Bijlage 2. WDW - gewaarmerkte jaarrekening 2024
Tekst van het document
WDW
Jaarstukken 2024
1
2
Voorwoord Context Voor u liggen de jaarstukken 2024 van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie Druten Wijchen (WDW). De jaarstukken vormen de verantwoording over het jaar 2024, zoals neergelegd in de begroting 2024. De begroting van de WDW omvat de budgetten voor personele kosten en alles wat het personeel nodig heeft om de werkzaamheden uit te kunnen voeren, zoals huisvesting, ICT en voertuigen. De programmabudgetten maken deel uit van de afzonderlijke programmabegrotingen van Druten en van Wijchen. In de kern is de opgave van de WDW terug te voeren op ondersteuning van de besturen en gemeenteraden en de dienstverlening aan inwoners en bedrijven in het verzorgingsgebied, de gemeenten Druten en Wijchen. In de beleidsmatige verantwoording over het begrotingsjaar 2024 staan we stil bij de dienstverlening en de professionalisering ervan. Dit is terug te vinden in respectievelijk paragraaf 1.1 en 1.3. Vanaf 2018 voeren we tweejaarlijks een inwoners- en ondernemerspeiling uit. Hieruit blijkt in zijn algemeenheid een stijgende lijn in de ervaren dienstverlening. Natuurlijk blijven er ook ontwikkelpunten. Punten die we al op de korte termijn kunnen en zullen oppakken en punten die meer tijd vragen. Deze punten worden verder onderzocht en krijgen o.a. een plek in de nieuwe Agenda Dienstverlening die in 2025 wordt opgesteld.
Deze Agenda helpt ons om gericht onze dienstverlening te verbeteren en hierin te prioriteren. Samenvattende terugblik op 2024 De WDW was ook in 2024 weer volop in beweging. Naast de grote hoeveelheid reguliere werkzaamheden is er zowel binnen de gemeenten, regionaal en intern weer veel (extra’s) opgepakt. Een verdere doorontwikkeling van harmonisatie en standaardisatie van werkprocessen, het uitbreiden van de WDW-academie met een verplichte leerlijn voor alle nieuwe medewerkers en herhaalklasjes voor medewerkers die al langer in dienst zijn, het professioneel opzetten van recruitment, een WDW-eigen en uniform proces voor opgaveen projectgericht werken, nieuwe of herijkte plannen voor woningbouw en een goede start van het ombuigingsproject voor de begrotingen van beide gemeenten. Ondanks de blijvende krapte op de arbeidsmarkt is het de WDW gelukt om de formatie op de meeste onderdelen goed op orde te krijgen en te houden. Er zijn veel nieuwe, jonge collega’s ingestroomd bij de WDW. Dit is goed nieuws en een mooi resultaat van ons werving en selectiebeleid maar ook een uitdaging om deze grote groep nieuwe collega’s in te werken op de gemeentelijke processen en de werkwijzen binnen de WDW. De verplichte leerlijnen binnen onze WDW-academie is hiervoor een mooi instrumentarium evenals een op maat gemaakt onboardingprogramma.
Het laatste behelst een programma waar de nieuwe collega’s de gemeenten en de collega’s leren kennen en waar onderwerpen als integriteit, onze kernwaarden, missie en visie worden uitgelegd en de eed of gelofte wordt afgenomen. Om de nieuwe collega’s van generatie Z te binden en te boeien is een Talentgroep in het leven geroepen. Naast dat ze in deze groep van elkaar kunnen leren en elkaar beter leren kennen, worden hier ook activiteiten georganiseerd voor verdere ontplooiing, loopbaanontwikkeling en leuke activiteiten. Ziekteverzuim Het percentage ziekteverzuim 2024 bedraagt 5,8%. Over geheel 2024 is een lichte stijging van het ziekteverzuim ten opzichte van 2023 (5,4%) zichtbaar. Het verzuimpercentage is hoger dan de norm maar redelijk in lijn met het landelijk gemiddelde. De stijging in 2024 wordt veroorzaakt door meer kort verzuim en een kleine stijging op extra lang verzuim. Lang en extra lang verzuim blijft een aandachtspunt. Om
3
dit terug te dringen gaan we meer preventief te werk en waar het verzuim beïnvloedbaar is, acteren we snel en passend. Ook zetten we tijdig geschikte interventies in voor een sneller en duurzaam herstel in samenwerking met de Arbodienst. Net als in 2023 werkt de WDW vanuit het eigen regiemodel. Door de inzet van een Casemanager Verzuim wordt de organisatie ondersteund om actief en procesmatig te sturen op verzuim. Het verzuim is inzichtelijk, er is adequate begeleiding en grip op het verzuim. Daarnaast wordt er steeds frequenter gebruik gemaakt van coaching door de vitaliteitscoach om met name stress en werkgerelateerd verzuim te voorkomen. Ook coacht de vitaliteitscoach enkele medewerkers in het verzuim en bevordert het de (eerdere) volledige duurzame terugkeer in werk. Er wordt door de casemanager nauw samen gewerkt met de betreffende leidinggevende en de Arbodienst, waaronder de bedrijfsarts. In de praktijk is zichtbaar dat de bedrijfsarts een actief beleid voert t.a.v. het vroegtijdig inzetten van interventies, waaronder specialisten uit de providerboog van de bedrijfsarts als coaching door de vitaliteitscoach, die bijdragen aan een sneller en duurzaam herstel.
Komend jaar is het doel het verder professionaliseren van eigen regie op verzuim, een plan om duurzaam inzetbaarheidsbeleid en vitaliteit vorm te geven en de uitvoering van het plan van aanpak van de RI&E (Risico Inventarisatie & Evaluatie) die mogelijk bijdragen aan het vergroten van de inzetbaarheid van medewerkers. Hoge kosten van inhuur De kosten van inhuur zijn ook in 2024 nog steeds fors maar verklaarbaar. De WDW heeft haar toegestane formatie in de basis goed op orde maar inhuur is en blijft nodig voor specialistische taken die de WDW zelf niet in huis heeft, voor een versnelling op projecten, op vacante formatieplekken die we niet ingevuld krijgen, krapte op de arbeidsmarkt en inhuur bij langdurige ziekte. Er is in 2024 een nieuw inhuurproces vastgesteld om meer grip te krijgen op het proces, de kosten en de wettelijke inkoopregels bij inhuur. De inhuur verloopt nu centraal via Inkoop met een goed samenspel tussen de inkoper, financieel adviseur, personeelsadviseur en de domeinmanager. In 2024 is voor € 5,1 miljoen ingehuurd, dit is € 0,5 mln minder dan de kosten over 2023 (€ 5,6 mln). Hieronder is een verdeling van de kosten van inhuur per domein weergegeven over 2024: Omschrijving
Inhuur
(Bedragen x 1.000) BV
€ 788
BSP
€ 688
FLO
€ 1.077
PUB
€ 843
SLO
€ 599
Projecten
€ 1.089
Totaal
€ 5.084
Doorberekende inhuur op programmagelden/projecten gemeenten
€ -/- 985
Inhuur WDW
€ 4.099
4
Financieel resultaat 2024 Per saldo houden we ten opzichte van de actuele begroting van ruim € 51 miljoen een bedrag van € 0,5 miljoen over. Dit bedrag vloeit terug naar beide gemeenten: Overzicht verrekening (Bedragen x 1.000) Afrekening binnen de sleutel Afrekening buiten de sleutel Totaal afrekening gemeenten
Druten
Wijchen
32,0% € 215 -€ 230 -€ 15
68,0% € 456 € 25 € 481
Totaal
671 -€ 205 € 466
In de tweede Bestuursrapportage hebben we de verwachting uitgesproken € 546k over te houden in 2024. Uiteindelijk blijkt bij de jaarrekening dat we € 466k overhouden. In grote lijnen houden we € 0,4 miljoen over op onze personeelskosten. Daarnaast houden we vooral door uitgestelde investeringen € 150k over op ICT. Dit bedrag doteren we aan de egalisatiereserve ICT, waarmee de doorlopende projecten in 2025 afgerond en afgedekt kunnen worden. Op de huisvesting houden we per saldo € 0,1 miljoen over, met name op de kosten van catering. Voor een analyse op de verschillen ten opzichte van de begroting verwijzen we naar paragraaf 7.3. Leeswijzer In deze jaarrekening volgen we de opbouw zoals voorgeschreven in de BBV. Aangezien binnen de WDW geen belastingen worden opgelegd, geen kapitaalgoederen worden onderhouden en geen eigen grondbeleid wordt gevoerd, nemen we de paragrafen over die onderwerpen niet op.
5
Inhoudsopgave Voorwoord ............................................................................................................. 3 Jaarverslag ............................................................................................................ 8 1.
2.
3.
Programma Dienstverlening ........................................................................... 9 1.1
Wat wilden we bereiken? ..................................................................... 9
1.2
Wat hebben we ervoor gedaan? ........................................................... 9
1.3
Wat heeft het gekost? ........................................................................ 10
1.4
Wat hebben we bereikt? ..................................................................... 11
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing ........................................ 12 2.1
Waar liggen de financiële risico’s? ........................................................ 12
2.2
Kengetallen financiële positie .............................................................. 14
Paragraaf Financiering ................................................................................. 15 3.1
Financiering ...................................................................................... 15
3.2
Rekening courant .............................................................................. 15
3.3
Kasgeldlimiet en renterisiconorm ......................................................... 15
4.
Paragraaf Bedrijfsvoering ............................................................................. 16
5.
Paragraaf verbonden partijen ........................................................................ 23
Jaarrekening ......................................................................................................... 25 6.
7.
8.
Rechtmatigheidsverantwoording .................................................................... 25 6.1
Inleiding ........................................................................................... 25
6.2
Verantwoordelijkheid directie .............................................................. 25
6.3
Bevindingen ...................................................................................... 26
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening .......................... 27 7.1
Inleiding ........................................................................................... 27
7.2
Waarderingsgrondslagen balans .......................................................... 27
7.3
Grondslagen van resultaatbepaling ...................................................... 28
Baten en lasten ........................................................................................... 29 8.1 Rekening van baten en lasten .................................................................. 29 8.2 Baten en lasten per taakveld ................................................................... 31 8.3 Toelichting verschillen baten en lasten ten opzichte van begroting ............... 31 8.4 Baten en lasten structureel versus incidenteel ........................................... 33
9.
Balans en toelichting .................................................................................... 35 9.1
Activa .............................................................................................. 37
9.2
Passiva............................................................................................. 40
9.3
Niet in de balans opgenomen verplichtingen ......................................... 43
6
10
EMU........................................................................................................... 44
11
Wet normering topinkomens ......................................................................... 45
7
Jaarverslag
8
1.
Programma Dienstverlening
1.1
Wat wilden we bereiken?
Met de vorming van de WDW bundelen de gemeenten hun ambtelijke krachten in de uitvoering van gemeentelijke taken. Vergaande ondersteuning met eigentijdse ICTtoepassingen moet leiden tot dienstverlening, die efficiënter en effectiever is.
Waardering inwoners dienstverlening Waardering ondernemers dienstverlening
NL
Druten
Wijchen
2024
NL
Druten
Wijchen
2022
NL
Druten
Wijchen
2020
NL
2018
Druten
Wijchen
De kwaliteit van dienstverlening van de WDW is in 2018 via een inwoners- en ondernemers-peiling gemiddeld gewaardeerd. In 2020 is een 2e en in 2022 een 3 e meting uitgevoerd De gemiddelde algemene waardering van deze metingen is in onderstaande tabel weergegeven.
6,8 6,7 6,5 6,9 6,6 6,8 6,9 6,7 6,8 7,1 6,7 6,7 6,7 6,9 6,6 6,9 6,9 6,5 6,9 6,9 6,5 6,8 6,6 nb
Hieruit blijkt in zijn algemeenheid een stijgende lijn in de ervaren dienstverlening. Natuurlijk blijven er ook ontwikkelpunten. Punten die we al op de korte termijn kunnen en zullen oppakken en punten die meer tijd vragen. Deze punten worden verder onderzocht en krijgen o.a. een plek in de nieuwe Agenda Dienstverlening die in 2025 wordt opgesteld. Deze Agenda helpt ons om gericht onze dienstverlening te verbeteren en hierin te prioriteren.
1.2
Wat hebben we ervoor gedaan?
De werkorganisatie is formeel belast met alle taken die op grond van wet- en regelgeving aan de gemeentebesturen zijn toegekend. De uitvoering ziet in ieder geval toe op: a. beleidsvoorbereiding; b. uitvoering van beleid en wettelijke regelingen; c. toezicht op aan derden uitbesteed werk; d. handhaving van wet- en regelgeving; e. het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, voor zover de werkorganisatie hiertoe bevoegd dan wel hiervoor gemachtigd is; f. het verrichten van feitelijke handelingen; g. het verrichten van bedrijfsvoeringstaken op het gebied van personeel, informatie, juridische zaken, organisatie, financiën, administratie, communicatie en huisvesting; h. toezicht op de naleving van de Leerplichtwet 1969. De meerwaarde van de WDW ligt met name in de manier waarop we de werkprocessen van hierboven genoemde taken inrichten en vormgeven. De uitdaging ligt daarbij vooral op kwaliteit van eigentijdse dienstverlening en efficiëntie. In paragraaf 1.4 nemen we u op hoofdlijnen mee in de veranderopgave van de WDW en het doorontwikkelingsplan dat daaraan invulling moet geven.
9
1.3
Wat heeft het gekost?
De kosten van de werkorganisatie bestaan uit personeelskosten en alles wat het personeel nodig heeft om het werk uit te kunnen voeren, zoals ICT, vervoersmiddelen en huisvesting. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen lasten binnen en buiten een verdeelsleutel. De verrekening van eventuele besparingen of nadelen binnen de geoormerkte kosten van de verdeelsleutel, die de werkorganisatie realiseert, vindt plaats op basis van deze verdeelsleutel. Als gevolg daarvan kunnen middelen naar rato terugvloeien naar of - andersom - ten laste komen van de individuele gemeentelijke begrotingen. De verdeelsleutel is in 2024 herijkt en door de beide colleges bijgesteld met ingang van 1 januari 2024. De verdeelsleutel is tot een bedrag van € 33.900.000 gebaseerd op de verhouding tussen de hoogte van de ingebrachte budgetten door de beide gemeenten bij de start van de WDW (Wijchen 64,8%, Druten 35,2%). Alle kosten boven het bedrag van € 33.900.000 worden verdeeld op basis van inwoneraantallen (Wijchen 68,0%, Druten 32,0%). Om de berekening van de verdeelsleutel zo zuiver mogelijk te maken, worden buiten de verdeelsleutel budgetten ingebracht, waarbij de gemeenten Druten en Wijchen duidelijk anders georganiseerd zijn. Voorbeelden hiervan zijn de buitendienst en het zwembad (personeel). Afwijkingen van kosten buiten de verdeelsleutel worden specifiek verrekend met de desbetreffende gemeente.
In hiernavolgende tabel worden zowel de structurele als de incidentele baten en lasten (binnen en buiten de verdeelsleutel) in beeld gebracht. Overzicht baten en lasten (Bedragen x 1.000)
Jaarverslag Begroting
Jaarverslag
Verschil
2023
2024
2024
€ 49.665 € 49.567
€ 51.235 € 51.037
€ 53.312 € 52.859
€ 2.077 -€ 1.822
Gerealiseerd totaal van baten en lasten
€ 98
€ 198
€ 453
-€ 255
Onttrekking bestemmingsreserves
-€ 98
-€ 198
-€ 453
€ 255
€0
€0
€0
€0
Totaal baten Totaal lasten
Gerealiseerd resultaat
In bovenstaand resultaat is de afrekening van € 466k retour naar de gemeenten reeds verwerkt.
10
1.4
Wat hebben we bereikt?
Algemeen De veranderopgave van de WDW ligt in het bereiken van meerwaarde op de doelstellingen. Daarvoor voert de WDW op meerdere niveaus in de organisatie veranderingen door. Op hoofdlijn liggen deze op het gebied van digitalisering en ICT, efficiëntere en geharmoniseerde werkprocessen en ontwikkeling van medewerkers voor wat betreft houding, gedrag en vaardigheden. Dit hebben we o.a. vorm gegeven via ons Actieplan Doorontwikkeling WDW waarvan 75% van de activiteiten de afgelopen jaren is gerealiseerd.
De veranderingen in de samenleving en dus ook in de dienstverlening gaan snel. Verwachtingen nemen toe en inwoners en ondernemers worden steeds mondiger. Dit betekent dat ook onze dienstverlening en de vaardigheden van onze medewerkers continue aandacht vragen. Hierin hebben we belangrijke stappen gezet met o.a.: • de verdere realisatie van de WDW Academie; • het verplicht onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers; • de verdere realisatie van de Agenda Dienstverlening; • de eerste start met het structureel monitoren van klantsignalen; • het participatieplatform; • de chatbot met livechat • de eerste stappen in het werken vanuit de bedoeling • de ontwikkeling van een vaste werkwijze in projectmatig en opgavengericht werken. de implementatie van microsoft office 365 Organisatie en zelforganisatie In het Actieplan Doorontwikkeling WDW is vastgesteld dat zelforganisatie maatwerk vraagt. We streven erna dat mensen zoveel mogelijk zelforganiserend werken binnen de vastgestelde kaders en prioritering. Maar we hebben ook geleerd dat dit niet overal & altijd kan. Waar nodig hebben we hulpstructuren toegevoegd. Bijvoorbeeld met een teammanager of coördinator of door inhoudelijke senior of strategische capaciteit toe te voegen. Ook vervult de domeinmanager en het MT een meer proactieve rol in de kaderstelling en ondersteuning van teams.
11
2.
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het weerstandsvermogen is het vermogen van de Gemeenschappelijke Regeling WDW om onvoorziene niet-structurele financiële tegenvallers op te kunnen vangen teneinde haar taken te kunnen voortzetten.
2.1
Waar liggen de financiële risico’s?
Volgens artikel 15 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Druten-Wijchen (GR) ligt de financiële verantwoordelijkheid bij de beide gemeenten. De gemeenten dragen er zorg voor dat de werkorganisatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te voldoen. De financiële risico’s zijn dan ook voor rekening van beide gemeenten. In totaal bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 1.323k. Dat bedrag is samengesteld uit de onderstaande (grootste) risico’s voor de WDW. Het weerstandsratio bedraag 1,08 op basis van het eigen vermogen. Aangetekend moet worden dat het eigen vermogen geen algemene reserve betreft, maar alleen bestemmingsreserves. Langdurig ziekteverzuim blijft een punt van aandacht voor iedere organisatie. Als ziekteverzuim langdurig is, wordt daarvoor ingehuurd. De WDW heeft middelen om inhuur ten gevolge van ziekteverzuim op te vangen (€ 250k). Aanvullend op deze middelen zijn voor 2021 t/m 2023 respectievelijk (€ 430k, € 287k, en € 143k) opgenomen. Vanaf 2024 zijn hier geen aanvullende middelen meer voor beschikbaar gesteld. Uitgangspunt daarbij is dat de dalende trend zich doorzet. Het risico bestaat echter dat dit onvoldoende in de praktijk wordt gebracht. Kans: 50% Financieel gevolg: € 750k Risico: € 375k Met de invoering van de AVG loopt de WDW risico.
Op het moment dat er een incident plaatsvindt met overtreding van de AVG kan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een boete opleggen. De kans daarop is klein. De AP gaat in geval van een datalek eerst in gesprek met partijen voordat een officieel onderzoek wordt gestart. Als er eventueel een officieel onderzoek wordt gestart hoeft dat niet te leiden tot een boete. Een boete opleggen gebeurt alleen in het uiterste geval. De boete kan oplopen tot 4% van de “wereldwijde” omzet met een maximum van € 20mln. Kans: 10% Financieel gevolg: € 1,3mln Risico: € 130k De afgelopen jaren heeft de WDW op verschillende onderwerpen (corona, vluchtelingen Oekraïne) een crisisorganisatie opgezet. Momenteel is het programma VIH (Vluchtelingen, Internationale werknemers en Huisvesting) actief. Het inzetten van vast personeel op deze taken leidt ertoe dat extra personeel nodig is om de bestaande taken uit te kunnen voeren. Het risico bestaat dat de organisatie onvoldoende gecompenseerd wordt hiervoor. Kans 10% Financieel gevolg: € 300k Risico: € 30k De begroting van de WDW wordt in een vroegtijdig stadium opgesteld. De CAO is op dat moment nog niet afgesloten voor het begrotingsjaar. Het risico bestaat dat de CAO hoger uitpakt, dan de indexatie waarmee in de begroting is rekening gehouden.
We berekenen het risico, uitgaande van 2% hogere stijging dan opgenomen in de begroting Kans 50% Financieel gevolg: € 850k Risico: € 425k.
12
In de begroting van de WDW gaan we uit van de laatst bekende indexatiecijfers uit de circulaire van het rijk. De kans bestaat dat contracten afgesloten worden, met een hogere indexatie. We berekenen het risico op 2% hogere indexatie dan aangenomen in de begroting. Kans 25% Financieel gevolg: € 130k Risico: € 33k Gemeenten zijn zich aan het voorbereiden op het ravijn vanaf 2026, wanneer het rijk met ingrijpende kortingen op het gemeentefonds komt. Het risico bestaat dat de WDW een taakstelling opgelegd krijgt om de ontstane structurele tekorten bij de deelnemende gemeenten op te vangen. We gaan bij de berekening uit dat 6% korting op het gemeentefonds wordt doorberekend naar de WDW. Kans 10% Financieel gevolg: € 3,3 miljoen Risico: € 330k. Volgens artikel 19 van de GR worden reserves en voorzieningen overeenkomstig de door het bestuur daartoe uitgevaardigde richtlijnen gevormd. Deze richtlijnen zijn opgenomen in de nog door het bestuur vast te stellen Nota reserves en voorzieningen. De werkorganisatie houdt in haar begroting rekening met bestemmingsreserves ter afdekking van toekomstige tekorten en met afschrijvingsreserves ter afdekking van kapitaallasten.
13
2.2
Kengetallen financiële positie
In het Besluit begroting en verantwoording (BBV) zijn kengetallen voor de financiële positie benoemd. Deze kengetallen moeten verplicht worden opgenomen in deze paragraaf. Realisatie 2023
Begroot 2024
Realisatie 2024
Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
3,5%
5,3%
2,1%
3,5%
5,3%
2,1%
Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie
12,1% -2,0% n.v.t.
4,6% 0,0% n.v.t.
18,6% 0,2% n.v.t.
Belastingcapaciteit
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Kengetallen:
Het voornaamste kengetal waarop gestuurd wordt binnen de WDW is de structurele exploitatieruimte. De structurele exploitatieruimte is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte Werkorganisatie Druten-Wijchen heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage. Voor 2024 presenteren we een licht positief percentage, omdat de afrekening van € 466k al in de cijfers is verwerkt. Voor afrekening met de gemeenten bedraagt de structurele exploitatieruimte in 2024 1,0%. De netto schuldquote is vrij laag. Dat komt omdat er geen leningen lopen binnen de WDW. Alles wordt gefinancierd via de exploitatiebijdragen van de gemeenten. De solvabiliteit is laag vanwege het feit dat de WDW door de gemeenten in beginsel maximaal wordt gedekt voor de jaarlijkse lasten. Wel is de solvabiliteit gestegen ten opzichte van 2023. De positieve kasstroom (zie EMU-saldo in hoofdstuk 10) heeft zicht geuit in een daling van de netto schuld (zie netto schuldquote) en heeft ruimte gecreëerd voor het doteren van reserves (zoals egalisatiereserve ICT voor een bedrag van circa € 400.000).
Ultimo 2024 is de financiële positie van de WDW, vanwege de lage solvabiliteit, in basis risicovol. Echter is dit voor de WDW geen probleem vanwege het feit dat het financieringsrisico volledig bij de gemeenten ligt.
14
3.
Paragraaf Financiering
De paragraaf financiering gaat over de manier waarop de Werkorganisatie Druten Wijchen wordt gefinancierd en de risico’s die zich daarbij voordoen. De Financiële verordening (o.g.v. artikel 212 Gemeentewet) bevat het beleid hiervoor.
3.1
Financiering
De beide gemeenten dragen er zorg voor dat de Werkorganisatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen te voldoen. Op basis van de door het bestuur vastgestelde begroting ontvangen de gemeenten een factuur voor de bijdrage van het betreffende jaar. Deze bijdrage wordt in kwartaaltermijnen geïncasseerd. In 2024 zijn alle kwartaalbijdragen tijdig geïncasseerd en kon de Werkorganisatie aan haar verplichtingen voldoen. De WDW neemt bij het aantrekken van middelen de kaders in acht zoals vastgelegd in de Treasurystatuten van de gemeenten Druten en Wijchen (o.g.v. artikel 10 van de Financiële verordening). In onderhavig boekjaar heeft de WDW geen externe financieringen aangetrokken. De deelnemende gemeenten zorgen voor het werkkapitaal van de WDW. Er is geen sprake van rentelasten. De gehanteerde omslagrente is nihil.
3.2
Rekening courant
De Werkorganisatie heeft bij de Bank Nederlandse Gemeenten een rekening courant. Vooralsnog is hier geen kredietarrangement aan verbonden. Dit betekent dat een negatief saldo niet is toegestaan. In 2024 heeft dan ook geen roodstand plaatsgevonden. Op grond van art. 2 Wet FIDO (Wet financiering decentrale overheden) worden overtollige liquiditeiten bij ’s Rijks schatkist aangehouden. Op grond van art. 7, lid 2 Regeling schatkistbankieren decentrale overheden is op de Werkorganisatie Druten Wijchen voor de periode 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024 een drempelbedrag van € 1.000.000 van toepassing.
3.3
Kasgeldlimiet en renterisiconorm
De Wet FIDO bevat een kasgeldlimiet en een renterisiconorm die een grens stelt aan financiering op korte termijn respectievelijk lange termijn. Het is de Werkorganisatie niet toegestaan om een negatief banksaldo te hebben of anderszins geld te lenen. Daarom doet zich geen renterisico voor en zijn de kasgeldlimiet en de renterisiconorm niet van toepassing.
15
4.
Paragraaf Bedrijfsvoering
De paragraaf bedrijfsvoering biedt inzicht in de beleidsvoornemens inzake de bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering bestaat uit de onderdelen personeel, informatisering, automatisering, communicatie, organisatie, financieel beheer en beleid (waaronder de administratieve organisatie, treasury, planning en control en de interne controle) en facilitaire dienstverlening. De kwaliteit van onze bedrijfsvoering bepaalt mede het welslagen van onze dienstverlening. Op hooflijnen streeft de WDW naar: 1. Het door ontwikkelen van de organisatie. 2. Systeemimplementatie, ICT-ontwikkeling, procesharmonisatie en procesverbeteringen. 3. De kwaliteit van Dienstverlening (dichtbij en op maat). 4. De doorontwikkeling van zelforganisatie. Financiële rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van boekjaar 2023 moet de Werkorganisatie een (financiële) rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Met deze rechtmatigheidsverantwoording legt de directie expliciet verantwoording af (aan het bestuur) over de naleving van regels voor het financiële reilen en zeilen van de organisatie. Daarbij geeft de directie aan of de bestedingen (ontvangsten en uitgaven) van de Werkorganisatie hebben plaatsgevonden conform de geldende financiële wet- en regelgeving. In principe verschuiven daarmee een aantal werkzaamheden van de accountant naar de Werkorganisatie zelf.
Dit leidt tot meer werkzaamheden binnen de interne controle van de Werkorganisatie. We schatten op dit moment in dat we de invoering van de financiële rechtmatigheidsverantwoording binnen de huidige formatie kunnen uitvoeren. In 2024 is geen sprake van rechtmatigheidsfouten op de criteria begrotingsrechtmatigheid, voorwaardencriterium en misbruik- en oneigenlijk gebruik, die de verantwoordingsgrens (€ 535.090) conform de financiële verordening overschrijden. Zie hoofdstuk 6 Rechtmatigheidsverantwoording. Qua begrotingsrechtmatigheid is een overschrijding op de lasten van € 1.822k gerealiseerd. Deze overschrijding wordt acceptabel bezien, omdat hier directe baten tegenover staan. Daarnaast heeft een dotatie plaats gevonden aan de egalisatiereserve ICT van € 154k, waar geen expliciet bestuursbesluit van heeft plaats gevonden. Hoewel het bestuur de toepassing van de egalisatiereserve heeft vastgesteld, was het bedrag van de door te schuiven implementatiekosten ICT 2024 naar 2025 op dat moment nog niet bekend. De directe meeropbrengsten die de lastenoverschrijding direct compenseren zijn in de basis ook onrechtmatig, tenzij tijdig gecommuniceerd met het bestuur. We bezien het opnemen van deze passage in het jaarverslag als tijdig melden. Het bestuur neemt hier kennis van medio april in de concept jaarrekening, alvorens de jaarrekening definitief wordt vastgesteld in juli.
Er zijn rechtmatigheidsfouten op het voorwaardencriterium geconstateerd die de rapportagegrens (€ 26.755) conform de financiële verordening overschrijden. Het gaat hierbij om een totaalbedrag van € 193.000, verdeeld over de volgende 2 onderwerpen: - onterecht niet Europees aanbesteden van inhuur van personeel (bedrag 2024: € 117.000): in de jaarrekening van 2023 hebben we rechtmatigheidsfouten geconstateerd en verantwoord ten aanzien van het onterecht niet Europees aanbesteden van inhuur van personeel. Voor 4 van deze ingehuurde medewerkers liep het contract van 2023 door in begin 2024. De kosten die hiermee gemoeid zijn in 2024 (zijnde € 117.000), zijn daarmee in 2024 ook onrechtmatig. Na constatering van deze onrechtmatigheden gedurende 2023,
16
is direct actie ondernomen en is gestart met het herinrichten van het inhuurproces. Op 28 februari 2024 heeft het MT een vernieuwd centraal inhuurproces vastgesteld, waarbij team Inkoop alle trajecten van inhuur personeel gaat begeleiden. Daarmee verwachten wij het risico op toekomstige onrechtmatige inhuur van personeel in voldoende mate te beperken. Momenteel lopen er met betrekking tot inhuur van personeel geen ‘onrechtmatige’ contracten; - onterecht niet Europees aanbesteden van de inkoop van (bio)brandstoffen voor onze voertuigen (bedrag 2024: € 76.000): bij het aangaan van het contract met de leverancier van de (bio)brandstoffen is er initieel vanuit gegaan dat het totale bedrag over 4 jaar onder de grens voor Europees aanbesteden zou blijven. Daarom is dit product op dat moment niet Europees aanbesteed. Deze inschatting is destijds – hoofdzakelijk als gevolg van de stijgende brandstofprijzen de afgelopen 4 jaren – te laag geweest in relatie tot de werkelijke kosten. Het gevolg is dat de kosten 2024 met betrekking tot de inkoop van (bio)brandstoffen als onrechtmatig worden aangemerkt, zijnde € 76.000. Vanaf november 2024 is een Europese aanbesteding voor het inkopen van (bio)brandstoffen in voorbereiding. Deze wordt in maart/april 2025 gepubliceerd, waarmee deze onrechtmatigheid naar de toekomst toe is opgelost.
Er zijn daarnaast geen rechtmatigheidsfouten op het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium geconstateerd die de rapportagegrens (€ 26.755) conform de financiële verordening overschrijden. Fraude Fraude kan een groot effect hebben op de reputatie van de werkorganisatie en kan tot grote financiële schade leiden. Het bestuur is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit. Het bestuur is zich hier terdege van bewust, gezien de aanwezige diverse interne beheersingsmaatregelen – zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiële en niet-financiële indicatoren – om de kans op fraude en overtreding van weten regelgeving zo veel mogelijk te beperken. Om meer zekerheid te krijgen dat alle frauderisico’s in beeld zijn en ter voorkoming van daadwerkelijke fraude is een (formele) frauderisicoanalyse opgesteld. Eind 2023 is een concept beleid t.a.v. Misbruik en Oneigenlijk gebruik en Fraude opgesteld die in 2024 is afgestemd met het MT van de WDW. Op basis van dit gesprek is besloten om dit beleid op te delen in beleid voor de WDW en beleid voor beide gemeenten. Dit zal in 2025 worden afgerond en ter vaststelling worden aangeboden aan het bestuur van de WDW en beide colleges.
Verder beschikt de werkorganisatie over beschreven procedures ten aanzien van de samenwerking met derden en een intern inkoop- en aanbestedingsbeleid. Er is voldoende controle technische functiescheiding in het betalingsproces, wat ervoor zorgt dat een betaling altijd door ten minste twee verschillende medewerkers wordt gecontroleerd alvorens er daadwerkelijk betaald wordt. Om de onderkende frauderisico’s van onterecht uitgaande gelden alsmede het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management verder te mitigeren is het niet mogelijk voor management/directie/bestuur om te betalen. Zichtbare monitoring op de werking en naleving van het beleid is onderdeel van de verbijzonderde interne controle (hierna: VIC). In de VIC worden onder andere de volgende werkzaamheden verricht om eventuele effecten van onderkende fraude- en corruptierisico’s te mitigeren: - Een detailcontrole op de inkopen en aanbestedingen om vast te stellen dat deze conform de geldende Europese aanbestedingsregels en Aanbestedingswet 2012 zijn aanbesteed; - Door middel van het uitvoeren van een steekproef vaststellen dat voor de facturen die in rekening zijn gebracht bij de werkorganisatie ook een prestatie is geleverd door de tegenpartij;
17
- Door middel van het uitvoeren van een steekproef vaststellen dat de betalingen van deze facturen ook naar het juiste bankrekeningnummer zijn overgemaakt. Op basis van de vorenstaande interne beheersingsmaatregelen alsmede de uitgevoerde VIC zijn geen aanwijzingen van fraude en/of corruptie naar voren gekomen in 2024. Informatiebeleidsplan Het huidige ‘IBP 2022-2025’ van de WDW en gemeenten Druten en Wijchen is bestuurlijk vastgesteld eind 2022. Feitelijk zijn we daardoor in 2023 pas begonnen met de uitvoering. We zijn dus 2 jaar op weg, maar zouden volgens deze planning eigenlijk vanaf 2026 een nieuw IBP moeten hebben. We hebben echter gemerkt dat het proces om te komen tot het huidige IBP erg intensief is geweest en we voor ons gevoel pas net op weg zijn met dit IBP. We constateren dat de ambities en speerpunten uit het huidige IBP nog onveranderd en actueel zijn, ondanks soms snelle veranderingen in de ICT-wereld. De enige grote nieuwe ontwikkeling is de opkomst van AI sinds eind 2022 (doorbraak Chat GPT). Deze ontwikkeling nemen wij al mee in het huidige projectenportfolio. Niet als een apart negende thema (zie verderop), maar als nieuwe kans binnen alle thema’s en speerpunten die we hebben geformuleerd.
Enerzijds gedreven vanuit de bestuurlijke interesse vanuit met name de gemeenteraad in Wijchen, maar ook vanuit onze eigen ambities om de kansen van deze nieuwe techniek te benutten. Waarbij we zorgvuldig zijn in de manier waarop we AI inzetten, in lijn met onze voorlopige beleidsstandpunten over AI. Projectenportfolio Onderstaand een overzicht van de thema’s en de belangrijkste projecten die per thema zijn gerealiseerd in de periode van 2021 tot heden of nog onderhanden zijn in 2025. Is het nog onderhanden dan is dit weergegeven met: (2025, 2025 en verder) Dus ook al deels voordat het IBP van kracht is sinds 2023. Omdat we voor 2023 geen IBP hadden, vinden we het relevant deze projecten ook te benoemen en een plek te geven binnen de thema’s. Omdat we vanaf 2021 een aantal grote en belangrijke WDWharmonisatieprojecten hebben uitgevoerd. Hiermee hebben we een grote inhaalslag gemaakt om ons ICT landschap te harmoniseren voor de WDW. 1. We verstevigen de burgerparticipatie a. Aanbesteding van digitale toolbox voor inwonerparticipatie 2. We verbeteren de digitale dienstverlening 1 a. Verbeterde digitale toegankelijkheid van onze websites b. Nieuwe e-formulieren websites c. Implementatie ID-Burger (snelle en eenvoudige controle ID bewijzen) d. Eerste versies van Chatbot websites en Livechat. Worden doorontwikkeld in 2025 e. Klant contact monitoring f.
Invoering Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) / Omni-channel concept (2025) 3. We gaan meer en digitaler (samen)werken a. Aanbesteding en implementatie digitale handtekening b. Aanbesteding en implementatie anonimiseringsoftware
Voor het thema ’digitale dienstverlening’ sluiten we aan bij het programma Agenda dienstverlening. De projecten en budgetten om deze projecten te realiseren zijn (deels) al opgenomen in dit programma. 1
18
4.
5.
6.
7.
8.
c. Verdere invoering van werken met Microsoft 365, waaronder MS Teams, uitfaseren netwerkschijven, digitale vaardigheden (2025 en verder) We gaan meer datagedreven werken a. Open data platform ‘Druten Wijchen in cijfers’ b. Regionale aanbesteding datawarehouse (2025) c. AI pilots, waaronder invoering audiotranscriptie software voor notulen raadsvergaderingen en hulpsoftware voor opstellen zienswijzen omgevingsplan (2025 en verder) We optimaliseren onze ICT voorzieningen a. Cloudgang (naar SaaS) van diverse applicaties bij natuurlijke vervangingsmomenten; verminderen afhankelijkheid Citrix omgeving iRvN b. Invoering Selfserviceportaal meldingen iRvN c. Implementatie sjablonengenerator voor documentcreatie d. Harmonisatie e-Herkenningsmiddelen e. Implementatie Office 365 binnen Citrix f. Aanbesteding en implementatie Telemetriesysteem g. Regionale tenantsplitsing Microsoft 365 (2025) h. Aanbesteding en implementatie GT Connect 2 via iRvN (nieuw regionaal telefonieplatform) (2025) We verbeteren onze informatiehuishouding a. Aanbesteding, implementatie en harmonisatie van applicaties sociaal domein b. Aanbesteding, implementatie en harmonisatie van applicaties burgerzaken en gegevensdistributie c. Aanbesteding en invoering nieuwe Omgevingswet applicaties (VTH, Omgevingsplan, toepasbare regels) d. Aanbesteding en invoering contractmanagement systeem e.
Aanbesteding en invoering systeem meldingen openbare ruimte f. Aanbesteding en invoering HRM applicatie g. Aanbesteding en invoering BAG applicatie h. Aanbesteding en invoering Geografisch Informatiesysteem i. Aanbesteding en invoering software P&C cyclus j. Uitgewerkte en actueel bijgehouden informatie architectuur k. Diverse conversies van data van uitgefaseerde applicaties naar JOIN l. Aanbesteding en implementatie financiële applicatie (vervanging Key2Financien) (2025-2026) m. Visie op zaakgericht werken inclusief aanbesteding en implementatie zaaksysteem (vervanging JOIN) (2025-2027) n. Invoering Wet Open Overheid (WOO) (2025 en verder) Onze organisatie is voorbereid en ingericht a. Implementatie digitaal platform WDW Academie b. Diverse workshops, trainingen, e-learnings en digitale vaardigheden binnen WDW academie, gerelateerd aan ICT en informatievoorziening c. ICT deel nieuw instroom-doorstroom-uitstroom proces medewerkers d. Hybride vergadermiddelen overlegruimtes en specifieke nieuwe digitale voorzieningen voor burgerzaken en griffies e. Regionale strategische i-agenda (2025 en verder) We versterken onze informatiebeveiliging en privacy a. Bewustwordingsprogramma, e-learnings WDW Academie. b. ISMS systeem (beheersysteem op informatieveiligheidsmaatregelen) (2025)
19
Voor het thema ’digitale dienstverlening’ wordt aangesloten bij het programma Agenda dienstverlening. De projecten en budgetten om deze projecten te realiseren zijn (deels) al opgenomen in dit programma.
1
Het projectenportfolio dat onder het IBP valt blijft ondertussen continu in beweging. Er worden projecten afgerond en er komen tussentijds nieuwe projecten bij. Nieuwe projecten blijken tot nu toe prima toe te voegen onder de thema’s die we hebben gedefinieerd en de ambities en speerpunten die we binnen die thema’s hebben. Verlenging van de looptijd van het IBP wordt in 2025 nader bezien omdat nieuwe projecten in lijn zijn met de 8 actuele thema’s. In 2024 is ruim € 0.4 mln uitgegeven op IBP waar € 0.6 mln begroot was. Het surplus zal worden gereserveerd als uitloop naar 2025. Het algeheel beeld is dat de meerjarenbegroting IBP nog steeds in lijn is met uitvoering en kosten met een enkele uitloop naar 2026. WOO De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden. De wet is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur en bepaald welke informatie een gemeente actief moet publiceren en welke gegevens een burger achteraf alsnog kan opvragen om te laten publiceren. Dit noodzaakt grote veranderingen in het informatiemanagement van de organisatie, de procesinrichting en het beheer van informatie binnen deze processen, en belangrijker; het gedrag van haar ambtenaren. De nodige wijzigingen in het informatiemanagement, de procesinrichting en het informatiebeheer worden meegenomen in een nieuw programma ‘Informatie op orde’ in 2025.
In 2024 is het verloop van het behandelen van Woo-verzoeken actief gemonitord wat moet leiden tot het aanpakken van zwakke plekken in het proces. Sinds 2022 zijn het aantal verzoeken voor de WDW en de gemeenten bijna verdubbeld, waardoor kwetsbaarheden in het proces sneller zichtbaar worden. Er wordt nu voornamelijk gekeken naar manieren om het aantal verzoeken te verminderen (o.a. door beter en sneller contact). Op 1 november 2024 is de eerste tranche van informatie die openbaar moet worden onder de Woo ingegaan. Beide gemeenten en de werkorganisatie voldoen hieraan. Voor de tweede tranche zijn er vertragingen op rijksniveau. De WDW is in kaart aan het brengen welke documenten gepubliceerd moeten worden, en hoe wij de ambtenaren daarin het beste kunnen ondersteunen. In 2027 moet de WOO geïmplementeerd zijn, met nog 3 jaar extra voor het op orde krijgen van het informatiebeheer. Archiefbewerkingstraject In het archiefverslag van 2022 van de gemeentearchivaris is geconstateerd dat enkele archiefverzamelingen wettelijk gezien overgebracht moeten worden richting onze archiefbewaarplaats, het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) zodat deze archieven openbaar en toegankelijk zijn voor informatiezoekenden In 2024 is een aanbestedingsprocedure opgestart en is een geschikte partij gevonden.
Deze partij is in juli 2024 gestart met de opdracht en de verwachting is dat dit uiterlijk eind 2025 is afgerond. In de tweede helft van 2024 is gestart met het bewerken van de archieven en het ompakken van de archieven naar geschikt materiaal. De fysieke werkzaamheden van Wijchen zijn klaar, naar verwachting zal de bewerking van Druten in het eerste kwartaal van 2025 worden afgerond. Als de bewerking klaar is, moeten door zowel het RAN als door team Informatiebeheer de opgestelde inventarissen en de vernietigingslijsten worden goedgekeurd. Als deze goedkeuring is verleend, kunnen de archiefverzamelingen van de juiste etiketten worden
20
voorzien en kunnen de archieven naar het RAN worden overgebracht waarna het project is afgerond. De verwachting is dat het project conform plan en vastgesteld budget wordt uitgevoerd. Inhuurproces In de loop van 2024 heeft er een wijziging van het inhuurproces plaatsgevonden. Deze wijziging heeft plaatsgevonden omdat het eerdere proces inefficiënt functioneerde, en omdat rechtmatigheid en inkopen binnen de financiële kaders onvoldoende geborgd was. De coördinatie van het proces is overgegaan van P&O naar inkoop. De domeinmanager heeft de verantwoordelijkheid over alle inhuur binnen zijn/haar domein en betrekt de P&O-adviseur en financieel adviseur vroegtijdig, zodat op voorhand duidelijk is welke inhuurbehoefte bestaat en welke financiële ruimte aanwezig is. Deze wijziging heeft onder meer als gevolgen: Rechtmatig inkopen: Door inkoop de coördinatie over het inhuurproces te geven, is de rechtmatigheid van onze inkopen beter geborgd. De eerste resultaten hiervan zijn al zichtbaar in de tussentijdse spendanalyse. Juridische zekerheid: Bij nieuwe inhuurkrachten wordt er standaard gebruik gemaakt van onze eigen contractformats en algemene inkoopvoorwaarden. In het verleden werden vaak contracten en voorwaarden van leveranciers geaccepteerd, wat juridische en financiële risico's met zich meebrengt.
Beter ‘in control’ over onze inhuur Er is in een register allerlei informatie vastgelegd over de inhuurkrachten bij onze organisatie, waardoor wij makkelijk (periodieke) controles kunnen uitvoeren op o.a. looptijden (aflopende contracten) en werkelijke urenbesteding. Tevens is informatie over het type inhuur makkelijk te raadplegen. Zoals in het voorwoord aangegeven hebben deze maatregelen zichtbaar en aantoonbaar bijgedragen tot een kwalitatief beter ingericht inkoop, lees inhuurproces. Er wordt tijdig gecommuniceerd over de afloop van de contracten en afstemming gezocht over nut en noodzaak van verlengingen. WDW Academie De WDW Academie is in 2024 sterk doorontwikkeld. Een belangrijke component hiervan betreft de ontwikkeling van een breed scala aan nieuwe trainingen om interne kennis binnen de organisatie verder te promoten. Denk hierbij aan trainingen op het gebied van politiek-bestuurlijke sensitiviteit, projectmatig werken, werken vanuit de bedoeling, informatieveiligheid en privacy, arbo en veiligheid, gemeentelijke financiën en participatie. Deze trainingen hebben vorm gekregen door een uitgebreide inventarisatie van de opleidingsbehoeften die bij de teams op de werkvloer heersen. Deze trainingen zijn gecategoriseerd in nieuwe maar ook deels verplichte ‘leerlijnen’ om het aanbod overzichtelijk en aantrekkelijk weer te geven.
Verder is het aanbod van externe trainingen verder uitgebreid. Waar mogelijk wordt aan (interne) deelnemers van deze trainingen gevraagd om de getrainde informatie zelf te gaan onderwijzen in de organisatie. Dit traject is onder meer gestart bij projectmatig werken en werken vanuit de bedoeling, om zo op kostenefficiënte wijze kennis en vaardigheden in de organisatie te brengen en hier te borgen. Door de uitbreiding van het aanbod en de nieuwe categorisering is het gebruik van de WDW Academie organisatiebreed gemiddeld met 14% gestegen ten opzichte van 2023, . Eind 2024 maakte gemiddeld 70% van de medewerkers minimaal 2 keer per jaar gebruik van het opleidingsaanbod van de WDW Academie, en 36% zelfs 4 keer of vaker. Met het her-implementatietraject van de WDW Academie dat in 2024 gestart is bij de leverancier van de software werken we hard om het gebruik nog verder te vergroten.
21
Onboardingsprogramma In 2024 is er een onboardingsprogramma gemaakt voor nieuwe medewerkers van de binnendienst, zodat deze medewerkers een warm welkom ervaren met eenzelfde inwerkprogramma als bij de WDW. Er zijn twee leerlijnen gemaakt: “Welkom bij de WDW” en “Veilig Werken”. Met deze leerlijnen leren nieuwe medewerkers de organisatie en haar medewerkers goed kennen en ontvangen ze training in noodzakelijke kennis en vaardigheden. Hiervoor worden verschillende middelen ingezet: e-learnings, fysieke bijeenkomsten, naslagwerken en een interactieve introductiegids. Vanaf 1 november 2024 is dit een verplichting geworden voor startende interne medewerkers. De WDW academie is het platform voor deze leerlijn. Vooraf zijn er informatiebijeenkomsten over het onboardingsprogramma gehouden voor buddy’s en geïnteresseerden. Er wordt gewerkt met checklisten voor zowel de nieuwe medewerker, de manager als de buddy om te monitoren of het programma volledig doorlopen wordt. De intranetsite Wendi is hierop ingericht waardoor informatie sneller beschikbaar en vindbaar is. Bij P&O worden maandelijks informatiebijeenkomsten georganiseerd waarbij uitleg wordt gegeven over alle mogelijkheden binnen Motion en is er tijd om vragen te stellen en feedback te geven.
22
5.
Paragraaf verbonden partijen
Binnen de context van de gemeenschappelijke regelingen heeft de WDW de formeel juridische status van een bedrijfsvoeringorganisatie. Verbonden partijen van de WDW zijn de gemeenten Druten en Wijchen, met dien verstande dat geen sprake is van zuivere verbonden partijen in de zin van de BBV.
23
Jaarrekening
24
Jaarrekening 6.
Rechtmatigheidsverantwoording
6.1
Inleiding
Tot en met 2022 gaf de accountant naast de getrouwheid een oordeel over de rechtmatigheid van de WDW. Met ingang van 2023 geeft de directie een rechtmatigheidsverantwoording af. Het bestuur heeft hiervoor regels vastgelegd in de financiële verordening 2023.
6.2
Verantwoordelijkheid directie
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming zijn met door het bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het bestuur op 13 maart 2025 vastgestelde normenkader van relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag, omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 535.090. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024.
25
6.3
Bevindingen
De directie stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen € 2.169.000 bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 535.090. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens de directie overigens een bedrag van € 1.822.000 acceptabel op basis van door het bestuur vastgestelde afspraken. De geconstateerde afwijkingen betreffen: (Bedragen x 1.000)
A
Begrotingsonrechtmatigheid
Bedrag
A1 Overschrijding lasten programma 1 A2 Overschrijding investeringsbudgetten A3 Ongeautoriseerde reservemutaties Overige afwijkingen niet tijdig gewijzigd in de A4 begroting/gemeld aan bestuur: Onderschrijding van de lasten op programma 1. Overige afwijkingen niet tijdig gewijzigd in de A4 begroting/gemeld aan bestuur: Onderschrijding van de baten op programma 1. Overige afwijkingen niet tijdig gewijzigd in de A4 begroting/gemeld aan bestuur: Overschrijding van de baten op programma 1.
€ 1.822 €€ 154 €-
Totaal begrotingsonrechtmatigheden
€ 1.976
Toelichting
€€-
Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel A1 t/m A4) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als € 1.822 acceptabel is geduid. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwezen naar dit vooraf vastgestelde beleid. De niet-acceptabele € 154 begrotingsonrechtmatigheden worden inhoudelijk in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht. B
Voorwaarden criterium
Bedrag
B1 Niet naleven Europese aanbestedingsrichtlijnen B2
€ 193
C
Bedrag
M&O criterium
C1 Geen bevindingen Totaal onrechtmatigheden (A+B+C) Waarvan acceptabel Waarvan niet-acceptabel
Toelichting
Toelichting
€€ 2.169 € 1.822 € 347
In de paragraaf Bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid.
26
7.
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening
7.1
Inleiding
De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeente (BBV) daarvoor geeft. De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen de nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover deze op balansdatum gerealiseerd zijn. Lasten en verliezen worden in acht genomen zodra deze bekend zijn geworden respectievelijk te voorzien zijn. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeid-gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. Daarbij moet gedacht worden aan componenten zoals verlofaanspraken en dergelijke.
7.2
Waarderingsgrondslagen balans
Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingspijs verminderd met afschrijvingen. Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingspijs inclusief bijkomende kosten verminderd met bijdragen van derden en afschrijvingen, maar maximaal tegen (duurzaam) lagere marktwaarde. Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven op basis van ingeschatte levensduur, waarbij geen restwaarden worden gehanteerd. Uitzettingen met rentetyp. looptijd korter dan 1 jaar De kortlopende vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Op grond van art. 2 Wet FIDO (Wet financiering decentrale overheden) worden overtollige liquiditeiten bij ’s Rijks schatkist aangehouden. Eigen vermogen Onder het eigen vermogen zijn opgenomen de algemene reserves, de bestemmingsreserves, de afschrijvingsreserves evenals het saldo van de rekening van baten en lasten.
27
Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de balansdatum bestaan, waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. De voorzieningen worden opgenomen tegen nominale waarde van de voor de afwikkeling van de voorziening verwachte noodzakelijke uitgaven. Normenkader Op deze jaarrekening is het door het bestuur op 13 maart 2025 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving van toepassing. Het normenkader betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving. De inventarisatie beperkt zich tot regelgeving die relevant is voor financiële beheershandelingen.
7.3
Grondslagen van resultaatbepaling
Baten en lasten In de rekening worden de baten en lasten op dezelfde wijze gerangschikt als in de begroting. Zowel de baten als de lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Mutaties van reserves worden conform de verslaggevingsvoorschriften afzonderlijk in de staat van baten en lasten gepresenteerd. Vennootschapsbelasting Gemeenschappelijke regelingen zijn belastingplichtig ‘indien en voor zover zij een onderneming drijven’. Indien sprake is van een ondernemingsactiviteit dient te worden beoordeeld of een vrijstelling van toepassing is. Indien de activiteiten van de WDW al kwalificeren als onderneming in fiscale zin, zijn de resultaten vrijgesteld op grond van de zogenoemde samenwerkingsvrijstelling. Deze vrijstelling is van toepassing indien is voldaan aan de volgende cumulatieve voorwaarden: 1. De activiteiten worden verricht voor de in het samenwerkingsverband deelnemende gemeenten; 2. Indien de gemeenten de werkzaamheden zelf zouden hebben uitgevoerd, zou geen sprake zijn van VPB-plicht; 3. De afnemers dragen naar rato van afname bij in de kosten (‘evenredigheidseis’). De activiteiten van WDW voldoen aan deze voorwaarden.
De activiteiten worden immers verricht voor de gemeenten Druten en Wijchen (deelnemers in het samenwerkingsverband) en de activiteiten zouden niet tot belastingplicht hebben geleid indien de gemeente de activiteiten zelf zou hebben verricht. In dat geval zou immers sprake zijn van interne activiteiten. Daarnaast voldoet de overeengekomen kostenverdeelsleutel aan de evenredigheidseis. Derhalve zijn de resultaten vrijgesteld van vennootschapsbelasting.
28
8.
Baten en lasten
8.1 Rekening van baten en lasten In dit hoofdstuk zijn de totalen van alle baten en lasten per programma opgenomen. Op grond van de BBV zijn de cijfers per programma exclusief de mutaties in de reserves weergegeven. Dit geeft het gerealiseerd resultaat voor bestemming weer. Na verwerking van de mutaties in de reserves wordt ten slotte het gerealiseerd resultaat na bestemming weergegeven. In dit resultaat is de afrekening van € 466k naar de gemeenten reeds verwerkt.
29
Bedragen x (€ 1.000) Overzicht baten en lasten
Begroting Jaarverslag 2024
Verschil
Jaarverslag
2024
2023
Baten binnen de verdeelsleutel Druten (35,2%)
11.933
11.933
0
12.618
Wijchen (64,8%)
21.967
21.967
0
23.228
Druten (32,0%)
2.050
1.835
-215
0
Wijchen (68%) Doorbelasting personeel Druten Wijchen
4.356
3.900
-456
0
352
1.374
1.022
1.736
386
460
74
490
0
0
0
220
Bijdragen derden
206
1.142
936
883
Rente
150
163
13
243
41.400
42.774
1.375
39.418
Druten
3.097
3.327
230
3.630
Wijchen
6.192
6.167
-25
6.346
Doorbelasting projecturen Voorziening personeel
Totaal baten binnen de verdeelsleutel Baten buiten de verdeelsleutel
Doorbelasting personeel Druten Wijchen
0
578
578
143
546
465
-81
128
9.836
10.538
702
10.247
51.235
53.312
2.077
49.665
Loonsom
28.006
28.735
-729
25.935
Inhuur
5.070
5.107
-37
5.529
Overige personeelskosten
1.064
1.631
-567
1.200
Huisvesting
1.408
1.281
127
1.482
I&A
4.854
4.722
133
4.369
799
846
-47
806
41.202
42.322
-1.120
39.320
Loonsom
7.003
6.750
253
7.106
Inhuur
Bijdragen derden Totaal baten buiten de verdeelsleutel TOTAAL BATEN Lasten binnen de sleutel
Overige kosten Totaal lasten binnen sleutel Lasten buiten sleutel
1.794
2.508
-715
2.196
Overige personeelskosten
9
295
-287
33
Huisvesting
0
0
0
0
I&A
0
0
0
0
Overige kosten
1.030
984
46
912
Totaal lasten buiten sleutel
9.836
10.538
-702
10.247
51.037
52.859
-1.822
49.567
Gerealiseerd Totaal baten/Lasten
198
453
255
98
Dotatie aan reserves
-501
-650
-149
-372
Onttrekking aan reserves
303
197
-106
274
Totaal mutatie reserves
-198
-453
-255
-98
0
0
0
0
TOTAAL LASTEN
RESULTAAT
30
8.2 Baten en lasten per taakveld Prim.begr.
Actuele begroting
Realisatie
2023
2024
2024
2024
Baten 0.10 Reserves 0.4 Overhead 0.5 Treasury Totaal baten
274 49.422 243 49.939
303 48.408 0 48.711
303 51.085 150 51.538
197 53.149 163 53.509
106 -2.063 -13 -1.971
Lasten 0.10 Reserves 0.4 Overhead 0.5 Treasury Totaal lasten
372 49.567 0 49.939
250 48.461 0 48.711
501 51.037 0 51.538
650 52.859 0 53.509
-149 -1.822 0 -1.971
0
0
0
0
0
Omschrijving (Bedragen x 1.000)
Jaarverslag
Resultaat van de rekening van baten en lasten
Verschil
8.3 Toelichting verschillen baten en lasten ten opzichte van begroting Binnen sleutel
Buiten sleutel Druten
Buiten sleutel Wijchen
Totaal verschil
-1.333 1.022 74
-226 82 0
-522 497 0
-2.081 1.600 74
936
-37
-44
855
699
-182
-68
448
796
70
-61
805
0
-252
-7
-259
-138
0
0
-138
Het opleidingsbudget is met € 88k overschreden. We hebben onze regionale inzet over voorgaande jaren nog kunnen factureren. Overig
-88
0
0
-88
65
0
0
65
63
0
0
63
Huisvesting (voordeel t.o.v. begroting) Voordeel op gas en elektra, door positieve afrekening 2023.
127 11
0 0
0 0
127 11
Bedragen x (€ 1.000)
Personeelskosten (voordeel t.o.v. begroting) Personeel t.l.v. programmagelden Druten en Wijchen. Doorbelasting projectenuren. Bijdrage derden (o.a. detacheringen, loonkostensubsidies). Saldo Personeelskosten na doorbelastingen (baten) Toelichting verschillen personeelskosten Onderuitputting personeel, zoals in de tweede Bestuursrapportage ook is aangekondigd. Hoewel de bezetting richting eindejaar vrijwel volledig was, hebben we vanwege lagere inschaling en vacatureruimte in 2024 geld over kunnen houden. Nadeel op wijkbeheer, vanwege afname van het aantal beschikbare medewerkers uit het sociaal werkvoorzieningsschap, waarvoor duurdere inhuur ingezet is. De compensatie vanuit loonkostensubsidie dekt het verschil onvoldoende. Daarnaast is het groeizaam weer geweest, waardoor meer inzet is gepleegd om aan het gewenste kwaliteitsniveau te voldoen. De kosten voor onze arbodienst lager hoger dan aangenomen in de begroting