Bijlage 2 - informatiebrief stand van zaken ontvlechting BRIKS tbv leden regionale klankbordgroep

Mariënburg 75 6511 PS Nijmegen Telefoon (024) 751 7700 E-mail info@odrn.nl CONCEPT Postbus 1603 6501 BP Nijmegen

Datum 13-06-2024

Ons kenmerk

Contactpersoon

Onderwerp Raadsinformatiebrief/stateninformatiebrief Stand van zaken proces ontvlechting BRIKS taken.

Datum uw brief

Direct telefoonnummer

Deze brief wordt u ter informatie aangeboden. Aanleiding De gemeente Nijmegen heeft besloten haar bij de ODRN ingebrachte BRIKS takenpakket terug te nemen per 01-01-2025. Het algemeen bestuur van de ODRN heeft op 13 juli 2023 naar aanleiding daarvan een aantal randvoorwaarden vastgesteld, waaronder de uit dit besluit voortvloeiende ontvlechting van de BRIKS taken tussen Nijmegen en de ODRN kan plaatsvinden. Deze randvoorwaarden zijn de volgende: 1. De ontvlechting mag de ODRN geen financieel nadeel opleveren; 2. De ODRN moet als een sterke organisatie uit de ontvlechting komen, in staat om haar taken volledig te vervullen, ook met het oog op de toekomst; 3. De ODRN ontslaat als gevolg van de ontvlechting geen medewerkers; eventuele boventalligheid verdwijnt in de loop der tijd door herplaatsing, uitbreiding van werk, of natuurlijk verloop; 4. De ODRN richt zich in dit proces op haar eigen organisatie en personeel, en heeft geen taak bij het implementeren/organiseren van het BRIKS-takenpakket door/bij de gemeente Nijmegen. Uiteraard vindt gedurende het gehele traject het nodige overleg en afstemming plaats. Hieronder schets ik puntsgewijs aan de hand van deze randvoorwaarden de stand van zaken. Ad 1.

De ontvlechting mag de ODRN geen financieel nadeel opleveren De kosten voor de ODRN vallen in een aantal groepen uiteen: 1) De kosten die de ODRN moet maken om het proces van de ontvlechting te doorlopen(projectkosten).

informatiebrief stand van zaken ontvlechting BRIKS tbv leden regionale klankbordgroep

Vervolgvel

1 2) De kosten die ontstaan c.q. overblijven voor de ODRN nadat de BRIKS taken van Nijmegen uit de organisatie zijn verdwenen. Dit betreft de zogenaamde frictiekosten van de overhead. 3) De kosten voor extra inhuur 4) De kosten die mogelijk ontstaan bij overtalligheid van personeel in het primaire proces (dus niet de overhead). Projectkosten Voor wat betreft de gemaakte projectkosten over 2022, 2023 en 2024 heeft Nijmegen op basis van de door de ODRN gegeven onderbouwingen besloten hiervoor een vergoeding te verstrekken van 575.000€. In dit bedrag zijn zowel de kosten begrepen voor externe inhuur die de ODRN heeft moeten inschakelen om dit proces te begeleiden als de vergoeding voor de uren die medewerkers van de ODRN hieraan besteden. Frictiekosten Voor wat betreft de omvang van deze frictiekosten is de ODRN nog in overleg met de gemeente Nijmegen. Onder frictiekosten worden verstaan de incidentele personele- (boventalligheid overhead) en desintegratiekosten (doorlopende lasten) als gevolg van de ontvlechting. Er is nog geen definitieve overeenstemming over te vergoeden frictiekosten, maar de ODRN is hierover met Nijmegen in gesprek. Op basis van rapporten van door partijen ingeschakelde deskundige bureaus zal het bedrag aan te vergoeden frictiekosten tussen de 1,5 en 2,6 miljoen liggen.

Indien partijen er niet uit zouden komen is de afspraak gemaakt om een externe partij hierover een bindend advies uit te laten brengen. Kosten extra inhuur Bij de start van de ontvlechting is tussen de deelnemers ODRN afgesproken geen vast personeel te werven voor functies die door de ontvlechting bij ODNR zouden komen te vervallen. Dit werd verstandig geacht in verband met het mogelijk van toepassing zijn van de Wet Overgang van Onderneming bij het terughalen van de BRIKS-taken. Intussen is na juridisch adviezen tussen partijen en vakbonden overeengekomen deze wet niet toe te passen en te kiezen voor maatwerk, vastgelegd in een sociaal plan. De ODRN is van mening dat de meerkosten als gevolg van de (extra) inhuur ook door Nijmegen vergoed zouden moeten worden. De ODRN en gemeente Nijmegen zijn hierover nog in overleg. Nijmegen stelt de vraag daarbij of de oorzaak van de inhuur niet veel meer gelegen is in de situatie op de arbeidsmarkt en dus niet of in beperkte mate aan de ontvlechting is toe te rekenen. Kosten vanwege overtalligheid personeel primair proces Op dit moment is niet in te schatten of er overtalligheid van personeel in het primaire proces binnen de ODRN zal ontstaan. Dat kan pas vastgesteld worden als duidelijk is welk personeel overgaat naar de gemeente Nijmegen en welk personeel achter blijft bij de ODRN.

De ODRN verwacht dat dit niet of nauwelijks het geval zal zijn. Ad 2. De ODRN moet als een sterke organisatie uit deze ontvlechting komen, in staat om haar taken volledig te vervullen, ook met het oog op de toekomst; Momenteel is de ODRN druk bezig met het vormgeven van een toekomstige BRIKS afdeling die recht doet aan deze randvoorwaarde en past binnen de uitgangspunten van het lopende ODRN-

informatiebrief stand van zaken ontvlechting BRIKS tbv leden regionale klankbordgroep

Vervolgvel

2 brede organisatieontwikkelingstraject. De ODRN is er daarbij van overtuigd dat zij ook na de ontvlechting van de BRIKS taken sterk en robuust genoeg blijft om de werkzaamheden op een kwalitatief goed niveau te kunnen verrichten voor de deelnemende partners. Zo is inmiddels in beeld gebracht op welke onderdelen van de werkzaamheden er aandachtspunten ontstaan en welke aanvullende acties daarvoor ondernomen kunnen worden. Deze aandachtpunten liggen bijvoorbeeld op het terrein van de constructieve beoordeling van bouwplannen, de monumentenadvisering, de invulling van het bouwpiket en de controles bij evenementen. Daarbij zijn ook de gevolgen van de Wet kwaliteitsborging bouwen en de Omgevingswet in ogenschouw genomen. Deze aanvullende acties zullen vooral bestaan uit het zoeken van de samenwerking met andere partijen op die onderdelen zoals bijvoorbeeld de Omgevingsdienst Regio Arnhem. Ad 3. De ODRN ontslaat als gevolg van de ontvlechting geen medewerkers; eventuele boventalligheid verdwijnt in de loop der tijd door herplaatsing, uitbreiding van werk, of natuurlijk verloop Voor zover nu in te schatten op basis van de cijfers over het jaar 2023, de werkplannen 2024 en de inschatting over 2025 vormt de overdracht van de BRIKS-taken naar de gemeente Nijmegen geen probleem voor de zittende (vaste) medewerkers die bij de ODRN willen blijven.

In het derde kwartaal van dit jaar zullen de implicaties van de overdracht voor individuele medewerkers bekend zijn. Om de belangen van de werknemers goed te borgen hebben de ODRN en de gemeente Nijmegen besloten over te gaan tot het opstellen van één gezamenlijk sociaal plan. Dit sociaal plan regelt de wijze van overgang van medewerkers van de ODRN naar de gemeente Nijmegen en arbeidsvoorwaarden en garanties. De gemeente Nijmegen en de ODRN bepalen in dit sociaal plan gezamenlijk de werkgeversinzet. Bij de overgang zal voldoende aandacht zijn voor de voorkeuren van de betrokken medewerkers en de belangen van beide organisaties om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen. De vakbonden hebben hun waardering uitgesproken voor de inhoud van het sociaal plan en hebben dit inmiddels voorgelegd aan hun achterban. De ODRN verwacht dat het sociaal plan in juni vastgesteld kan worden. Ad 4. De ODRN richt zich in dit proces op haar eigen organisatie en personeel, en heeft geen taak bij het implementeren/organiseren van het BRIKS-takenpakket door/bij de gemeente Nijmegen. Uiteraard vindt gedurende het gehele traject het nodige overleg en afstemming plaats. Vanzelfsprekend richt de ODRN zich in dit proces vooral op het eigen personeel en organisatie.

In dit verband heeft de ODRN met de gemeente Nijmegen afgesproken dat ze elkaar informeren over de stappen die genomen worden om te komen tot de vorming van de nieuwe BRIKS afdelingen binnen beide organisaties. Dit vanuit de gedachte dat beide organisaties de medewerkers hierover dan ook van de juiste informatie kunnen voorzien. In het licht dat beide organisaties er baat bij hebben wanneer de werkprocessen waar mogelijk op elkaar afgestemd worden, leveren wij desgevraagd bijdragen aan de inrichting en vormgeving van de werkprocessen binnen de gemeente Nijmegen. Met de gemeente Nijmegen is de afspraak gemaakt dat de daarmee samenhangende kosten bij Nijmegen in rekening worden gebracht. Andere punten: dienstverleningsovereenkomst en communicatie. Hierboven is aangegeven hoe de ODRN invulling geeft aan de randvoorwaarden die door ons Algemeen Bestuur zijn gesteld. Ander punt dat in het kader van het ontvlechtingsproces speelt,

informatiebrief stand van zaken ontvlechting BRIKS tbv leden regionale klankbordgroep

Vervolgvel

3 zijn de afspraken over het precieze takenpakket dat de ODRN voor Nijmegen blijft uitvoeren. Deze afspraken zijn in een addendum op de huidige dienstverlening overeenkomst (DVO) met Nijmegen vastgelegd. Deze aanvulling op de dienstverleningsovereenkomst vormt daarmee het kader voor het werkpakket dat de ODRN na 1 januari 2025 voor Nijmegen zal blijven uitvoeren. Tenslotte heeft de ODRN in overleg met Nijmegen een gezamenlijk communicatieplan opgesteld dat invulling geeft aan de wijze waarop beide partijen intern en extern over dit ontvlechtingstraject communiceren. Wij gaan ervan uit u voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd over de huidige stand van zaken met betrekking tot de ontvlechting van de Briks taken. En vanzelfsprekend is de ODRN bereid u over dit proces op de door u gewenste wijze verder te informeren. Met vriendelijke groet,

informatiebrief stand van zaken ontvlechting BRIKS tbv leden regionale klankbordgroep