Bijlage 8 - Reactie zienswijzen Kadernota 2023-2024

Retouradres: Postbus 1603, 6501 BP Nijmegen

Aan: - Provinciale Staten van Gelderland - De raden van de gemeenten Beuningen, Druten, Berg en Dal, Heumen, Nijmegen en Wijchen In afschrift aan: het college van GS en de colleges van B&W

Onderwerp

Datum

Reactie zienswijzen Kadernota 2023-2024

14 april 2023 Pagina

Geachte Statenleden, leden van de raad,

1 van 6

In het najaar van 2022 heeft u van de ODRN de kadernota 2024 ontvangen. U heeft gebruik gemaakt van uw recht om deze te voorzien van een zienswijze. De ontvangen zienswijzen vanuit de diverse raden zijn zoveel als mogelijk verwerkt in de bijgevoegde financiële stukken: concept-wijziging I begroting 2023 en de conceptbegroting 2024.

Behandeld door

Jochem Jacobs

In deze brief vatten we enkele van deze zienswijzen samen. Dat doen we in een aantal onderwerpen: update risico’s Kadernota 2024, het terugnemen van de BRIKS-taken door de gemeente Nijmegen, macro-ontwikkelingen, VTH-beleid, personeelsbeleid, realiseren werkplan en klanttevredenheid.

024 – 751 7888 Jochem.Jacobs@odrn.nl

Update risico’s Kadernota 2024 In de kadernota zijn uitdagingen en risico’s met een bolletjesoverzicht samengevat. In de volgende tabel geven we u een update hiervan: Categorie Bestuurlijk/strategisch Bestuurlijk/strategisch

Ontwikkelingen Omgevingswet en de Wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen Ruimtelijke opgaven, zoals: woningnood, klimaatverandering en energietranistie (IBP)

Bestuurlijk/strategisch

Herverdeling taken Briks en stelsel

Bestuurlijk/strategisch

IC T/vervanging systemen

Wetswijziging gemeenschappelijke regelingen Strategisch personeelsbeleid, goed werkgeverschap (oa trainee project) Toenemende publicatieplicht (openbare bekendmakingen) Nieuwe IC T-systemen (zaaksysteem, tijdschrijfmodule, financieel, MM en HRM)

Financieel

Inflatie

Financieel

Bedrijfsvoering vanaf 2023

HRM C ommunicatie en publicatie

Financieel risico Kadernota

Financieel risico actueel

negatieve impact licht negatieve impact positieve impact

Leeg

Geen impact/ of niet in te schatten

Een omgeving maak je samen! De omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN) verzorgt Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving voor Bouw- en Milieuzaken voor de gemeentes Berg & Dal, Beuningen, Druten, Heumen, Nijmegen en Wijchen en de speciale (Brzo-)taken voor de Provincies Gelderland & Overijssel.

Omgevingsdienst Regio Nijmegen Mariënburg 75 6511 PS Nijmegen Postbus 1603 6501 BP Nijmegen T E W KvK

024 – 751 7700 info@odrn.nl www.odregionijmegen.nl 56645813

Omgevingsdienst Regio Nijmegen

Een aantal raden gaf aan de financiële uitwerking te missen. In de begrotingsstukken die nu voorliggen, komen we daarop terug. Doordat we kosten en baten nu beter in zicht hebben, zijn de financiële risico’s teruggebracht. Dat ziet u in de rechterkolom van de tabel. Resterende financiële risico’s hebben we gekwantificeerd in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de jaarstukken 2022. Omgevingswet Voor de invoering van de Omgevingswet is een geactualiseerd projectplan opgesteld. Ook hebben we plannen uitgewerkt voor de vervanging van onze ICT-systemen. Zie hiervoor de bijgevoegde concept-wijziging I begroting 2023. Daarin leest u wat het kost en ook hoe we de kosten gaan betalen. We voorzien dat deze projecten binnen onze begroting kunnen worden gedekt. De financiële risico’s van deze projecten stellen we daarom naar beneden bij. Belangrijk is te melden dat we geen risico opnemen voor de structurele kosten komende jaren en het leren werken met de nieuwe wet. Vanaf 2023 rekenen we af op nacalculatie van uren. Het financiële risico van het door de nieuwe wetgeving langer bezig zijn met een zaak, betalen onze opdrachtgevers. Uitstel van de Omgevingswet brengt extra kosten met zich mee omdat de projectorganisatie langer in de lucht moet worden gehouden. We kregen hierover de vraag waarom we medewerkers dan niet inzetten om andere taken uit te voeren.

We zetten onze medewerkers zoveel mogelijk in om de werkplannen te realiseren. Uitstel van de wet betekent niet dat we de projectorganisatie op volle sterkte in stand houden. Maar helemaal stilleggen van de projectorganisatie is geen optie. Daarom kost uitstel meer geld. Voor de ruimtelijke opgaven hebben we landelijke subsidies gekregen. We verwachten de kosten hiermee af te kunnen dekken. Het financiële risico is daarmee vervallen. Herverdeling werkzaamheden Het risico van herverdelen van BRIKS-taken Nijmegen en complexe vergunningverlening in het Gelders stelsel is, vanuit de gedachte dat opdrachtgevers hiervoor betalen, neerwaarts bijgesteld. Voor de kosten van overdracht van de complexe vergunningverleningsdossiers aan het Gelders Stelsel krijgen we een financiële tegemoetkoming van de stelsel omgevingsdiensten. Het risico van omzetfluctuaties en daarmee wegvallende dekking voor onze overhead en indirect productieve inzet hebben we naar aanleiding van de discussies verhoogd. Ook dat kunt u lezen in de Jaarstukken 2022. Naast de overdracht van de complexe vergunningverleningsdossiers is er ook sprake van het terugnemen van de BRIKS-taken door de gemeente Nijmegen. Zowel de ODRN als ook de gemeente Nijmegen hebben een kwartiermaker aangesteld die het proces gaat begeleiden.

De kwartiermaker van de ODRN is bezig met het ophalen van informatie en gaat daarbij ook langs de diverse bestuurders en de ambtelijke ondersteuning. Maar ook binnen de organisatie wordt informatie opgehaald bij de ondernemingsraad, de diverse afdelingen en de medewerkers die hier direct en indirect bij betrokken zijn. Uitkomst hiervan zal een plan van aanpak zijn. We streven

Datum

14 april 2023 Pagina

2 van 6 Ons kenmerk

E23.000988

Omgevingsdienst Regio Nijmegen

ernaar om in het plan van aanpak de procedure zoveel als kan aan te laten sluiten bij andere ontwikkelingen. Zodat we de organisatie niet onnodig blijven belasten. Wanneer de overdracht van de taken precies gaat plaatsvinden is nog niet bekend. Aanvullend op de bovenstaande informatie denken we ook na over de wijze van communiceren in dit proces. Het is belangrijk om alle partijen op het juiste moment te voorzien van de juiste informatie. De zorgen die er zijn worden serieus genomen en de gevolgen voor het terugnemen van de BRIKS-taken zullen tijdig worden gecommuniceerd. Inflatie en kostenstijging Het risico van inflatie, daarmee bedoelen we de kostenstijgingen die we met onze begroting onvoldoende kunnen afdekken, is nog fors. We hebben ons Algemeen Bestuur op 16 februari 2023 meegenomen in de koers die we willen volgen: voor 2023 een aanvullende bijdrage van onze deelnemers en voor 2024 ophoging van onze uurtarieven met een extra indexeringspercentage. De aanvullende bijdrage over 2023 hebben we vervolgens berekend op € 1,9 miljoen. Deze berekening is op basis van een inschatting van de CAO 2023. Deze aanvullende bijdrage is opgenomen in gewijzigde begroting 2023. Als u hiermee instemt, kunnen we het risico voor inflatie verlagen. Publicatieplicht en personeel Het risico met betrekking tot de publicatieplicht blijft bestaan.

Handmatig anonimiseren vergt veel inzet en is kostbaar. Daarom gebruiken we software waarmee we dit automatiseren. Of dit gaat werken weten we nog niet. De koppelingen met andere systemen zijn nog niet helemaal gerealiseerd. We hebben dit in de jaarstukken 2022 gekwantificeerd op € 75.000. Het risico met betrekking tot ons personeel blijft bestaan en hebben we verhoogd. Niet de financiën, maar het bemensen van alle projecten is onze grootste uitdaging. We leiden nieuw onervaren personeel op en moeten vaak ook dure expertise van buitenaf inhuren. In de jaarstukken nemen we risico’s op voor het niet halen van de productiviteit en voor kostenoverschrijdingen. Het ziekteverzuim (vaak niet arbeid gerelateerd) blijft onverminderd hoog en ook deze zorg hebben we als risico vertaald. Macro-ontwikkelingen We worden gevraagd rekening te houden met kansen die macroontwikkelingen met zich meebrengen, zoals: additionele wendbaarheid, kostenreductie door een kleiner personeelsbestand. Of additionele kwaliteit voor de milieuketen vanwege meer focus op het primaire proces. Dat gaan we zeker doen. We richten ons op de buitenwereld en staan open voor kansen. We verkennen bijvoorbeeld intensieve samenwerkingsmogelijkheden met andere omgevingsdiensten zodat we met het oog op de toekomst robuust blijven.

Er wordt landelijk en regionaal gesproken over intensievere samenwerking of fusie tussen omgevingsdiensten. Zorgen die er zijn over de mogelijk negatieve consequenties voor de wendbaarheid en flexibiliteit worden meegenomen door de ODRN. De ODRN ziet echter ook positieve kansen aan deze ontwikkeling. Waar de ODRN op dit moment robuust is om de taken te

Datum

14 april 2023 Pagina

3 van 6 Ons kenmerk

E23.000988

Omgevingsdienst Regio Nijmegen

kunnen blijven uitvoeren, realiseren we ons ook dat er steeds meer en nieuwere uitdagingen op ons pad komen. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkelingen op het gebied van stikstof en de klimaat- en energietransitie. Door een intensievere samenwerking op te zoeken blijven we niet alleen robuust, maar wordt ons kennis en expertiseniveau ook vergroot. De kwaliteit van de dienstverlening richting de inwoners en bedrijven blijft daarbij gegarandeerd. Het traject om tot een intensievere samenwerking te komen staat nog in de kinderschoenen, maar de voordelen worden door alle partijen erkend. Als bestuur streven we naar een proactieve houding waarbij diverse mogelijkheden worden verkend. Met frequente updates worden de ontwikkelingen teruggekoppeld naar de deelnemers. Zowel op het gebied van inhoud als op financiën. VTH-beleid Recentelijk is er, in collectieve samenwerking, uniform beleid uitgewerkt voor alle gemeenten in het werkgebied van de ODRN. Initiatief hiervoor lag bij de gemeenten en heeft in samenwerking met de ODRN vorm gekregen. De vervolgstap nu is om dit beleid te gaan vertalen naar een uitvoeringsprogramma. Bij voorkeur een die de handvaten biedt om meer op basis van het outcomeprincipe (doelstellingen vormen de basis van het werk) te gaan werken. Er is externe begeleiding ingevlogen om in dit proces te helpen.

Het uiteindelijk doel is om samen met de deelnemers in de loop van 2023 en 2024 een uitvoeringsprogramma op te stellen, deze te gaan vertalen naar benodigde werkzaamheden en vervolgens over te gaan rapporteren. De financiële gevolgen zullen in de loop van het proces verder duidelijk worden. Personeelsbeleid We worden opgeroepen inzichtelijk te maken hoe we investeren in personeelsbeleid en hoe we onderzoeken wat nodig is om medewerkers gemotiveerd en betrokken te houden. Onderdeel van de jaarstukken 2022 is een sociaal jaarverslag. Daarin gaan we in op initiatieven die we nemen om medewerkers te binden en te boeien: onboarding, traineeprogramma, faciliteren van het hybride werken en vitaliteitsbeleid. Ook zal het in 2023 opgestelde Strategisch Personeel Plan operationeel worden, waardoor er voor de komende jaren een duidelijker beeld is welke deskundigheden, vaardigheden en competenties vereist zijn om toekomstige ontwikkelingen goed aan te kunnen. Uiteraard heeft dat gevolgen voor een aantal HRinstrumenten zoals werving en selectie, opleiding en ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Piofah Nijmegen We hebben de Piofah overeenkomst met de gemeente Nijmegen flink afgebouwd en we gaan deze in 2024 nog verder afbouwen. De keuze is gemaakt een financieel pakket aan te schaffen dat goed is toegesneden op onze bedrijfsvoering.

Het liefst een integraal pakket: financiën, HRM en tijdschrijven in één. Met dit besluit zullen we in 2024 ook de dienstverlening op het gebied van financiën en de salarisadministratie niet meer van de gemeente Nijmegen afnemen. Er zijn zorgen over kostenstijgingen doordat we dan schaalvoordelen zouden mislopen. We hebben dit aspect bij onze afweging meegenomen en denken niet dat we, door een eigen pad te kiezen, duurder uit zullen zijn. We kiezen bewust voor een pakket dat zo goed

Datum

14 april 2023 Pagina

4 van 6 Ons kenmerk

E23.000988

Omgevingsdienst Regio Nijmegen

mogelijk is toegesneden op onze bedrijfsvoering en die van andere omgevingsdiensten. Dat kan een relatief klein, eenvoudig en ook goedkoop pakket zijn. Onze eenvoudige bedrijfsvoering stelt daar minder hoge eisen aan dan die van een gemeente. Specialistische dienstverlening, zoals het voeren van een salarisadministratie, doen we niet zelf, maar besteden we straks uit. Realiseren werkplan We worden opgeroepen om 2023 en 2024 realistisch te begroten waarbij, gelet op de capaciteitstekorten, we rekening houden met de haalbaarheid van de uit te voeren taken. De meest realistische inschatting zijn de advieslijsten en werkafspraken die we met onze opdrachtgevers maken en die het uitgangspunt zijn voor onze begroting. De advieslijsten worden tijdens zorgvuldige overleggen opgesteld waarbij we realisatiecijfers, trends en ontwikkelingen analyseren en meenemen. Doordat echter aan het begin van het jaar deze informatie nog maar beperkt duidelijk is wordt er in het najaar opnieuw naar de advieslijsten en werkplannen gekeken zodat we een scherper beeld hebben wat wordt vertaald naar een gewijzigde begroting. We voorzien wel een risico dat we door gebrek aan capaciteit onze ambities niet waar kunnen maken. Als zich dat voordoet, raken we een deel van de dekking van onze overhead en indirect productieve inzet kwijt.

Hiervoor hebben we een risico opgenomen in de paragraaf risico en weerstandsvermogen bij de jaarstukken. Klanttevredenheid Afsluitend hebben we de opmerking ontvangen dat we in de kadernota niet ingaan op de wijze waarop onze dienstverlening door inwoners en bedrijven wordt ervaren en hoe we het doen ten opzichte van de andere omgevingsdiensten. We monitoren de klanttevredenheid echter nauwkeurig en rapporteren hierover in bestuursrapportages en jaarstukken. In de jaarstukken 2022 staat de klant voorop en beginnen we ook met dit onderwerp. We kunnen onze uitvraag nog niet vergelijken met andere omgevingsdiensten. Dat komt omdat we op een andere manier uitvragen. Vanaf 2023 passen we de manier van uitvragen aan en kunnen we onze scores op klanttevredenheid benchmarken. Tot slot willen we u danken voor uw zorgvuldige afwegingen en de vragen en inzichten die u via de zienswijzen hebt verschaft. We vertrouwen erop dat de bijgevoegde stukken in combinatie met deze brief voldoende ingaan op uw zienswijzen. Het vervolgproces stelt u in de gelegenheid om over de jaarstukken 2022, de concept-wijziging I begroting 2023 en de conceptbegroting 2024 een zienswijze op te stellen. Zodat het bestuur die mee kan nemen bij de definitieve vaststelling van de stukken. We hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Voor vragen kunt u terecht bij Jacqueline Tiemens, telefonisch bereikbaar op 06-52 78 07 30 en per mail via jacqueline.tiemens@odrn.nl.

Datum

14 april 2023 Pagina

5 van 6 Ons kenmerk

E23.000988

Omgevingsdienst Regio Nijmegen

Met vriendelijke groet,

Datum

14 april 2023

Het Dagelijks Bestuur ODRN

Pagina

6 van 6 Ons kenmerk

E23.000988

J.W.M. Van der Meer Voorzitter

S. Kuils Secretaris