Bijlage 2 Actuele stand van zaken privacy december 2023

Bijlage 1 Aan de hand van het FG Privacy Jaarverslag 2022 zijn enkele adviezen naar voren gekomen. Deze adviezen worden hieronder nogmaals weergeven. Rode tekst

onvoldoende/niet afgerond

Oranje tekst

wordt opgepakt, nog niet afgerond

Groene tekst

afgerond

1. Continue bewustwordingsproces In 2022 is onderzocht hoe het bewustzijn rondom informatieveiligheid en privacy vergroot kan worden. Het advies is om: • Basiscursus informatieveiligheid en gegevensbescherming te verplichten voor alle medewerkers (voor nieuwe medewerkers reeds verplicht binnen drie maanden na indiensttreding) Een basiscursus is informatieveiligheid en gegevensbescherming is tot heden geen verplicht onderdeel voor alle (nieuwe) medewerkers. De WDW academie biedt wel meerdere e-learning op deze twee vakgebieden. • Vakgerichte trainingen/workshops op teamniveau aan te bieden In 2023 is er hard gewerkt aan het geven van trainingen en workshops op teamniveau. In totaal zijn er vijf trainingsdagen gegeven door de FG in de organisatie, met veel positieve feedback. • Maandelijkse update, poll en privacy-vragen uit te zetten op intranet De FG en de CISO geven minimaal 1x per maand een update op het gebied van privacy en informatieveiligheid op Wendi. • Eens per halfjaar (juni en januari) een themabijeenkomst privacy en informatiebeveiliging te houden in de WDW- academie In 2023 is er één themabijeenkomst privacy geweest. Deelnemers hadden de mogelijkheid om zich in te schrijven via de WDW academie. In Q3 zijn ook alle beveiligingsbeheerders op het gebied van informatieveiligheid uitgenodigd voor een opfriscursus.

• Ludieke actie te starten om computerschermen goed te laten vergrendelen Hoewel regelmatig wordt geattendeerd op het belang van het vergrendelen van je beeldscherm, is de uitvoering van een ludieke actie uitgebleven. Dit schuift op naar 2024. • Halfjaarlijks met het MT de stand van zaken betreft privacy te bespreken waarbij de cijfers en resultaten van het afgelopen maanden zullen worden gedeeld.

Dit jaar zijn de FG en de CISO tweemaal uitgenodigd om de stand van zaken betreft privacy en informatieveiligheid te bespreken. 2. DPIA-proces organisatie-breed inrichten en uitvoeren Hoewel het aantal Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) in 2022 is toegenomen zijn we er nog niet. Het advies is om in 2023 echt ervaring op te gaan doen met DPIA’s en te onderzoeken hoe het DPIA-proces goed ingeregeld kan worden. Het DPIA proces voor de gehele organisatie is beschreven. Dit proces geeft een duidelijk weer voor eenieder wanneer een dpia verplicht is, wat de eerste stappen zijn bij het uitvoeren van een dpia en welk format wordt gebruikt. Het DPIA proces wordt tegelijkertijd met andere stukken begin 2024 geïntroduceerd in de organisatie. 3. In kaart brengen van alle verwerkingen met grondslag toestemming In 2022 is het niet gelukt om aan de slag te gaan met alle verwerkingen met de grondslag ‘toestemming’. Dit schuift door naar 2024. 4. Uitwerken van de rechten van betrokkenen In 2023 gaan we kijken hoe de rechten van betrokkenen zijn ingeregeld en hoe we dit proces, bijvoorbeeld een inzageverzoek, voor de burger kunnen versimpelen. Het proces van de rechten van betrokkene is eenvoudiger geworden. Een inzageverzoek gaat nu makkelijker.

Tevens is het privacyreglement aangepast, zodat inwoners en burgers een beter beeld krijgen wat de gemeentelijke organisatie doet met zijn/haar gegevens. Alles wordt begin 2024 op de website(s) geplaatst.