Beslisnota voor de raad over Plan van aanpak Strategisch kompas

Openbaar

Zaaknummer: 61195

Beslisnota voor de Gemeenteraad Onderwerp: Opdrachtformulering Strategisch kompas Voorgesteld besluit de Gemeenteraad besluit: 1. Het Plan van Aanpak voor het opstellen van het Strategisch kompas vast te stellen met als kern een functionele fasering van de werkzaamheden en activiteiten die leiden tot een strategisch kompas, met bijbehorende (tussen)resultaten 2. Het college opdracht te geven het Strategisch Kompas conform het Plan van aanpak te realiseren onder voorbehoud van beschikbaarstelling van de benodigde middelen via de Perspectiefnota Aanleiding Begin 2020 is het traject om te komen tot een strategisch kompas stopgezet in verband met corona en de ontwikkelingen rondom een mogelijke bestuurlijke fusie met Druten. Op 1 december 2020 heeft de gemeenteraad bij het stopzetten van het voornoemde fusietraject het college via een motie opgeroepen om de uitkomsten van het draagvlakonderzoek, waarin inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties hebben aangegeven wat zij van een gemeente verwachten, in het strategisch kompas te verwerken. Begeleidingsgroep Vervolgens heeft een begeleidingsgroep met vertegenwoordiging uit de raad en het college en met de griffier en de gemeentesecretaris als adviseur, ondersteund door de ambtelijke organisatie, zich gebogen over de opdrachtformulering voor het proces naar de totstandkoming van dit kompas.

Deze opdrachtformulering ligt nu voor in de vorm van deze beslisnota en het bijbehorend plan van aanpak in de bijlage. Uitgangspunten De begeleidingsgroep is daarbij uitgegaan van de volgende uitgangspunten, onder andere ingegeven door de ervaringen in het fusieproces en het draagvlakonderzoek:     

 

Verbinding en aansluiting met eerdere trajecten (o.a. strategische verkenningen, draagvlakonderzoek); Inwoners, ondernemers en partners actief betrekken, met extra aandacht voor het benaderen van 'not the usual suspects'; Het proces dynamisch en gefaseerd laten verlopen, waarbij er een nadrukkelijke voorkeur is voor het fysiek bijeenkomen met diegenen waar we informatie van wensen; Het ambitieniveau en doel vooraf bepalen en voldoende tijd nemen; Goede communicatie over het proces om tot een strategisch kompas te komen (wat is het, wie gaat wat doen en waarom, zodat externen (inwoners, organisaties, ondernemers, enz.) inzicht krijgen in nut en noodzaak van een strategisch kompas; De tijd nemen om het traject van het kompas uit te leggen aan betrokkenen; Een zorgvuldige communicatie waarin eerdere trajecten (fusie) worden geduid.

Pagina 1 van 4

Openbaar

Zaaknummer: 61195

Gemeenteraadsverkiezingen De begeleidingscommissie heeft ook rekening gehouden met het feit dat er in maart 2022 gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, en wel op de volgende manier:   

Er ligt tijdig een analyse op trends, ontwikkelingen en opgaven die input kan zijn voor de politieke partijen; In de maanden februari en maart 2022 liggen de bijeenkomsten met belanghebbenden stil; Er ligt tijdig een basisversie Strategisch kompas dat het nieuwe gemeentebestuur als input kan gebruiken in de coalitievorming, voor het coalitieakkoord en de profielschets van de nieuwe burgemeester.

Het nieuwe gemeentebestuur kan daarin desgewenst nog een aanvulling of verdieping aanbrengen. Fases en resultaten De begeleidingsgroep heeft de kern van de aanpak om te komen tot een Strategisch kompas gedefinieerd als een gefaseerd traject met verschillende processtappen en bijbehorende resultaten: 1. Een analyse van bestaand materiaal 2. Een interactief proces om deze analyse te verdiepen 3. Het bij elkaar brengen van alle informatie in een strategisch kompas 4. Verankering en borging Dit traject is uitgewerkt in een Plan van Aanpak (bijlage), dat een overzicht bevat van welke werkzaamheden en activiteiten er in welke fase plaatsvinden, en een duiding van de resultaten. De begeleidingsgroep stelt uw raad verder voor het college opdracht te geven het Strategisch kompas conform het Plan van Aanpak te realiseren onder voorbehoud van beschikbaarstelling van de benodigde middelen via de Perspectiefnota. Eerdere besluiten Datum

Korte omschrijving eerder genomen besluit (vermeld zo mogelijk het zaaknummer/documentnummer)

01-12-2020

Feitenboek en rapportage draagvlakonderzoek naar een mogelijke fusie tussen Wijchen en Druten, motie Strategische visie toekomstbestendige gemeente (20 50461)

13-03-2020

Memo voor het presidium over het tijdelijk stopzetten van het proces om te komen tot een Strategisch kompas

Pagina 2 van 4

Openbaar

Zaaknummer: 61195

Gewenst resultaat Het gewenste resultaat is een Strategisch kompas dat een krachtige impuls voor het strategisch denken over de gemeente als geheel, haar kernen en wijken en de regio vormt. Dit kompas dient als een hulpmiddel voor de gemeentelijke organisatie, de politiek en de lokale gemeenschappen om met initiatieven te komen die toekomstbestendig zijn en die breed gedragen zijn. Het geeft de komende jaren sturing en focus aan het Wijchens beleid en de inzet op de diverse thema’s. We schrijven het kompas daarmee voor het gemeentebestuur, politici, en beleidsmakers, én ook voor inwoners, ondernemers, partners in onze gemeente en partners in de regio. Argumenten 1.1 Met deze beslisnota en het Plan van aanpak wordt de afspraak gestand gedaan dat de Begeleidingsgroep een opdrachtformulering ter besluitvorming aan de raad aanbiedt, als reactie op de motie ‘Strategische visie toekomstbestendige gemeente’ 2.1 De fasering in stappen in het Plan van aanpak maakt helder hoe het strategisch kompas tot stand komt en komt tegemoet aan de wens om a. bruikbare tussenresultaten te hebben en b. het nieuwe gemeentebestuur de ruimte te geven om desgewenst nog een verdiepingsslag te maken.

2.2 Het Plan van aanpak komt tegemoet aan de uitgangspunten van een afgewogen tijdspad en een zorgvuldige communicatie, het betrekken van alle doelgroepen en een heldere duiding – lessen die zijn geleerd in het draagvlakonderzoek naar een mogelijke bestuurlijke fusie met Druten. Tegenargumenten en risico’s 2.1 De beschikbaarstelling van de middelen is onder voorwaarden Het budget gaat mee in de Perspectiefnota en wordt integraal afgewogen met de andere aanvragen voor nieuw beleid. Daarmee is de financiering nu nog niet zeker. In feite is het kompas een voortzetting van een eerder gestart project en een deel van de dekking is van daaruit verzekerd. Mocht het totale budget niet beschikbaar komen, dan wordt in ieder geval het tussenproduct, de analyse, in september opgeleverd. En moet worden bekeken of en op wat voor manier het deelbudget dat meekomt vanuit het eerdere kompas, kan worden ingezet. Financiële gevolgen Om dit kompas op een zorgvuldige en professionele manier te realiseren is inzet op communicatie, zowel voor advies als voor middelen, en begeleiding bij het interactieve proces benodigd, terwijl de projectleiding gezien de complexiteit en dynamiek intern wordt belegd. De projectondersteuning is ook intern belegd. Meer achtergrondinformatie is te vinden in het Plan van aanpak.

Pagina 3 van 4

Openbaar

Zaaknummer: 61195

De voornoemde inzet en het mogelijk maken van de interactieve bijeenkomsten brengen samen de volgende kosten met zich mee: Betreft

Bedrag

1. Advies en begeleiding - Opstellen en uitvoeren van een communicatieaanpak - Begeleiding van de bijeenkomsten in het cocreatieve proces

€ 50.000

2. Communicatie - De middelen waarmee het project en de bijeenkomsten vorm worden gegeven en onder de aandacht worden gebracht

€ 20.000

3. Facilitaire kosten

€ 15.000

Totaal:

€ 85.000

Voor een deel van de dekking is een restbudget van € 20.000 beschikbaar uit het eerder opgestarte traject. De overige dekking wordt opgenomen in de perspectiefnota. Er wordt nog gekeken naar subsidiemogelijkheden (provincie Gelderland). Communicatie Zoals eerder vermeld is het belang van een zorgvuldige communicatie groot. Zowel om het proces van het strategisch kompas goed te over te brengen als om de relatie met de fusie en het draagvlakonderzoek goed neer te zetten. Er is voor gekozen om gezien de dynamische omgeving en de vele in-en externe actoren de projectleiding binnen de WDW organisatie te beleggen en extern communicatieadvies in te huren. Na inhuur wordt een communicatieaanpak ontwikkeld en uitgevoerd. In die aanpak wordt ook meegenomen hoe de tot nu toe niet betrokken / lastiger te betrekken doelgroepen in de samenleving kunnen worden benaderd voor deelname aan het kompas. Inwonersparticipatie Inwoners maar ook andere groepen uit de samenleving en samenwerkingspartners worden betrokken in het interactieve proces om input te leveren over hun toekomstbeeld voor Wijchen. Dit proces is uitgewerkt in het plan van aanpak. Uitvoering of Vervolgstappen Nadat de raad heeft ingestemd met het Plan van aanpak kan het traject starten conform de fasering. De Begeleidingscommissie houdt een rol als klankbordgroep. Geheimhouding: Niet van toepassing.

Pagina 4 van 4