Bijlage 4 - Beslisnota leefbaarheidsgroepen 2011

De Gemeenteraad van Wijchen 11 IZ 049

Beslisnota Leefbaarheidsgroepen Wijchen, 18 januari 2011 Geachte leden van de raad, Beslispunten 1. Checklist vast te stellen, teneinde een instrumentarium te hebben om te beoordelen of leefbaarheidsgroepen officieel gesprekspartner van de gemeente zijn en in aanmerking komen voor subsidie. 2. Verbeterplan voor het op niveau krijgen van de gemeentelijke processen en het functioneren en het democratisch gehalte van de leefbaarheidsgroepen. Inleiding. Het vorige college had in haar coalitieakkoord aangegeven dat ze een onderzoek wil naar het functioneren en de legitimiteit van de leefbaarheidsgroepen. In 2009 is dit onderzoek uitgevoerd en ter informatie aan u voorgelegd in de raadsvergadering van 14 oktober 2010. Het onderzoek en de uitkomsten ervan zijn in de tussentijd uitgebreid besproken met de leefbaarheidsgroepen. Allereerst op 9 maart 2010. De leefbaarheidsgroepen hebben toen te kennen gegeven zich niet te herkennen in het onderzoek. Wel is afgesproken dat er een kwaliteitslag gemaakt wordt en zijn de thema’s benoemd op basis waarvan dit gebeurt: het democratisch gehalte van de leefbaarheidsgroepen, het functioneren van de leefbaarheidsgroepen en de samenwerking met de gemeente. Op 18 mei 2010 is er een tweede bijeenkomst georganiseerd met de leefbaarheidsgroepen waarin de thema’s verder zijn uitgewerkt. De uitwerking is de basis voor de checklist die nu voorligt.

Ook is gebruik gemaakt van het concept-convenant van 1998 en een gedragscode die is opgesteld door de leefbaarheidsgroep Noord. Op 16 november 2010 is er een informatiebijeenkomst geweest met de leefbaarheidsgroepen, waarvoor ook de Werkgroep Burgerparticipatie van de raad is uitgenodigd. De checklist is toen gepresenteerd. Op deze avond is overeenstemming bereikt met de leefbaarheidsgroepen over de checklist en de voorstellen voor de uitvoering. Deze voorstellen zijn opgenomen in het verbeterplan (zie bijlage). Binnen de context van burgerparticipatie in het algemeen zijn de leefbaarheidsgroepen een vorm van burgerparticipatie naast vele andere vormen die de gemeente ook kent en waar ook mee gewerkt wordt/is, zoals cliëntenraden, inspraakprocedures, bezwaarprocedures, burgerpanels, enquêtes op de websites, etc. Beoogd effect De gemeente hecht eraan zo goed en zo veel mogelijk haar oor te luister te leggen bij de burger, om zo gebruik te maken van de kracht van de samenleving. Met het op een hoger plan brengen van de legitimiteit (o.a. rechtsvorm wordt verplicht) en het functioneren van de leefbaarheidsgroepen, heeft de gemeente een direct kanaal naar de burger opengezet waar betrouwbare informatie en advies gewonnen kan worden over wijk/buurt of dorp.

De leefbaarheidsgroep krijgt daar voor terug dat zij in een zo vroeg mogelijk stadium wordt berokken bij ontwikkelingen in hun wijk, buurt of dorp.

Portefeuillehouder : R.W.M. Engels Informatie : Nicoline Beck Telefoonnr. : 6492153 E-mailadres. : n.beck@wijchen.nl Ter inzage : Checklist / verslag 16-11-2010 / lijsten van LBG’s In kennis stellen : Werkgroep Burgerparticipatie, leefbaarheidsgroepen 1

Argumenten 1.1 Met de checklist zijn afspraken duidelijk en meetbaar. Voorafgaand aan de checklist zijn er convenanten afgesloten met de leefbaarheidsgroepen. In de convenanten waren afspraken opgenomen die vooral de goede intenties van beide partijen verwoordden. In de loop der jaren is er een groot verschil ontstaan in het functioneren van de leefbaarheidsgroepen onderling en heeft de samenwerking met de gemeente daaronder te lijden gehad. Hierdoor is de behoefte ontstaan aan meer duidelijkheid over het minimaal gewenste kwaliteitsniveau. De checklist is een meetinstrument om de kwaliteit en het functioneren van de leefbaarheidsgroepen en de samenwerking met de gemeente te meten. Bij een positieve score van 80% of meer is de leefbaarheidsgroep gesprekspartner voor de gemeente. Bij een score van minder dan 80% is de leefbaarheidsgroep dat niet meer. Door de afspraken SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) te maken, kan vastgesteld worden of er aan het gewenste kwaliteitsniveau voldaan is en kunnen er consequenties aan verbonden worden als het niveau niet gehaald is. 1.2. Met de checklist is het democratisch gehalte vormgegeven. Tot nu toe hebben de meeste leefbaarheidsgroepen geen rechtsvorm. Hierdoor is het democratisch gehalte moeilijk vast te stellen en is het lastig om hierover afspraken te maken.

In de checklist is opgenomen dat de leefbaarheidsgroep een vereniging of stichting moet zijn. De verenigingsvorm is de meest democratische vorm, want de leden bepalen zelf wie hun bestuur is en er is minimaal éénmaal per jaar een Algemene Ledenvergadering. Het is ook mogelijk om een stichting te worden, omdat de leefbaarheidsgroepen hebben aangegeven geen behoefte te hebben aan administratieve rompslomp. Om het democratisch gehalte van de stichtingsvorm te verankeren zijn er bepalingen opgenomen in de checklist bij punt 4: communicatie. Bij de stichtingsvorm is afgesproken dat er een minimum van 3 leden moet zijn. De voorkeur gaat echter uit naar 5 leden. Wij zullen dit bij de realisatie van de afspraken stimuleren. 1.3. Met de checklist is er overeenstemming over het functioneren van de leefbaarheidsgroepen. De leefbaarheidsgroep Noord heeft een gedragscode ontwikkeld voor leefbaarheidsgroepen. Dit is de basis voor de afspraken bij punt 5, pag. 3 van de checklist. De afspraken geven een duidelijk beeld van wat er van een (bestuurs)lid van een leefbaarheidsgroep wordt verwacht, zoals politiek neutraal zijn, het vermijden van belangenverstrengeling en afstemming met de voorzitter als er naar buiten getreden wordt. 2.1. Met een verbeterplan is duidelijk wat er wanneer gebeurt.

Het verbeterplan heeft duidelijke afspraken over de stappen die genomen worden om tot het gewenste resultaat te komen. Deze stappen staan uitgewerkt in het verbeterplan, gekoppeld aan een tijdsplanning. Het verbeterplan kent twee onderdelen; de stappen die met de leefbaarheidsgroepen gezet worden en de stappen die de gemeente moet zetten om van haar kant de samenwerking te verbeteren. Hiervoor is een apart intern gemeentelijk traject ontwikkeld. Onderdeel van het verbeterplan is de afspraak dat de checklist ingevuld is en ingediend bij de gemeente voor 15 december 2010. Hieraan hebben 10 van de 11 leefbaarheidsgroepen voldaan. De leefbaarheidsgroep die dit heeft nagelaten, krijgt een brief na het collegebesluit, waarin staat dat ze geen officiële gesprekspartner meer zijn voor de gemeente. Kanttekeningen 1.1. Beleidsregel subsidieverstrekkingen 2008 moet aangepast. Elke groep die de doelstelling heeft om de leefbaarheid in de buurt, wijk of dorp te bevorderen en die belast is met de belangenbehartiging ervan kan een waarderingssubsidie aanvragen. Nu we dit verbeteringstraject zijn ingegaan met de

2

checklist als basisdocument moet de relatie met de subsidieverlening ook vormgegeven worden. Dit kan door beleidsregel 2.25 subsidieverstrekkingen 2008 aan te passen. Dit traject zal na het raadsbesluit in gang gezet worden. 1.2. Kwaliteitsverbetering kost geld. Een eis die de gemeente stelt is dat de leefbaarheidsgroepenrechtspersoonlijkheid krijgen. Nu hebben de meeste leefbaarheidsgroepen dit niet. Een rechtsvorm worden kost geld. Een deel van deze kosten komen jaarlijks terug (kosten Kamer van Koophandel). Financiën Het budget voor de leefbaarheidsgroepen is: € 7.027,72. Per leefbaarheidsgroep is er een waarderingssubsidie beschikbaar van: € 500,-. Er zijn 10 leefbaarheidsgroepen (de leefbaarheidsgroep die de checklist niet heeft ingevuld is niet meegeteld). Budget 2011: € 7.027,72 Besteding: 10 x € 500 = € 5.000 -€ 5.000,00 Nog te besteden: € 2.027,72 Het resterende bedrag wordt gereserveerd voor incidentele aanvragen die in de loop van het jaar binnenkomen. Er zijn 9 leefbaarheidsgroepen die een vereniging of stichting worden. Kosten voor de Kamer van Koophandel en de notaris samen komen op € 3.000. Voor 2011 accepteren we een eenmalige overschrijding van € 3.000. Dit wordt gemeld in de betreffende maandrapportage. De jaarlijks terugkerende kosten voor de Kamer van Koophandel zijn: € 300 (10 x € 30).

Om deze kosten op te vangen wordt de waarderingssubsidie verhoogd van € 500,- per jaar naar € 550,- per jaar. Totaal komt de waarderingssubsidie voor alle leefbaarheidsgroepen op: € 6.050 per jaar. Dit past binnen het reguliere budget. Deze wijziging gaat in per 2012. Het jaar 2011 is een overgangsjaar. Voor ophoging van de waarderingssubsidie wordt ook het bedrag van beleidsregel 2.25 aangepast. Uitvoering Na het raadsbesluit wordt de checklist ingevuld en ondertekend naar de leefbaarheidsgroepen gezonden. Voor de uitvoering is een verbeterplan gemaakt. Zie hiervoor de bijlage. De leefbaarheidsgroepen hebben in het kader van de nul-meting hun deel van de checklist ingevuld. Hieraan is te zien dat men vindt dat men nu al aan de eisen voldoet. Een aantal geeft aan nog geen jaarprogramma te hebben en de meesten hebben nog geen rechtsvorm. Er is een jaar de tijd om deze punten te verbeteren. Twee leefbaarheidsgroepen hebben al een stichtingsvorm. Dit zijn Nifrik en Bergharen. Afspraken gemeente: Op pag. 4: “afspraken gemeente” hebben we ons deel van de checklist ingevuld. Samengevat komt het erop neer dat we als gemeente een verbeterslag gaan maken door eenduidig en consequent te communiceren. Zowel voor de leefbaarheidsgroepen als de ambtenaren is het onduidelijk wanneer een leefbaarheidsgroep geïnformeerd moet worden en welk niveau van participatie wordt verwacht.

Overigens kunnen we deze uitwerking mogelijk ook als pilot gebruiken om burgerparticipatie in brede zin beter te verankeren in de gemeentelijke werkprocessen. Dit mede gezien in het licht van de kracht van de samenleving. Ook het verankeren van de leefbaarheidsgroepen in de werkprocessen en het beter gebruik maken van de wijkcontactadviseurs als linking pin tussen leefbaarheidsgroep en ambtenaren, is een verbeterpunt. Wat we goed doen is het overleg met de wijkwethouder, de subsidiëring, het overleg met de wijkcontactadviseur en de leefbaarheidsgroepen en het reageren binnen wettelijke termijnen. Voor het realiseren van de gewenste verbeteringen komt er een interne werkgroep. Ook wij hebben hiervoor een jaar de tijd.

3

Nieuwe leefbaarheidsgroepen Er wordt een verbeterslag gemaakt met de bestaande leefbaarheidsgroepen. Voor nieuwe groepen zijn er geen afspraken. Er zijn nog geen aanvragen bekend, maar we willen hierop wel voorbereid te zijn. Dit kan op de volgende wijze: Een nieuwe leefbaarheidsgroep dient schriftelijk een verzoek in voor de erkenning als leefbaarheidsgroep. De leefbaarheidsgroep krijgt de checklist toegestuurd en stuurt deze ingevuld en ondertekend retour. De leefbaarheidsgroep krijgt een jaar de tijd om aan de vereisten te voldoen. Lukt dit, dan is de groep gesprekspartner voor de gemeente en kan ze na dat jaar in aanmerking komen voor de waarderingssubsidie. Lukt dit niet, dan is de groep geen leefbaarheidsgroep, noch gesprekspartner voor de gemeente. De eenmalige kosten voor de rechtsvorm en de Kamer van Koophandel worden vergoed door de gemeente. Bijlagen 1. Checklist 2. Verslag bijeenkomst 16-11 2010 Ter inzage 3. Ingevulde lijsten van de LBG’s Burgemeester en wethouders van Wijchen, de secretaris, de burgemeester,

4

11 IZ 049 Raadsbesluit

Leefbaarheidsgroepen De raad van de gemeente Wijchen; Gelet op: gelezen het voorstel van college van burgemeester en wethouders over de leefbaarheidsgroepen van: 18 januari 2011 besluit: 1. Checklist vast te stellen 2. Verbeterplan voor kennisgeving aan te nemen Aldus besloten door de gemeenteraad in zijn openbare vergadering van 17 maart 2011. De voorzitter,

De griffier,

5

Verbeterplan leefbaarheidsgroepen. Extern: traject met de leefbaarheidsgroepen: 1. Nulmeting: inleveren ingevulde checklist voor 15 december 2010. Wanneer hieraan niet voldaan is, wordt de leefbaarheidsgroep niet meegenomen in het vervolgtraject en is de leefbaarheidsgroep geen gesprekspartner meer voor de gemeente. Dit wordt schriftelijk kenbaar gemaakt, na het collegebesluit van 18 januari 2011. Geïnventariseerd wordt hoe de stand van zaken is en wat er nodig is per groep om aan de eisen te voldoen. 2. Start verbeterperiode van 1 jaar na het besluit van de raad op 17 maart 2011. De gemeente start met het omzetten naar een rechtsvorm van de leefbaarheidsgroepen. 3. Mei/juni 2011: check van de stand van zaken met betrekking tot de verbeteringen en inventarisatie naar de ondersteuningsbehoefte. 4. December 2011: check van de stand van zaken m.b.t. de verbeteringen en een prognose van wie wel/niet gesprekspartner blijft. 5. Maart 2012: brief van de gemeente aan alle leefbaarheidsgroepen met de mededeling of men voor dat jaar wel/niet gesprekspartner is. Ook start de evaluatie van het proces (hoe is het gelopen) en de inhoud (checklist), (wat is goed, wat kan beter)? Intern traject voor de gemeente: 1. Inventariseren welke ambtenaren met de leefbaarheidsgroepen te maken hebben. Is gebeurd. 40 ambtenaren van verschillende afdelingen (BMO, WZO, OW, B&L, RME). 2.

Informeren van betrokken ambtenaren. Is gebeurd: 29 en 30 november, 6 en 14 december 2010. 3. Er wordt een werkgroep gevormd met een vertegenwoordiging per afdeling. Deze groep gaat het onderdeel “afspraken gemeente” van de checklist uitwerken: dit betreft: eenduidige communicatie, verbeteren werkprocessen en een duidelijke rol voor de wijkcontactadviseur. 4. Uitgewerkte voorstellen worden ter besluitvorming voorgelegd aan het college. 5. Leefbaarheidsgroepen worden geïnformeerd over de gemaakte afspraken. 6. Er worden ambassadeurs benoemd per afdeling die de uitvoering van de gemaakte afspraken monitoren.

6