkbezoeken3 naar toe gaan en voor welke onderwerpen het nodig is dat de raad zich hierin verdiept. De griffie maakt afspraken met de organisatie(s) en locatie waar het werkbezoek naar toe gaat, regelt de ontvangst door de vertegenwoordigers van de

2

In juni en november vergadert hij twee keer per maand

3 N.B. De fracties kunnen ieder voor zich ook werkbezoeken en ontvangsten regelen.

3

organisatie of locatie, facilitaire ondersteuning, de catering en de attenties voor de ontvangende organisaties. Ondersteunen van de Agendacommissie Voordat de raad kan vergaderen of bijeen kan komen ondersteunt de griffie de Agendacommissie van de raad. De griffie plaatst alle nota’s die de Agendacommissie moet beoordelen in het raadsinformatiesysteem. De griffie ondersteunt de schrijvers van de nota’s bij het op de juiste manier plaatsen van de nota’s in het raadsinformatiesysteem. Hierbij is het belangrijk dat de schrijver onderscheid maakt tussen geheime stukken en openbare stukken. Dat vraagt extra alertheid van de griffie om te controleren of de geheime stukken op de juiste manier worden aangeleverd. Organiseren van besloten bijeenkomsten en vergaderingen De griffier overlegt met het presidium over besloten bijeenkomsten en vergaderingen. Die bijeenkomsten en vergaderingen kennen een “strenger” regiem voor het organiseren, omdat er strafrechtelijke vervolging kan plaatsvinden als geheime informatie wordt gelekt. De griffie regelt een locatie en een notulist en zorgt dat bekend is bij de raadsleden en het college dat er een besloten bijeenkomst of vergadering plaatsvindt. De griffie maakt de agenda’s bekend via publicatie in het raadsinformatiesysteem en op de website.

Ondersteuning van de raadsvergaderingen, commissievergaderingen, informatiebijeenkomsten4 De griffie organiseert een voorzitter voor de commissievergadering en de informatiebijeenkomsten en bereidt samen met de voorzitter de vergadering of de bijeenkomst voor. Daarnaast zorgt de griffie ervoor dat belanghebbenden die bij de griffie bekend zijn, worden geattendeerd op de vergaderingen, zodat zij eventueel gebruik kunnen inspreken. De griffie beantwoordt vragen (telefonisch en via mail), verwijst belangstellenden naar informatie of de adviseurs binnen de WDW. De griffie verwerkt de informatie van de vergaderingen. Niet alleen de besluiten, maar ook bijvoorbeeld hoe er gestemd is en welke toezeggingen er zijn gedaan. Ze maakt afspraken met de adviseurs van de WDW of met externe adviseurs voor presentaties bij de informatiebijeenkomsten. In een bijlage bij dit plan staat een tussenstand van de periode 2022-2024. Ondersteuning bij het opstellen van amendementen, moties en initiatiefvoorstellen De griffie helpt raadsleden bij het opstellen van amendementen en moties. Ze zoekt eerdere besluitvorming op, adviseert of een raadslid een amendement of motie kan indienen. Raadsleden die een initiatiefvoorstel en inwoners die een burgerinitiatief in willen dienen worden ook terzijde gestaan door de griffie.

De griffie verzamelt informatie, helpt bij het opstellen van het initiatief en geeft adviezen over het proces.

4

De raad kan ook digitaal vergaderen. Ten tijde van de corona-pandemie heeft de griffie in samenwerking met het organisatieonderdeel informatiemanagement en de iRvN in een hoog tempo ervoor gezorgd dat de raad via de applicatie Teams kan vergaderen. Op deze wijze kon het openbaar karakter van de democratische besluitvorming doorgang vinden. Er is een reglement van orde voor het digitaal vergaderen van de raad opgesteld door de griffie.

4

Opstellen en uitvoeren van verordeningen, reglementen en regelingen De werkzaamheden van de raad, zijn commissies en werkgroepen zijn vastgelegd in verordeningen, reglementen en regelingen. De griffie ondersteunt hierbij. Dit doet zij onder meer door: - de voorzitters van de vergaderingen en bijeenkomsten te infomeren over welke verordeningen en reglementen als basis dienen voor de vergadering of bijeenkomst. Zo is de werkwijze bij de vergaderingen en bijeenkomsten vastgelegd in een reglement van orde. Hoe de raadsleden een beroep kunnen doen op ambtelijke bijstand is vastgelegd in een verordening; - overleg met het team P&O en de salarisadministratie van de WDW. Raads- en commissieleden ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden op basis van de rechtspositieregeling. Die rechtspositieregeling is gebaseerd op wet- en regelgeving. De griffie houdt bij wie er een beroep kunnen doen op de rechtspositieregeling. Op basis van de lijsten van benoemde raads- en commissieleden en presentielijsten bij diverse vergaderingen en bijeenkomsten worden de vergoedingen door de salaris- en financiële administratie uitgekeerd; - het regelen en verstrekken van de devices voor de raads- en commissieleden. Zij werkt hiervoor samen met de adviseurs van informatiemanagement van de WDW en de ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen (iRvN).

De devices worden verstrekt op basis van de rechtspositieregeling en een bruikleenovereenkomst per raads- en commissielid; - opstellen van een werkproces besloten vergaderingen. Op dit moment moet de griffie het werkproces telkens uitleggen aan de ambtenaar, die een nota heeft geschreven, waar geheimhouding op is gelegd door het college. Ook is er geen zicht op de termijn waarop geheimhouding op een nota of informatie voortduurt. De griffie heeft samen met het Team Algemeen juridische zaken van de WDW een protocol voor geheimhouding en niet-openbaarheid ontwikkeld. Verzorgen van interne en externe communicatie De griffie zorgt voor een goede communicatie. Hierbij kan gedacht worden aan: - het organiseren van ambtelijke bijstand voor raads- en commissieleden als dat nodig is; - het opstellen van de raadsmail. De griffie stelt elke week een raadsmail op.

Hierin informeert zij raads- en commissieleden over bijzonderheden van vergaderingen en bijeenkomsten en attenderen zij op komende uitnodigingen voor bijvoorbeeld regionale bijeenkomsten voor raads- en commissieleden; - overleggen over onderwerpen die de raad belangrijk vindt voor de samenleving met de journaliste van de raadspagina in de Wegwijs; - actueel houden van informatie over de raad op de website en het intranet van de WDW; - informeren van de WDW over agenda’s van vergaderingen en bijeenkomsten, het aanleverschema voor nota’s voor de raad en procedures; - bijhouden van social media en andere uitingen uit naam van de gemeenteraad.

5

Beheren financiën De griffie beheert de budgetten en zorgt voor betaling van facturen ten laste van de gemeenteraad. De raad heeft diverse budgetten zoals een budget waaruit de vergoedingen voor raads- en commissieleden betaald worden, een budget waaruit de Rekenkamer, fractieondersteuning, communicatie, activiteiten, enz. betaald worden. Daarnaast vindt er overleg plaats met de WDW over bijv. de budgetten voor devices, de (gemeente)raadsverkiezingen en applicaties zoals ibabs. Regie op werkprocessen bestuurlijke besluitvorming De raad debatteert en neemt besluiten op basis van nota’s en wordt geïnformeerd via nota’s. Dat kunnen beslis-, informatie- en meningsvormende nota’s zijn. Het hele bestuurlijke proces dat via het college naar de raad gaat is beschreven in een werkproces. De griffie heeft een aantal taken in dat werkproces: - zij informeert medewerkers van de ambtelijke organisatie, inwoners, raads- en commissieleden waar in het proces de nota zich bevindt. Er vindt continu afstemming plaats over taken tussen de WDW en de griffie, om het werkproces te optimaliseren; - tijdens raadsvergaderingen worden moties en amendementen aangenomen en worden toezeggingen gedaan. De griffie verwerkt de moties, amendementen, toezeggingen en schriftelijke vragen in een MATS-lijst.

Samen met de WDW wordt de uitvoering in de gaten gehouden.; - buiten de vergaderingen om kunnen raadsleden schriftelijke vragen indienen. Die vragen dienen binnen een bepaalde termijn, vastgelegd in het reglement van orde, door het college beantwoord te worden. De griffie bewaakt de termijn van de beantwoording; - zij maakt besluitenlijsten van alle vergaderingen. Ook houdt ze alle actiepunten en toezeggingen van vergaderingen bij; - zij werkt aan een langetermijnbestuursagenda (Lta) met de WDW. De wens van de raad is om op belangrijke, langlopende dossiers, geïnformeerd te worden over op welke momenten het college bevoegd is een besluit te nemen en op welke momenten de besluitvorming over (een onderdeel van) het dossier bij de raad ligt; - kennis opslaan van langer lopende dossiers, zodat nieuwe raads- en commissieleden deze kennis van een dossier snel kunnen vinden.. De griffie heeft voor het eerst een overdrachtsdocument gemaakt met daarin de dossiers die van de raadsperiode 2018-2022 doorliepen naar de raadsperiode 2022-2026; - zij organiseert bijeenkomsten voor de (nieuwe) raads- en commissieleden om ze wegwijs te maken in de bevoegdheden van de raad, de instrumenten van de raad en de belangrijkste dossiers; - zij geeft ondersteuning bij gemeenteraadsverkiezingen. Het organiseren van de verkiezingen is een taak van de WDW.

Maar als het om de gemeenteraadsverkiezingen gaat, leven er ook wensen bij de partijen die deelnemen aan de verkiezingen. Te denken valt aan publiciteit over de verkiezingen, zodat de opkomst bevorderd wordt. Of aan het organiseren van een stemwijzer, het plaatsen van verkiezingsborden, het organiseren van een verkiezingsdebat, een verkiezingskrant en een verkiezingsavond. Ook houden de burgemeester en griffier gesprekken met besturen van fracties in de aanloop naar de verkiezingscampagnes over waarop te letten (in het kader van integriteit) bij het werven van kandidaten voor de kandidatenlijst.

6

1.2 Specifieke ondersteuning De raad heeft een aantal uitvoerende taken belegd bij commissies, werkgroepen, klankbordgroepen. Daarnaast vinden er ook Benen Op Tafel (BOT)-overleggen plaats. De griffie ondersteunt deze groepen. Het gaat dan om: 1. Het presidium Het presidium van de raad bestaat uit de fractievoorzitters, de voorzitter van de raad, de griffier en de plaatsvervangend griffier. Het vergadert ongeveer 1x per maand. De griffie inventariseert de agendapunten, is proactief met het aandragen van bespreekpunten, stelt de conceptagenda op, bereidt (indien gewenst of noodzakelijk) de vergadering voor met de voorzitter, nodigt gasten uit en stelt een conceptverslag op van de vergadering. Ook volgt de griffie de uitwerking van de besluiten en afspraken die zijn gemaakt. 2. De Agendacommissie van de raad De Agendacommissie neemt besluiten over de agendering van alle nota’s die aan de raad zijn gestuurd. De meeste nota’s worden door het college aan de raad verzonden. Maar vanuit de raad zelf kunnen initiatiefvoorstellen en vanuit de samenleving kunnen burgerinitiatieven worden ingediend. De Agendacommissie vergadert gemiddeld 2x per maand.

De griffie inventariseert de agendapunten, leest de geagendeerde nota’s, adviseert over de agendering, verzamelt de verzoeken van de raad en het college over de agendering van nota’s die nog niet zijn aangeboden, maakt een planning van de informatiebijeenkomsten, stelt de conceptagenda’s op van de commissie- en raadsvergadering, maakt een besluitenlijst van de vergadering en voert besluiten uit, bijvoorbeeld het terugzenden van nota’s aan het college. De griffie bespreekt met de gemeentesecretaris en de voorzitter van de raad signalen over de kwaliteit van nota’s, de kennis (raadssensitiviteit) van WDW. Samen stellen zij acties op. 3. De werkgeverscommissie van de raad De gemeenteraad is de werkgever van de griffie. De gemeenteraad heeft bevoegdheden op basis van een verordening gegeven aan de werkgeverscommissie. De griffier overlegt met de voorzitter van de werkgeverscommissie over het bijeenroepen van de werkgeverscommissie. De griffier zorgt voor een agenda, vergaderstukken en adviseert de commissie proactief over zaken die spelen op het gebied van de werkgeverscommissie. De griffier overlegt met de adviseur Financiën over de personeelsbudgetten van de griffie. De griffier overlegt met de adviseur P&O over zaken die het griffiepersoneel aangaan. De werkgeverscommissie houdt voortgangsgesprekken met de griffier over het functioneren van de griffier. 4.

De Auditcommissie van de raad De Auditcommissie adviseert de gemeenteraad over het financieel beleid en beheer en de auditing (controle) van de financiële stukken. De wethouder Financiën, de senioradviseur Financiën van de WDW en de voorzitter van de Rekenkamer zijn adviseurs van de Auditcommissie. De griffier is secretaris en adviseur van de Auditcommissie. In overleg met de voorzitter wordt de agenda van de vergadering van de Auditcommissie opgesteld en voorbereid. Van de vergadering wordt een verslag gemaakt.

7

Twee keer per jaar nodigt de griffie namens de Auditcommissie de accountant uit voor de vergadering van de Auditcommissie. Eén keer om de boardletter te bespreken en één keer om de controle van de jaarrekening te bespreken. De griffier en de senior-adviseur Financiën overleggen met elkaar over bijv. de aanbesteding van de accountantsdienst. De accountant wordt aangesteld door de raad van Wijchen en de raad van Druten. De griffier ondersteunt het aanbestedingsproces, nodigt de accountants die hebben ingeschreven op de aanbesteding uit voor presentaties en ondersteunt het besluitvormingsproces. Samen met de adviseur aanbestedingen en adviseur Financiën worden de afspraken met de accountant vastgelegd. 5. De Vertrouwenscommissie De Vertrouwenscommissie van de raad bestaat uit zeven raadsleden, per fractie één. De griffier is de secretaris van de Vertrouwenscommissie. De Vertrouwenscommissie doet haar werkzaamheden op basis van een vastgestelde verordening. Deze verordening maakt de griffier. De Vertrouwenscommissie heeft twee belangrijke taken. Ze geeft aanbevelingen aan de raad voor een benoeming of herbenoeming van de burgemeester. Ze houdt klankbordgesprekken met de burgemeester. Samen met de plaatsvervangend voorzitter van de raad, die ook voorzitter is van de Vertrouwenscommissie, bereidt de griffier de trainingen en vergaderingen van de Vertrouwenscommissie voor.

Ook onderhoudt de griffier het contact met Kabinetszaken van de provincie Gelderland, omdat de commissaris van de Koning een belangrijk overlegorgaan is voor de benoeming, herbenoeming en de klankbordgesprekken met de burgemeester. 6. Rekenkamer De Rekenkamer verricht haar werkzaamheden op basis van een verordening. De raadsadviseur/plaatsvervangend griffier is secretaris van de Rekenkamer. Hij maakt ook de verordening. De secretaris organiseert in overleg met de voorzitter van de Rekenkamer de vergaderingen van de Rekenkamer, stelt de agenda op, zorgt dat de vergaderstukken in het raadsinformatiesysteem staan, maakt verslagen van de vergaderingen. De secretaris organiseert ook contacten met onderzoeksbureaus, geeft informatie, maakt een eerste onderzoeksopzet en helpt bij het toewijzen van opdrachten. Hij zorgt voor de financiële afhandeling van de vergoeding van de leden van de Rekenkamer en beheert het budget van de Rekenkamer. 7. Werkgroepen Inwonersparticipatie en Beter Vergaderen De werkgroepen hebben leden vanuit iedere fractie een raads- of commissielid. De leden zijn benoemd door de raad. De griffie ondersteunt de werkgroepen. De werkgroep Inwonersparticipatie heeft zelf besloten om prioriteit te leggen bij het bevorderen van de opkomstbevordering bij de gemeenteraadsverkiezingen in 2026. De griffie ondersteunt de werkgroep bij het behalen van haar doelen.

Iedere raadsperiode kijkt de werkgroep Beter vergaderen kritisch naar hoe de raad vergadert. Dit heeft geleid tot besluitvorming in de raad over hoe de raad de komende periode wil vergaderen. Deze besluitvorming is de basis voor het nieuwe reglement van orde van de raad. De griffie heeft de vergaderingen van de werkgroep georganiseerd, gezorgd voor informatie over verschillende vergadersystemen, de vergaderstukken, verslagen en uiteindelijk heeft de griffie het raadsvoorstel en het reglement van orde geschreven.

8

De raad heeft besloten om de werkgroep nog niet op te heffen, maar de werkgroep in deze raadsperiode nog een aantal taken te geven, zoals het overleggen met het college over een LTA. De griffie heeft inmiddels een overleg hiervoor georganiseerd. De afspraken uit dat overleg worden gevolgd door de griffie. 8. Ondersteuning leden regionale Agendacommissies De raad van Wijchen neemt deel aan een aantal gemeenschappelijke regelingen. Gemeenschappelijke regelingen zijn samenwerkingsverbanden van verschillende gemeenten. Bij die samenwerkingsverbanden worden taken neergelegd die de gemeente alleen niet kan uitvoeren. Te denken valt aan de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, de Groene Metropoolregio Arnhem Nijmegen (GMR) en de Modulaire Gemeenschappelijke regeling (MGR) Rijk van Nijmegen. De griffie organiseert de vooroverleggen. Zij zorgt dat de agenda’s van de vergaderingen onder de aandacht worden gebracht bij andere leden van de raad. 9. Voorzittersoverleg De griffie organiseert twee keer per jaar een overleg met de voorzitters van de raad. Het overleg draait om intervisie. 10. Toelichting jaarstukken De raad vergadert in juli over de jaarrekening van het jaar ervoor en over de Perspectiefnota. De raad vergadert in november over de begroting van het volgende jaar.

Een afvaardiging van iedere fractie kan voorafgaand aan de vergadering in juli en in november een gesprek houden met de wethouder Financiën en de senioradviseur Financiën. De afvaardiging kan dan toelichting krijgen op de cijfers in de jaarrekening, de Perspectiefnota en de begroting. De griffie organiseert deze toelichting. Ze bespreekt mogelijke data en tijden en stelt een schema op welke fractie wanneer op bezoek kan komen. 11. Klankbordgroep Verbonden Partijen/ carrousel Gemeenschappelijke regelingen De gemeente Wijchen werkt veel samen met andere gemeenten en ook met andere organisaties om doelen te bereiken die het welzijn en welbevinden van inwoners vergroot. In november 2018 heeft de raad de Nota Verbonden Partijen vastgesteld. Een aantal weken voorafgaand aan die raadsvergadering over de zienswijzen van de raad op de jaarstukken van de gemeenschappelijke regelingen, organiseert de griffie een zogenoemde carrousel. In die carrousel worden de zienswijzen op de jaarrekening en begroting besproken van de GGD, Groene Metropoolregio Arnhem Nijmegen, Modulaire gemeenschappelijke regeling Rijk van Nijmegen, Omgevingsdienst Rijk van Nijmegen, Veiligheidsregio Gelderland-Zuid en de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie Druten Wijchen. Raads- en commissieleden kunnen op één avond zich, door in te tekenen, laten informeren over drie van deze regelingen.

De griffie werkt hierin samen met de ambtelijk adviseurs van het college van Wijchen op de genoemde regelingen. 12. BOT-overleg (Benen Op Tafel- overleg) Er zijn dossiers waarover het college graag in gesprek gaat met de woordvoerders van de raad om een proces te bespreken of vlot te trekken. Het gaat niet om politieke besluitvorming. Het gaat om reflecteren op de beste wijze om tot besluitvorming in de raad te komen of om verwachtingen tussen raad en college over een proces op elkaar af te stemmen.

9

13. Driehoeksoverleg Wensen van raads- en commissieleden en wensen van de WDW worden samengebracht in het overleg dat elke maand plaatsvindt tussen de burgemeester/voorzitter van de raad, de gemeentesecretaris en de griffier. Daarnaast heeft de griffier elke maand overleg met de burgemeester, naast het overleg waarin de raadsvergadering wordt voorbereid. De griffier overlegt elke maand met de gemeentesecretaris over lopende (werk)processen en nieuwe ontwikkelingen. 14. Griffierskring Rijk van Nijmegen – contacten met griffierskring Rivierenland en griffierskring Gelderland-Midden; overleg van raadsadviseurs in de regio Rijk van Nijmegen De griffier vergadert eens per maand met de griffiers uit de regio Rijk van Nijmegen. De raadsadviseur/plaatsvervangend griffier overlegt regelmatig met zijn collega’s uit het Rijk van Nijmegen. Onderwerpen die aan de orde komen zijn ontwikkelingen in de regionale samenwerking, de implementatie van wetten, zoals de Wijzigingswet gemeenschappelijke regelingen en de organisatie van regionale bijeenkomsten voor raads- en commissieleden. Met de griffierskring regio Rivierenland vindt afstemming plaats over zaken die te maken hebben met de gemeenschappelijke regelingen die op GelderlandZuid niveau zijn georganiseerd: Veiligheidsregio en GGD.

Met de griffierskring Gelderland-Midden vindt afstemming plaats over zaken die te maken hebben met de Groene Metropoolregio.

10

2. Ambities van de raad en griffie In dit hoofdstuk staan de ambities van de raad en de dienstverlening door de griffie die hoort bij de ambities van de raad. Vergaderingen, bijeenkomsten, werkbezoeken en verdieping Ambitie van de raad -

-

De audiovisuele ondersteuning van de vergaderingen en bijeenkomsten van de raad dient aan minimale kwaliteitsvoorwaarden te voldoen: de vergaderingen zijn te volgen voor iedereen (deelnemers aan de vergadering, publiek in de zaal en volgers van de stream) doordat er goed geluid en goed beeld aanwezig is. Ibabs informatie is eenvoudig en tijdig terug te vinden over langlopende maar ook over actuele dossiers.

Daar hoort deze dienstverlening van de griffie bij -

-

-

Op de griffie is structureel voldoende tijd voor het organiseren van de audiovisuele ondersteuning. Of het nu gaat om het maken van de presentaties, de aansturing van de audiovisuele ondersteuning, het overleg over de contracten. De griffie zorgt ervoor dat in ibabs de besluitvorming van en de informatie aan de raad op “grote” dossiers goed terug te vinden is en actueel is. De griffie wil de raad zo ondersteunen dat de (gevoelde) werkdruk afneemt.

Verordeningen, reglementen en regelingen Ambitie van de raad -

-

-

Verordeningen, reglementen en regelingen zijn actueel. Verordeningen worden minimaal eens per raadsperiode geëvalueerd. Op basis van de evaluatie besluit de raad in hoeverre hij verordeningen moet aanpassen (op basis van gewijzigde wet- en regelgeving) en wenst aan te passen (op basis van voortschrijdend inzicht en ontwikkelingen). De procedures over geheimhouding en niet-openbaarheid zijn vastgelegd. Daardoor is bekend wanneer de geheimhouding wordt opgeheven. De raads- en commissieleden krijgen de juiste vergoedingen uitgekeerd.

-

11

Daar hoort deze dienstverlening van de griffie bij De basis is structureel op orde. Dit houdt in dat: -

-

-

de ontwikkelingen in wet- en regelgeving worden structureel en niet incidenteel gevolgd en verwerkt; de raads- en commissieleden ontvangen ieder de juiste vergoeding. Knelpunten in de samenwerking met de WDW worden structureel opgelost; de raad, zijn commissies en werkgroepen werken op basis van de meest actuele verordeningen; de griffie neemt het initiatief en legt aan het presidium een voorstel hoe het reglement van orde en de verordeningen iedere raadsperiode geëvalueerd en indien nodig en/of gewenst aangepast dienen te worden; er een protocol geheimhouding is met een goede implementatie hiervan bij raads-, commissie-, collegeleden en medewerkers van de WDW.

Communicatie Ambitie van de raad -

-

-

-

De raad treedt ook naar buiten als raad in plaats van individuele fracties. Soms moet de raad meer de nadruk leggen op de onderlinge verbinding; soms moet de raad de nadruk leggen op de onderlinge verschillen. Het gaat erom om te laten zien dat het raadswerk goed, aantrekkelijk en betekenisvol werk is. De raad maakt werk van het informeren van inwoners over zijn werkzaamheden. Dit kan op allerlei manieren: bezoeken, vergaderen op locatie, pagina in de Wegwijs, sociale media. De raad verzoekt het college om een spreekuur te organiseren waarop ambtenaren bereikbaar zijn voor het informeren van de raads- en commissieleden over die nota’s die geagendeerd zijn door de Agendacommissie. De woordvoerders van de fracties kunnen zich tijdens deze spreekuren laten informeren. De tijd die vrijgespeeld wordt voor de andere raads- en commissieleden kan gebruikt worden voor het organiseren van spreekuren waarop de raad inwoners ontmoet die vertellen wat er speelt in een wijk of kern. De raad is telkens in een andere kern of wijk. Het gaat niet om probleemgestuurde spreekuren. Inwoners die problemen ervaren kunnen afspraken maken met individuele fracties.

12

Daar hoort deze dienstverlening van de griffie bij -

-

De griffie organiseert de bezoeken aan de kernen en wijken. Nodigt inwoners actief uit, neemt contact op met leefbaarheidsgroepen, belangrijke spelers in een wijk of kern, zorgt voor een locatie, enz. De griffie zorgt ervoor dat de raadsmail aantrekkelijker wordt om te lezen en te raadplegen.

Werkprocessen Ambitie van de raad -

De raad gaat over zijn eigen agenda en maakt serieus werk van het opstellen van een langetermijnbestuursagenda (Lta). Een Lta kan helpen bij het verdelen van het werk over een politiek jaar en een raadsperiode. Het kan helpen bij het organiseren van werkbezoeken aan de plaats waar het dossier speelt. De Lta kan inzicht geven in waarin raads- en commissieleden bijgeschoold dienen te worden. Een Lta biedt inzicht in en overzicht over: 1. welke dossiers langlopende dossiers zijn (langer dan één raadsperiode); 2. wanneer op die dossiers het college een raadsvoorstel aanbiedt aan de raad omdat het de bevoegdheid is van de raad om te besluiten en wanneer het college een informatienota aanbiedt aan de raad omdat het een bevoegdheid van het college is om over (delen van) het dossier te besluiten.

-

Er wordt iedere vier jaar een overdrachtsdocument opgesteld, zodat nieuwe raads- en commissieleden snel op de hoogte gebracht kunnen worden van de dossiers die spelen. De onderwerpen uit de LTA maken in ieder geval onderdeel uit van het overdrachtsdocument. De raad wenst werkdruk te verdelen over het jaar. Griffie bespreekt actief namens de raad met het college wanneer een stuk klaar moet zijn om nog behandeld te kunnen worden en zo de werkdruk van de gemeenteraadsleden behapbaar te houden. Griffie zorgt dat stukken tijdig beschikbaar zijn voor raadsleden zodat zij ook de kans hebben zich goed voor te bereiden.

-

-

13

Daar hoort deze dienstverlening van de griffie bij -

-

-

-

De griffie ontwikkelt een digitale methode (app/chatprogramma) waarin raads- en commissieleden technische, informatieve vragen kunnen stellen aan de ambtelijke organisatie. De ambtelijke organisatie geeft aan binnen welke termijn deze vragen beantwoord kunnen worden. De antwoorden zijn voor iedereen te zien. De griffie houdt toezicht op het gebruik en zorgt ervoor dat onderwerpen makkelijk vindbaar zijn. De MATS-lijst wordt uitgebreid met raadsbesluiten waaraan termijnen zijn verbonden. Het klinkt vanzelfsprekend dat raadsbesluiten worden uitgevoerd. Maar dat blijkt nu niet altijd het geval te zijn. Zelfs niet als er termijnen in het besluit genoemd staan. De griffie legt het presidium een voorstel voor over de inrichting van de Lta. Het meerjarenperspectief kan de basis zijn van een eerste opzet van een Lta. De griffie is lid van een projectgroep Verkiezingen binnen de WDW. Minimaal anderhalf jaar voor de volgende gemeenteraadsverkiezingen legt de griffie een voorstel voor aan het presidium m.b.t. activiteiten waaruit het presidium kan kiezen.

Specifieke ondersteuning Ambities van de raad -

-

-

Een sterke volksvertegenwoordiging zijn, niet alleen op basis van een grondwettelijke plicht. De raad maximaal ondersteunen in het goed tot zich kunnen nemen van informatie om alle taken in de beperkte tijd van een raadslid uit te kunnen voeren. De raad in haar kracht zetten, om goed haar taken uit te kunnen voeren (volksvertegenwoordiger, controleren en kaderstellen) moet een raadslid maximaal gefaciliteerd worden in het tot zich nemen van kennis. De raad neemt verantwoordelijkheid in de regionale samenwerking die passend is bij de visie van de raad op regionale samenwerking en de verantwoordelijkheid die hoort bij de positie van de raad.

Daar hoort deze dienstverlening van de griffie bij -

-

De raad, zijn commissies, werk- en klankbordgroepen en overleggen en de Rekenkamer gevraagd en ongevraagd strategisch adviseren op inhoud, proces en procedures. De raad op het juiste moment adviseren over ontwikkelingen in het openbaar bestuur en de meervoudige democratie. Gedrag waarnemen en bespreekbaar maken. Samen met de burgemeester de hoeder van de integriteit van de raad zijn en minimaal één keer per raadsperiode een training over integriteit.

14

3. Scenario’s Een sterke griffie en een sterke volksvertegenwoordiging hangen wezenlijk met elkaar samen: hun succes is met elkaar verknoopt 5. De griffie moet kwantitatief en kwalitatief in staat zijn om de werkzaamheden naar behoren te kunnen uitvoeren. De vraag rijst of dat mogelijk is met de huidige bezetting van 3,6 fte. De werkgeverscommissie heeft zich op 24 januari 2024 laten informeren, samen met andere werkgeverscommissies uit de regio over hoe tot een bepaling van de optimale bemensing van de griffie kan worden gekomen. In de bijlage is de beslisboom “Hoe te komen tot de ideale omvang van een griffie” van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden opgenomen. Door deze voor Wijchen in te vullen zou een griffie van 20,6 fte wenselijk zijn. Een medewerker kan verschillende werkzaamheden uitvoeren die samen optellen naar 1 fte. Daarbij zijn er ook pieken in de ondersteuning van de commissies. Zo vraagt bijvoorbeeld de Vertrouwenscommissie veel tijd in aanloop naar een burgemeestersbenoeming maar ook voorafgaand aan de voorbereiding van een klankbordgesprek en dus niet het hele jaar. Maar op basis van deze kengetallen komt de werkgeverscommissie tot het inzicht dat de huidige omvang van de griffie nu al te krap bemenst is om de huidige werkzaamheden naar behoren uit te voeren.

Het monitoren van landelijke ontwikkelingen die betekenis hebben voor de Wijchense raad wordt met kunst en vliegwerk tot stand gebracht. Voor zaken die hiervoor onder de ambities worden benoemd, is feitelijk geen of te weinig tijd. Als we naar de toekomst van de gemeente Wijchen kijken, zien we dat de gemeente gaat groeien in inwonersaantal van ruim 40.000 naar 45.000/50.000 inwoners. Dit betekent ook een groei van het raadszetels. Daarnaast komen er steeds meer taken en (complexe) vraagstukken op gemeenten af. Dit leidt ook voor de raad tot meer werk. Uitwerking in scenario’s Passend bij de huidige werkzaamheden, de ontwikkelingen en de ambities van de raad leggen we vier scenario’s voor. Elk scenario heeft consequenties voor de ambities op kwantiteit, kwaliteit, de mate van werkdruk en de benodigde bezetting van de griffie. Het eerste scenario heeft betrekking op de huidige situatie. De tweede is een smal scenario, de derde is een breed scenario en ten slotte wordt een compleet scenario beschreven.

EIGENSTANDIG EN (ON)AFHANKELIJK Nieuwe spelregels voor sterkere griffie(r)s, mei 2023, Petra Paulides Harmen Binnema Geerten Boogaard 5

15

Welke werkzaamheden/ambities zijn mogelijk binnen de vier scenario’s? De toelichting per scenario staat onder het schema.

Werkzaamheden Ambitie

Categorie

1. Vergaderingen

Scenario’s Huidig

Smal

Breed

Compleet

-/+

-/+

+

++

Vergaderingen, bijeenkomsten, werkbezoeken en verdieping

1. Vergaderingen

Opdrachten voor uitzoekwerk in overeenstemming brengen met de taken

-/+

-/+

+

++

2. Verordeningen

Verordeningen, reglementen en regelingen

-

-/+

+

++

3. Communicatie

Communicatie

-/+

-/+

+

++

4. Werkprocessen

Werkprocessen

-

+

+

++

4. werkprocessen

MATS lijst en initiatiefvoorstellen

-

-/+

+

++

5. Specifieke ondersteuning

Ondersteuning van diverse commissies, werk- en klankbord groepen en overleggen raad en Rekenkamer

+

+

++

++

Scenario’s

Huidig Smal Breed Compleet

Aantal fte Griffier

Raadsadviseur/plv griffier

Raadsondersteuner

Totaal fte

1 1 1 1

1 1 2 (+1) 3 (+2)

1,6 2,6 ( +1) 2,6 ( +1) 3,6 ( +2)

3,6 4,6 5,6 7,6

Financiële uitbreiding (max.) p.j. ------± 68.900 ± 162.700 ± 325.400

Bedragen zijn bruto, inclusief IKB (17,05%) en overheadkosten ad. €8500,- per fte.

16

Scenario huidig De huidige griffie wil de raad helpen om zijn ambities te realiseren. Dit gaat niet lukken met de huidige capaciteit, ook al lijkt het misschien nu wel zo. De griffie werkt heel hard en veel. Ze vormen een hecht team en zijn goed op elkaar ingespeeld. Daarbij hebben ze een hoog verantwoordelijkheidsgevoel. Ze lopen net een tandje harder als dat nodig is. Maar veel taken worden uitgevoerd als er een signaal komt of er een probleem zich voordoet. Dan worden de agenda’s leeg geveegd en wordt het incident opgelost. Ander werk blijft dan liggen. Tempo en druk blijven hierdoor continu hoog. En het voelt als telkens ‘achter de feiten aanlopen’. Voortzetting van dit scenario is onwenselijk. Als dit scenario wordt gevolgd, dan is prioritering noodzakelijk en zal na besluitvorming veel van de huidige ondersteuning geschrapt moeten worden of een tandje minder moeten. De prioriteit zal vanzelfsprekend moeten blijven liggen bij de wettelijke taken6 van de raad. Voor niet-wettelijke taken is logischerwijs dan nog minder ruimte. De toelichting staat in het onderstaande schema. In de bijlage 1 staat een uitgebreide toelichting. Ondersteuning Ondersteuning Raads- en Commissievergadering en informatiebijeenkomsten.

Wat kan de griffie niet meer doen? -

ondersteuning bieden om amendementen en moties aan te passen uitgebreide verslagen maken; alleen besluitenlijst

Ondersteuning Agenda- Audit-, Vertrouwensen Werkgeverscommissie

-

verslagen maken (enkel besluitenlijsten opstellen)

Verordeningen, reglementen en regelingen

-

maatwerk Verordeningen en reglementen

Specifieke ondersteuning

-

secretariaat voeren van de Rekenkamer advies en ondersteuning regionale agendacommissies projectgroep “Verkiezingen” verzorgen van trainingen, cursussen, themabijeenkomsten

Regie op werkprocessen bestuurlijke besluitvorming

-

opstellen van een lta raadpleegbaar maken van grote dossiers opstellen overdrachtsdocument nieuwe raad

In de bijlage 2 staat een uitgebreide toelichting.

6

Raads- en Commissievergadering en Agenda-, Audit-, Vertrouwens-, Werkgeverscommissie.

17

Scenario smal Met een uitbreiding van een raadsondersteuner kan de ambitie op het gebied van structureel audiovisuele ondersteuning worden opgepakt. Ook kan er een start worden gemaakt met de goede vindbaarheid van informatie op ‘grote’ dossiers en de besluitvorming in Ibabs. Als dit scenario wordt gevolgd dan is er nog steeds geen ruimte om de basis verder op orde te brengen. Meer concreet betekent dit dat er geen verordeningen geëvalueerd en aangepast kunnen worden, geen doorontwikkeling van het bestuurlijk besluitvormingsproces kan plaatsvinden. Geen structurele ondersteuning van diverse commissies, werkgroepen en overleggen zal zijn. Ook zal de investering in betere communicatie naar inwoners, WDW en raad niet gerealiseerd kunnen worden. Scenario breed Dit scenario bouwt voort op het scenario smal. Naast de uitbreiding van een raadsondersteuner wordt hier ook een raadsadviseur toegevoegd. Met een uitbreiding van een raadsadviseur kan er structureel gewerkt worden aan de basis op orde. De verordeningen, regelementen en regelgeving kunnen worden geëvalueerd en aangepast. De politieke sensitiviteit ligt bij de griffie. Zij weten wat de raad wil. De raadsadviseur is de spil tussen de tussen de WDW en de raad en kan deze rol structureel op zich nemen. Daarnaast kan de ondersteuning van diverse commissies, werkgroepen en overleggen structureel geregeld worden.

Ook ontstaat er ruimte om de ambities gericht op de doorontwikkeling van het bestuurlijk besluitvormingsproces zoals de Lta, uitbreiden van de MATS-lijst met uitvoering van raadsbesluiten met termijnen en implementatie van protocollen, zoals de geheimhouding, op te pakken. Als dit scenario wordt gevolgd dan kan de griffie de raad nog beter ondersteunen en wordt de hoge werkdruk verminderd. De griffie wordt hierdoor ook robuuster voor nu en in de toekomst. Scenario compleet Dit scenario bouwt voort op het scenario breed. Met de uitbreiding van zowel twee raadsadviseurs als twee raadsondersteuners kunnen de gestelde ambities en maatschappelijke ontwikkelingen worden ondervangen. De doorontwikkeling van het bestuurlijk besluitvormingsproces is mogelijk. Dit houdt in dat de Lta, innovaties zoals digitale methode voor raadsvragen aan de WDW, uitbreiden van de MATS-lijst met uitvoering van raadsbesluiten met termijnen opgepakt kan worden. Ook kan gestart worden met een investering in betere communicatie naar inwoners maar ook naar de WDW en raads- en commissieleden. Burgerparticipatie en (raads)communicatie zijn ook voor de griffie steeds belangrijkere activiteiten. Door nog een raadsondersteuner te hebben kan de griffie volledig werken aan het opstellen en bijhouden van werkprocessen, protocollen en MATS-lijst.

Daarnaast ontstaat er voor de griffier ruimte om zich bezig te houden met strategische advisering aan de raad.

18

4. Voorstel De raad van Wijchen wilde en kreeg, de beste burgemeester voor Wijchen. De gemeenteraad van Wijchen verdient ook de beste ondersteuning die hij kan krijgen om zijn rol als volksvertegenwoordiger fatsoenlijk uit te kunnen voeren en de controlerende en kaderstellende rol te kunnen pakken. Niet meer reactief, maar vooral ook proactief en strategisch. Hiervoor moet de raad beschikken over een kwantitatief- en kwalitatief robuuste griffie. Naast noodzakelijke uitbreiding op inhoudelijke gronden is het ook belangrijk om een standpunt in te nemen over uitbreiding van de griffie vanwege het groeiend aantal inwoners van Wijchen. Het is belangrijk om nu voorbereid te zijn op de toekomst en zo de uitdagingen en ambities van de raad voor te bereiden en te realiseren. Door daar nu over na te denken en stappen te ondernemen, zorgt de raad voor een solide ondersteuning van zichzelf: een dijk van een griffie als een sterke basis voor de lokale democratie. De werkgeverscommissie stelt daarom voor om minimaal te kiezen voor de Scenario Breed. Zij informeert u graag over de motivatie van dit voorstel zodat uw raad tot het beste besluit kan komen.

19

5. Bijlagen Bijlage 1 De beslisboom “Hoe te komen tot de ideale omvang van een griffie?”

In dit onderstaande schema staat de uitwerking voor de gemeente Wijchen op basis van de bovenstaande beslisboom. Factoren die invloed hebben op de omvang van de griffie

Kengetallen van de factoren

Aantal raadszetels

Bij 9 raadzetels minimaal 1 griffiemedewerker

3

Aantal fracties

Bij 10 fracties 1 griffiemedewerker

0,7

Aantal commissies of beleidsvelden

Bij 1 commissie of beleidsveld 1 griffiemedewerker

12

Aantal GR-en en Verbonden partijen

Bij 10 GR’s en Verbonden Partijen 1 griffiemedewerker

1,6

Aantal inwoners

Bij 20.000 inwoners 1 griffiemedewerker

2

Ondersteuning van hulptroepen

1 griffiemedewerker

1

Totaal

Uitwerking Wijchen van theoretisch aantal benodigde griffiemedewerkers

20,6

20

Bijlage 2 Toelichting op prioritering ondersteuning Als de formatie van de griffie op de huidige sterkte blijft dan zullen er prioriteiten moeten worden gesteld m.b.t. welke werkzaamheden de griffie wel doet, welke ondersteuning een tandje minder wordt en welke werkzaamheden vooralsnog niet meer worden gedaan. De prioriteit zal vanzelfsprekend liggen bij de wettelijke taken van de raad: -

Raadsvergadering Commissievergadering Agendacommissie Auditcommissie. Vertrouwenscommissie Werkgeverscommissie.

Deze vergaderingen worden georganiseerd en voorbereid met de voorzitters. Van deze vergaderingen worden alleen nog besluitenlijsten gemaakt. Dit heeft o.a. tot gevolg: - Tijdens raadsvergaderingen zal de raadsadviseur niet meer aanwezig zijn om amendementen en moties aan te passen. Dit zullen de indieners tijdens de raadsvergadering zelf moeten verzorgen. - De pilot m.b.t. het inzetten van AI bij het maken van verslagen van de raads- en commissievergadering wordt gestaakt. - Geen verslagen betekent geen inzicht in hoe de besluitvorming tot stand is gekomen bij de Agenda-, Audit-, Vertrouwens- en Werkgeverscommissie. - Er kritisch gekeken zal worden naar de mate van ondersteuning die nodig is bij informatiebijeenkomsten. In lijn met bovenstaande prioriteit wordt eerst aandacht gegeven aan het op orde brengen en houden van verordeningen, reglementen en regelingen, te beginnen met het reglement van orde. De raad krijgt de landelijke formats voorgelegd. Het is aan de fracties om via amendementen en moties een verordening, reglement en regeling “Wijchens” te maken. In het op orde brengen moet de griffie een inhaalslag maken.

Er zal daardoor eerst geen of minder tijd zijn voor het organiseren en het maken van agenda’s, verslagen en actielijsten en het bewaken van de uitvoering van actielijsten, kortom van het ondersteunen van vergaderingen van het presidium, het voorzittersoverleg, de werkgroep Inwonersparticipatie en de werkgroep Beter vergaderen. Op basis van artikel 81a van de Gemeentewet moet de raad een Rekenkamer instellen. In Wijchen is ervoor gekozen om de raadsadviseur/plaatsvervangend griffier secretaris van de Rekenkamer en de Klankbordgroep van de Rekenkamer te laten zijn. Dit om de verbinding tussen raad en Rekenkamer te versterken. In het raadsvoorstel is vermeld dat het gaat om 0,3 fte en dat geëvalueerd zal worden of dit voldoende is voor de ondersteuning van de Rekenkamer. Als de formatie op de huidige sterkte blijft, zal het secretariaat van de Rekenkamer per direct als taak worden geschrapt. Het gevolg is dat de raad op basis van artikel 81j middelen ter beschikking zal moeten stellen om ervoor te zorgen voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden. Dit houdt ook in dat de raad middelen ter beschikking zal moeten stellen aan het college tot “het aangaan van arbeidsovereenkomsten met zoveel ambtenaren van de rekenkamer als nodig zijn voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden.” 21

De ondersteuning en advisering van de leden van de regionale agendacommissies wordt als taak geschrapt. De leden zullen zelf informatie dienen te verzamelen bij de andere leden en bij de secretarissen van de Agendacommissies ter voorbereiding van de vergaderingen. Nu gebeurt dit door de griffier en raadsadviseur in de regionale overleggen waar zij bij aanwezig zijn. Ook organiseert de griffie de overleggen met de ambtelijk adviseurs WDW. De leden van de regionale agendacommissie zullen op basis van de agenda zelf advies moeten ophalen in de organisatie. De griffie trekt zich terug uit de projectgroep “Verkiezingen”. Er worden geen acties voorbereid en/of ondersteund in de aanloop naar de verkiezingen: geen publiciteit voor de start van campagnes, stemwijzer, een verkiezingsdebat, een uitslagenavond en “de dag erna”. Er worden geen trainingen, cursussen, themabijeenkomsten georganiseerd. Raads- en commissieleden kunnen gebruik maken van de activiteiten die in dat kader door de eigen (landelijke) partijen of kennispunten worden aangeboden en van het aanbod van de Gelderland Academie. Het gevolg is dat activiteiten gericht op de Wijchense raad niet meer worden georganiseerd door de griffie, zoals de Dag van de raad, de start van het politieke jaar en integriteitstrainingen.

Een voorstel kan zijn om geen ondersteuning meer te bieden bij informatiebijeenkomsten of bij specifieke commissies, werkgroepen of overleggen. Of alleen nog maar te werken op basis van landelijke formats in plaats van maatwerk verordeningen en reglementen. Een goede doorontwikkeling van het bestuurlijk besluitvormingsproces, zoals werken met Lta en verbeteringen van de MATS-lijst is niet (meer) haalbaar. Voortzetting van dit scenario is eigenlijk onwenselijk. De griffie steekt vooralsnog geen tijd in het opstellen van een lta, het raadpleegbaar maken van grote dossiers en het maken van een overdrachtsdocument.

22

Bijlage 3 Terugblik 2022-2024 Dit overzicht biedt een terugblik op de periode 31 maart 2022 tot en met 1 april 2024 aan de hand van kengetallen. Vergaderingen van de raad: - 30 openbare raadsvergaderingen - 21 openbare commissievergaderingen - 9 besloten raadsvergaderingen - 45 informatie bijeenkomsten Totaal:105 vergaderingen/ bijeenkomsten In deze vergaderingen heeft de gemeenteraad zich gebogen over 263 beslisnota's en 236 informatienota's. Van deze nota's zijn er 52 behandeld als bespreekstuk. Daarnaast heeft de raad 3 meningsvormende nota's besproken. Moties en amendementen Status Aangenomen Verworpen Ingetrokken Totaal

Moties

Amendementen

56 46 25 127

26 14 2 42

Van de 127 moties waren er 8 moties actueel. Schriftelijke vragen, toezeggingen en ingekomen brieven - De gemeenteraad stelde 102 schriftelijke vragen. - Het college deed 138 toezeggingen. - De gemeenteraad heeft 404 brieven ontvangen. Mailbox griffie De griffie in de raadsperiode tot nu toe 16.823 mails afgehandeld.

23

Bijlage 4 Resultaten griffie 29 maart 2022 – 1 april 2024 -

-

Afscheid oude raad Installeren nieuwe raad Overdrachtsdocument en inwerken nieuwe raad Inwerken nieuwe voorzitters; organiseren intervisie voorzitters Organiseren trainingen voor voorzitters en debattraining Afscheid waarnemend burgemeester Externe adviseur geregeld voor de profielschetscommissie en de vertrouwenscommissie Verordening vertrouwenscommissie Profielschetsvergadering: ontvangst van de commissaris van de Koning en overhandigen profielschets Organisatie gesprekken vertrouwenscommissie met de commissaris van de Koning en sollicitanten Voordracht burgemeester en installatie burgemeester Overgang van Rekenkamercommissie naar Rekenkamer Verordening Rekenkamer en installatie Rekenkamer Ondersteunen werkgroep Beter vergaderen; raadsvoorstel Beter vergaderen Ondersteunen werkgroep Inwonersparticipatie bij het onderzoek en bij het opstellen raadsvoorstel n.a.v. onderzoek naar (financiële) ondersteuning uitwerkgroepen dorps- en stadsontwikkelingsplannen Reglement van orde voor de werkzaamheden van de raad Aanbesteding accountantsdienst (Zater)Dag van de raad, inclusief sprekers en werkbezoeken in Batenburg en Wijchen-Zuid Diverse werkbezoeken (o.a. Mozaïek, Brandweer, culturele markt) en informatiebijeenkomsten (o.a. Lambrasse en Alverna)

24