Bijlage 1. Algoritme verslagen raadsvergaderingen

Algoritmebeschrijving Algoritme: Verslagen van raadsvergaderingen van Gemeente Wijchen

Algemene informatie Naam Verslagen van raadsvergaderingen Korte omschrijving Het AI systeem helpt bij de verslaglegging van raadsvergaderingen. Dit doet het systeem door gesproken tekst automatisch om te zetten naar geschreven tekst. Organisatie Gemeente Wijchen Thema Organisatie en bedrijfsvoering Status In gebruik Begindatum 2024-09 Contactgegevens gemeente@wijchen.nl Link naar publiekspagina https://www.wijchen.nl/over-deze-website Publicatiecategorie Overige algoritmes

Verantwoord gebruik Doel en impact Het via kunstmatige intelligentie schrijven van kwalitatief hoogwaardige notulen van de raadsvergaderingen. De veiligheid en vertrouwelijkheid zijn geborgd. Het Al-systeem werkt met geavanceerde processen die zijn ontworpen om transcriptie en samenvatting efficiënt en veilig af te handelen.

1. Transcriptiefase: het geluid van de vergaderingen wordt ingevoerd in het AI-systeem. Het systeem zet de gesproken taal om in tekst. Dat gebeurt met modellen die spraak herkennen. Het systeem maakt gebruik van geavanceerde deep learning-modellen die zijn getraind op verschillende datasets om spraak te herkennen en om te zetten in tekst. Het model analyseert het geluid, ‘ziet’ taalkundige patronen en schrijft tekst. Dit gebeurt bijna realtime, afhankelijk van de lengte en moeilijkheid van de spraak. Bovendien herkent het model verschillende sprekers aan hun stem; 2. Samenvattingsfase: nadat de tekst is geschreven, maakt het systeem een samenvatting met een Large Language Model (LLM). LLM's zijn taalmodellen die grote hoeveelheden tekst kunnen verwerken. Het model begrijpt de context door belangrijke thema's, details en de algemene structuur van het gesprek te herkennen. Daarna zet het model deze informatie om in een beknopte samenvatting. De samenvatting geeft de inhoud en bedoeling van de oorspronkelijke vergadering nauwkeurig weer. Het samenvattingsproces bestaat uit meerdere stappen om de volledigheid en samenhang van de uiteindelijke uitkomsten te garanderen. Afwegingen Met de inzet van het algoritme wordt het gemakkelijker om (ook) geschreven notulen aan te bieden voor geïnteresseerde inwoners.

Hiermee verbeteren we onze dienstverlening en de transparantie van het gemeentelijk bestuur. Menselijke tussenkomst • De notulisten van de leverancier controleren de notulen en geven feedback. Deze feedback wordt verwerkt in het systeem met als doel het systeem te trainen; • De definitieve notulen worden met de gemeente gedeeld; • De gemeente bekijkt de notulen, past ze aan als dat nodig is en stuurt ze met feedback terug. Op deze manier kunnen de notulisten van de leverancier en het systeem ervan leren; • Beide partijen hebben geregeld contact met als doel het systeem gericht te laten leren. Denk daarbij aan het notuleren per spreker, de wijze van samenvatten, de manier waarop wordt omgegaan met een stemming, enzovoort. Risicobeheer De raadsvergaderingen zijn openbaar. De notulen zijn daarom 'openbare informatie'. Technische werking De leverancier leer het AI systeem notulen te maken op 3 niveaus: 3. uitgebreid samenvattende notulen; 4. woordelijk samenvatten op spreker; 5. woordelijk transcriberen op spreker. De gemeente voert momenteel een pilot uit die zich richt op niveau 2: woordelijk samenvatten op spreker. Dat betekent dat er per spreker wordt genoteerd wat er is gezegd. De spreektaal wordt omgezet in schrijftaal en er worden goedlopende zinnen van gemaakt,

waarbij we zo dicht mogelijk blijven bij wat er is gezegd. De ontvangen opnames van de openbare raadsvergaderingen worden door het AI systeem omgezet naar notulen. Doordat de notulisten van de leverancier direct handmatig aanpassingen kunnen doen en deze teruggeven aan het systeem. En leert het systeem wat er de volgende keer moet worden veranderd. Samenvattend is de werkwijze als volgt: 6. achterhalen en noteren wie wat heeft gezegd; 7. het komen tot goedlopende Nederlandse zinnen; 8. het kunnen komen tot de juiste samenvattingen; 9. het kunnen komen tot de juiste besluitvorming; 10. het juist verwoorden van de besluitvorming; 11. het kunnen komen tot de juiste acties 12. het juist verwoorden van de acties. Leverancier Emma Handson

Metadata Taal nld Versie publicatiestandaard 1.0 Zoektermen • Notulen • Verslagen • Raadsvergaderingen