Checklist toezichtinformatie 2025 IBT Wijchen

*1 *2 *3

Toelichting format systematische toezichtinformatie Archief & Informatiebeheer Het bijgevoegde format is bedoeld om actuele informatie over uw archief en informatiebeheer op een duidelijke en efficiënte manier aan te leveren. Met actuele informatie wordt bedoeld informatie die in ieder geval laat zien hoe de situatie in 2025 was. Het format helpt bij het eenvoudiger en efficiënter opstellen van toezichtinformatie Het interbestuurlijk toezicht Archief & Informatiebeheer werkt op grond van de Verordening systematische toezichtinformatie provincie Gelderland*1. De uitgevraagde toezichtcriteria is gebaseerd op het Aanvullend beleidskader archieftoezicht Nieuwe Schoenen*2. Bij de inhoudelijke criteria staan verwijzingen naar VNG raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren*3 (VNG Archief KPI’s). Hierdoor sluit het format aan op bestaande rapportages, zoals het toezichtverslag van de archivaris of van de archiefinspecteur. Dit betekent dat informatie hergebruikt kan worden. Dit beperkt administratieve lasten. Aanwijzingen voor het compleet en inhoudelijk invullen van het format •Vul het format met aanvullende, objectieve en inhoudelijke criteria volledig in. •Voeg waar mogelijk links of toelichtingen toe, zoals gevraagd per criterium in de kolom ‘Suggesties voor toelichting’. •Voeg bijlagen toe die relevant zijn voor de beoordeling van de toezichtinformatie.

•Voeg aanvullende informatie toe die verzocht wordt in de brief ‘Beoordeling interbestuurlijk toezicht Archief & Informatiebeheer beoordelingsjaar 2025’. Opbouw van het format Het format is opgebouwd uit drie onderling samenhangende delen die gezamenlijk een volledig beeld geven van de staat van het archief- en informatiebeheer binnen de organisatie. Elk deel heeft een eigen focus en draagt bij aan een transparante en toetsbare verantwoording. 1.Aanvullende criteria: gericht op een bredere context van archief en informatiebeheer. 2.Objectieve criteria: gericht op horizontale verantwoording. 3.Inhoudelijke criteria: gericht op het zicht krijgen op het invullen van medebewindstaken, gebaseerd op de VNG Archief KPI’s. Bij ieder criterium wordt een antwoord gevraagd in de vorm van “Ja”, “Nee” of “Deels”. Deze antwoorden geven niet de volledige context weer. Om die reden is per criterium een ‘suggestie voor toelichting’ opgenomen. Belangrijkste aanpassingen in de opzet en toelichting van het format De drie typen criteria zijn niet nieuw, maar zijn in dit format explicieter gemaakt. Per criterium is een suggestie voor toelichting toegevoegd. Ook is bij de inhoudelijke criteria aangegeven met welke VNG Archief KPI’s deze corresponderen.

Verordening systematische toezichtinformatie provincie Gelderland Aanvullend beleidskader archieftoezicht Nieuwe Schoenen VNG raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren

Checklist en format aanlevering toezichtinformatie Interbestuurlijk toezicht (IBT) domein Archief en Informatiebeheer

Stuur deze toezichtinformatie met de bijlagen vóór 1 maart naar: post@gelderland.nl

Naam organisatie:

Gemeente Wijchen Toezichtinformatie over de periode/jaar:

2025 Aanvullende criteria Nr. AC 1

Aanvullende criteria Meest actuele toezichtverslag van de archivaris of van de archiefinspecteur.

Ja, Nee, Deels Ja

AC 2

De nader uitgevraagde informatie vanuit de laatst ontvangen beoordelingsbrief van de Gedeputeerde Staten is Ja aangeleverd.

Toelichting Laatste verslag van gemeentearchivaris stamt uit april 2022 en gaat over de periode 2019-2022. Dit verslag wordt als bijlage met de toezichtinformatie verzonden. Wij verwachten begin 2026 een archiefverslag over de periode 2022-2025 van de gemeentearchivaris. Voortgang en evaluatie van het jaarplan 2025 vormt onderdeel van de toezichtinformatie van het jaar 2025. De voortgang van het organiseren van informatiebeheerfunctionaliteiten binnen (vak)applicaties wordt in de evaluatie van het jaarplan 2025 beschreven bij KPI 3 onder 'Verbeteren duurzaam informatiebeheer'. De voortgang van de aanpak van de achterstanden bij het vernietigen van archiefbescheiden wordt in de evaluatie van het jaarplan 2025 beschreven bij KPI 6 onder 'Digitale vernietiging'

Objectieve en inhoudelijke criteria Nr. OC 1

Objectieve criteria Het college heeft de vastgestelde toezichtinformatie voorgelegd aan de raad.

Nr.

Inhoudelijke toezichtcriteria uit Verordening systematisch toezicht (gebaseerd op een selectie Ja, Nee, Deels van de KPI's van de VNG) Ja Heeft de gemeenteraad een actuele archiefverordening vastgesteld? (VNG Archief KPI 1.1) - Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? - Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Toelichting

Deels Zijn er nadere afspraken vastgesteld voor de informatiebeheertaken onder mandaat bij gemeenschappelijke regelingen, dienstverleningsovereenkomsten en andere uitbestedings- of samenwerkingsvormen? (VNG Archief KPI's 1.4, 1.5 en 1.7) Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) in geval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan.

De archieven van de gemeente Wijchen worden met behulp van metadata onderscheiden. In de voorwaarden van de oprichting van de bedrijfvoeringsorganisatie Werkorganisatie Druten Wijchen zijn de ontbindingsvoorwaarden opgenomen (artikel 23 en 23a).

IC 1

IC 2

Ja, Nee, Deels Ja

Toelichting Brief over vastgestelde toezichtinformatie van IBT van 2024 vormt onderdeel van vaststelling toezichtinformatie 2025, waar dit overzicht onderdeel van uitmaakt.

Archiefverordening uit 2018. Wordt geactualiseerd bij inwerkingtreding nieuwe Archiefwet

Voor archieven van Gemeenschappelijke regelingen en andere vormen van regionale samenwerking buiten de WDW is toezicht/beheer vanuit informatiebeheer nog niet geregeld. Team Informatiebeheer is bezig met het opstellen van een Richtlijn Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regelingen om dit op te lossen. De richtlijn en de implementatie daarvan zal in 2026 plaatsvinden. De organisatie beschikt over een vastgesteld kwaliteitssysteem. Als onderdeel hiervan voert team Informatiebeheer jaarlijks een zelfsscan uit over de staat van het Archief- en Informatiebeheer binnen de organisatie op basis van de Kido-light methodiek. Deze zelfsscan vormt samen met de evaluatie van het jaarplan de basis voor het nieuwe jaarplan. De zelfscan van 2025 wordt als bijlage toegevoegd bij de toezichtinformatie over het jaar 2025. Elke 3 jaar wordt door de archiefinspecteur van het RAN een archiefverslag opgesteld.

IC 3

Wordt er gewerkt volgens een gestructureerde aanpak voor de continue kwaliteitsverbetering van het archief- en informatiebeheer? (VNG Archief KPI's 4.1 en 4.2) Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem.

Ja

IC 4

Zijn zowel de fysieke als de digitale bewaaromstandigheden voor de korte termijn op orde? (VNG Archief KPI 3.1) De in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke normen.

Deels

IC 5

Zijn zowel de fysieke als de digitale bewaaromstandigheden voor de lange termijn op orde? (VNG Archief KPI 3.2 en 3.3) De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de wettelijke normen.

Deels

IC 6

Heeft het college een archiefbewaarplaats aangewezen? (VNG Archief KPI 3.2) Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager.

Ja

IC 7

Heeft het college een archivaris, middels een aanwijzingsbesluit, aangewezen? (VNG Archief KPI 4.3) De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw.

Ja

IC 8

Is de (materiële) staat van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden voor zolang als nodig geborgd? (VNG Archief KPI's 5.4 - 5.6) De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

Ja

IC 9

Is de geordende en toegankelijke staat van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden geborgd? (VNG Archief KPI's 5.1 - 5.3, 5.8 - 5.11 en 6.2) De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk.

Ja

IC 10

Is de authenticiteit en context van zowel fysieke als digitale archiefbescheiden geborgd? (VNG Archief KPI's 5.1 - 5.2) De authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadata schema.

Deels

IC 11

Zijn zowel de fysieke als de digitale archiefbescheiden, volgens Archiefwet- en regelgeving, overgebracht naar een archiefbewaarplaats? (VNG Archief KPI's 7.1 - 7.3) De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; - er is een verklaring van overbrenging opgesteld, of; - de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door Gedeputeerde Staten.

Deels

IC 12a

Is er een klanten- of bezoekersreglement voor terbeschikkingstelling, of juist niet, van overgebrachte archiefbescheiden volgens Archiefwet- en regelgeving? (VNG Archief KPI's 8.1 - 8.5) De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw; de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt; beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten; - beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging; - de overgebrachte archieven zijn voor eenieder kosteloos raadpleegbaar; - de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar;

Ja

De is dat dede digitale bouwvergunningen vangeregeld. de Dit verwachting wordt door conform overeenkomst door het RAN gemeente Wijchen tot 2010 het komende jaar zullen overgebracht worden naar het RAN. Hiervoor moet de nodige metadata verrijkt en gemapt worden voordat dit plaats kan gaan vinden.

IC 12b

Heeft het college besluiten genomen over (beperkingen van) de terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden? (VNG Archief KPI 8.1 en 8.4) Een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet en regelgeving en het algemeen belang: - besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en; - besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen.

Deels

Bij de overbrenging van archiefbescheiden naar het RAN is in de inventaris de openbaarheid van stukken meegenomen. Deze heeft als bijlage gedient voor het besluit voor overbrenging wordt ondertekend door de burgemeester.

IC 13

Heeft het college besluit(en) voor vervanging volgens Archiefwet- en regelgeving vastgesteld? (VNG Archief KPI 6.1) De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld.

Nee

Op dit moment is nog geen vastgesteld beleid omtrent Vervanging. Momenteel zijn wij bezig met het afronden van het beleid, waardoor het vastgesteld kan worden. Vaststelling en implementatie van beleid zal in 2026 plaatsvinden.

IC 14

Zorgt het college dat de archiefbescheiden volgens wet- en regelgeving worden vernietigd of afgezien wordt van de vernietigingsplicht? (VNG Archief KPI's 6.3 - 6.4) Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld.

Ja

IC 15

Heeft het college besluit(en) voor vervreemding volgens Archiefwet- en regelgeving vastgesteld in de afgelopen 5 jaar? (VNG Archief KPI 6.5) Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld. Verloopt de uitlening van overgebrachte archiefbescheiden volgens Archiefwet- en regelgeving? (VNG Archief KPI 8.5) Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en 19 Aw.

Nee

De WDW volgt de geldende selectielijsten. De bewaartermijnen zijn opgenomen in de metadata van de toegangen op de papieren archieven en in de zaaktypen in JOIN Zaak en Document en de vakapplicaties. In 2025 heeft in de gemeente Wijchen de vernietiging van het jaar 2024 plaatsgevonden. Het jaar 2025 zal het komend jaar worden vernietigd. Het afgelopen jaar heeft in alle digitale informatiesystemen met Niet van toepassing. Voor devernietiging archieven van Wijchen is geen archiefwaardige informatie plaatsgevonden conform sprake van vervreemding van de archiefbescheiden in de uit de vastgestelde richtlijn Vernietigen. Jaarlijkse vernietiging afgelopen jaar. de digitale5informatiesystemen wordt in 2026 structureel in de vernietigingsplanning opgenomen.

IC 16

Nr.

Fysiek heeft de gemeente Wijchen 3 depots (Te bewaren archief, vernietigingsarchief en dynamisch archief). Dossiers met een lange bewaartermijn worden in het te bewaren archief geplaatst, wat volledig voldoet aan alle vereisten. De andere ruimtes voldoen niet volledig, op basis van de korte levensduur van de Zie antwoord bij IC4 dossiers die in deze archieven worden geplaatst het risico beperkt. Dossiers die binnen de digitale informatiesystemen worden beheerd voldoen aan alle eisen. Wij constateren echter dat binnen de In de Beheerregeling 2018 wordt van deopgeslagen gemeente organisatie informatieInformatiebeheer buiten deze systemen Wijchen staan de en vereisten beschreven voor de (netwerkschijven onbeheerde sharepointomgevingen). archiefbewaarplaats. middel van een overeenkomst heeft De organisatie is bezigDoor met de voorbereiding op de overstap naar de gemeente Wijchen het Regionaal Archief te Nijmegen (RAN) MS365, waarmee iedereen binnen een beheerbare omgeving aangewezenopals archiefbewaarplaats. Deze overeenkomst is als informatie gaat slaan. De organisatie werkt hiermee samen bijlage bij de toezichtinformatie over het jaar 2025. met hettoegevoegd IRvN te Nijmegen. Er is nog geen definitieve datum van overstap bekend. Volgens de dienstverleningovereenkomst uit 2023 levert de gemeente Nijmegen een gemeentearchivaris voor de gemeente Wijchen.

Deze archivaris is in het bezit van een diploma Archivistiek. De gemeentearchivaris is de beheerder van de archiefbewaarplaats en belast met het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven. Fysieke documenten worden alleen verpakt in materialen die voldoen aan de nen-iso normen zoals zuurvrije mappen en hechtingsmaterialen zonder weekmakers. Het zaaksysteem en de vakapplicaties zijn aangeschaft conform de gibit en de nen-iso eisen voor duurzaam digitaal informatiebeheer. Het RAN beschikt over een e-depot voor digitale archieven. Het edepot heeft een koppeling met het collectiebeheersysteem Atlantis voor de terbeschikkingstelling. In oktober 2022 is het edepot gecertificeerd volgens het CoreTrustSeal. Met dit keurmerk voldoet het e-depot van het RAN aantoonbaar aan de eisen voor een veilige en duurzame digitale bewaarplaats. De toegang van het fysieke archief wordt beheerd in het DMS/zaaksysteem Decos JOIN. De organisatie beheert het digitale archief in daarvoor aangewezen vakapplicaties en het zaaksysteem. Samen met gestructureerde metadata en omschrijvingen wordt de toegankelijkheid van digitale archiefstukken gegarandeerd.

Het overgebrachte archief van de gemeente Wijchen is toegankelijk en gestructureerd bij de archiefbewaarplaats van het RAN met behulp van het systeem Atlantis De gemeente Wijchen heeft voor het fysieke archief een samenhangend overzicht van de archiefbescheiden in het zaaksysteem Decos JOIN. In Decos JOIN en de vakapplicaties is versiebeheer aanwezig, en worden mutaties door gebruikers gelogd. Bij de inrichting van de applicaties hanteren wij de Wij zijn in de afrondende fase van standaardversie van het MDTO vaneen de archiefbewerkingstraject VNG, maar deze is nog van de fysiekedoor archieven van de gemeente 1984- zal niet specifiek de organisatie gemapt. Wijchen De eerstevan mapping 1999. Dit traject zaloverstap in 2026 afgerond Daarnaast ligt nog plaatsvinden bij de naar een worden. nieuw zaaksysteem, 18m aan de persoons/woningkaarten vanzal destarten. periode 1920-1994 in waarvan aanbesteding begin 2026 het archief van de gemeente Wijchen, met goedkeuring van de gemeentearchivaris zijn deze kaarten nog niet overgebracht. Na overdracht van de archieven van 1984-1999 zal opnieuw gekeken worden naar overbrenging van deze kaarten.

In de overeenkomst met het RAN staan de afspraken omtrent de terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden vastgelegd onder artikel 2 'Beschikbaarstelling'

Ja

Uitlening van archiefstukken die zijn overgebracht naar het RAN volgen het beleid van het RAN waarbij door ambtenaren opgevraagde dossiers en documenten worden gescand en digitaal verstuurd.