Bijlage 1: Rapportage college – Fraude, Integriteit en Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O)
Tekst van het document
Rapportage college – Fraude, Integriteit en Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O) Betreft: Bestuurlijke positionering en uitvoering van de beleidsnota 1. Inleiding De beleidsnota Fraude, Integriteit en Misbruik & Oneigenlijk gebruik biedt een integraal kader voor het voorkomen, beheersen en afhandelen van risico’s die raken aan de betrouwbaarheid van de gemeentelijke organisatie. Deze nota verenigt drie nauw verbonden thema’s – fraude, integriteit en M&O – elk met een eigen juridische, organisatorische én morele dimensie. Voor het college brengt dit niet alleen een formele kaderstellende verantwoordelijkheid met zich mee, maar ook een maatschappelijke opdracht: het bevorderen van een bestuurscultuur waarin vertrouwen, transparantie en publieke verantwoordelijkheid leidend zijn. Deze rapportage geeft duiding aan die rol en formuleert concrete aandachtspunten voor bestuurlijk handelen. 2. Bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college a. Formele verantwoordelijkheid De Gemeentewet, financiële verordening en rechtmatigheidsverantwoording schrijven het college een expliciete rol toe bij: •
het vaststellen en evalueren van fraudebeleid, integriteitsbeleid en M&Omaatregelen;
•
het bewaken van de uitvoering via interne beheersingsmaatregelen (VIC, frauderisicoanalyse);
•
het afleggen van verantwoording in de jaarrekening (in het bijzonder over M&O als toetsingscriterium).
b. Leiderschapsrol Bestuurlijk leiderschap betekent meer dan beleidsvaststelling. Het gedrag, de keuzes en het normbesef van het college zijn richtinggevend voor zowel ambtelijke organisatie als externe relaties. In de beleidsnota wordt dit expliciet onderkend: “Het gedrag van bestuurders is bepalend voor wat medewerkers als toelaatbaar beschouwen.” 3. Fraude, integriteit en M&O in de bestuurspraktijk a. Interne integriteit en voorbeeldgedrag 1
Het college heeft, naast zijn kaderstellende en toezichthoudende rol, ook een eigen verantwoordelijkheid op het gebied van integriteit. Daarbij hoort alertheid op mogelijke risico’s in het eigen functioneren. Aandachtspunten zijn onder meer het voorkomen van (de schijn van) belangenverstrengeling, bijvoorbeeld bij nevenfuncties, lobbycontacten, of betrokkenheid bij subsidies en vastgoedtransacties. De bestuurlijke opdracht is om deze kwesties vooraf te herkennen en bespreekbaar te maken. Dit vereist onderlinge reflectie, transparantie en een cultuur waarin collegiale aanspreekbaarheid vanzelfsprekend is. b. Externe signalering en maatschappelijke verantwoordelijkheid De beleidsnota benadrukt dat M&O zich richt op het handelen van derden – inwoners, bedrijven en instellingen. In de praktijk heeft het college hier een cruciale signalerende en normstellende rol: •
De beleidsnota onderkent dat signalen van misbruik ook afkomstig kunnen zijn van externe partijen. Het college kan in haar maatschappelijke positie signalen opvangen via onder meer de raad, maatschappelijke instellingen en wijknetwerken
•
Bestuurlijke nabijheid vergroot de zichtbaarheid van het college, maar daarmee ook het risico op schijn van belangenverstrengeling;
•
Het afwegen van rechtmatigheid en menselijke maat in uitzonderingssituaties vraagt om een goed geïnformeerde, integriteitsbewuste bestuursstijl.
Bestuurlijke keuzes in deze context zijn niet louter juridisch – ze raken de publieke beeldvorming over integriteit en betrouwbaarheid van het lokaal bestuur. 4. Beleidsvoorstellen en bestuurlijke borging De beleidsnota bevat voorstellen die concrete bestuurlijke opvolging vragen: Beleidsonderdeel
Opdracht aan college
Jaarlijkse frauderisicoanalyse
Bespreken van uitkomsten en toetsen of aanvullende maatregelen nodig zijn
Verbijzonderde Interne Controle (VIC)
Reflecteren op bevindingen en opvolging borgen via directie en domeinmanagers
Integriteitsbeleid politieke ambtsdragers
Zich houden aan gedragscodes en ethische normen; bespreekbaar maken van dilemma’s
2
Beleidsonderdeel
Opdracht aan college
Rechtmatigheidsverantwoording
Zorgdragen voor volledige, transparante toelichting op M&O-criteria in de jaarrekening
M&O-beleid bij risicogebieden
Toezien op juiste toepassing van strikte beheersmaatregelen (Wmo, subsidies, vergunningen)
Evaluatie en actualisatie beleid
Periodiek actualiseren van fraudebeleid, integriteitsrichtlijnen en M&O-kaders
5. Voorgestelde bestuurlijke agendering Om de bestuurlijke betrokkenheid structureel vorm te geven, wordt het volgende voorgesteld: Halfjaarlijkse agendering in het college: •
Voorjaar (mei/juni) Bespreken van uitkomsten frauderisicoanalyse, VIC-rapportage, signalen uit organisatie of samenleving.
•
Najaar (november/december) Reflectie op rechtmatigheidsparagraaf jaarrekening, accountantsbevindingen, actuele casuïstiek of meldingen.
Elke agendering kan worden verrijkt met 1–2 concrete voorbeelden of dilemma’s, ter bevordering van bestuurlijke reflectie en versterking van de voorbeeldrol. 6. Slotbeschouwing: het college als drager van publieke waarden Fraude en misbruik zijn zelden het gevolg van falende regels alleen; ze ontstaan waar normen vervagen, waar mensen hun geweten neutraliseren, en waar voorbeeldgedrag ontbreekt. In dat krachtenveld is het college méér dan een bestuursorgaan: het is de morele ankerplaats van het lokaal bestuur. De manier waarop het college omgaat met twijfel, met dilemma’s en met fouten bepaalt mede het maatschappelijk vertrouwen in overheidshandelen. Integer bestuur vraagt om openheid, zichtbaar normbesef en het vermogen om lastige gesprekken niet uit de weg te gaan – niet achteraf, maar op het moment dat het ertoe doet. Bijlage(n) •
Beleidsnota Fraude, Integriteit en Misbruik & Oneigenlijk gebruik
3