Checklist toezichtinformatie 2025 IBT Wijchen (leesbaar)

Checklist en format aanlevering toezichtinformatie Interbestuurlijk toezicht (IBT) domein Archief en Informatiebeheer

Stuur deze toezichtinformatie met de bijlagen vóór 1 maart naar: post@gelderland.nl

Naam organisatie:

Gemeente Wijchen Toezichtinformatie over de periode/jaar:

2025 Aanvullende criteria Nr. AC 1

Aanvullende criteria Meest actuele toezichtverslag van de archivaris of van de archiefinspecteur.

Ja, Nee, Deels Ja

Toelichting Laatste verslag van gemeentearchivaris stamt uit april 2022 en gaat over de periode 2019-2022. Dit verslag wordt als bijlage met de toezichtinformatie verzonden. Wij verwachten begin 2026 een archiefverslag over de periode 2022-2025 van de gemeentearchivaris.

AC 2

De nader uitgevraagde informatie vanuit de laatst ontvangen beoordelingsbrief van de Gedeputeerde Staten is aangeleverd.

Ja

Voortgang en evaluatie van het jaarplan 2025 vormt onderdeel van de toezichtinformatie van het jaar 2025. De voortgang van het organiseren van informatiebeheerfunctionaliteiten binnen (vak)applicaties wordt in de evaluatie van het jaarplan 2025 beschreven bij KPI 3 onder 'Verbeteren duurzaam informatiebeheer'. De voortgang van de aanpak van de achterstanden bij het vernietigen van archiefbescheiden wordt in de evaluatie van het jaarplan 2025 beschreven bij KPI 6 onder 'Digitale vernietiging'

Ja, Nee, Deels Ja

Toelichting Brief over vastgestelde toezichtinformatie van IBT van 2024 vormt onderdeel van vaststelling toezichtinformatie 2025, waar dit overzicht onderdeel van uitmaakt.

Ja, Nee, Deels

Toelichting

Objectieve en inhoudelijke criteria Nr. OC 1

Objectieve criteria Het college heeft de vastgestelde toezichtinformatie voorgelegd aan de raad.

Nr.

Inhoudelijke toezichtcriteria uit Verordening systematisch toezicht (gebaseerd op een selectie van de KPI's van de VNG) Heeft de gemeenteraad een actuele archiefverordening vastgesteld? (VNG Archief KPI 1.1) - Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? - Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

IC 1

IC 2

Ja

Archiefverordening uit 2018. Wordt geactualiseerd bij inwerkingtreding nieuwe Archiefwet

Zijn er nadere afspraken vastgesteld voor de informatiebeheertaken onder mandaat bij Deels gemeenschappelijke regelingen, dienstverleningsovereenkomsten en andere uitbestedings- of samenwerkingsvormen? (VNG Archief KPI's 1.4, 1.5 en 1.7) Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) in geval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan.

De archieven van de gemeente Wijchen worden met behulp van metadata onderscheiden. In de voorwaarden van de oprichting van de bedrijfvoeringsorganisatie Werkorganisatie Druten Wijchen zijn de ontbindingsvoorwaarden opgenomen (artikel 23 en 23a).

IC 3

Wordt er gewerkt volgens een gestructureerde aanpak voor de continue kwaliteitsverbetering van het archief- en informatiebeheer? (VNG Archief KPI's 4.1 en 4.2) Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem.

Ja

De organisatie beschikt over een vastgesteld kwaliteitssysteem. Als onderdeel hiervan voert team Informatiebeheer jaarlijks een zelfsscan uit over de staat van het Archief- en Informatiebeheer binnen de organisatie op basis van de Kido-light methodiek. Deze zelfsscan vormt samen met de evaluatie van het jaarplan de basis voor het nieuwe jaarplan. De zelfscan van 2025 wordt als bijlage toegevoegd bij de toezichtinformatie over het jaar 2025. Elke 3 jaar wordt door de archiefinspecteur van het RAN een archiefverslag opgesteld.

IC 4

Zijn zowel de fysieke als de digitale bewaaromstandigheden voor de korte termijn op orde? (VNG Archief KPI 3.1) De in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke normen.

Deels

Fysiek heeft de gemeente Wijchen 3 depots (Te bewaren archief, vernietigingsarchief en dynamisch archief). Dossiers met een lange bewaartermijn worden in het te bewaren archief geplaatst, wat volledig voldoet aan alle vereisten. De andere ruimtes voldoen niet volledig, op basis van de korte levensduur van de dossiers die in deze archieven worden geplaatst het risico beperkt.

Voor archieven van Gemeenschappelijke regelingen en andere vormen van regionale samenwerking buiten de WDW is toezicht/beheer vanuit informatiebeheer nog niet geregeld. Team Informatiebeheer is bezig met het opstellen van een Richtlijn Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regelingen om dit op te lossen. De richtlijn en de implementatie daarvan zal in 2026 plaatsvinden.

Dossiers die binnen de digitale informatiesystemen worden beheerd voldoen aan alle eisen. Wij constateren echter dat binnen de organisatie informatie buiten deze systemen wordt opgeslagen (netwerkschijven en onbeheerde sharepointomgevingen). De organisatie is bezig met de voorbereiding op de overstap naar MS365, waarmee iedereen binnen een beheerbare omgeving informatie op gaat slaan. De organisatie werkt hiermee samen met het IRvN te Nijmegen. Er is nog geen definitieve datum van overstap bekend. IC 5

Zijn zowel de fysieke als de digitale bewaaromstandigheden voor de lange termijn op orde? (VNG Archief KPI 3.2 en 3.3) De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de wettelijke normen.

Deels

Zie antwoord bij IC4

IC 6

Heeft het college een archiefbewaarplaats aangewezen? (VNG Archief KPI 3.2) Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager.

Ja

In de Beheerregeling Informatiebeheer 2018 van de gemeente Wijchen staan de vereisten beschreven voor de archiefbewaarplaats. Door middel van een overeenkomst heeft de gemeente Wijchen het Regionaal Archief te Nijmegen (RAN) aangewezen als archiefbewaarplaats. Deze overeenkomst is als bijlage toegevoegd bij de toezichtinformatie over het jaar 2025.

IC 7

Heeft het college een archivaris, middels een aanwijzingsbesluit, aangewezen? (VNG Archief KPI 4.3) De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw.

Ja

Volgens de dienstverleningovereenkomst uit 2023 levert de gemeente Nijmegen een gemeentearchivaris voor de gemeente Wijchen. Deze archivaris is in het bezit van een diploma Archivistiek. De gemeentearchivaris is de beheerder van de archiefbewaarplaats en belast met het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven.

IC 8

Is de (materiële) staat van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden voor zolang als nodig Ja geborgd? (VNG Archief KPI's 5.4 - 5.6) De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

Fysieke documenten worden alleen verpakt in materialen die voldoen aan de nen-iso normen zoals zuurvrije mappen en hechtingsmaterialen zonder weekmakers. Het zaaksysteem en de vakapplicaties zijn aangeschaft conform de gibit en de nen-iso eisen voor duurzaam digitaal informatiebeheer. Het RAN beschikt over een e-depot voor digitale archieven. Het edepot heeft een koppeling met het collectiebeheersysteem Atlantis voor de terbeschikkingstelling. In oktober 2022 is het edepot gecertificeerd volgens het CoreTrustSeal. Met dit keurmerk voldoet het e-depot van het RAN aantoonbaar aan de eisen voor een veilige en duurzame digitale bewaarplaats.

IC 9

Is de geordende en toegankelijke staat van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden geborgd? (VNG Archief KPI's 5.1 - 5.3, 5.8 - 5.11 en 6.2) De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk.

De toegang van het fysieke archief wordt beheerd in het DMS/zaaksysteem Decos JOIN.

Ja

De organisatie beheert het digitale archief in daarvoor aangewezen vakapplicaties en het zaaksysteem. Samen met gestructureerde metadata en omschrijvingen wordt de toegankelijkheid van digitale archiefstukken gegarandeerd. Het overgebrachte archief van de gemeente Wijchen is toegankelijk en gestructureerd bij de archiefbewaarplaats van het RAN met behulp van het systeem Atlantis

IC 10

Is de authenticiteit en context van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden geborgd? (VNG Archief KPI's 5.1 - 5.2) De authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadata schema.

Deels

De gemeente Wijchen heeft voor het fysieke archief een samenhangend overzicht van de archiefbescheiden in het zaaksysteem Decos JOIN. In Decos JOIN en de vakapplicaties is versiebeheer aanwezig, en worden mutaties door gebruikers gelogd. Bij de inrichting van de applicaties hanteren wij de standaardversie van het MDTO van de VNG, maar deze is nog niet specifiek door de organisatie gemapt. De eerste mapping zal plaatsvinden bij de overstap naar een nieuw zaaksysteem, waarvan de aanbesteding begin 2026 zal starten.

IC 11

Zijn zowel de fysieke als de digitale archiefbescheiden, volgens Archiefwet- en regelgeving, overgebracht naar een archiefbewaarplaats? (VNG Archief KPI's 7.1 - 7.3) De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; - er is een verklaring van overbrenging opgesteld, of; - de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door Gedeputeerde Staten.

Deels

Wij zijn in de afrondende fase van een archiefbewerkingstraject van de fysieke archieven van de gemeente Wijchen van 19841999. Dit traject zal in 2026 afgerond worden. Daarnaast ligt nog 18m aan persoons/woningkaarten van de periode 1920-1994 in het archief van de gemeente Wijchen, met goedkeuring van de gemeentearchivaris zijn deze kaarten nog niet overgebracht. Na overdracht van de archieven van 1984-1999 zal opnieuw gekeken worden naar overbrenging van deze kaarten. De verwachting is dat de digitale bouwvergunningen van de gemeente Wijchen tot 2010 het komende jaar zullen overgebracht worden naar het RAN. Hiervoor moet de nodige metadata verrijkt en gemapt worden voordat dit plaats kan gaan vinden.

IC 12a

Is er een klanten- of bezoekersreglement voor terbeschikkingstelling, of juist niet, van overgebrachte archiefbescheiden volgens Archiefwet- en regelgeving? (VNG Archief KPI's 8.1 - 8.5) De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw; de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt; beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten; - beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging; - de overgebrachte archieven zijn voor eenieder kosteloos raadpleegbaar; - de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar;

Ja

Dit wordt door conform de overeenkomst door het RAN geregeld.

IC 12b

Heeft het college besluiten genomen over (beperkingen van) de terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden? (VNG Archief KPI 8.1 en 8.4) Een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet en regelgeving en het algemeen belang: - besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en; - besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen.

Deels

Bij de overbrenging van archiefbescheiden naar het RAN is in de inventaris de openbaarheid van stukken meegenomen. Deze heeft als bijlage gedient voor het besluit voor overbrenging wordt ondertekend door de burgemeester.

IC 13

Heeft het college besluit(en) voor vervanging volgens Archiefwet- en regelgeving vastgesteld? (VNG Archief KPI 6.1) De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld.

Nee

Op dit moment is nog geen vastgesteld beleid omtrent Vervanging. Momenteel zijn wij bezig met het afronden van het beleid, waardoor het vastgesteld kan worden. Vaststelling en implementatie van beleid zal in 2026 plaatsvinden.

IC 14

Zorgt het college dat de archiefbescheiden volgens wet- en regelgeving worden vernietigd of afgezien wordt van de vernietigingsplicht? (VNG Archief KPI's 6.3 - 6.4) Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld.

Ja

De WDW volgt de geldende selectielijsten. De bewaartermijnen zijn opgenomen in de metadata van de toegangen op de papieren archieven en in de zaaktypen in JOIN Zaak en Document en de vakapplicaties. In 2025 heeft in de gemeente Wijchen de vernietiging van het jaar 2024 plaatsgevonden. Het jaar 2025 zal het komend jaar worden vernietigd. Het afgelopen jaar heeft in alle digitale informatiesystemen met archiefwaardige informatie vernietiging plaatsgevonden conform de vastgestelde richtlijn Vernietigen. Jaarlijkse vernietiging uit de digitale informatiesystemen wordt in 2026 structureel in de vernietigingsplanning opgenomen.

IC 15

Heeft het college besluit(en) voor vervreemding volgens Archiefwet- en regelgeving vastgesteld Nee in de afgelopen 5 jaar? (VNG Archief KPI 6.5) Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld. Verloopt de uitlening van overgebrachte archiefbescheiden volgens Archiefwet- en Ja regelgeving? (VNG Archief KPI 8.5) Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en 19 Aw.

IC 16

Nr.

In de overeenkomst met het RAN staan de afspraken omtrent de terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden vastgelegd onder artikel 2 'Beschikbaarstelling'

Niet van toepassing. Voor de archieven van Wijchen is geen sprake van vervreemding van de archiefbescheiden in de afgelopen 5 jaar.

Uitlening van archiefstukken die zijn overgebracht naar het RAN volgen het beleid van het RAN waarbij door ambtenaren opgevraagde dossiers en documenten worden gescand en digitaal verstuurd.