Bijlage 1: Plan van aanpak Strategisch Kompas

Strategisch kompas gemeente Wijchen Plan van aanpak mei 2021

Over dit Plan van aanpak Begin 2020 is het traject om te komen tot een Strategisch kompas stopgezet in verband met corona en de ontwikkelingen rondom een mogelijke bestuurlijke fusie met Druten. Op 1 december 2020 heeft de gemeenteraad bij het stopzetten van het voornoemde fusietraject het college via een motie opgeroepen om de uitkomsten van het draagvlakonderzoek, waarin inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties hebben aangegeven wat zij van een gemeente verwachten, in het strategisch kompas te verwerken. Een begeleidingsgroep met vertegenwoordiging uit de raad en het college en met de griffier en de gemeentesecretaris als adviseurs, ondersteund door de ambtelijke organisatie, heeft zich gebogen over de opdrachtformulering voor het proces naar de totstandkoming van dit kompas, met als resultaat dit Plan van aanpak.

1. INLEIDING Waarom een Strategisch kompas? Nu duidelijk is dat de bestuurlijke fusie tussen gemeenten Druten en Wijchen op 1 januari 2023 niet doorgaat, heeft de gemeente Wijchen behoefte aan een nieuwe strategische visie. De laatste strategische visie is gemaakt in 2007. In de nieuwe strategische visie, vanaf nu Strategisch kompas, willen we inzoomen op wat voor gemeente we als Wijchen willen zijn gezien de nieuwe strategische opgaven en ontwikkelingen die spelen. Bijvoorbeeld in relatie tot de vergrijzing, de woningbouwopgave of de duurzaamheidsopgave. Hoe geven we deze opgaven vorm? Hoe houden we koers op de lange termijn? Wat is de context waarin we ons begeven? Wat is onze positie in de regio? Een Strategische kompas geeft de komende jaren sturing en focus aan ons beleid en inzet op de diverse thema’s. Bij het opstellen van deze visie moeten we rekening houden met het verleden en heden. De situatie nu is anders dan een jaar geleden. In het traject tot een mogelijke fusie is de Wijchense inwoners gevraagd hun stem te laten horen over een mogelijke fusie met Druten. Zij hebben in het draagvlakonderzoek waardevolle input geleverd over wat zij belangrijk vinden binnen onze gemeente. En nu er geen fusie komt, willen zij waarschijnlijk weten hoe de toekomst eruit ziet.

Wanneer we in gesprek gaan met inwoners over het Strategisch kompas, moeten we voorkomen dat inwoners het gevoel krijgen dat ze opnieuw om dezelfde informatie gevraagd wordt. Voor inwoners moet helder zijn wat het kompas behelst en hoe de eerdere input gebruikt Strategisch kompas gemeente Wijchen – Plan van aanpak mei 2021

1

gaat worden die is ingebracht vanuit de context van de bestuurlijke fusie. Daarnaast zijn de verkiezingen in aantocht. We moeten er rekening mee houden dat de verkiezingscampagnes een effect kunnen hebben op dit proces. Omgekeerd biedt dit proces ook waardevolle informatie voor de partijen die deelnemen aan de verkiezingen. Belangrijk is dat we ons realiseren dat het strategisch kompas een horizon van 10-20 jaar heeft en daarmee verder gaat dan de korte termijn van de raadsverkiezingen in 2022. Wat moet het opleveren? Het Strategisch kompas moet een krachtige impuls vormen voor het strategisch denken over de gemeente als geheel, haar kernen en wijken en de regio. Dit kompas dient als een hulpmiddel voor de gemeentelijke organisatie, de politiek en de lokale gemeenschappen om met initiatieven te komen die toekomstbestendig zijn en die breed gedragen zijn. Dit geeft de komende jaren sturing en focus aan ons beleid en onze inzet op de diverse thema’s. We schrijven de nieuwe strategische visie voor het bestuur, politici, beleidsmakers én voor inwoners, ondernemers, partners in onze gemeente én partners in de regio. Uitgangspunten proces: 

We duiden de verbinding met eerdere trajecten Voor inwoners is duidelijk hoehet één zich tot het ander verhoudt en hoe eerdere input gebruikt gaat worden.



We betrekken inwoners, ondernemers en partners Het is een dynamisch en gefaseerd proces dat samen met de gemeenschap, dus in co-creatie, tot stand komt. We vinden het belangrijk om inwoners, ondernemers en partners actief en creatief te betrekken bij het vormgeven van de nieuwe strategische visie. We willen actief met hen in gesprek over de toekomst van Wijchen.



We benaderen en stimuleren inwoners om mee te doen Het is belangrijk om op creatieve wijze verschillende (groepen) inwoners met verschillende achtergronden te spreken om een beeld te krijgen van de meningen die er leven.



We bepalen vooraf het ambitieniveau, hebben een helder doel en nemen de tijd Dit is na het draagvlakonderzoek een kans. Om het vertrouwen van de inwoners niet te beschadigen moeten we: a. vooraf scherp krijgen hoe ambitieus willen we zijn. Vele inwoners en partners bereiken met veel verschillende vormen kost veel tijd en inzet. b. aansluiten bij het doel. Wat gaan we met de informatie doen? Als het geen helder doel heeft dan loop je het risico dat het vertrouwen van inwoners beschadigd wordt. We willen gericht informatie verzamelen. c. de tijd nemen. Van het fusieproces hebben we geleerd dat het belangrijk is om de tijd te nemen voor dit soort processen en ze goed toe te lichten en te duiden.

2. DILEMMA’S De uitgangspunten zijn, kort samengevat: een interactief proces waarin we de tijd nemen om de goede gesprekken met de goede mensen te voeren. Als we die uitgangspunten zo goed mogelijk gestand willen doen, doen zich de volgende dilemma’s Strategisch kompas gemeente Wijchen – Plan van aanpak mei 2021

2

voor waarmee we rekening moeten houden: Inhoud en toekomst De toekomst van gemeente Wijchen gaat over inhoudelijke zaken zoals de opgaven in zorg en groen, voorzieningen en duurzaamheid, scholen en huizen. Daarnaast gaat het ook over de toekomst van Wijchen in de regio. Timing: verkiezingen 2022 In het voorjaar van 2022 zijn er verkiezingen. De verkiezingen gaan over de opgaven waar de gemeente Wijchen voor staat zoals het oplossen van de tekorten in het sociaal domein, de woningbouwopgave, het vraagstuk rond de energietransitie, de betrokkenheid van inwoners bij de politiek, het vertrouwen van inwoners in de overheid. En de wijze waarop iedere politieke partij een oplossing ziet voor deze opgaven. De inwoners kunnen een voorkeur voor een oplossing kenbaar maken bij de verkiezingen. Het is daarom belangrijk dat het proces om tot een strategisch kompas te komen niet vermengd wordt met de verkiezingscampagnes van de politieke partijen. Tegelijkertijd is de periode van de gemeenteraadverkiezingen een zeer relevant moment om de inhoudelijk belangrijke zaken voor Wijchen op een rij te hebben. Zowel voor de politieke partijen in aanloop naar de verkiezingen, als voor het opstellen van het coalitieakkoord/ collegeprogramma na de verkiezingen.

In onderstaand procesvoorstel werken we een fasering uit die rekening houdt met bovenstaande dilemma’s en met de input die de begeleidingscommissie ons heeft meegegeven. We vinden het belangrijk om de inhoudelijke kwaliteit leidend te laten zijn in plaats van de tijd en pleiten daarom voor een organische, stapsgewijze aanpak. Gedurende het proces plannen we regelmatig een moment in om te kijken waar we staan, welke input er ligt, hoe de omgeving eruit ziet en hoe we het proces verder kunnen vormgeven. 3. GLOBALE PLANNING De planning om te komen tot een Strategisch kompas voor Wijchen is een gefaseerd traject met de volgende stappen en bijbehorende resultaten: 1. Het bestaande materiaal, waaronder het draagvlakonderzoek, wordt geanalyseerd en aangevuld. Resultaat juni 2021: analyse van bestaand materiaal 2. De analyse wordt toegespitst en uitgewerkt in een eerste notitie. Resultaat september 2021: eerste verkenning / basis voor concept Strategisch kompas 3. Via een interactief proces met de Wijchense samenleving, op inhoud en verhaal, wordt deze basis strategische visie verdiept en verrijkt. Resultaat januari 2022: opbrengst interactief proces 4. Alle informatie wordt bij elkaar gebracht in een strategisch kompas, vastgesteld en gecommuniceerd. Resultaat mei/september 2022: strategisch kompas aanbieden aan raad en communiceren 5.

Verankering en borging van de inhoud van het strategisch kompas

Strategisch kompas gemeente Wijchen – Plan van aanpak mei 2021

3

Beknopte visuele weergave van de aanpak om te komen tot een Strategisch Kompas

In de volgende paragraaf worden deze fasering en resultaten verder uitgewerkt.

4. PROCESVOORSTEL

Stap 1A (april/ mei/ juni 2021): Analyse van bestaande informatie uit het draagvlakonderzoek en strategische verkenningen

We analyseren de informatie uit de eerder opgestelde strategische verkenningen en het draagvlakonderzoek. Ook de resultaten uit de evaluatie van de fusie worden betrokken. We vullen deze informatie aan met actuele trends en ontwikkelingen die relevant zijn. In deze fase krijgen we een eerste antwoord op: • Met welke strategische opgaven en ontwikkelingen we aan de slag moeten; • Hoe we al werken aan deze opgaven, lokaal en regionaal. In de analyse komt naar voren welke informatie gebruikt is, waar deze informatie vandaan komt en in welke context deze informatie gebruikt kan worden. Hiermee wordt de analyse duidelijk onderbouwd, wordt de link naar voorgaande trajecten gelegd en is het duidelijk hoe het één zich tot het ander verhoudt. We analyseren ook welke doelgroepen momenteel bereikt zijn en hoe representatief de al vergaarde informatie is en welke informatie nog ontbreekt. Deze analyse vormt een rijke basis voor de vervolgstappen en – stukken. Resultaat stap 1A: Analyse gereed eind juni 2021

Strategisch kompas gemeente Wijchen – Plan van aanpak mei 2021

4

Stap 1B (juli/augustus/september 2021): Basisnotitie strategische visie Op basis van de eerste stap wordt er een notitie opgesteld waarin de basis voor de nieuwe strategische visie wordt gelegd. Het eerste basis ‘Strategisch kompas’ geeft inzicht in:  Met welke nieuwe strategische opgaven en ontwikkelingen we aan de slag moeten en welke voor ons het meest belangrijk zijn;  Hoe we werken aan bestaande opgaven, lokaal en regionaal;  Welke elementen hierin belangrijk zijn om koers te houden;  Wat de context is waarin we bezig zijn dan wel ons gaan begeven;  Wat de positie in de regio is ten aanzien van deze opgaven/ ontwikkelingen. Het is vooral een tekstueel document. Niet gefinetuned of prachtig opgemaakt. Dit komt daarna. Deze eerste basis ‘strategische visie’ wordt in september met de raad gedeeld en politieke partijen kunnen het desgewenst gebruiken voor de verkiezingen. Resultaat stap 1B: Eerste basisnotitie gereed begin september 2021. Deze notitie geeft antwoord op de vragen in bovenstaande opsomming. Deze notitie wordt via een informatienota aan de raad aangeboden.

Stap 2 (september 2021 t/m mei 2022): Verdieping met interactie/ cocreatie

In september 2021 starten we het interactief proces met belanghebbenden, bij voorkeur onder andere via fysieke bijeenkomsten als corona dit tenminste toestaat. Als het door corona nog steeds niet mogelijk is om het interactief proces goed te organiseren, bijvoorbeeld omdat het lastig is om met grotere groepen mensen bij elkaar te komen dan schuift het op in de tijd. Dit bepalen we in september. We vinden het namelijk erg belangrijk om het interactief proces goed te doorlopen. In het fusietraject hebben we geleerd dat het nemen van voldoende tijd belangrijk is. Daarnaast is het belangrijk, gezien het eerdere interactieve proces in relatie tot de fusie, om dit proces doelgericht in te zetten én te kiezen voor een beperkt aantal werkvormen waarmee we eerdere informatie gericht verdiepen en nieuwe informatie ophalen. Hierbij richten we ons op brede diversiteit aan (groepen van) mensen. Omdat veel mensen bereiken veel inzet kost, is het belangrijk om een realistisch beeld te schetsen van wat haalbaar is.

Qua invulling denken we in eerste instantie aan de volgende lijnen voor het interactief proces: Op inhoud (september 2021 t/m januari 2022):  Vijf tot zeven ontwikkelateliers op enkele thema’s / opgaven  Jongerendebat  Digitaal burgerpanel Op verhaal (april 2022 t/m mei 2022):  Interviewtour door de wijken/ kernen Kinderburgemeestersontbijt Strategisch kompas gemeente Wijchen – Plan van aanpak mei 2021

5

De verschillende vormen werken we verder uit als de opdrachtformulering akkoord is en als de eerste inzichten in stap 1 en 2 duidelijk zijn. Dit proces geven we organisch vorm waarbij we een tijdelijke pauze inlassen gedurende de verkiezingen (februari/ maart 2022). De tussentijdse resultaten koppelen we telkens terug en verwerken we in de nieuwe notitie strategische visie. De co-creatie op verhaal is vooral bedoeld om verdere inkleuring te krijgen en verhalen op te tekenen bij de inhoud die al tot stand is gekomen. Een belangrijke taak is hier de consolidatie van de input in een coherent geheel.

Resultaat stap 2: 1. Eerste stap in het interactief proces, op inhoud en verhaal. Deze verdieping verwerken we in de nieuwe notitie strategische visie. 2. In januari 2022 verschijnt er een tussentijdse notitie waarin de belangrijkste inbreng uit de vijf tot zeven ontwikkelateliers en het jongerendebat met een informatienota met de raad wordt gedeeld.

Stap 3A (mei 2022): Concept notitie ‘strategische visie’ bespreken met nieuw college en raad Eind maart 2022 wordt de nieuwe raad geïnstalleerd. Er wordt naar gestreefd om uiterlijk in mei 2022 het nieuwe college te installeren. Tijdens de wisseling van het gemeentebestuur, werkt de ambtelijke organisatie door. Het nieuwe college legt een conceptnotitie “strategische visie” voor aan de nieuwe raad. In die conceptnotitie wordt ook aandacht besteed aan urgenties en potenties die vanuit een sterkte / zwakte analyse worden uitgewerkt. En in deze versie is ook de laatste opbrengst van het interactief proces verwerkt. Het is vooral een tekstueel document. Nog niet gefinetuned of prachtig opgemaakt. Dat gebeurt als het definitief wordt gemaakt. Ook de uitgewerkte analyse krijgt een plek in de conceptnotitie. Het nieuw college en de nieuwe raad bespreken medio mei wat zij van het Strategisch kompas en de opbrengst tot dan toe vinden. Ook bespreken zij of er nog aanvullende acties nodig zijn, op inhoud of cocreatie, om het Strategisch kompas definitief te maken. Mochten er nog acties nodig zijn dan geeft de nieuwe raad een opdracht daarvoor aan het nieuwe college. Dit betekent mogelijk dat de definitieve strategische visie daardoor later wordt opgeleverd dan onderstaand wordt vermeld.

Voldoet het concept strategische visie aan de wensen en behoeften van de nieuwe raad, dan besluit de raad dat het concept de definitieve versie wordt. Resultaat stap 3A: 1. Concept notitie ‘strategische visie’ gereed in mei. 2. Concept notitie wordt door het nieuwe college besproken met de nieuwe raad. De nieuwe raad besluit of de concept notitie de definitieve versie is of dat het college opdracht krijgt voor aanvullende acties. Er wordt gestreefd naar besluitvorming in juni 2022. Ook besluit de raad over de wijze van uitwerking van een publieksversie strategische visie.

Strategisch kompas gemeente Wijchen – Plan van aanpak mei 2021

6

Stap 3B (September 2022): Definitieve, communicatieve strategische visie Als de raad in juni 2022 besluit dat de conceptnotitie de definitieve strategische visie is, dan werkt het college de strategische visie uit in een publieksversie. Deze versie is mooi opgemaakt en toegankelijk voor een groot publiek, bijvoorbeeld via een video, boek, krant. Het streven is om deze versie in september aan te bieden aan de samenleving. In de communicatie over de strategische visie neemt het college mee hoe de visie/het kompas een levend document blijft voor het gemeentebestuur en de samenleving. Resultaat stap 3B: 1. In september 2022 wordt de definitieve versie aan de samenleving aangeboden 2. De strategische visie wordt gepresenteerd op de wijze waarop de raad heeft besloten dat deze kan worden uitgewerkt.

Stap 4 (met ingang van september 2022 ev.): Uitvoering borgen

Vanaf september 2022 begint het planning en uitvoeringsproces. Het is belangrijk om de uitvoering van de strategische visie goed binnen het bestuur en de organisatie en in de samenleving te borgen. De opgaven e.d. zullen worden ingebed in de planning & control cyclus en in de uitvoering door de teams. Het Domein Bestuur, Strategie en Projecten zorgt ervoor dat de strategische visie en opgaven gaan leven en duiding krijgen, ook in relatie tot het coalitieakkoord / collegeprogramma / raadsagenda, een duidelijke plek krijgen binnen de organisatie en dat medewerkers weten hoe zij hieraan kunnen / moeten werken. Onderdeel van de borging is ook om in verbinding te blijven met de samenleving over het Strategisch Kompas. Op deze manier geeft het strategisch Kompas in de samenleving en in de organisatie ook daadwerkelijk sturing en focus aan het beleid en de inzet op de diverse thema’s.

Strategisch kompas gemeente Wijchen – Plan van aanpak mei 2021

7

4. ORGANISATIE / GOVERNANCE Opdrachtgeverschap De burgemeester fungeert in het college als portefeuillehouder en is ook het eerste aanspreekpunt voor de projectorganisatie bij de totstandkoming van het strategisch kompas. Dit vanwege het belang van goede voortgang in het kompas en het strategische en domeinoverstijgende karakter. Rol begeleidingscommissie De rol van de begeleidingscommissie was om te komen tot een goede opdrachtformulering die gedragen wordt door de raad. Deze opdrachtformulering wordt u via dit plan aangeboden. Na vaststelling van de opdrachtformulering blijft de begeleidingscommissie als klankbordgroep betrokken voor het geven van feedback op de concept-tussenproducten die aan de raad worden aangeboden. Rol raad De raad krijgt de stukken zoals hierboven genoemd onder “planning” toegestuurd ter bespreking en besluitvorming. Desgewenst kan de raad als ambassadeur (groepen) mensen betrekken bij het interactief proces. En raadsleden worden uitgenodigd om als toehoorder deel te nemen in het interactief proces. Projectleiding Na akkoord van de gemeenteraad over de opdrachtformulering (d.w.z. de beslisnota als bovenlegger van dit plan van aanpak) kan het proces starten. De leiding van het project ligt bij Team Strategische Projecten en Advies (SPA), en deze legt verantwoording af aan de burgemeester. 5.

BEGROTING Interne projectleiding Gezien de complexe fasering van het traject en het organische karakter ervan verdient het aanbeveling om de projectleiding niet uit te besteden. Deze factoren maken dat een voortdurende en stevige verbinding met het gemeentebestuur en de organisatie noodzakelijk is om aan kunnen sluiten bij wat er binnen en buiten speelt en hierop een heldere communicatie te voeren. Daarnaast helpt het intern beleggen van de projectleiding bij de realisatie van de strategische visie omdat zo goede verbindingen tot stand kunnen komen tussen teams en binnen de organisatie. Ook de projectondersteuning is belegd binnen de WDW. Externe communicatiecapaciteit Externe capaciteit is noodzakelijk als het gaat om (strategische) communicatie. In het traject rondom de bestuurlijke fusie tussen Druten en Wijchen is gebleken hoe belangrijk het is dat de communicatie over een potentieel gevoelig onderwerp op een zorgvuldige en goed getimede manier plaatsvindt, met de juiste boodschap. Dat kost veel tijd en aandacht. De externe communicatieadviseur moet nauw contact houden met zowel de projectleiding als met team Communicatie over de afstemming rondom de bestuurlijke toekomst in de breedte.

Gespreksbegeleiding interactieve proces Voor de specifieke cocreatieve werkvormen met mensen die niet uit zichzelf meedoen of gemakkelijk te bereiken zijn, is het raadzaam om externe capaciteit in te zetten. Zo kan de projectorganisatie zich richten op wat er inhoudelijk wordt opgehaald.

Strategisch kompas gemeente Wijchen – Plan van aanpak mei 2021

8

Kosten De kosten betreffen een inschatting die is gebaseerd op ervaringen met soortgelijke diensten in vergelijkbare trajecten. Betreft

Bedrag

1. Advies en begeleiding - Opstellen en uitvoeren van een communicatieaanpak - Begeleiding van de bijeenkomsten in het cocreatieve proces

€ 50.000

2. Communicatie - De middelen waarmee het project en de bijeenkomsten vorm worden gegeven en onder de aandacht worden gebracht

€ 20.000

3. Facilitaire kosten

€ 15.000

Totaal:

€ 85.000

Dekking: Vanuit het eerdere traject van het strategisch kompas dat begin 2021 stopte, is nog € 20.000 euro beschikbaar. Het resterende bedrag van € 65.000 wordt meegenomen in de Perspectiefnota.

Strategisch kompas gemeente Wijchen – Plan van aanpak mei 2021

9