Bijlage B Beslisboom Fysiek of digitaal bijeenkomen.pdf

Bijlage C: Beslisboom: Wanneer vergadert de raad fysiek en wanneer digitaal? De werkgroep Beter Vergaderen heeft nagedacht over de veranderde werkelijkheid sinds de coronacrisis. Tijdens de crisis is digitaal vergaderen en bijeenkomen op verschillende momenten de standaard geworden. Op diverse momenten is geconcludeerd dat voor het betere debat een fysieke vergadering de voorkeur heeft. Echter we hebben ook geconstateerd dat voor verschillende doelen digitaal bijeenkomen ook een uitkomst is. De werkgroep heeft daarom deze handreiking gemaakt om te bepalen wat de beste vorm is voor elke bijeenkomst of vergadering. Deze uitgangspunten zijn van toepassing als de beperkende maatregelen ten gevolge van Corona weer zijn opgeheven. Type bijeenkomt Informatiebijeenkomst Thema-avond Gesprekstafel Commissievergadering Raadsvergadering Besloten vergadering of bijeenkomst

Vorm Fysiek of digitaal Fysiek of digitaal Fysiek of digitaal Altijd fysiek Altijd fysiek Altijd fysiek

Om te bepalen of een bijeenkomst fysiek of digitaal zal plaatsvinden heeft de werkgroep een matrix opgesteld waarin de impact van een stuk wordt afgezet tegen de mate van politiek belang. De Agendacommissie van de raad kan deze matrix gebruiken als hulpmiddel.

Politiek gevoelig

Technisch

Impact laag

Impact Hoog

Fysiek of digitaal

Fysiek

Digitaal

Fysiek of digitaal

Opmerkingen:  

Als er meerdere stukken op de agenda staan dan geldt: als er één stuk fysiek dient te worden afgehandeld, dan de hele avond fysiek. Als er gasten bijv. sprekers, onderzoekers moeten reizen om de bijeenkomst bij te wonen dan is de voorkeur voor digitaal bijeenkomen.