Beslisnota voor de Gemeenteraad Wijchen-verlenging Astrium.pdf

Openbaar

Zaaknummer: Z/21/062840

Beslisnota voor de Gemeenteraad Onderwerp: Aanwijzen Astrium Accountants BV als accountant

Voorgesteld besluit de Gemeenteraad besluit: 1. Astrium Accountants BV aan te wijzen als accountant voor de controle op de jaarrekening. Dit, voor de duur van drie jaar (boekjaren 2021, 2022 en 2023). 2. Het College te verzoeken het huidige contract steeds voor de duur van één jaar te verlengen. Dit, conform de aanbestedingsregels en de voorwaarden in het contract. Aanleiding 1. In de tweede helft van 2018 is een Europese aanbestedingsprocedure gestart voor het contracteren van de accountant. Dit, voor de controle op de jaarrekening van de gemeente Wijchen. 2. Astrium Accountants BV was toen de enige aanbieder. 3. 12 november 2018 is het voorstel aan uw Gemeenteraad voorgelegd om de accountantsdiensten te gunnen aan Astrium Accountants BV. Dit is gebeurd in nauw overleg met de auditcommissie. 4. Het contract is aangegaan voor bepaalde tijd. Namelijk voor een periode van drie boekjaren (2018-2020). Dit contract loopt nu af. Het contract kan drie keer worden verlengd met een periode van één jaar. 5. Om de rechtmatigheid van het contract te kunnen garanderen, is het nodig: a. Of een nieuwe aanbestedingsprocedure op te starten in de 2e helft van 2021. b. Of het bestaande contract met Astrium Accountants BV te verlengen. 6. Bij een positieve evaluatie van de diensten van de Astrium Accountants BV, is het efficiënt en effectief om te kiezen voor optie 5b. 7.

De evaluatie is gedaan met de auditcommissies van beide gemeenten en geeft een positief beeld. Eerdere besluiten 12-11-2018

18 7B 21477 Voorlopige en definitieve gunning accountantsdiensten aan Astrium Accountants BV.

Gewenst resultaat De diensten van de huidige accountant Astrium Accountants BV te verlengen voor de duur van drie jaren.

Pagina 1 van 3

Openbaar

Zaaknummer: Z/21/062840

Argumenten 1.1 De kwaliteit van accountantsdiensten is samen met de auditcommissies geëvalueerd. Met de auditcommissies van de gemeenten Druten en Wijchen is de kwaliteit van de diensten van Astrium Accountants BV geëvalueerd. De evaluatie betrof de punten: - Kwaliteit en deskundigheid. - Pro-activiteit en meedenken bij verbeteringen. - Bereikbaarheid en samenwerking. - Communicatie en presentatie naar organisatie en gemeentebestuur. - Kosten. De ambtelijke organisatie heeft de evaluatie voorbereid. 1.2 De evaluatie geeft een positief beeld. De evaluatie van de diensten van Astrium Accountants BV geeft een positief beeld. De auditcommissies hebben aangegeven dat de kosten hoog zijn. Een belangrijk punt. De directie van de WDW heeft dit meegenomen in de onderhandeling met Astrium. 1.3 Astrium Accountants BV biedt een interessante korting. Op basis van de onderhandeling heeft Astrium een voorstel gedaan. Daarin is een korting opgenomen. De korting is gekoppeld aan het aantal jaren van contractverlenging.

-1 jaar verlenging Geen prijsindexatie1 -2 jaar verlenging Geen prijsindexatie en 4% loyaliteitskorting -3 jaar verlenging Geen prijsindexatie en 8% loyaliteitskorting Financieel geeft dit het volgende beeld: In euro WDW Druten Wijchen2 Kosten begroting 2021 45.240 62.980 129.540 Kosten bij 1 jaar verlengen 45.240 62.980 129.540 Kosten bij 2 jaar verlengen 43.430 60.461 124.358 Kosten bij 3 jaar verlengen 41.621 57.942 119.177 Besparing bij 3 jaar verlengen: -3x 8% loyaliteitskorting 10.858 15.115 31.090 -3x 4% korting door geen prijsindexatie 5.429 7.558 15.545 3 Totale besparing 16.286 22.673 46.634 2.1 Goed omgaan met de aanbestedingsregels. Met dit voorstel neemt uw gemeenteraad het besluit om de Astrium Accountants BV aan te wijzen als accountant voor de controle op de jaarrekening. Dit voor de duur van drie jaar (de boekjaren 2021, 2022 en 2023). Dat leidt tot de meeste besparing. Het College zal het contract de komende drie jaar, steeds met één jaar verlengen. Daarmee houden we ons aan de aanbestedingsregels en voorwaarden in het contract. Tegenargumenten en risico’s 1.1 Aanwijzing voor een periode van drie jaar. Met dit besluit wijst u Astrium Accountants BV aan als accountant voor de controle op de jaarrekening voor een periode van drie jaar. Dit lijkt op een ‘definitieve vastlegging’.

Mocht gedurende deze periode blijken, dat de kwaliteit van de diensten achterblijft, gaan wij niet over tot contractverlenging. In dat geval komen wij bij u terug met een nieuw voorstel. Prijsindexering is op jaarbasis +4% Gemeente Wijchen inclusief stichtingen, GR IBO en GR Bijsterhuizen. 3 Over drie jaren berekend. 1 2

Pagina 2 van 3

Openbaar

Zaaknummer: Z/21/062840

Financiële gevolgen Het voorgelegde besluit leidt tot een incidentele besparing voor drie jaar. De tabel bij ‘argumenten 1.3’ geeft dit aan voor de periode van verlenging van drie jaar. Communicatie Niet van toepassing. Inwonersparticipatie Niet van toepassing. Uitvoering of Vervolgstappen Bij vaststelling van dit raadsbesluit gaan wij over tot verlenging van het contract met Astrium Accountants BV. Dit, voor de controle op de jaarrekening van 2021 in 2022. Geheimhouding: Nee Niet van toepassing. Voorstel Advies Team Financieel Beleid, team Financieel Beheer, team Control en team Algemeen Juridische Zaken hebben geadviseerd.

Pagina 3 van 3