Bijlage 1: Actieplan doorontwikkeling WDW

Actieplan doorontwikkeling WDW 2021-2023

Inhoudsopgave Voorwoord WDW-bestuur_ ___________________________________3 1. Terugblik en toekomst_____________________________________4 2. Organisatieontwikkeling___________________________________6 3. De volgende stap_ _______________________________________7 4. Dienstverlening__________________________________________8 5. Professionaliteit_________________________________________12 6. Zelforganisatie__________________________________________14 7. Hybride werkcultuur_____________________________________18 8. Evaluatie en monitoring_ _________________________________22 Tijdlijn__________________________________________________23

Voorwoord WDW-bestuur Voor u ligt het Actieplan doorontwikkeling WDW 2021-2023. In 2018 is de Werkorganisatie Druten Wijchen (WDW) gestart. Een intensieve periode waarin in een korte tijd veel is bereikt. De basis van de WDW staat, nu is het tijd voor de volgende stap. Samen maken wij het verschil.

optimistisch

Als bestuur van de WDW zijn we trots op wat er is gerealiseerd. We vinden het belangrijk om daar bij stil te staan. Ook omdat we in deze periode te maken hebben met de impact van de corona-pandemie en een mogelijke bestuurlijke fusie die uiteindelijk niet doorging.

ondernemend

Terugkijkend op onze ambities is het inderdaad gelukt om onze bestuurskracht te versterken. Ook in de regio. We zijn meer samen gaan doen waardoor we slimmer werken. Tegelijkertijd hebben we oog gehouden voor de lokale verschillen.

Onze kernwaarden

We hebben hard gewerkt om eersteklas dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en gemeentebesturen te bieden. En er is een prettige werkomgeving voor onze medewerkers.

verbindend

open

We hechten veel belang aan een WDW waarin het plezierig werken is. Met medewerkers die met hun collega’s op een verbindende, open en ondernemende manier samenwerken. Samen willen wij de volgende stap zetten om ons verder te ontwikkelen. Met dit actieplan bepalen we de focus voor de komende drie jaar. Op deze manier willen we onze ambities voor een sterke en toekomst­bestendige WDW realiseren, samen met u. We kijken uit naar onze verdere samenwerking. Corry Van Rhee-Oud Ammerveld, burgemeester Druten Marijke van Beek, burgemeester Wijchen Willy Brink, wethouder Druten Geert Gerrits, wethouder Wijchen

3

1. Terugblik en toekomst Voordat we inzoomen op het actieplan blikken we even terug en vooruit. Na de start in 2018 is er hard gewerkt aan het bouwen van de werkorganisatie Druten Wijchen (WDW). De oorspronkelijk ambitie en het bedrijfsplan uit 2017 vormden de basis en blijven dat ook voor dit actieplan.

Evaluatie Begin 2020 voerde Henk-Jan Donderwinkel een evaluatieonderzoek naar de WDW uit. In de evaluatie concludeerde hij dat de Werkorganisatie Druten Wijchen in korte tijd haar toegevoegde waarde heeft laten zien. Op alle doelen van de 5 K’s1 is vooruitgang geboekt. Dit actieplan borduurt voort op de belangrijkste aanbevelingen uit de evaluatie.

Belangrijkste aanbevelingen evaluatieonderzoek • Zet het veranderingsproces onverkort voort, met inachtneming van de leerpunten uit de evaluatie. • Wees terughoudend in het toevoegen van nieuwe elementen aan de doorontwikkeling. • Maak de veranderingen klein en behapbaar en zorg dat die veranderingen geborgd worden. • Neem van tijd tot tijd een moment om activiteiten te herprioriteren, focus aan te brengen en de energie opnieuw te richten. Bouw vervolgens vandaar uit weer verder, organiseer waar nodig maatwerk. • Luisteren, voorbeeldgedrag en het nóg meer zichtbaar zijn in de organisatie van zowel bestuurders als leidinggevenden spelen hierbij een zeer bepalende rol. Dit actieplan kwam tot stand met inbreng van vele medewerkers, MT, OR en de bestuurders. Op basis van diverse gesprekken en bijeenkomsten leverden zij input. Ook de concept hoofdlijnen zijn vooraf met hen besproken.

1 5 K’s: (1) Versterking van de bestuurlijke kracht in en met de regio, (2) Verminderen van de kwetsbaarheid, (3) Verhogen van de kwaliteit van dienstverlening en bedrijfsvoering, (4) Verbeteren van kansen voor medewerkers en (5) Verminderen en beheersen van kosten.

4

Moties Eind 2020 besloten de gemeenteraden van Druten en Wijchen de bestuurlijke fusie niet door te zetten per 1 januari 2023. Ze dienden toen moties in om te komen tot een actieplan voor doorontwikkeling WDW. Dit actieplan sluit aan op deze moties. Bestuurlijk arrangement Tegelijk met het maken van dit actieplan, spraken de colleges van Druten en Wijchen over de toekomst van de WDW. Gelukkig was er snel duidelijkheid over dat we blijven inzetten op de doorontwikkeling van de WDW. Begin april 2021 ondertekenden beide colleges het bestuurlijk arrangement ‘Samen investeren in houvast, kwaliteit en transparantie’. De samenwerking binnen WDW wordt hierin opnieuw bekrachtigd. De colleges bevestigen dat ze blijven investeren in de WDW. Dit actieplan beschrijft hoe we investeren en werken aan de doorontwikkeling van WDW. We blijven o.a. inzetten op harmonisatie en het verbeteren van processen. Zo kunnen we, ook de komende jaren, goede dienstverlening blijven bieden aan onze inwoners, ondernemers en partners. Het ondertekende bestuurlijk arrangement geeft ook richting, rust en houvast aan medewerkers bij de WDW. In het arrangement beloven beide colleges het bestuurlijk perspectief vóór de verkiezingen van 2022 op grote lijnen helder te hebben. Ook zeggen de colleges toe elkaar actief en transparant te informeren over ieders zelfstandige bestuurlijke verkenning.

De gevolgen voor de WDW wegen colleges mee in hun beslissingen.

5

2. Organisatieontwikkeling Samenleving verandert De samenleving verandert in een informatie- en netwerksamenleving. Dit betekent dat ook onze rol als gemeente verandert. Als gemeenten Druten en Wijchen krijgen we te maken met nieuwe opgaven. Bijvoorbeeld op het terrein van duurzaamheid. Maar denk ook aan demografische uitdagingen en nieuwe trends en ontwikkelingen. Bijvoorbeeld de dubbele vergrijzing waarbij het aantal ouderen toeneemt en ouderen steeds ouder worden. Dit heeft impact op onze samenleving en onze dienstverlening. Samen werken Samen werken we aan de opgave om het wonen, werken en ondernemen voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen in de gemeenten Druten en Wijchen zo prettig mogelijk te maken. Nu én in de toekomst. Daarom bestaat de Werkorganisatie Druten Wijchen. In onze dienstverlening staat de inwoner en het werken vanuit de bedoeling centraal. We helpen, werken samen met inwoners, ondernemers, partners. En we helpen, adviseren de gemeenteraden en colleges van B&W van beide gemeenten. Blijven ontwikkelen Onze missie, visie en doelen kunnen we alleen bereiken met vakbekwame, bevlogen medewerkers. Mensen die werken vanuit onze kernwaarden: optimistisch, verbindend, open en ondernemend. Werken bij een gemeente vraagt nu iets anders dan voorheen. Mede daardoor zijn we een lerende organisatie en blijven we ons ontwikkelen.

Met elkaar zorgen we ervoor dat we de beste dienstverlening blijven bieden.

6

3. De volgende stap De afgelopen drie jaar hebben we al veel bereikt. De basis ligt er, nu is het tijd voor de volgende stap. Samen maken wij het verschil: in dienstverlening, professionaliteit en zelforganisatie

Actiehouders en tijdspad Per opgave benoemen we suggesties in actiehouder(s) en het tijdspad. Het tijdspad geeft aan wanneer de actie start. Dit bespreken we nog nader met de teams. Medewerkers en/of teams die mee willen werken aan een actie, vragen we om zich te melden bij de werkgroep organisatieontwikkeling. Zo krijgt iedereen een rol in de uitvoering. ‘Samen maken wij het verschil’.

Drie sporen We willen dienstverlening nog dichterbij brengen. Onze professionaliteit verder vergroten. En meer maatwerk en sturing toepassen bij zelforganisatie. Zo neemt het eigenaarschap bij medewerkers en teams verder toe en doen we wat nodig is. In de volgende hoofdstukken werken we uit hoe we aan deze drie sporen gaan werken. Door corona groeit onze organisatie door naar een hybride werkcultuur. Gedeeltelijk thuiswerken wordt een uitgangspunt. Dit heeft effect op de verbinding met en binnen de organisatie. Op onze samenwerking intern én extern, met inwoners en partners. En op onze dienstverlening. Daarom besteden we hier extra aandacht aan in hoofdstuk 7.

Dienstverlening

7

Professionaliteit

Zelforganisatie

4.

Dienstverlening

Dienstverlening dichtbij Als gemeenten Druten en Wijchen werken we voor onze inwoners, ondernemers en partners. Dit willen we zo goed en efficiënt mogelijk doen. Daarom zetten we in op ‘dienstverlening dichtbij’. Persoonlijk, digitaal, aan huis of in de wijk kijken we waar we toegevoegde waarde kunnen creëren. Cocreatie, accounthouder- en partnerschap Zoals eerder beschreven, staan samenwerking en cocreatie met inwoners, ondernemers en partners hoog in ons vaandel. De inwoner centraal en het werken vanuit de bedoeling mag zich nog dieper nestelen in ons denken en handelen. Dat gaat verder dan alleen houding en gedrag. Het vraagt ook om ondersteunende systemen. En een organisatiecultuur waarin gedeeld eigenaarschap vanzelfsprekend is. We zetten hierin de volgende stap. Wel of niet cocreatie is voortaan een standaardafweging in ons werk. Burger- en overheidsparticipatie is van ons allen en we willen dat iedereen op deze manier gaat werken. We vinden het belangrijk dat iedereen weet met wie ze contact op moet nemen. Dat inwoners, ondernemers en partners zogenaamde accounthouders hebben en ons partnerschap ervaren. Dit organiseren we door binnen de teams meer specifieke accounthouders te benoemen. Dit verbetert ook de samenwerking tussen teams.

Digitale transformatie De wereld om ons heen verandert. In 2025 hebben mensen meer gesprekken met chatbots dan met andere mensen. De jongeren van nu hebben nog nooit een postzegel gelikt.

Message-Smile Actiehouder Werkgroep dienstverlening Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2021

(Digitale) transformatie is geen keuze. Onze inwoners, ondernemers en partners verwachten het ook. In het nieuw programma dienstverlening beschrijven we hoe we ons hierin verder ontwikkelen. Zo onderzoeken we bijvoorbeeld de mogelijkheden om ook met een chatfunctie, chatbots en digitale balie te werken. Hiermee kunnen inwoners, ondernemers en partners tijd- en plaatsonafhankelijk het kanaal kiezen wat bij ze past.

Hierover valt natuurlijk te twisten. De voorgaande zinnen zijn vooral bedoeld om de geest te prikkelen. Feit is wel dat corona onze digitalisering in een versnelling bracht.

Message-Smile Actiehouder Team SPA en werkgroep dienstverlening Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2021

8

Datagedreven werken Om de goede dingen te doen, is het belangrijk dat we weten wat precies de situatie is in een wijk, in onze gemeente. De WDW beschikt over veel data. Goede data en gebruik hiervan helpt ons de juiste keuzes te maken op de korte en lange termijn. De eerste stap hierin zetten we al met het dataplatform Druten en Wijchen in cijfers. De komende periode werken we aan bewustwording en scholing om deze data ook goed te gebruiken. Begin 2022 bepalen we de vervolgstappen. Bijvoorbeeld door het digitale platform uit te breiden. Met op maat dashboards of het starten van datapilots. Message-Smile Actiehouder Team SPA en team informatiemanagement Calendar-days Tijdspad Met ingang van januari 2022

9

Meer strategisch, meer integraal opgavengericht werken De opgaven waar we als gemeente voor staan, vragen om meer strategisch, integraal opgavengericht en domeinoverstijgend werken. Dit is ook een aandachtspunt binnen onze zelforganisatie. Teamdoelen matchen niet altijd met elkaar. Daardoor werken we niet altijd efficiënt, blijven er belangrijke zaken liggen of zijn we onvoldoende wendbaar. De afstemming en verbinding hierin kan beter. Wanneer we opgaven combineren, krachten bundelen en nog beter samenwerken, versterken we onze inzet. In eerste instantie kost het misschien wat meer tijd om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Maar op de lange termijn winnen we tijd en geld doordat we zaken efficiënter organiseren.

Beter projectmatig werken hoort hierbij. Evenals een goede invulling van de randvoorwaarden. Bij grotere, nieuwe projecten of programma’s zorgen we voor een goede projectleider en mankracht die daadwerkelijk tijd en capaciteit hebben om het project te realiseren. Als hiervoor een interne projectleider wordt aangesteld, zorgen we snel voor een vervanger voor het reguliere werk. Ook geven medewerkers aan dat de systemen goed moeten zijn. Kies voor kwaliteit in plaats van een uitgekleed systeem. Message-Smile Actiehouder MT Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2021

Pilots opgavengericht werken In Hart van Zuid in Wijchen en in de kern Deest experimenteren we hier al mee. Van deze pilots leren we. Onder andere hoe we werk beter kunnen organiseren en welke processen, systemen en werkwijzen eenvoudiger kunnen. Geleerde lessen delen we binnen de organisatie. De pilots vormen hiermee een voorbeeld voor onze aanpak in andere wijken en kernen. Message-Smile Actiehouder Team SPA Calendar-days Tijdspad Is al gestart

Inspiratietour Het komende jaar organiseren we een inspiratietour waarmee we mensen inspireren om meer strategisch en meer integraal opgavengericht te werken. Op verschillende niveaus. Bijvoorbeeld met de WDW-themalunches en de WDW-academie voor medewerkers. En met het WDW-trendcafé voor MT en bestuur. Dit doen we voorbereidend op de komende verkiezingen. Zo kunnen de opbrengsten ervan landen binnen onze coalitieprogramma’s en planning- en control cyclus. En wordt meer opgavengericht sturen mogelijk. Message-Smile Actiehouder Team SPA en werkgroep organisatieontwikkeling Calendar-days Tijdspad Met ingang van juni 2021

10

P&C cyclus Met de medewerkers maken we medio 2021 een eerste verbeterstap naar meer strategisch en integraal opgavengericht werken in de P&C cyclus. Samen werken we aan een nieuwe invulling voor de begroting van 2022. Message-Smile Actiehouder Team SPA en team financiën Calendar-days Tijdspad Is al gestart

Meer aandacht en capaciteit voor onze rol in de regio Als gemeenten wordt het steeds belangrijker om allianties te sluiten in de regio. We staan voor grote opgaven die zich niet beperken tot de gemeentegrenzen. Een goede samenwerking met omliggende gemeenten en de regio is dus cruciaal. Dit doen we bijvoorbeeld al in de Groene Metropool regio. We willen de strategische positie van gemeenten Druten en Wijchen in de regio verder versterken. Wat doen we lokaal en wat willen we regionaal oppakken? Er is geen blauwdruk. We vinden het belangrijk om hierin proactief te zijn. Daarbij kijken we eerst naar de opgave. Vervolgens bepalen we welk verband het beste resultaat kan opleveren. Criteria hierbij kunnen zijn: • • • •

kwaliteit kosten democratische legitimiteit span of control.

Beide gemeenten werken op dit moment aan hun bestuurlijke toekomstscenario’s. Daarin werken we ook deze opgaven verder uit. Vervolgens geven medewerkers en de teams invulling aan deze bestuurlijke ambitie. Message-Smile Actiehouder Team SPA en MT Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2021

11

5. Professionaliteit We willen onze professionaliteit verder vergroten. Waar het niet lekker loopt, grijpen we in. We vinden het belangrijk dat we elkaar kunnen aanspreken en scherp houden op houding, gedrag, haalbaarheid en mogelijk maken. Een gezonde nieuwsgierigheid, interesse in elkaars werk en perspectieven of successen met trots delen, horen daarbij. Voorbeeldrol excellerende professionals Onze missie, visie en doelen bereiken we alleen met vakbekwame, bevlogen medewerkers die vanuit onze kernwaarden werken: optimistisch, verbindend, open en ondernemend. Veel medewerkers vervullen hierin een voorbeeldrol. Daar zijn we blij mee. Dit willen we nog meer laten zien en actief uitdragen. Zo nemen we ook anderen in deze ontwikkeling mee. Medewerkers willen graag erkenning en rugdekking in het pionieren. Ze willen meer samen uitproberen in plaats van erover blijven praten. Domeinmanagers en MT geven hier invulling aan in hun voorbeeldrol en sturen bij in het mogelijk maken van zaken. Waar cultuur, regels en systemen belemmerend werken, pakken we ze aan. Message-Smile Actiehouder MT Calendar-days Tijdspad Met ingang van januari 2022

WDW-academie We vinden het belangrijk dat onze medewerkers ruimte krijgen om zich te ontwikkelen. Sterker nog: onze medewerkers moeten zich geroepen en verantwoordelijk voelen om te blijven leren. Niet alleen gezien de grote opgaven waarvoor we staan. Ook door de gewenste ontwikkeling naar een netwerkorganisatie, meer strategisch en opgavengericht werken en werken vanuit de bedoeling. Werken bij een gemeente vraagt anno 2021 iets anders dan voorheen. Qua houding en gedrag maar ook qua vaardigheden. Denk bijvoorbeeld aan 21e eeuwse vaardigheden, zoals werken met data of cocreatief werken.

12

Met de WDW-academie werken we voortaan het hele jaar door aan de ontwikkeling van de nieuw verbindende professional. Het scholingsaanbod wordt ermee verbreed. Naast aanbod op vitaliteit organiseren we ook aanbod zoals bestuurlijke sensitiviteit, opgavengericht werken, strategisch adviseren, werken in een netwerkorganisatie, werken vanuit de bedoeling. De WDW-academie wordt het platform met al het aanbod waarop medewerkers tijd- en plaats onafhankelijk kunnen leren en ontmoeten. Zo stimuleren we medewerkers in verbinding te blijven met collega’s en de organisatie. Zich verder te ontwikkelen als professional. En in beweging te blijven zodat ze fit en vitaal kunnen blijven werken. Message-Smile Actiehouder Werkgroep organisatieontwikkeling Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2021

HR visie en wervingsaanvalplan In 2021 starten we met een nieuwe HR-visie én een wervingsaanvalplan. We vinden het belangrijk om, als moderne werkgever, de mensen te werven en behouden die we nodig hebben om onze opgaven te realiseren. Zelforganisatie is een eigentijdse manier van werken die aansluit bij werken vanuit de bedoeling. We merken dat het werkt als ‘branding’ in de arbeidsmarkt. Veel talentvolle, jonge mensen voelen zich hierdoor aangetrokken.

13

Message-Smile Actiehouder Team P&O Calendar-days Tijdspad Is al gestart

Leren en presteren In 2020 is de notitie ‘leren en presteren’ vastgesteld. Deze notitie en werkwijze helpt teams om collega’s op een goede manier feedback te geven zodat ze samen kunnen werken aan de ontwikkeling van hun team. De werkwijze vormt een alternatief voor het traditionele functioneringsgesprek. De komende periode testen we de werkwijze in een aantal teams met pilots. Op basis daarvan wordt de werkwijze definitief vastgesteld en ingezet. Message-Smile Actiehouder Team P&O en teamcoaches Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2021

Columbusmodel van Hoornstra – Van Lieshout: Digitale Intelligentie (Business Contact 2019)

6. Zelforganisatie We hebben eerder gekozen voor het model zelforganisatie. Daar houden we aan vast. We hebben de afgelopen periode veel geleerd. Een belangrijk inzicht is dat zelforganisatie maatwerk vraagt.

Eigenaarschap en monitoring Als gemeente werken we voor onze inwoners. Samenwerking en een goed resultaat in onze dienstverlening zijn belangrijk. We zien graag nog meer eigenaarschap bij medewerkers en teams. We willen doen wat nodig is. En voorkomen dat zaken tussen wal en schip vallen. Met het teamplan en de teamontwikkeltool maken we afspraken concreet. Door hier op tijd en openlijk met elkaar over in gesprek te gaan, creëren we een gezamenlijk beeld. En ontstaat er een diepgaander, steviger fundament voor nieuwe perspectieven. Om samen tot creatieve samenwerkingsvormen en oplossingen te komen. Het teamplan biedt een goede basis om de resultaten van teams te monitoren. Message-Smile Actiehouder Alle teams en teamcoaches Calendar-days Tijdspad Is al gestart

Mensgericht 

14

Bundeling individuen

Groep

Team

FASE 1

FASE 2

FASE 3

FASE 4

Vaktechnische volwassenheid

Organisatorische volwassenheid

Sociale volwassenheid

Zelfstandig verbeteren

Open team Taakgericht 

Maatwerk We bieden voortaan maatwerk in zelforganisatie. Daar waar het niet goed gaat, grijpen we in. Licht waar het kan, intensief waar nodig. Hierop hebben we het afgelopen jaar al ingezet. Met dit actieplan zetten we hierin een volgende stap. Zo maken we voor bepaalde teams een concreet plan. En werken we aan een breed bedrijfsvoeringsplan. Ook besteden we meer aandacht aan de verbinding en samenwerking tussen teams. We werken in het T-managementconcept verder uit wat we generiek doen en wat verschilt per domein. Message-Smile Actiehouder MT Calendar-days Tijdspad Is al gestart

Beweging creëren Het proces van zelforganisatie vraagt kleine stappen en goede borging. We willen de ontwikkelingen en successen hierin meer delen en erover communiceren. We willen een beweging creëren waaraan medewerkers graag meedoen. We laten ‘het waarom, de winst, het gewenst gedrag en de verhalen’ meer beeldend zien. We zoomen wat dieper in en zijn open en eerlijk. Wat maakt het lastig? Wat werkt wel of niet? Wat is er nodig? Op deze manier krijgen we meer hetzelfde beeld en dezelfde taal. We geven de verandering meer organisch, al doende vorm. Dit doen we met behulp van persona’s en nieuwe invulling van WenDi. We zorgen ervoor dat zelforganisatie en onze ervaringen een vaste plek krijgen met bijvoorbeeld eigen pagina’s.

Randvoorwaarden op orde Zelforganisatie brengt meer eigenaarschap, regie en werkplezier. Met elkaar zorgen we ervoor dat de randvoorwaarden op orde zijn. Daar blijven we kritisch naar kijken en aan werken. Daarbij zoomen we in eerste instantie in op drie sporen, namelijk: • bureaucratie en besluitvorming; • administratieve processen; • overlegstructuur en cultuur. Om ruimte te krijgen voor uitvoering en vernieuwing is het nodig om ook zaken af te stoten. Welke zaken dit zijn, hebben we met elkaar onderzocht. Op de volgende pagina geven we de belangrijkste punten aan waar we mee aan de slag willen gaan. Het is een organisch proces. De komende periode komen er hopelijk nog meer zaken bij die we af kunnen stoten. We nemen dit mee in de teamplannen. Message-Smile Actiehouder Alle teams en MT Calendar-days Tijdspad Met ingang van januari 2022 15

Message-Smile Actiehouder Team communicatie en werkgroep organisatieontwikkeling Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2021

BUREAUCRATIE EN BESLUITVORMING We verminderen het onnodig schakelen op veel schalen. We zijn kritisch in wat besluitvorming op MT-niveau vraagt en dagen medewerkers uit de ruimte te pakken om te ondernemen. Informeren en in gesprek gaan i.p.v. toestemming vragen, wordt het credo. Dikke notities zijn niet meer de norm. Message-Smile Actiehouder Alle teams en MT Calendar-days Tijdspad Met ingang van januari 2022

We onderzoeken andere manieren van instemming binnen zelforganisatie. Niet iedereen hoeft overal mee in te stemmen voordat we aan de slag kunnen. De meerderheid beslist.

ADMINISTRATIEVE PROCESSEN We onderzoeken welke werkprocessen en applicaties bijdragen aan de bedoeling. Benodigde werkprocessen worden verbeterd en overbodige applicaties schaffen we af. Message-Smile Actiehouder Werkgroep organisatieontwikkeling en team IM Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2022

We onderzoeken of de uurregistratie en reiskostendeclaraties pendelverkeer anders kunnen. Bijvoorbeeld met een vast bedrag per maand. Message-Smile Actiehouder Team P&O Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2022

Message-Smile Actiehouder Teamcoaches Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2022

We onderzoeken de mogelijkheden om elk team een werk- en scholingsbudget te geven. Met dit budget kunnen zij eenvoudig de faciliteiten regelen die nodig zijn. Message-Smile Actiehouder Team P&O en werkgroep organisatieontwikkeling Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2022

16

We onderzoeken een eenvoudiger alternatief voor zaakgericht werken en het DAS-inhuursysteem. Ook het beheer van de computerschijf waarmee we nu werken vraagt aandacht.

OVERLEGSTRUCTUUR EN CULTUUR Medewerkers ervaren veel werkdruk. Om te ervaren dat het anders kan, starten we een challenge ‘Halveer en vermenigvuldig’.

Message-Smile Actiehouder Team IM Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2022

Via WenDi dagen we anderen uit om mee te doen en hun creatieve ervaringen en tips te delen. Door bijvoorbeeld overleggen in duur, frequentie of opzet te halveren of anders te organiseren, ontstaat ruimte voor maximale aandacht en andere verbinding. Of denk aan een reflectiemoment door met een collega van een ander team een dagje mee te lopen. Doen we nog steeds de goede dingen, vanuit de bedoeling?

We zorgen ervoor dat er minder toestemmingen nodig zijn voor ICT-aanvragen bij IRVN. Message-Smile Actiehouder Team IM Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2022

Message-Smile Actiehouder werkgroep organisatieontwikkeling Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2022

We onderzoeken hoe we het financieel systeem kunnen verbeteren, zodat elke medewerker goed inzicht heeft in de budgetten. We maken het factureren makkelijker en we digitaliseren en rationaliseren facturen.

We vernieuwen het kantoorconcept op basis van het onderzoek naar ‘t nieuwe WDW-normaal. Daarnaast gaan we staand overleggen meer faciliteren. Een aantal vergaderkamers wordt hiervoor ingericht.

Message-Smile Actiehouder Team financiën Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2022

Message-Smile Actiehouder Team facilitair Calendar-days Tijdspad Eind 2021/2022

17

7. Hybride werkcultuur

We houden contact en blijven in verbinding!

In het najaar van 2020 voerden we het organisatie-onderzoek ‘’t nieuwe WDW-normaal’ uit. Hierin onderzochten we samen met medewerkers wat corona doet met onze medewerkers, teams en organisatie. De drie grootste uitdagingen zijn onderlinge verbinding en samenwerking, sociale afstand en minder zitten, meer bewegen. Vooral het contact, verbinding en de samenwerking tussen teams vinden medewerkers slechter geworden. Dit heeft impact op de verbinding met collega’s, de organisatie, onze manier van werken en op onze dienstverlening naar het bestuur en de samenleving.

In 7 stappen naar het nieuwe WDW-normaal

In en buiten ons team en in WDW-verband.

Agenda van aanbevelingen

begin 2021

Blijf elkaar ontmoeten

Message-Smile Actiehouder Werkgroep organisatieontwikkeling en MT Calendar-days Tijdspad Is al gestart

1 In hybride werkculturen is voor de werklocatiekeuze niet het beschikbare gebouw leidend. Wel het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiëntie van communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers, bestuur, inwoners en partners.

begin 2021

begin 2021

Implementeer hybride werkcultuur Implementeer de hybride werkcultuur met het kantoor als ontmoetings- en werkplek en gedeeltelijk huiswerken als uitgangspunt. Stel hiervoor een kader op wat houvast biedt voor collega’s. Met bijvoorbeeld input over: • Hybride werkcultuur geven we samen vorm. We blijven hierover in gesprek en geven zelf het goede voorbeeld. • Per onderwerp en gezelschap kiezen we bewust welke overlegvorm het meest comfortabel en effectief is. • Om in verbinding te blijven, kom je minimaal 1x per week naar kantoor.

Het kantoor wordt vooral de plek voor ontmoeting en overleg, met collega’s en externen. Daarnaast blijft het een plek om geconcentreerd te kunnen werken. Alleen wel anders dan we gewend waren. Zorg daarom voor: • Meer en grotere overlegruimtes. • Standaard goede camera-, computer- en geluidstechniek in alle overlegruimtes zodat mensen digitaal en fysiek goed mee kunnen doen. • Aanpassing van geconcentreerde werkplekken. Bijvoorbeeld met zones: een bibliotheekzone, werkplaatszone, digitaaloverlegzone en creatieve labzone. • Vergaderruimtes en werkplekken met sta-werkplekken, swoppers en andere attributen die beweging stimuleren.

Geef de nieuwe hybride werkcultuur een duidelijke plek binnen de doorontwikkeling van zelforganisatie. Een goede verbinding met het team en de organisatie wordt nog belangrijker. Evenals ruimte voor autonomie, vertrouwen en aanspreekbaarheid.

Bied slimme arrangementen in thuiswerken

• Teams kunnen zelf, als onderdeel van hun teamontwikkeling, invulling geven aan de hybride werkcultuur binnen hun team. • Daarbij helpt een verantwoording op resultaten in plaats van uren. • Werk samen onze rol als netwerkorganisatie verder uit. Wat zijn belangrijke nieuwe waarden, eidende principes hierin? Wat is er nodig? Een gezamenlijke taal hierin helpt. • Blijf kritisch kijken of randvoorwaarden voor zelforganisatie op orde zijn. Hebben teams inderdaad de ruimte, het mandaat, financiële middelen om te kunnen doen wat ze moeten doen?

Een hybride werkcultuur is maatwerk. Een uitgewerkt thuiswerkbeleid helpt om maatwerk in verschillende teams goed vorm te geven. Met slimme en passende arrangementen voor thuiswerken. Bijvoorbeeld met: • Goede laptops, snelle wifi, dongels. • Ook thuis een ARBO veilige werkplek met ergonomische bureaustoel, tafel en laptophouders. • (Dubbel) beeldscherm voor wie dit wil. • Thuiswerkvergoeding.

Pas kantoren aan

2101_06

Hoe kunnen we ons hierin verbeteren?

Zet de volgende stap in zelforganisatie

€

• Een dagdeel per team op kantoor of per samenwerkingsverband in een aparte werkruimte aanwezig zijn (zodra versoepeling mogelijk is). • Meer online WDW-ontmoetingen. • Naast scholing ook meer aanbod en mogelijkheden voor ontmoeting en beweging. • Activiteiten het hele jaar door aanbieden. Bijvoorbeeld met een WDW-academie.

Eén van de belangrijkste uitkomsten is dat we door corona doorgroeien naar een hybride werkcultuur1 met het gedeeltelijk thuiswerken als uitgangspunt. Volgens kennisinstituut voor mobiliteitsbeleid blijft 40% tot 60% van de medewerkers in de toekomst gedeeltelijk thuiswerken. Het verbindingsvraagstuk vraagt dus aandacht in de toekomst. Mensen hebben verbinding nodig om te kunnen functioneren en veerkrachtig te blijven. Het organisatieonderzoek leidde tot zeven aanbevelingen.

...en leidende principes in een netwerkorganisatie uit.

We werken samen onze waarden...

medio 2021

Collega’s hebben grote behoefte om elkaar weer te ontmoeten. Liefst op kantoor en anders online. Ze hebben behoefte aan een stip op de horizon, meer creatieve oplossingen en positieve communicatie. Bijvoorbeeld:

medio/ eind 2021

Nieuw verbinden en ontmoeten De eerste aanbeveling uit dit onderzoek heeft al vorm gekregen. Bijvoorbeeld met Boost Your Day. Aan andere zaken wordt al gewerkt. Zoals de terugkeer naar kantoor, de eerder vermelde WDW-academie op leren, ontmoeten en bewegen en de online talkshow WDW draait door. Met deze online talkshow willen we er op een nieuwe manier voor zorgen dat mensen verbinding houden met het bestuur en de organisatie. Ook als ze minder vaak op kantoor zijn.

Corona heeft ons normaal veranderd. Waar we eerst dachten dat veranderingen tijdelijk waren, beseffen we nu dat sommige meer permanent zijn. Bij de WDW willen we leren van deze bijzondere situatie. Daarom onderzochten we wat de veranderingen doen met collega’s, teams en onze organisatie. Deze zeven aanbevelingen zijn het resultaat van het onderzoek. Ze krijgen een belangrijke plek in de brede doorontwikkeling van onze organisatie waarmee we begin 2021 aan de slag gaan. Binnen deze projectstructuur wordt ook duidelijk wie, wat, op welke manier oppakt.

eind 2021 eind 2021

Agendeer duurzaam werken

Zet in op digitalisering en nieuwe vormen van dienstverlening

Duurzaam werken, u en in de toekomst, blijft belangrijk. Minder zitten, meer opstaan en meer pauzeren tijdens het werken is de uitdaging. Doen we dat niet, dan heeft dat verregaande gevolgen voor onze gezondheid. Mentaal en fysiek.

Corona leert ons dat we nog stappen kunnen zetten in verdere digitalisering. Bijvoorbeeld bij het inzetten van digitale tools, verwerken van stukken en digitaal ondertekenen. Of in nieuwe vormen van dienstverlening zoals datagedreven werken, chatfuncties en track en trace functies.

• Bespreek vaker de noodzaak van een goede balans en het bewaken van grenzen in het werk. • Na een digitale sessie is het goed om even te ontspannen. Zorg ervoor dat medewerkers zich hierover niet schuldig voelen. • Trek het vitaliteitsbeleid binnen gemeente breder. Verleg de focus van verzuim naar gezondheid en inzetbaarheid. Focus op positieve energie: op goed in je vel aan het werk, ook bij thuiswerken. • In de nieuwe HR-visie kan hier een eerste stap in gezet worden.

• Stimuleer dat (bestaande) kennis in digitaal werken onderling wordt gedeeld. ...en vertalen ze • Anticipeer sneller op nieuwe ontwikkelingen door meer coördinatie op dit thema. naar onze eigen • Bied een organisatiebrede digitale tool als alternatief of aanvulling op fysieke dienstverlening! inwonersbijeenkomsten. • Stel een kader op voor nieuwe vormen We houden nieuwe We delen onze van dienstverlening waarop we gaan ontwikkelingen (digitale) kennis experimenteren. in de gaten... met collega’s. • Help collega’s zich te ontwikkelen in 21e eeuwse vaardigheden.

Deze aanbevelingen zijn opgesteld naar aanleiding van de uitkomsten van het organisatieonderzoek ’t nieuwe WDW-normaal. Meer weten? Lees het onderzoeksrapport ’t nieuwe WDW-normaal.

18

Implementatie hybride werkcultuur binnen zelforganisatie Om de hybride werkcultuur te implementeren, stellen we een waardenkader op voor collega’s. Het waardenkader geeft houvast en inzicht in het waarom, de afspraken die vanuit WDW gelden, welke faciliteiten we bieden. En het helpt de teams hierover in gesprek te gaan. We vinden het namelijk belangrijk om goed bereikbaar te zijn voor het bestuur en de samenleving. Een goede hybride werkcultuur maken we immers samen. We vragen teams om aan de hand van het waardenkader samen afspraken te maken over de hybride werkcultuur. Wat vinden we belangrijk als team? Wat kunnen we van elkaar verwachten zodat je elkaar daar ook op kunt aanspreken? En welke overlegvorm kiezen we bijvoorbeeld per onderwerp of gezelschap? Message-Smile Actiehouder Werkgroep organisatieontwikkeling Calendar-days Tijdspad Met ingang van juni 2021

Slimme arrangementen in thuiswerken Een hybride werkcultuur is maatwerk en vraagt goede faciliteiten. Goede laptops, snelle wifi, dongels, laptophouders en ook thuis een ARBO-veilige werkplek met ergonomisch bureaustoel, tafel en (dubbel) scherm voor wie dit wil. Ook een thuiswerkvergoeding past hierbij. Dit is onderwerp van gesprek in de CAO-onderhandelingen. In het hybride werken hebben we al verschillende stappen gezet. Met het oog op de toekomst is het goed om verder te bepalen wat we hierin aan onze medewerkers (in verschillende domeinen) bieden. Een uitgewerkt thuiswerkbeleid helpt om het maatwerk in de verschillende domeinen mogelijk te maken met slimme en passende arrangementen. Message-Smile Actiehouder Team P&O Calendar-days Tijdspad Is al gestart

19

Aanpassing kantoren Een hybride werkcultuur vraagt aanpassing van inrichting van en faciliteiten op kantoren. Ons kantoor wordt vooral de plek voor ontmoeting en overleg. Zowel met collega’s als externen. Daarnaast blijft het een plek om geconcentreerd te kunnen werken. Maar dit wordt wel minder. Naar verwachting verschuift het aantal individuele werkplekken in de toekomst van 70% naar 30%. Eind 2021, begin 2022, stellen we een plan op voor de aanpassing van onze kantoren. Hierin nemen we de aanbevelingen uit het organisatieonderzoek mee. Zoals: • Ervoor zorgen dat er meer grotere overlegruimtes beschikbaar zijn en dat in alle overlegruimtes mensen eenvoudig en goed zowel digitaal als fysiek kunnen meedoen in het overleg. Stel overal goede camera-, computer- en geluidstechniek standaard beschikbaar. • Ook geconcentreerde werkplekken blijven bieden maar wel in andere vorm en mate.

Het aantal vaste computerplekken kan gedeeltelijk worden afgebouwd om ruimte te creëren voor nieuwe functies die tussen de afspraken door te gebruiken zijn, zoals een: - werkplaatszone waar je met collega’s samen kunt werken aan een opgave; - digitaal overlegzone waar individuele werkplekken voor digitaal overleg zijn; - bibliotheekzone waar je in stilte kunt werken achter je laptop; - creatieve labzone waar ontwikkel- en brainstormsessie met allerlei instrumenten worden gefaciliteerd (denk aan tekenen, filmen enz). Om vitaal te kunnen werken, richten we ook een aantal vergaderruimtes en werkplekken in met sta-werkplekken, swoppers en andere attributen die beweging stimuleren. We kunnen niet alles en niet alles tegelijk. In het plan werken we uit wat mogelijk is en welke fasering we aanhouden. Message-Smile Actiehouder Team facilitair Eind 2021/begin 2022 Calendar-days Tijdspad

20

Duurzaam werken In ons vitaliteitsbeleid verleggen we de focus van verzuim naar gezondheid en inzetbaarheid. We willen ons meer focussen op de positieve energie rondom duurzaam werken. Op goed in je vel aan het werk, voor alle leeftijden. Of dat nu thuis of op kantoor is. Vitaal (thuis)werken, minder zitten, meer bewegen en meer werkplezier zijn niet voor niets onderwerpen die hoog scoren als aandachtspunt in het organisatieonderzoek. Vitaliteit en meer bewegen vormen daarom een belangrijk onderdeel binnen de WDW-academie. Het duurzaam werken wordt verder uitgewerkt in de nieuwe HR-visie die voor de zomervakantie wordt vastgesteld. Message-Smile Actiehouder Team P&O Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2021

Medewerkerkracht ‘Geef het door’ Medewerkers die het initiatief nemen om met de manager te bespreken hoe het gaat en wat hij of zij nodig heeft om goed, gezond en met plezier te werken. Nu en in de toekomst. Dat is wat we willen. Om dit proces te ondersteunen hebben we een casemanager inzetbaarheid aangesteld. De casemanager gaat in een pilot tien teams hierin begeleiden. Message-Smile Actiehouder Team P&O Calendar-days Tijdspad Met ingang van september 2021

NB De aanbevelingen in zelforganisatie en dienstverlening hebben al een plek gekregen bij de sporen zelforganisatie en dienstverlening. Deze behandelen we dus niet meer apart.

21

8. Evaluatie en monitoring De uitvoering van het actieplan doorontwikkeling WDW monitoren we gedurende de uitvoering van 2021 tot en met 2023. We gaan tellen en vertellen. We informeren mensen tussentijds over de stand van zaken via berichten op WenDi en andere de communicatie die wordt ingezet vanuit de werkgroep organisatieontwikkeling. Teams die met een opgave uit het actieplan doorontwikkeling WDW aan de slag gaan, nemen dit op in hun teamplan. Ze verantwoorden dit ook op deze manier aan de projectleider en hun domeinmanager. De projectleider vult elk kwartaal het voortgangsformat in en bespreekt dit met de opdrachtgever, de directie van de WDW. Tussentijds wordt regelmatig het WDW-bestuur en het MT bijgepraat. De colleges en raden worden tijdens de halfjaarlijkse bijpraatmomenten met de colleges en de raden geïnformeerd. Indicatoren die gemonitord worden, zijn: • De activiteiten die worden gerealiseerd. Streefcijfer is 75% realisatie in 2023. • Het aantal medewerkers dat deelneemt aan de WDW-academie. Streefcijfer is 70% deelname van aantal medewerkers in 2023. • Dienstverleningscijfer stijgt naar streefcijfer 7 voor gemeenten Druten en Wijchen in 2023. • Zelforganisatie neemt toe waarbij 60% van de teams in fase 4 zit in 2023. Met tellen en vertellen worden bovenstaande indicatoren jaarlijks teruggekoppeld.

In het najaar van 2023 wordt er een evaluatie van dit actieplan uitgevoerd. We bekijken dan of oorspronkelijke ambities gehaald zijn en wat het vervolg wordt.

22

Tijdlijn

• Thuiswerkbeleid • Programma dienstverlening • Cocreatie, accounthouderschap

• Beweging creëren • WDW-academie

• Inventarisatie processen en applicaties • Werkbudget teams • Financieel systeem

Randvoorwaarden op orde

23

2021

2022

2023

• Leren en presteren • Medewerkerkracht

Aanpassen kantoren

• HR-visie • Positie regio • Maatwerk zelforganisatie • Hybride waardenkader • Versterking strategisch werken

• Datagedreven werken • Afstoot suggesties

• Urenregistratie • Alternatief zaakgericht werken

2024

Evaluatie

ambitie

• Versterken van de bestuurlijke kracht, ook in relatie tot de regio. • Eersteklas dienstverlening aan inwoners, ondernemers, partners en de gemeentebesturen. • Meer samen doen en daardoor slimmer werken met ruimte voor lokale verschillen. • Prettige werkomgeving voor de medewerkers, MT en bestuur.

waarom

De samenleving verandert in een informatie- en netwerksamenleving. Ook onze rol als gemeente verandert daardoor. Als gemeenten Druten en Wijchen krijgen we te maken met nieuwe opgaven. De basis van onze organisatie staat, nu is het tijd voor de volgende stap. Samen maken wij het verschil.

dienstverlening

professionaliteit

zelforganisatie

hoe We gaan werken aan drie sporen: dienstverlening, professionaliteit en zelforganisatie. We willen dienstverlening nog dichterbij brengen. We willen onze professionaliteit verder vergroten. En we willen meer maatwerk en sturing toepassen bij zelforganisatie. Hierdoor neemt het eigenaarschap bij medewerkers en teams verder toe in het doen wat nodig is. Ook werken we aan een goede hybride werkcultuur. Met oog voor verbinding in het nieuwe normaal dat corona bracht.

24