Beslisnota voor de raad

Openbaar

Zaaknummer: 58393

Beslisnota voor de Gemeenteraad Onderwerp: Meubilair kasteel Wijchen Voorgesteld besluit de Gemeenteraad besluit: 1. Een krediet van € 163k beschikbaar te stellen voor inventaris / inrichting van kasteel Wijchen, waaronder de vaste inrichting van de Emiliazaal. 2. Af te wijken van de nota Investeren en Afschrijven en deze inventaris af te schrijven in 15 jaar. 3. De structurele kapitaallast à € 13k te vertalen in de begroting 2022 en gelijktijdig het budget voor raadsondersteuning à € 15k vrij te laten vallen. Aanleiding Uw raad heeft in 2018 besloten om kasteel Wijchen te restaureren en te renoveren volgens de zogenoemde Basis plus variant. Hierbij heeft u aan ons meegegeven dat de renovatie van het kasteel ten minste moet bestaan uit:  De noodzakelijke aanpassingen voor een betere benutting van het kasteel.  Het algemeen herstel van het kasteel.  De klimaatbeheersing in het gehele kasteel. U heeft tevens uitgesproken dat u de voorkeur geeft aan het versterken van de 'beleving' boven het verder versterken van de vergaderfaciliteiten. Wél bevat het plan een verbetering voor het publieksbereik tijdens raadsvergadering door het aanbrengen van audiovisuele middelen in de Emiliazaal en de Emanuelzaal.

Dit is een langgekoesterde wens van uw raad die daarom is toegevoegd aan het renovatieplan.1 Op 30 januari 2020 heeft u ingestemd met het definitief ontwerp voor de renovatie van het kasteel. Het ontwerp doet recht aan de door u gestelde inhoudelijk en financiële kaders. Het definitief ontwerp bevat alleen investeringen in restauratie en nagelvaste verbouwingen. “We gaan maar één keer hakken en breken. Investeren in losse inrichting kan altijd later nog.” Het definitief ontwerp voorziet wel in het aanbrengen van AVmiddelen voor (raads)vergaderingen in de Emiliazaal en Emanuelzaal. Dat betekent dat we het kasteel in principe met de huidige inventaris (meubilair en gordijnen) moeten inrichten.

1 Tijdens de raadsvergadering van 1 november 2012 werd raadsbreed de motie (motie 8)

aangenomen waarin de raad zichzelf opriep:  om te onderzoeken hoe de Emiliazaal uitgerust kan worden met een degelijk videosysteem waarmee raadsvergaderingen zowel voor publiek op tribune als thuis, kunnen worden ondersteund.  Om te onderzoeken hoe de uitzendingen gebruikt kunnen worden als naslag en verslagmogelijkheid en de financiële consequenties hiervan in beeld te brengen. Een eerste stap nam uw raad door een nieuw microfoonsysteem aan te schaffen waarmee u ook kon stemmen. Het onderzoek naar het aanschaffen van andere audiovisuele middelen, waarin via de motie werd opgeroepen, werd uiteindelijk doorgeschoven naar de renovatie van het Kasteel. Noodgedwongen door corona heeft de raad vanaf 7 mei 2020 bijeenkomsten en vergaderingen van de gemeenteraad gestreamd om de openbaarheid van de vergaderingen en bijeenkomsten te garanderen. In de gerenoveerde raadszaal wil de raad dit voortzetten.

Pagina 1 van 6

Openbaar

Zaaknummer: 58393

Willen we vanaf de heropening van het kasteel functioneel gebruik maken van alle publieke ruimtes in het kasteel, waarbij we tevens recht doen aan de opgave om de historische uitstraling terug te brengen, dan moeten we nu voor een deel nieuwe inventaris aanschaffen. Waarna we de publieke ruimtes op de begane grond én de 1e verdieping adequaat herinrichten met de nieuwe en bestaande inventaris. De belangrijkste uitdaging voor het functioneel gebruik is de inrichting van de Emiliazaal en Emanuelzaal. Met het huidige meubilair is geen ideale opstelling te maken. Dat blijkt ook uit de diverse proefopstellingen. De disfunctionaliteit uit zich in: -

-

-

-

Onveiligheid o sociale onveiligheid: doordat een aantal mensen met de rug naar het publiek zit weten zij niet wat er letterlijk achter hun rug om gebeurt. Dat kan tot vervelende situaties en gevoel van onveiligheid leiden. o fysieke onveiligheid: de tafels en stoelen blokkeren een goede doorstroming door hun onhandige omvang. Wat bij brand bijvoorbeeld leidt tot een belemmering van de vluchtroute. Ontoegankelijkheid o Door de “lompheid” van het meubilair neemt het erg veel ruimte in beslag in de smalle ruimte. Het is (vooral voor rolstoelgebruikers) daardoor heel moeilijk bewegen om vanuit de foyer naar de Emanuelzaal te komen. Onzichtbaarheid o Voor het democratisch proces is het moeilijk om vanaf de Emanuelzaal het debat te volgen doordat men op de rug van de sprekers kijkt. Bovendien ontnemen die vervolgens voor het publiek het zicht op degenen aan de overkant van de tafel. o Ook voor het streamen van de vergadering is de huidige opstelling lastig. Niet passend bij de historische uitstraling. o De bedoeling van de renovatie is ook om het historische cachet terug te brengen in het kasteel. Vooral op de Begane Grond waar bezoekers als eerste komen. En waar de representatieve kamers zijn: B&W kamer, Trouwkamer, Ontvangstruimte (de overkapte binnenplaats en Foyer) en de ‘zaal van de democratie’ (de raadzaal).

De beleving van het kasteel wordt heel anders na de verbouwing als de muren, plafonds, deuren, kozijnen zijn bewerkt naar historische kleurstelling. Een deel van het huidige meubilair en de gordijnen op de Begane Grond past daar niet goed meer bij.

Het functioneel inrichten van de twee nieuwe (vergader)kamers op de 1e verdieping kan slechts voor een deel met de bestaande inventaris. Het meubilair in de oude kamer 1.03 is volledig afgeschreven. Dit meubilair komt nog uit de kantine van het oude gemeentehuis. De tafels uit de voormalige kamer 1.02 zijn te zwaar en Arbo technisch niet verantwoord om te verplaatsen. Hierdoor leveren we in op de multifunctionaliteit van de ruimtes. Tot slot is het onhandig dat we geen lichtwering voor de ramen in het kasteel hebben. Hierdoor wordt het zicht voor iedereen in de vergaderkamers gehinderd op een zonnige dag. Zonlicht schijnt op het beeldscherm en in het gezicht. Om te voorkomen dat – bij wijze van spreken- iedereen een zonnebril binnen moet opzetten, of dat er telkens aan de grote (en zware) gordijnen getrokken wordt, is eenvoudige lichtwering onontkoombaar. We stellen daarom voor om voor de herinrichting van de publieke ruimtes, een deel nieuw meubilair aan te schaffen (Emiliazaal en Trouwkamer). En met het te vervangen meubilair tezamen met een deel van het andere bestaande meubilair de overige ruimtes

Pagina 2 van 6

Openbaar

Zaaknummer: 58393

opnieuw in te richten. Daarnaast adviseren we om de gordijnen te vervangen alsmede lichtwering op te hangen. In de bijlage hebben we een impressie gegeven hoe we de kamers willen herinrichten. Eerdere besluiten Datum

Korte omschrijving eerder genomen besluit (vermeld zo mogelijk het zaaknummer/documentnummer)

25 oktober 2018

18-4-5181a Haalbaarheidsonderzoek renovatie kasteel Wijchen.

30 januari 2020

Z/19/40598 Definitief ontwerp renovatie kasteel

Gewenst resultaat Het functioneel gebruik van de publieke kamers in het kasteel te vergroten. Waarbij we inzetten op veiligheid, toegankelijkheid, en zichtbaarheid. Als neveneffect stijgt het historisch cachet. Argumenten 1.1 Hierdoor vergroten we de functionaliteit van het kasteel in zijn geheel. Door aanschaf van nieuw meubilair kunnen we de kamers functioneel herinrichten met het nieuwe en het huidige meubilair. We creëren representatieve kamers in historische stijl op de begane grond. We creëren twee grote (meer modern ingerichte) vergaderkamers op de 1e verdieping. We hergebruiken in principe alle aanwezige inventaris, behalve de volledig afgeschreven en inflexibel/onhanteerbare meubels uit kamers 1.02 en 1.03. 1.2 We versterken de Emiliazaal als Zaal van de Democratie. We creëren een functionele en goed uitgeruste ruimte in een representatieve ambiance. De gemeenteraad is hoofdgebruiker van de Emiliazaal. Daarnaast is de zaal uitstekend geschikt voor onder andere (openbare) regionale bestuurlijke overleggen, maatschappelijke bijeenkomsten etc. Door een compacte ovale vaste vergaderopstelling in combinatie met het toepassen van audio-visuele middelen verkleinen we de tekortkomingen zoals die met de huidige inrichting wordt ervaren. Te weten: - De zichtbaarheid verbetert wat het democratisch proces bevordert.

In de oude opstelling konden raadsleden elkaar niet goed zien tijdens vergaderingen, waardoor er geen “face-to-face”-debatten plaats konden vinden. Vanwege het ruimtegebrek waren alternatieve opstellingen zoals interrumperen via een staande interruptiemicrofoon ook niet mogelijk. Door een nieuwe opstelling te creëren (ovaal met opening naar het publiek) verbeteren we het openbaar debat. Raadsleden kunnen elkaar aankijken. Voor het publiek wordt het zicht op het debat beter doordat er niemand met de rug naar het publiek zit. Door de ovale raadsopstelling in combinatie met het toepassen van audio-visuele middelen, zorgen we ervoor dat onze inwoners het democratisch proces en debat ook thuis kunnen volgen. Het blijkt dat veel mensen gebruik maken van de mogelijkheid om een (deel van een) bijeenkomst of vergadering van de raad digitaal te volgen. Daarom is van belang dat de vergadering in een ideale opstelling goed zichtbaar live te streamen is.

Pagina 3 van 6

Openbaar

Zaaknummer: 58393

- De veiligheid wordt groter. We vermijden dat raadsleden en andere deelnemers aan de vergadertafel met de rug naar het publiek zitten. De voorzitter heeft een beter zicht op de publieke tribune en ziet wat daar gebeurt. Door de compactheid kunnen we looproutes verbeteren. - De toegankelijkheid verbetert. We werken vanuit het project aan een betere (rolstoel)toegankelijkheid in het kasteel door drempels en dergelijke weg te nemen. Vervolgens mag het meubilair dan niet alsnog een sta-in-de-weg zijn. Met het vernieuwde meubilair in de Emiliazaal en Trouwkamer, houden we rekening met toegankelijkheid vanuit foyer en Trouwkamer naar de Emiliazaal en de Emanuelzaal. Door de ovale compacte opstelling verbeteren we looproutes. De bekabeling wordt weggewerkt zodat deze niet langer over de grond slingert. De Trouwkamerstoelen zijn stapelbaar. Bijkomend voordeel is dat het nieuwe meubilair in de Emiliazaal niet meer in- en uitgeruimd hoeft te worden door onze bodes. De huidige raadstoelen zijn erg onpraktisch. Datzelfde geldt voor de meubels uit kamer 1.03. Met de herverdeling lossen we dit op. - Als neveneffect stijgt het historisch cachet. We versterken de uitstraling en samenhang van het kasteel door bijpassend meubilair. Hierdoor neemt de historische beleving toe. De aankleding van het kasteel ondergaat een metamorfose. We brengen de historische beleving terug.

De wanden en raamkozijnen worden in een originele kleur gebracht en we voorzien de Emiliazaal en de Emanuelzaal van (groene) stijlgordijnen. Het huidige meubilair past daar niet goed bij. Als we het toch vervangen, dan gelijk vervangen in een bijpassende stijl. 1.3 We richten de vergaderkamers op de 1e verdieping flexibel en duurzaam in door hergebruik bestaand meubilair. Het meubilair doen we niet weg, maar wordt opnieuw gebruikt in de nieuwe vergaderzaal op de 1e verdieping. 1.4 We vergroten het multifunctioneel gebruik. Door het vernieuwde meubilair verbeteren we tevens de verhuurbaarheid van de vergaderruimtes. Het optimaliseren van het gebruik van het kasteel is het doel. Dit geldt ook voor (zakelijke) verhuur. Verbeterde vergaderfaciliteiten verbetert de verhuurbaarheid. 1.5 We steunen lokale ondernemers door aanschaf inventaris lokaal in te kopen. In deze moeilijke tijd is het goed om de lokale ondernemers te steunen door producten bij ze in te kopen. 2.1 We vinden het legitiem de afschrijvingstermijn te verhogen van 10 naar 15 jaar omdat de inventaris minder frequent gebruikt wordt dan ons kantoormeubilair. We hanteren een afschrijvingstermijn van 10 jaar voor kantoormeubilair. Die termijn vinden we voor het meubilair in het kasteel te kort. Het wordt minder intensief gebruikt dan kantoormeubilair.

Ook laten we het nieuwe meubilair staan zodra het bijdraagt aan de beleving. Hierdoor hoeven we minder met het meubilair te sjouwen met minder risico’s op beschadigingen. 3.1 Hieruit worden de kosten voor de notulist betaald. Door de nieuwe AV middelen is er geen notulist meer nodig. Met de nieuwe AV middelen wordt de vergadering opgenomen. De geregistreerde opname bevat een zoekfunctie waardoor op naam, titel of trefwoord door het verslag gezocht kan worden. In feite dezelfde functies als bij een schriftelijk verslag.

Pagina 4 van 6

Openbaar

Zaaknummer: 58393

Tegenargumenten en risico’s 1.1 Het beeld kan ontstaan dat het gemeentebestuur veel geld aan zichzelf besteedt. Terwijl dat beeld niet terecht is. Ten eerste is het huidige raadsmeubilair bijna afgeschreven. De kapitaallast van het oude meubilair à € 6k vervalt na 2022. Dit meubilair is in 10 jaar afgeschreven. We stellen uw raad voor om het nieuwe meubilair in 15 jaar af te schrijven (en er dus langer mee te doen). Ten tweede gooien we het afgeschreven meubilair niet weg, maar zetten het neer in de nieuwe vergaderzaal op de 1e verdieping. Daar ontstaat een vergaderruimte zo groot als de Emiliazaal. Deze zaal is ook voor uw raad zodoende een heel geschikt alternatief als er extra vergaderruimte nodig is (voor een raadscommissie, infoavond, of voor fractievergadering met de achterban bijvoorbeeld). Ten derde zal de inrichting in de Emiliazaal blijven staan. Het meubilair geeft cachet aan de ruimte, het is functioneel en wordt ook gebruikt voor publieke en/of zakelijke bijeenkomsten. Ook een vergadering van de veiligheidsregio of van de Groene Metropool Arnhem Nijmegen kunnen we zo desgewenst in deze “zaal van de democratie” organiseren. De verhuurbaarheid aan vrijwilligersorganisaties, verenigingen, stichtingen, en bedrijven neemt toe. De gebruiksmogelijkheid van het meubilair blijft niet langer beperkt tot raadsvergaderingen zoals het geval met het huidige meubilair.

Wat overigens ook telkens in- en uitgeruimd moet worden. Ten vierde bevat de investering onontkoombare aanschaf van gordijnen en lichtwering voor het kasteel; alsmede een klein bedrag voor de aanschaf inventaris in de Trouwkamer wat met die kleine uitgave een groot verschil maakt voor de uitstraling én toegankelijkheid naar de Emanuelzaal (waar de oude stoelen worden hergebruikt). Kortom, de raad is weliswaar hoofdgebruiker van de Emiliazaal, maar de inrichting komt ten goede aan alle gebruikers in het kasteel. 1.2 We kunnen de oude gordijnen terughangen. Maar die detoneren in de fris opgeknapte ruimte. Bovendien zullen de groezelige gordijnen gewassen en brandwerend behandeld moeten worden voordat we ze weer kunnen ophangen. Dat kost ook geld. Voor een bedrag van € 35k à € 40k hebben we ze dan weer opgehangen. Financiële gevolgen De aanschaf van de nieuwe inventaris kan budgetneutraal. Bij raadsvergaderingen is geen notulist meer nodig door de nieuwe AV middelen. Hierdoor valt een bedrag vrij van € 15k uit het budget voor raadsondersteuning. Hiervan zetten we een kapitaalslast in van € 13k ten behoeve van de nieuwe investering, wat neerkomt op een krediet van € 163k. Een bedrag van 2k valt vrij ten behoeve van de algemene middelen. De kapitaallast van het oude raadsmeubilair à € 6k vervalt na 2022.

Communicatie We zijn doorlopend in gesprek geweest over de inrichting met een afvaardiging van de raad in de raadswerkgroep voor de inrichting van het kasteel. Via deze werkgroep blijven we in contact met uw raad over de verdere concrete invulling voor het meubilair. Inwonersparticipatie Meubelstukken die we niet meer gebruiken, zullen we schenken aan onze maatschappelijke verenigingen, of aan de Kringloopwinkel. Dit willen we doen op de wijze zoals we ook gedaan hebben met de afgeschreven inventaris uit het oude gemeentehuis. Uitvoering of Vervolgstappen

Pagina 5 van 6

Openbaar

Zaaknummer: 58393

Na uw akkoord werken we het inrichtingsplan verder uit. Dit zullen we doen in afstemming met uw werkgroep. We schakelen bij voorkeur lokale ondernemers in voor de meubels en de gordijnen. Geheimhouding Nee Niet van toepassing.

Pagina 6 van 6