Bijlage 2 Was-wordt lijst vaststelling Verordening Auditcommissie Gemeente Wijchen

Was-wordt lijst vaststelling Verordening op de Auditcommissie Er is geen VNG-modelverordening voorhanden voor het instellen van een Auditcommissie. Daarom wordt voorgesteld om de bestaande verordening van een van de omliggende gemeenten als basis te nemen, te weten de Verordening Auditcommissie gemeente Apeldoorn (2025). Deze verordeningen is namelijk de meest recente. Ook de verordeningen op de Auditcommissie van de gemeente Gouda (2024) en gemeente Amsterdam (2017) zijn hierin meegenomen.

Voorstelselectie voor de nieuwe verordening Auditcommissie gemeente Wijchen 2025 Huidige verordening (Wijchen) (Geldend van 07-03-2013 t/m heden)

Nieuwe verordening (Wijchen) Intitulé De raad van de gemeente Wijchen; Gelezen het voorstel van de Auditcommissie van 16 september 2025, Gelet op artikel 84 van de Gemeentewet; Besluit de volgende verordening vast te stellen: Verordening op de Auditcommissie gemeente Wijchen

Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen 1. Er is een auditcommissie

Artikel 1 Begripsbepalingen 1.

In deze verordening wordt verstaan onder: a.

2. In deze verordening wordt verstaan onder a. b. c. d.

e. f.

de commissie: de auditcommissie; de raad: de gemeenteraad; het college: het college van burgemeester en wethouders; de accountant: de in de Controleverordening gemeente Wijchen bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; de voorzitter: de voorzitter van de commissie; het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

b. c. d. e. f. g. h.

de accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijchen; de commissie: de Auditcommissie van de gemeente Wijchen; controle verordening: de geldende Controle verordening gemeente Wijchen; leden: de leden van de Auditcommissie Wijchen het programma van eisen: het programma van eisen van de accountantscontrole op de jaarrekening; de raad: de gemeenteraad van de gemeente Wijchen; controleplan: het controleplan van de accountant is een gedetailleerd plan dat de accountant opstelt om de jaarrekening (inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording) te controleren en te bepalen of deze een getrouw beeld geeft van de financiële situatie van de gemeente. Het plan beschrijft de te controleren processen, de benodigde

i. j. k.

controlewerkzaamheden, de risico's en de te behalen controle-informatie, om zo een oordeel te kunnen vormen in de af te geven controleverklaring; rekenkamer: de Rekenkamer Wijchen; secretaris: de secretaris van de Auditcommissie. de voorzitter: de voorzitter van de Auditcommissie Wijchen;

Artikel 2 Auditcommissie

1. Er is een commissie van advies aan de raad, genaamd Auditcommissie. De Auditcommissie bestaat uit een voorzitter en leden.

2. De Auditcommissie is zodanig samengesteld dat zo veel als mogelijk van de in de raad aanwezige partijen met een lid vertegenwoordigd zijn.

Artikel 2 Doel

Artikel 3 Doel

1. De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met

De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4, tweede lid, van de Controle verordening gemeente Wijchen en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 4. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

2.

de accountant als bedoeld in Externe link:artikel 4, derde lid, van de Controleverordening gemeente Wijchen en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3 Taken en bevoegdheid

1. De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van

2.

belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a. de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

b. het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant c.

richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole; een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen

Artikel 4 Taken Auditcommissie 1.

2.

De Auditcommissie is belast met advisering aan de raad over de taken die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid en het kunnen vervullen van zijn controlerende taken. Onder de in het eerste lid bedoelde taken worden in ieder geval begrepen: a. het voorbereiden van procedures tot selectie en voordracht van een accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. De Auditcommissie brengt aan de raad een advies uit over de aanwijzing. b. de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole; c. het adviseren over het jaarlijkse controleplan; d. het aandragen van onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de controle door de externe accountant; e. bespreken van tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder b. bedoelde accountant; f. advisering aan de raad voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening en het

d. e. f. g. h.

controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in Externe link: artikel 4, derde lid, Controleverordening gemeente Wijchen; een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles; het evalueren van de werkzaamheden van de accountant; het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant; een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college; het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

g. h. i. j. k. l.

jaarverslag; het adviseren van de raad over de rapportages die het college aan de raad stuurt; beoordelen van de opbouw en kwaliteit van de documenten behorend bij de planning en control cyclus; het monitoren van de door het college aangekondigde en uitgevoerde onderzoeken in het kader van artikel 213a Gemeentewet; controle van de uitwerking en naleving door het college van de geldende Financiële Verordening (artikel 212 Gemeentewet); het bespreken van de jaarlijkse ICT-rapportage van de gemeente met de betrokken portefeuillehouder; het overleggen over andere onderwerpen die zijn gerelateerd aan hetgeen in dit artikel wordt genoemd.

Artikel 5 Bevoegdheden Auditcommissie

3. De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

1. 2.

3. 4.

5.

6. 7. 8. 9.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

1. De commissie bestaat uit raadsleden, waarvan één voorzitter 2.

van de commissie is. Per fractie kan één raadslid benoemd worden in de commissie. Voor elk commissielid wordt één vaste plaatsvervanger benoemt door de raad.

De Auditcommissie is bevoegd over de in artikel 4 genoemde taken voorstellen inclusief een advies over door de raad te nemen besluiten uit te brengen. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 4 bedoelde taken is de Auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de Rekenkamer en de accountant als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onder b. De Auditcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige. De Auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het intrekken van de aanwijzing van de accountant als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onder b. De Auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de Rekenkamer, de accountant als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onder b, ambtenaren, belanghebbende en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen. Indien de Auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college hierover. De Auditcommissie is bevoegd specifieke aandachtspunten te benoemen als advies op het controleplan. De Auditcommissie is bevoegd de portefeuillehouder financiën te adviseren over de kwaliteit van bestuurlijke financiële voorstellen alvorens deze aan de raad worden aangeboden.

De Auditcommissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand.

Artikel 6 Samenstelling Auditcommissie 1.

2.

De Auditcommissie bestaat uit één lid per fractie. a. Voor fracties bestaande uit een of twee raadsleden geldt dat zij een commissielid zijnde niet-raadslid mogen voordragen. b. Fracties bestaande uit drie of meer raadsleden mogen alleen raadsleden voordragen. De leden van de Auditcommissie worden door de raad benoemd op voordracht van de fractie

3. Voor fracties met slechts één of twee raadsleden geldt dat zij

4.

5. 6. 7.

zich in de commissie mogen laten vervangen door een commissielid (zijnde een niet raadslid). Fracties met drie of meer raadsleden kunnen een plaatsvervangend raadslid benoemen. De commissie heeft vier adviseurs te weten de wethouder van financiën, de manager van de afdeling financiën, de gemeentesecretaris (dan wel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger) en de voorzitter van de rekenkamercommissie. De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen. De raad benoemt de leden van de commissie en hun plaatsvervangers. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

waar zij toe behoren. Bij afwezigheid kunnen leden vervangen worden door plaatsvervangers. Per fractie kan één plaatsvervangend lid benoemd worden in de auditcommissie. De plaatsvervanger is altijd een raadslid. 4. De commissie heeft als adviseurs de accountant, de wethouder van financiën, de senior beleidsadviseur financiën, de voorzitter van de rekenkamer en de griffier. 5. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie. 6. De raad bevordert bij de samenstelling van de Auditcommissie een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties. 7. De (tussentijdse) benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. 8. Het lidmaatschap van de Auditcommissie vervalt door het verlies van het raadslidmaatschap, door ontslagname als lid van de Auditcommissie of door een met redenen omkleed besluit van de raad. 9. Als het achtste lid zich voordoet, wordt in de tussentijd in de Auditcommissie opengevallen plaats(en), zo spoedig mogelijk voorzien. 10. Leden van de Auditcommissie beschikken bij voorkeur over de nodige deskundigheid op het gebied van de taken als omschreven in artikel 4. 3.

Artikel 5 Zittingsduur

1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het 2. 3.

einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad. De raad kan een lid tussentijds ontslaan. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen

Artikel 6 Voorzitter

1. De commissie kiest uit haar leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 7 Voorzitter 1. 2.

2. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking

De Auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzitter draagt, met ondersteuning van de secretaris, zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de taken en bevoegdheden van de commissie, het opstellen van adviezen en raadsvoorstellen.

Artikel 8 Vergaderingen 1.

De Auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of als ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2. 3. 4. 5. 6. 7.

van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie. De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. Verordening op de Auditcommissie. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college, de leden van het presidium en ligt voor de overige raadsleden vertrouwelijk ter inzage op de griffie.

Artikel 8 Informeren raad

1. De commissie informeert de raad via de commissie waarin

2.

onderwerpen betreffende Algemene en sociale Zaken, Middelen en Economie behandeld worden en informeert het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de functionele raadscommissie van de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

2.

3. 4. 5. 6. 7. 8.

De agenda wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste vier dagen voor de aanvang van de vergadering verstuurd. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden toegezonden. Een vergadering vindt alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt;. De secretaris draagt zorg voor een beknopt verslag van het besprokene in de vergadering. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering van de Auditcommissie vastgesteld. De verslagen van de Auditcommissie zijn opvraagbaar. Indien ten aanzien van stukken die zijn gericht aan de Auditcommissie geheimhouding is opgelegd blijven deze onder berusting van de secretaris van de Auditcommissie. De secretaris verleent inzage aan de leden van de Auditcommissie alsmede aan andere personen voor zover aan hen kennisneming onder geheimhouding is toegestaan.

Artikel 9 Advisering raad

1. In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de Auditcommissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt;

2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter of een lid van de Auditcommissie een toelichting in de vergadering van de raadscommissie of van de gemeenteraad.

Artikel 10 Secretariaat 1. 2. Artikel 9: Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie”.

Het secretariaat van de Auditcommissie wordt verzorgd door de griffier of een daartoe aangewezen medewerker van de raadsgriffie. Indien nodig kan een notulist worden ingezet voor het maken van notulen.

Artikel 11 Intrekken verordening, citeertitel en inwerkingtreding 1. 2.

Verordening op de Auditcommissie 2013, vastgesteld op 7 maart 2013, wordt ingetrokken. deze Verordening wordt aangehaald als “Verordening op de Auditcommissie gemeente

De Griffier,

Wijchen” en treedt daags na bekendmaking in werking. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van ……… 2025 te gemeente Wijchen.

Voorzitter, Mw. R.D. Helmer-Englebert

Griffier , Mw. A.B. Berendsen

Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 en 2 Begripsbepalingen en de commissie Er is gekozen voor artikel 84 Gemeentewet als grondslag. Artikel 3, 4 en 5 Doel, taken en bevoegdheden Auditcommissie De werkzaamheden van de commissie zijn erop gericht de raad beter in positie te brengen om zijn kaderstellende en controlerende taak te vervullen. De commissie is bevoegd aan de raad over alle op grond van deze verordening relevant te achten onderwerpen te rapporteren en/of adviezen uit te brengen en eventueel te voorzien van een voorstel van de door de raad te nemen besluiten. De commissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Heel specifiek, maar niet uitputtend, worden een aantal van de taken in de verordening benoemd en hier onder toegelicht. Artikel 212 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad uitgangspunten vaststelt voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financiële beheer. In Wijchen zijn deze thans vastgelegd in de Financiële verordening. De commissie krijgt als opdracht om te volgen hoe het college deze uitgangspunten toepast en hierover desgewenst met de adviseurs in gesprek te gaan en de raad te rapporteren dan wel adviseren over zijn bevindingen.

Ook kan de commissie de raad adviseren over de vaststelling van deze verordening op het moment dat deze opnieuw moet worden vastgesteld. Daarnaast voert de commissie overleg over de opzet en werking van interne beheersmaatregelen inzake control en (fraude)risicomanagement, inrichting van de financiële organisatie, kwaliteit van financieel beleid en beheer. Ook nieuwe ontwikkelingen kunnen een plek krijgen op de agenda. De commissie bereidt de procedure tot selectie en aanwijzing van een accountant voor en doet een voordracht voor de keuze, dan wel adviseert de raad in geval van contractverlenging en de beëindiging van de samenwerking met de accountant. De raad benoemt de accountant, maar de commissie onderhoudt voornamelijk de contacten met de accountant. Verder bespreekt de commissie jaarlijks de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening, het rapport van bevindingen van de interim-controle en het accountantsverslag inzake de jaarrekeningcontrole, de jaarrekening en de strekking van de accountantsverklaring. De

werkzaamheden van de accountant worden jaarlijks met hem of haar geëvalueerd en de commissie beoordeelt dan onder meer of deze werkzaamheden overeenkomstig de opdracht en het programma van eisen hebben plaatsgevonden. Periodiek wordt er door de commissie aandacht besteed aan de aanbevelingen van de accountant voortvloeiend uit de jaarrekening- en interim-controle. De commissie gaat dan met de accountant en de interne adviseurs in gesprek over de stappen die zijn gezet of maatregelen die zijn getroffen en waar deze toe leiden. Ook wordt de voortgang van de opvolging van deze aanbevelingen gemonitord. Tenslotte kan de commissie de Managementletter ter bespreking agenderen. Op verzoek van de raad of op eigen initiatief kan de commissie overleggen en adviseren over de financiële positie van bepaalde verbonden partijen. Dit zal niet standaard voor alle verbonden partijen het geval zijn, maar is afhankelijk van bijvoorbeeld het vermoeden dat de bedrijfsvoering van een verbonden partij substantieel invloed heeft of gaat hebben op de financiële positie van de gemeente of risico’s met zich meebrengt.

Artikel 6 en 7 Samenstelling en voorzitter Omwille van een goede afspiegeling van de gemeenteraad is gekozen voor een figuur, waarbij alle fracties de mogelijkheid moeten hebben om zich te laten afvaardigen in de commissie. Dit is echter niet verplicht. Dit betekent dat de commissie niet meer leden kan bevatten dan dat er fracties zijn in de raad; wel minder. Dat is een keus van de fracties zelf. Plaatsvervangers zijn altijd raadsleden. De norm is dat een fractie een raadslid voordraagt als lid van de commissie. Voor fracties met maximaal twee raadsleden geldt een uitzondering op de normale voordrachtsregel: deze fracties mogen een commissielid voordragen voor een benoeming. Deze uitzondering waarborgt dat kleine fracties een reële kans hebben om vertegenwoordigd te zijn in de commissie. Als een fractie raadsleden heeft waarvan de beroepscode zich verzet tegen een voordracht als lid van de Auditcommissie, dan mag die fractie gebruik maken van de uitzonderingsregel: als een fractie dan nog maximaal twee raadsleden over heeft, dan mag die fractie ook een commissielid voordragen voor een benoeming. Omdat het gaat om een deskundigencommissie wordt er geen politiek bedreven in de commissie. De commissie adviseert de raad op neutrale wijze, zonder partijpolitieke standpunten in te nemen.

Het verdient de voorkeur dat leden affiniteit hebben met de onderwerpen van de commissie en mogelijk ervaring dan wel (vak)kennis hebben opgedaan. Voor deze commissie is het opbouwen van de juiste expertise en continuïteit van groot belang. Daarom is de duur van de zittingsperiode expliciet opgenomen.

Artikel 8 Vergaderingen De commissie komt zo vaak bijeen als zij wenselijk acht. Gelet op de aard van de te bespreken onderwerpen en de gewenste openheid waarmee hierover kan worden gesproken met de accountant en de adviseurs, zijn de vergaderingen van de Auditcommissie niet openbaar. Artikel 9 Advisering raad De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van de raad en het college en heeft dus geen besluitvormende bevoegdheden. De commissie formuleert adviezen en voorstellen en streeft naar consensus. In het geval van een minderheidsstandpunt is het, gelet op de complexiteit van de materie, van belang dat de raad hiervan kennis kan nemen. Van een minderheidsstandpunt wordt daarom met redenen omkleed melding gemaakt in het advies van de commissie. Hiermee wordt nog maar eens benadrukt dat de commissie geen politieke functie heeft, maar bedoeld is als deskundigencommissie. Artikel 10 en 11 Secretariaat, Intrekken verordening, citeertitel en inwerkingtreding De inhoud van deze artikelen spreekt voor zich.