Bijlage 2: Bestuurlijk arrangement Samenwerkingsperspectief WDW

Samen investeren in houvast, kwaliteit en transparantie

Bestuurlijk arrangement

Samenwerkingsperspectief Werkorganisatie Druten-Wijchen

25 maart 2021

1

Samen investeren in houvast, kwaliteit en transparantie 1.1 Inleiding Sinds 2018 hebben onze gemeenten een ambtelijke samenwerking in de vorm van één gezamenlijke Werkorganisatie Druten-Wijchen (WDW). Een samenwerking die meer robuustheid, efficiency en slagvaardigheid moest leveren. Om daarmee te leiden tot meer bestuurlijke kracht, minder kwetsbaarheid, betere kansen voor medewerkers, beheersbare kosten en, tot slot, verhoogde kwaliteit van bedrijfsvoering en dienstverlening aan onze gemeenschappen, ons gebied én de gemeentebesturen. Begin 2020 bleek uit de externe evaluatie dat dit ook is gelukt; het gaat goed met de WDW-organisatie en er zijn veel mooie resultaten bereikt. Resultaten waar wij als colleges trots op zijn. Het jaar dat volgde, was bewogen. Zowel voor de Werkorganisatie Druten-Wijchen als voor de samenwerking tussen onze gemeenten. Naast de Corona-pandemie oriënteerden wij ons op een bestuurlijke fusie. Een fusie die nieuw perspectief zou geven aan onze ambtelijke samenwerking. Deze fusie is een halt toegeroepen. Het is daarom belangrijk, met het oog op de gezamenlijke WDW-organisatie, om onze samenwerking tegen het licht te houden. Hoe verhouden wij ons als gemeenten tot elkaar? Én hoe willen we ons verhouden? Daarom verenigen wij ons als colleges in dit gedeelde samenwerkingsperspectief.

Een perspectief dat richting, rust en houvast biedt aan onszelf én de medewerkers van onze ambtelijke organisatie. Het perspectief zet de komende jaren dan ook in op onderlinge transparantie en helderheid; op gericht investeren in de WDW-organisatie door te kijken waar zaken efficiënter en beter kunnen; en op slimme keuzes om mogelijkheden op het gebied van harmonisatie, standaardisatie en synchronisatie te benutten. Zo behouden we de kwaliteiten van de organisatie en bouwen we die, waar mogelijk, verder uit. Dit zorgt voor een WDW-organisatie waarop we kunnen (blijven) bouwen en vertrouwen, die ons in staat stelt om onze ambities te realiseren én kwaliteit levert voor gemeenschap en gebied. Dit laat onverlet dat beide gemeentebesturen komende jaren zullen nadenken over de bestuurlijke toekomst van de eigen gemeente. Hier zijn in beide gemeenten, op aangeven van de raden, processen voor opgestart. Doorontwikkeling van de WDW-organisatie moet dan ook tegen het licht van deze bestuurlijke verkenningen worden gezien. In dit gedeelde samenwerkingsperspectief moet daarom een goede balans zijn tussen houvast en flexibiliteit. Het antwoord ligt in een stapsgewijze aanpak. We maken nu bestuurlijke afspraken die minimaal tot en met 31 december 2023 gelden, een periode waarbinnen we ook gericht blijven investeren in de WDWorganisatie.

Dit om WDW-medewerkers perspectief en zekerheid te bieden én daadwerkelijk verbeteringen in de organisatie door te kunnen voeren en daar de vruchten van te kunnen plukken. In de komende jaren ontwikkelen zich daarnaast vernieuwde oriëntaties op de toekomst en vinden er begin 2022 verkiezingen plaats. In de eerste helft van 2023 kijken de nieuwe raden en colleges, gegeven de dan geldende situatie, wederom naar het samenwerkingsperspectief. Zij actualiseren dit, waar nodig en wenselijk, voor de daaropvolgende jaren, ingaande per 1 januari 2024. Met deze stapsgewijze aanpak creëren we steeds opnieuw houvast en ‘rust’, maar laten we ook ruimte voor een eventuele bijstelling van de koers.

2

1.2 Afspraken op drie niveaus Binnen dit arrangement maken we op drie verschillende niveaus afspraken met elkaar. Deze zijn in de figuur hier rechts opgenomen. Het bestuurlijk arrangement omvat op de drie niveaus de richting én de kaders voor de periode tot en met 31 december 2023. In de volgorde der dingen is het bestuurlijk perspectief (1) uiteraard het meest fundamenteel. Hoewel iedere gemeente hierin inhoudelijk een eigen verkenning doet, zijn duidelijke procesafspraken nodig om elkaar als samenwerkingspartners op de hoogte te houden en verrassingen te voorkomen. Uit het bestuurlijke perspectief vloeien afspraken over het ambtelijk perspectief (2) en specifieke keuzes binnen de samenwerking (3) voort. De afspraken zullen ook in deze volgordelijkheid worden beschreven. Tot slot zijn afspraken opgenomen over rollen, taken en verantwoordelijkheden.

1. Bestuurlijk perspectief Uitgangspunten 1.1

Tot in ieder geval 31 december 2023 vormt de bestuurlijke zelfstandigheid van onze gemeenten het uitgangspunt voor de WDW-samenwerking.

1.2

Tot in ieder geval 31 december 2023 investeren wij - vanuit die bestuurlijke zelfstandigheid – in het optimaliseren van de WDW-organisatie; vanuit het belang van goede dienstverlening voor onze gemeenschappen, gebieden en gemeentebesturen én vanuit goed werkgeverschap.

1.3

Gedurende deze periode zullen wij als gemeenten zelfstandig mogelijkheden verkennen voor onze bestuurlijke toekomst. Als colleges streven wij ernaar, vanuit het oogpunt van het bieden van houvast en perspectief, om het bestuurlijk perspectief voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 op grote lijnen helder te hebben. Besluitvorming hierover ligt uiteraard bij beide gemeenteraden.

1.4

Hierbij erkennen en respecteren wij dat de beelden over de (verder liggende) bestuurlijke toekomst van onze gemeenten uiteen (kunnen) lopen.

1.5

Wij spreken uit elkaar altijd bijtijds te informeren op het vlak van deze bestuurlijke verkenningen en dat transparante en tijdige communicatie tussen beide colleges essentieel is.

Concrete afspraken 1.6

In de uitwerking van bestuurlijke toekomstscenario’s neemt iedere gemeente de huidige WDWsamenwerking nadrukkelijk mee en wordt altijd beschreven wat de consequenties van een scenario zijn voor de WDW-organisatie.

1.7

Tot 31 december 2023 vindt tweemaal per jaar een gezamenlijke collegebijeenkomst plaats waarin ontwikkelingen in het bestuurlijk denken expliciet op de agenda staan. De timing van deze bijeenkomsten wordt gekoppeld aan de P&C-cyclus.

1.8

Mocht er naast deze twee momenten aanvullend behoefte zijn om elkaar als colleges te ontmoeten, dan kan elk college hiertoe het initiatief nemen.

1.9

In vergaderingen van het WDW-bestuur wordt het onderwerp “bestuurlijke ontwikkelingen” als vast agendapunt opgenomen om elkaar regelmatig en structureel op de hoogte te houden.

3

2. Ambtelijk perspectief Uitgangspunten 2.1

Wij zijn trots op wat de WDW-organisatie sinds de start heeft bereikt op het gebied van bedrijfsvoering, beleid en uitvoering. Dit succes is een belangrijke motivatie voor de verdere ontwikkeling van de organisatie en het behoud van onze samenwerkingsrelatie als goede buren.

2.2

De WDW-organisatie moet voor beide gemeenten voelen als de eigen ambtelijke organisatie, nabij gemeentebestuur én gemeenschap, en gericht op bestuurlijke vraagstukken die in elke gemeente spelen.

2.3

De WDW-organisatie moet voor medewerkers een plek zijn wat een “thuis” is, een stimulans voor ontwikkeling en professionaliteit. Én een plek waar medewerkers graag werken.

2.4

De WDW-organisatie moet zoveel mogelijk in staat gesteld worden te kunnen leveren. Dat betekent dat wij als colleges tot minimaal eind 2023 gericht willen investeren in de doorontwikkeling én zoveel als mogelijk een duidelijk perspectief willen bieden om houvast te creëren.

2.5

Wij spreken uit dat een goed functionerende ambtelijke organisatie cruciaal is voor de toekomst van onze gemeenten. Vanuit onze zorg en verantwoordelijk voor de WDW wegen we eventuele gevolgen voor de WDW altijd mee in onze bestuurlijke keuzes.

2.6

Andere gemeenten kunnen alleen bij de WDW-organisatie aansluiten als dit als opstap dient naar een hechtere bestuurlijke samenwerkingsvorm in de regio 1 of wanneer het zinvol is om meer kennis en schaalgrootte te organiseren op het gebied van ICT of bedrijfsvoering-gerelateerde taakvelden.

Concrete afspraken 2.7

Tot minimaal 31 december 2023 investeren beide gemeenten in het verbeteren van de kwaliteit van besluitvorming, dienstverlening en bedrijfsvoering (inclusief harmonisatie). Dit om de gewenste kwaliteit te kunnen leveren voor onze gemeenschappen en gemeentebesturen.

2.8

Het doorontwikkelplan opgesteld door het WDW-MT vormt de leidraad voor de doorontwikkeling van de WDW. Het bedrijfsplan blijft het leidende document voor het functioneren van de organisatie.

2.9

De WDW-directie neemt op basis van het doorontwikkelplan en bedrijfsplan het initiatief om het functioneren van de WDW-organisatie te versterken op het gebied van bedrijfsvoering, beleid en uitvoering.

2.10

Het WDW-bestuur ondersteunt deze koers actief, vormt een klankbord voor de directie en wordt tijdig in positie gebracht als de kaders van het directiemandaat in zicht zijn.

2.11

Wanneer het samenwerkingsperspectief wordt hernieuwd per 1 januari 2024, bevat dit speerpunten en kaders voor de verdere ontwikkeling van de WDW-organisatie.

Beleidstaken overnemen van een bepaalde gemeente zónder gezamenlijk bestuurlijk toekomstperspectief brengt nadelige effecten met zich mee op het gebied van de kwaliteit van dienstverlening en binding tussen ambtenaar en gemeenschap en beschouwen wij daarom als onwenselijk. 1

4

3. Specifieke keuzes binnen de samenwerking 3.A Verdere harmonisatie, standaardisatie en synchronisatie Uitgangspunten 3A.1

Harmonisatie (werkwijze en beleid), standaardisatie (techniek) en synchronisatie (timing) is vanuit efficiencywinst en betere dienstverlening het vertrekpunt. We onderschrijven het principe ‘harmoniseren/synchronisatie/standaardisatie, tenzij…’. Onze gemeentebesturen staan hiervoor ondersteund door de WDW-organisatie - aan de lat.

3A.2

De colleges spreken uit dat de WDW-directie actief en gericht maatregelen neemt om standaardisatie, synchronisatie en harmonisatie (op het vlak van werkwijze en werkprocessen) door te voeren om daarmee efficiency en kwaliteitsverhoging en -borging te bevorderen.

3A.3

Beide colleges erkennen dat beleidsinhoudelijke harmonisatieafspraken, die kunnen raken aan de ‘couleur locale’, gedurende het jaar opkomen, situatieafhankelijk zijn en daarom moeilijker zijn te vatten in algemene afspraken.

3A.4

De grenzen van beleidsharmonisatie worden bepaald door de bestuurlijke zelfstandigheid die iedere gemeente het recht geeft om af te wijken van geharmoniseerd beleid of eigen beleid te formuleren.

Concrete afspraken 3A.5

De ambitie is de beleidsvrije thema’s, zoals bedrijfsvoering, te uniformeren. De geactualiseerde harmonisatiekalender van het MT is hiervoor leidend. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen standaardisatie-, synchronisatie-, en harmonisatiemogelijkheden waar slechts nog akkoord op moet worden gegeven en mogelijkheden waar nog afstemming over moet plaatsvinden. Dit is een continu proces, waarbij de directeuren in de lead zijn.

3A.6

Vanuit efficiencyoverwegingen spreken we af te inventariseren waar beleidsmatig uniformiteit kan worden bereikt, zonder dat dit ten koste gaat van de eigen identiteit van Druten en Wijchen. De directeuren nemen hierin het voortouw en zullen deze inventarisatie minimaal jaarlijks uitvoeren.

3A.7

We vinden het van belang dat portefeuillehouders elkaar (blijven) opzoeken, zodat beleid kan worden afgestemd en geharmoniseerd, waar mogelijk. Ook heeft de ambtelijke organisatie een belangrijke signalerende rol ten aanzien van harmonisatiemogelijkheden; we moedigen dit aan.

3B. Heldere en passende financiële kaders Uitgangspunten 3B.1

Wanneer één van beide partners in financieel zwaarder weer verkeert, is het logisch én altijd bespreekbaar om gezamenlijk het financiële perspectief van de WDW-organisatie tegen het licht te houden.

3B.2

Daarnaast is het goed om periodiek te bekijken of de gemaakte afspraken ten aanzien van de verdeelsleutel nog steeds een goede weerspiegeling zijn van de afname van diensten en producten van beide gemeenten bij de WDW-organisatie.

3B.3

Beide gemeenten hebben altijd de vrijheid om vanuit beleidsinhoudelijke of financiële redenen een voorstel te doen om bepaalde taken weg te halen of toe te voegen aan de WDW-organisatie. Hiertoe moeten beide colleges vervolgens besluiten met toestemming van de raden.

5

3B.4

Beide colleges erkennen dat er terughoudendheid moet gelden ten aanzien van het herzien van de financiële kaders en het takenpakket van de WDW-organisatie. Herzieningen hebben immers sterke gevolgen voor het functioneren van de WDW-organisatie en de relatie tussen de twee besturen van de gemeenten.

Concrete afspraken 3B.5

In het kader van het tegen het licht houden van het financiële perspectief van de WDW-organisatie, wordt in de eerste plaats gekeken naar waar, op het gebied van beleidsgelden en apparaatskosten, zaken efficiënter en goedkoper kunnen worden geregeld. Eventueel kan deze verkenning er ook toe leiden dat bepaalde taken worden weggestreept. Deze efficiencyslag zal parallel aan de begrotingscyclus in 2021 plaats vinden.

3B.6

Beide wethouders financiën en beide gemeentesecretarissen als directeuren van de WDWorganisatie doen een in het tweede kwartaal 2021 een procesvoorstel ten aanzien van wanneer en hoe de verdeelsleutel tegen het licht zal worden gehouden, waarbij onafhankelijke procesbegeleiding aan te raden is.

3B.7

Ten aanzien van de afspraken over de financiële kaders spreken we af op hoofdlijnen te blijven sturen en niet te bewegen richting strakke en gedetailleerde afspraken (en daarmee monitoring) binnen een DVO.

4. Tot slot: rollen, taken en verantwoordelijkheden 4.1

Dit bestuurlijk arrangement is een herbevestiging en aanscherping van eerder gemaakte samenwerkingsafspraken tussen onze beider gemeenten. Als colleges sturen wij dit document daarom ter kennisname aan de raden.

4.2

Als colleges, en daarbinnen meer specifiek het WDW-bestuur, zijn wij verantwoordelijk voor de effectuering van dit bestuurlijke arrangement. De gemeentesecretarissen zijn hiermee automatisch betrokken en ondersteunen de colleges in praktische zin.

4.3

Als directie van de WDW-organisatie geven de gemeentesecretarissen concreet invulling aan het arrangement voor zover dit betrekking heeft op de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de ambtelijke organisatie.

6

Namens de twee colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Druten en Wijchen tekenen wij, Burgemeester Druten

Burgemeester Wijchen

Mevr. C. van Rhee-Oud Ammerveld

Mevr. M. van Beek

Wethouder Druten

Wethouder Wijchen

Dhr. W. Brink

Dhr. P. Loermans

Wethouder Druten

Wethouder Wijchen

Dhr. G. de Wildt

Dhr. G. Gerrits

Wethouder Druten

Wethouder Wijchen

Dhr. A. Springveld

Dhr. T. Burgers

Wethouder Wijchen Dhr. N. Derks

Gemeentesecretaris Druten

Gemeentesecretaris Wijchen

Dhr. L. Litjens

Dhr. R. Boer