Bijlage_uitvoeringsovereenkomst Museum Kasteel Wijchen 2022-2025

UITVOERINGSOVEREENKOMST MUSEUM KASTEEL WIJCHEN 2022-2025 Stichting Museum Kasteel Wijchen, gevestigd Kasteellaan 9, te Wijchen in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter M. Bakker-Otten en de penningmeester R. Weijling hierna te noemen “de stichting”, en De gemeente Wijchen, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, M. van Beek, hierna te noemen “de gemeente”, hierbij handelend ter uitvoering van het besluit van de gemeenteraad van DATUM Overwegende dat: 1. De gemeente in 2020 en 2021 het kasteel grondig heeft gerestaureerd en gerenoveerd, teneinde de historische beleving in het kasteel terug te brengen, en het museum hierin een meer zichtbare positie te geven; en 2. De stichting haar meerjarenbeleidsplan heeft geformuleerd voor de periode 2022-2025. komen overeen dat: 1. De stichting zorg draagt voor de instandhouding en exploitatie van het museum in Kasteel Wijchen en zorgt voor het behoud en beheer van de (archeologische) collecties, met als uitgangspunten de in de statuten omschreven doelstelling; 2. De stichting invulling geeft aan het gastheerschap voor Kasteel Wijchen; en 3. De gemeente ten behoeve van de onder 1 en 2 genoemde taken een meerjarige budgetsubsidie verleent en beide partijen ter aanvulling op de subsidiebeschikking de volgende nadere afspraken maken.

1. Definities Beheerovereenkomst Collectie Huurovereenkomst MJB CPI

de overeenkomst tussen de stichting en de gemeente over de archeologische collectie van de gemeente Wijchen, ondertekend in juni 2007. de collectie van de gemeente in beheer bij het museum (zie beheerovereenkomst). de overeenkomst waarin de afspraken zijn vastgelegd van de ruimten die de stichting huurt van de gemeente en het medegebruik van de overige ruimten. het meerjarenbeleidsplan 2022-2025 voor het museum waarin de stichting beschrijft wat de ambitie en de missie is van het museum en een visie op hoe die ambitie plus missie gestalte krijgt. consumentenprijsindexcijfer alle huishoudens, jaarlijks vast te stellen en te publiceren door het Centraal Bureau voor de Statistiek.

www.wijchen.nl

2

2. Algemene bepalingen De subsidie wordt verleend en vastgesteld op basis van de Algemene subsidieverordening 2018 en de Beleidsregels subsidieverstrekkingen 2021.

3. Doelstelling en focus 3.1 Doelstelling Kasteel Wijchen is het inspirerende cultuurhistorische centrum van Wijchen en de regio, en het toeristische icoon van de gemeente. Museum Kasteel Wijchen bewaart het cultureel erfgoed van de permanente bewoningsgeschiedenis van Wijchen en de regio en maakt dit toegankelijk voor het publiek om het te verrijken, te inspireren en te verbinden. 3.2 Focus • Cultureel erfgoed: Het museum kiest voor een duidelijk historisch-archeologisch profiel gericht op de bewoningsgeschiedenis van kasteel Wijchen, de gemeente Wijchen en de regio. De Canon van Wijchen vormt de leidraad voor de presentatie van het cultureel erfgoed. Actuele lokale thema’s worden verbonden met deze bewoningsgeschiedenis. • Doelgroepen: het museum richt zich op de inwoners van de gemeente Wijchen en de regio, leerlingen in het basis- en voortgezet onderwijs (erfgoed-educatie) en toeristen.

4. Afspraken De stichting gebruikt de budgetsubsidie voor de instandhouding en exploitatie van Museum Kasteel Wijchen. Dit geschiedt door middel van: • • •

het presenteren van de permanente bewoningsgeschiedenis van Wijchen en omgeving vanaf 8.000 jaar geleden en de essentiële rol van het rivierenlandschap hierin, het presenteren (en zo mogelijk aanvullen) van de collecties met het accent op archeologie; en het verzorgen van kasteelrondleidingen.

Voor het beheer van de Collectie ontvangt de stichting apart van de budgetsubsidie een vergoeding van de gemeente. In de Beheerovereenkomst staan de afspraken vastgelegd.

5. Prestaties van de stichting 1. Toegankelijkheid van het museum voor het publiek (letterlijk en figuurlijk): a. Het museum is voor bezoekers geopend van dinsdag tot en met zondag (met uitzondering van 1e Kerstdag, 1e Paasdag, 1 januari en 31 december). b. Het museum is toegankelijk voor schoolbezoek op alle werkdagen. c. Het museum is digitaal te bezoeken via de website www.museumwijchen.nl. d. De museale presentatie is rolstoeltoegankelijk (uitgezonderd de toren). e. De stichting verzorgt tijdens de openingstijden van het museum het gastheerschap in de foyer van het kasteel, inclusief het Toeristisch Informatie Punt (TIP) in afstemming met Toerisme Veluwe Arnhem Nijmegen. f. De stichting ontsluit de Collectie digitaal voor het publiek via de eigen website, sociale media en digitale platforms zoals Collectie Gelderland en Europeana. g. Het museum ontvangt gemiddeld tenminste 12.000 bezoekers per jaar. Dit aantal is inclusief leerlingen uit basis- en middelbaar onderwijs. 2. Museale presentatie: a. Het museum heeft een permanente presentatie van de Collectie waarin de Wijchense en regionale bewoningsgeschiedenis van de prehistorie tot op heden wordt getoond.

3

b. Het museum vertelt het verhaal van de Kasteelbewoners, met nadruk op het verhaal van Emilia & Emanuel. c. De stichting organiseert 2 wisseltentoonstellingen per jaar die betrekking hebben op lokale/regionale actuele thema’s die in een archeologisch-historische context worden geplaatst. d. De stichting presenteert de botanische collectie (de tuun), in aansluiting op de museumpresentatie binnen. e. De stichting verzorgt de organisatie en uitvoering van kasteelrondleidingen. Er zijn gemiddeld minimaal 30 rondleidingen per jaar. 3. Erfgoed educatie: a. De stichting heeft een uitgebreid pakket van educatieve activiteiten. Voor het erfgoedonderwijs aan Wijchense basisscholen werkt de stichting samen met Cultuurknooppunt Wijchen-Beuningen. b. Lesbrieven sluiten aan bij de kerndoelen van het onderwijs en zijn gericht op de Wijchense en regionale bewoningsgeschiedenis (en de Canon van Wijchen). Hiermee draagt het museum bij aan de vorming van de lokale identiteit en binding. c. Er zijn 10 lesbrieven voor het basisonderwijs, verdeeld over groep 1 t/m 8 alsmede voor de onderbouw van het voortgezet onderwijs. d. De stichting spant zich in dat alle basisscholen minimaal 2 keer in deze beleidsperiode Museum Kasteel Wijchen bezocht hebben. e. 70% van de Wijchense schoolklassen (groep 5 t/m 8) hebben in deze beleidsperiode Museum Kasteel Wijchen bezocht. 4. Financiën: a.

De stichting zorgt voor een financieel solide bedrijfsvoering waarbij het gemiddeld over de looptijd van deze budgetperiode minimaal 15% van de totale inkomsten uit neveninkomsten haalt. Neveninkomsten zijn alle mogelijke inkomsten naast de budgetsubsidie van de gemeente. De vergoeding ex btw van de gemeente voor het collectiebeheer wordt ook als neveninkomst beschouwd.

6. Kwaliteitsniveau organisatie 1. De stichting heeft een verantwoorde collectieregistratie en –documentatie via het programma Axiell. 2. Het museum staat geregistreerd bij Stichting Museumregister Nederland tijdens de duur van de uitvoeringsovereenkomst. 3. De stichting staat bij de Belastingdienst geregistreerd als Culturele Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). 4. De stichting werkt volgens de richtlijn van de Internationale Raad voor Musea (ICOM), de Ethische Code voor Musea. 5. De stichting past de Governance Code Cultuur toe. 6. De stichting past de Code diversiteit & inclusie toe. 7. De stichting past de Fair practice Code toe. 8. De stichting gebruikt in al haar publieke schriftelijke communicatie taalniveau B1 zoveel als mogelijk.

7. Prestaties van de Gemeente Wijchen 7.1 Budgetsubsidie per boekjaar 1. De gemeente stelt voor het subsidietijdvak 2022-2025 jaarlijks een budgetsubsidie beschikbaar. De subsidie is bedoeld voor de in artikel 4 en 5 genoemde werkingssfeer en prestaties. De subsidie is een bedrag per boekjaar. Het bedrag is voor 2022:

www.wijchen.nl

4 ▪

2. 3. 4.

5.

€ 268.600

De subsidie bevat 2 componenten: o € 138.600,-- activiteitenbudget. o € 130.000,-- huisvestingscomponent. Dit bedrag staat gelijk aan de hoogte van de huurprijs ex btw (all in). De bedragen zoals genoemd in het vorige lid worden jaarlijks geïndexeerd. Hiervoor houdt de gemeente de index uit de septembercirculaire aan (prijs bruto binnenlands product) welke jaarlijks door de gemeenteraad wordt vastgesteld. De subsidie wordt toegekend door het toezenden van één verleningsbeschikking voor het gehele subsidietijdvak 2022-2025. De subsidie is gebaseerd op het door de stichting bij de subsidieaanvraag ingediende MJB en het bijbehorende Collectieplan 2022-2025. Indien de stichting vindt dat een subsidieverhoging noodzakelijk is voor de in artikel 4 en 5 genoemde werkingssfeer en prestaties, kan het museum een aanvraag indienen voor een extra subsidie. Hierbij gelden de voorschriften uit de ASV 2018 en de BSV 2021. De gemeenteraad zal het verzoek betrekken bij de besluitvorming van de gemeentebegroting. De artikelen 4:48, 4:49 en 4:50 van de Algemene wet bestuursrecht die betrekking hebben op intrekking en wijziging van de subsidie, zijn overeenkomstig van toepassing.

7.2 Eenmalige borgstelling Naast de budgetsubsidie kan de stichting eenmalig een beroep doen op de gemeente voor een borgstelling van € 12.100. Deze borg wordt aangewend voor financiële verplichtingen jegens derden in onvoorziene omstandigheden die zich buiten de schuld van de stichting kunnen voordoen en waarvoor zij derhalve geen voorziening heeft kunnen treffen. 7.3 Huurovereenkomst De gemeente en de stichting hebben een huurovereenkomst waarin afspraken staan over het gehuurde en het medegebruik van ruimten en faciliteiten. De huur exclusief btw wordt voor 100% gesubsidieerd. 7.4 Beheerovereenkomst Collectie Voor het onderhoud en de conservering van de Collectie door de stichting in opdracht van de gemeente is een beheerovereenkomst tussen beide partijen gesloten. De gemeente verstrekt jaarlijks op declaratiebasis aan de stichting een vergoeding bestemd voor onderhoud en conservering van de Collectie conform de beheerovereenkomst. De stichting vormt hiervoor een bestemmingsreserve. Jaarlijkse onder- en overschrijdingen op de post zullen verrekend worden met deze reserve. Voorziene uitgaven die volgens de planning de bestemmingsreserve te boven gaan, moeten tijdig bij het indienen van de jaarlijkse verantwoording door de stichting kenbaar worden gemaakt aan de gemeente. De beheervergoeding voor 2022 is € 7.422 ex. Btw.

Het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de index uit de septembercirculaire (prijs bruto binnenlands product).

8. Besteding en reservevorming 1. De stichting is gerechtigd de beschikbare middelen binnen de gemaakte afspraken te besteden. 2. De algemene reserve van de stichting bedraagt aan het einde van het subsidietijdvak maximaal 10% van de exploitatie-omvang in het laatste boekjaar. 3. De stichting mag, met voorafgaande toestemming van het college van burgemeester en wethouders, bestemmingsreserves en voorzieningen vormen voor specifieke doeleinden. De stichting legt de dotatie met onderbouwing zichtbaar vast in de jaarrekening. 4. Het museum mag reserveren voor collectievorming. Jaarlijks mag maximaal € 4.000 aan de bestemmingsreserve Collectievorming worden toegevoegd. De volgende drie aankoopcriteria gelden voor de reserve collectievorming:

5

o aankopen staan in relatie tot Wijchen; o het moet beschreven materiaal zijn; en o het is een aanvulling op de Collectie. 5. Eenmalige baten, zoals erfstellingen, legaten en schenkingen zijn ter vrije besteding van de stichting ten behoeve van het museum. Zij worden niet in mindering gebracht op de subsidie.

9. Nominale ontwikkeling Voor het overige geldt verder dat de gemeente een verzoek van het museum voor wat betreft niet voorziene wijzigingen met financiële gevolgen inzake de Arbo-wet zal beoordelen nadat het museum een daartoe strekkend verzoek schriftelijk heeft ingediend. Het verzoek is inhoudelijk en financieel onderbouwd.

10. Voortgang, overleg en verantwoording 1. Jaarlijks vóór 1 mei dient de stichting bij het college van b&w een voortgangsrapportage in. De voortgangsrapportage bestaat uit: • Het financieel jaarverslag van het afgelopen boekjaar. Het financieel verslag omvat de definitieve exploitatierekening met toelichting, een balans met toelichting en een accountantsverklaring als bedoeld in artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek. In de jaarrekening wordt ook een vergelijking gemaakt met de begroting. Significante afwijkingen t.o.v. de begroting worden toegelicht. • Het inhoudelijke jaarverslag van het afgelopen boekjaar. In dit verslag wordt aangegeven wat de kwalitatieve en kwantitatieve prestaties van de stichting in dat jaar zijn geweest. 2. Als uit de voortgangsrapportage blijkt dat in afwijking van afspraken de geleverde prestaties sterk achterblijven, worden de oorzaken hiervan aangegeven en naar vermogen maatregelen genomen en gerapporteerd om alsnog aan de afspraken te voldoen. Indien dit achterblijven aantoonbaar wordt veroorzaakt door een te geringe inspanning van de stichting kan de gemeente de subsidie wijzigen of intrekken op grond van artikel 4.49 van de Awb. 3. De gemeente en de stichting voeren als regel tweemaal per jaar (in mei en in oktober) overleg, waarbij de gemeente vertegenwoordigd wordt door de wethouder die cultuurhistorie in zijn portefeuille heeft.

In het mei-overleg worden de jaarrekening en het jaarverslag besproken. In het oktober-overleg worden de halfjaarresultaten en de vooruitzichten voor het volgende jaar doorgenomen.

11. Subsidievaststelling 1. Na afloop van het subsidietijdvak, en uiterlijk op 31 mei 2026, dient de stichting bij het college van b&w een aanvraag tot subsidievaststelling in voor het subsidietijdvak 20222025. Deze aanvraag bestaat uit: a. het financieel jaarverslag van het laatste boekjaar van dit subsidietijdvak. Het financieel verslag omvat de definitieve exploitatierekening met toelichting, een balans met toelichting en een accountantsverklaring als bedoeld in artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek. In de jaarrekening wordt ook een vergelijking gemaakt met de begroting. Significante afwijkingen t.o.v. de begroting worden toegelicht. b. het inhoudelijke jaarverslag van het laatste boekjaar van dit subsidietijdvak. In dit verslag wordt aangegeven wat de kwalitatieve en kwantitatieve prestaties van de stichting zijn geweest.

www.wijchen.nl

6 2. Indien de algemene reserve ultimo 2025 hoger is dan 10% van de exploitatie-omvang, vordert het college het surplus terug.

12. Evaluatie 1. Verlenging van de subsidie na 2025 – wederom met een uitvoeringsovereenkomst - is afhankelijk van een evaluatie aan het eind van het subsidietijdvak. Bedoelde evaluatie zal plaats dienen te vinden in het 2e kwartaal van 2025. De evaluatie bestaat uit de prestaties genoemd in artikel 5, behaald over de jaren 2022, 2023 en 2024. 2. Het museum verplicht zich om ten behoeve van de evaluatie tijdig een nieuw Meerjarenbeleidsplan te formuleren voor een volgende budgetperiode. Over dit beleidsplan wordt tussen gemeente en museum van gedachten gewisseld. 3. De gemeente verplicht zich om binnen zes maanden na indiening van het meerjarenbeleidsplan van het museum te reageren omtrent verlenging van de budgetovereenkomst.

13. Slotbepaling en looptijd 1. Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat één van de partijen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde voortzetting van de overeenkomst niet mag verwachten, zullen partijen onderling overleg plegen teneinde te bezien of zij tot overeenstemming kunnen komen over een wijziging van de overeenkomst met het oog op die omstandigheden. 2. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 4 jaar en zal ingaan per 1 januari 2022 en eindigen op 1 januari 2026. Wijchen, DATUM Namens de gemeente, de burgemeester van Wijchen,

Namens het museum, de voorzitter,

de penningmeester,

M. van Beek

M.G.G. Bakker-Otten

R.J.T.M. Weijling