Bijlage A Longlist voor Werkgroep Beter vergaderen.pdf

Longlist voor Werkgroep Beter vergaderen Onderwerp

Bron/toelichting

Redenen voor het wijzigen van het vergadersysteem in 2016: 1. Doorlooptijd vergaderstukken 2. Het raadplegen van inwoners, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven komt niet goed uit de verf 3. Er vindt te weinig meningsvorming plaats tijdens de commissievergadering 4. Er wordt te weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om vragen te stellen aan de steller van de nota. Bemensing Agendacommissie

Beslisnota 16 GR 026. Ad 1: De Agendacommissie krijgt regelmatig vragen om nota’s versneld te agenderen. Ad 2: Vanwege de coronapandemie heeft de raadpleging ook sinds maart 2020 niet goed kunnen plaatsvinden.

3.

Gesprekstafels

N.a.v. een gesprekstafel met een beperkt aantal deelnemers is afgesproken dat er een minimumaantal deelnemers moet zijn wil een gesprekstafel doorgang vinden

4.

Spreektijden

1.

1.

2.

Tijdens de pilotfase bestond de Agendacommissie uit: 1 lid collegepartij, 1 lid niet-collegepartij, 1 lid werkgroep Anders vergaderen. Vanaf de nieuwe raadsperiode is de bemensing: 1 lid niet-collegepartij, 1 lid collegepartij en de voorzitter is gevraagd.

2. 3.

5.

Spreektijden college

In diverse overleggen is gesproken over wel/niet spreektijd voor de tweede termijn voor fracties Aparte spreektijd voor Vragenhalfuurtje Beperkt extra spreektijd voor indieners initiatiefvoorstel

In diverse overleggen is gesproken over de spanning tussen de toegekende spreektijd aan het college en het aantal vragen aan het college dat door de fracties wordt gesteld tijdens commissie- en raadsvergaderingen.

Opmerking Werkgroep

Onderwerp

Bron/toelichting

6.

Gesprekstafels, informatieen themabijeenkomsten op locatie

Vanuit de werkgroep Inwonersparticipatie en in bijlage bij 17 7A 2645 (m.n. gesprekstafels) is voorgesteld om vaker “naar het onderwerp van gesprek te gaan”. Door de pandemie is dit idee op de achtergrond geraakt.

7.

Agendering nota’s voor raadsvergadering als bespreek- of hamerstuk

Verslag overleg voorzitters presidium 1 februari 2021: Eerder is in het presidium afgesproken dat, om de commissievergaderingen niet te herhalen, een beslisnota alleen als bespreekstuk op de agenda van de raadsvergadering komt te staan als er een motie of amendement is aangekondigd. De reden was dat anders tijdens de raadsvergadering de commissievergadering over gedaan zou worden. Tijdens het overleg is besproken dat de fracties toch de mogelijkheid moeten krijgen om in een raadsvergadering, naast de argumenten waarom een amendement of motie wordt ingediend ook de tijd moet krijgen om toe te lichten hoe ze de meningsvorming in de commissievergadering hebben meegenomen naar de besluitvorming in de raad. Wat een fractie gedaan heeft met de argumenten die ze heeft gehoord in de commissievergadering.

8.

Verslag overleg voorzitters presidium 1 februari 2021: Deze vraag is geopperd tijdens het overleg, en is niet besproken.

9.

Mogelijkheid voor debatteren per motie / amendement i.p.v. over alle moties of amendementen tegelijk Voorbereiding voorzitters

10.

Taken en rol voorzitters

Verslag overleg voorzitters presidium 1 februari 2021: Niet besproken tijdens het overleg is dat er soms sprake is van publiekelijk bekritiseren van

Verslag overleg voorzitters presidium 1 februari 2021: Niet besproken tijdens het overleg is de voorbereiding door de voorzitters. Ook is niet besproken waar de voorzitters behoefte aan hebben ter voorbereiding.

Opmerking Werkgroep

Onderwerp

Bron/toelichting voorzitter; publiekelijk discussie over procedures en reglementen van orde. Verslag presidium 17 juni 2021: De werkgroep “Beter vergaderen” zal zich buigen over de mogelijkheid om intervisie voor de voorzitters te organiseren. De vraag is: wat is wel en wat is niet aan de voorzitter alleen om te bepalen m.b.t. de orde van een vergadering, en wanneer beslist de vergadering over de orde, zodat irritatie en ongenoegen kan worden voorkomen in de toekomst.

11.

Gebruik van ‘inswingers’ door de voorzitter

Verslag overleg voorzitters presidium 1 februari 2021: Niet besproken tijdens het overleg is hoe er tegen aan wordt gekeken als een voorzitter bij de inleiding een vraag stelt aan de leden om de discussie op gang te helpen.

12.

Speciale verzoeken voor raads- en/of commissievergaderingen (wisselen agendapunten

Verslag overleg voorzitters presidium 1 februari 2021: Niet besproken tijdens het overleg is wat er voor nodig is om speciale wensen m.b.t. de procedure tijdens een vergadering, bijeenkomst tijdig aan te laten kondigen bij de griffie, zodat de griffie de voorzitter kan voorbereiden op de wens.

13.

Vergaderetiquette

Verslag overleg vertegenwoordiging voorzitters met vertegenwoordiging college 10 maart 2021: Alle deelnemers aan een vergadering / bijeenkomst moeten zich bewust zijn van hoe ze overkomen: gebruik voornamen, lichaamstaal, (grappige) opmerkingen.

14.

Tijdelijke wet digitale beraadslaging

N.a.v. de richtlijnen die gelden vanwege de coronapandemie en de uitzondering voor gemeenteraden om toch fysiek te mogen vergaderen is er een Tijdelijke wet digitale beraadslaging door de Eerste en Tweede Kamer aangenomen. Die wet heeft geleid tot een reglement van orde voor digitale beraadslagingen. De raad heeft dit reglement van orde op 28 mei 2020 aangenomen. (Bijlage)

Opmerking Werkgroep

Onderwerp

15.

Bekend maken bij raads-, commissie- en collegeleden van verbeterpunten die uit de terugblikken komen van het presidium, de Agendacommissie en het college

Bron/toelichting In het presidium is gevraagd om te kijken naar de goede werkwijzen die tijdens de coronapandemie zijn ontstaan en de mogelijkheden om die in de toekomst te behouden. Tijdens de vergaderingen van het presidium, van de Agendacommissie en het college wordt teruggeblikt op de vergaderingen en bijeenkomsten van de raad. Ervaring leert dat de verbeterpunten, opmerkingen die in die vergaderingen gemaakt worden niet altijd in de fracties worden besproken.

Opmerking Werkgroep