Beslisnota gemeenteraad 'Groot onderhoud sportvelden 2022'

Openbaar

Zaaknummer: 73872

Beslisnota voor de Gemeenteraad Onderwerp: Groot onderhoud sportvelden 2022 Voorgesteld besluit de Gemeenteraad besluit: 1. Een krediet van € 267.000 beschikbaar te stellen voor de renovatie van hockeyveld 3 2. Hiervan € 215.000 te dekken uit de RSA-reserve 3. Hiervan € 52.000 te dekken uit de Algemene reserve 4. Aan MHC Wijchen een subsidie van € 267.000 toe te kennen als bijdrage in de kosten van de renovatie van veld 3 5. Een krediet van € 67.000 beschikbaar te stellen voor de renovatie van 3 tennisbanen 6. Hiervan € 60.000 te dekken uit de RSA-reserve 7. Hiervan € 7.000 te dekken uit de Algemene reserve Aanleiding In de gemeente Wijchen zijn diverse buitensportvoorzieningen beschikbaar. De sportvelden en tennisbanen zijn eigendom van de gemeente en worden gebruikt door sportverenigingen. Tussen de gemeente en de gebruikers zijn afspraken gemaakt over het onderhoud en renovaties van de velden. Deze zijn vastgelegd in het Renovatieplan Sportaccommodaties (RSA). Het reguliere, dagelijkse onderhoud wordt uitgevoerd door de verenigingen. Zij hebben hiervoor de Stichting de Groene Grasvelden opgericht. Zowel de gemeente als de verenigingen dragen bij aan de kosten van het onderhoud volgens een afgesproken verdeelsleutel. Ook het groot onderhoud (of renovatie) van de velden wordt door gemeente en vereniging gezamenlijk bekostigd.

Hiervoor wordt jaarlijks een bijdrage gedaan aan de reserve RSA. Eerdere besluiten Datum

Korte omschrijving eerder genomen besluit (vermeld zo mogelijk het zaaknummer/documentnummer)

Gewenst resultaat De velden kunnen de komende jaren weer veilig worden gebruikt. Argumenten 1.1 Afspraken over renovaties staan in het RSA Renovatie van (kunst-)grasvelden en tennisbanen in de gemeente Wijchen doen we volgens de bepalingen uit het Renovatieplan Sport Accommodaties (RSA). In het RSA staat onder meer een onderhoudsplanning en een verdeling van de kosten van de renovaties: zowel gemeente (66,6%) als de gebruikers (33,4%) ‘sparen’ voor de renovatie werkzaamheden.

Pagina 1 van 5

Openbaar

Zaaknummer: 73872

1.2 De velden zijn aan het einde van hun technische levensduur De sportvelden en tennisbanen worden jaarlijks geschouwd door en externe partij. Deze controleert de kwaliteit van het onderhoud en doet een uitspraak over de resterende levensduur van velden en banen. Hockeyveld 3 In 2021 werd bij de schouw geconstateerd dat veld 3 (semi-waterveld) van de hockeyaccommodatie niet meer voldoet aan de eisen van de KNHB/NOC*NSF. Het veld is in 2010 aangelegd en 11 jaar intensief gebruikt. Tennisbanen Drie tennisbanen van LTV Vormer (baan 5-6-7) zijn in 2010 aangelegd. De banen worden intensief bespeeld en zijn na 11 jaar gebruik behoorlijk versleten. De kunstgrasvezels zijn, met name op de baseline, er kort en er ontstaan open naden. Dit levert gevaar op voor blessures. Bovendien is de afwatering van de velden erg slecht: na een regenbui duurt het te lang voordat de banen weer bespeeld kunnen worden. Begin 2022 heeft een dieptereiniging plaatsgevonden van de banen om te kijken of dit de afwatering verbeterde, dat bleek niet het geval. De banen worden daarom in 2022 vervangen. 1.3 De hockeyvereniging investeert mee MHC Wijchen heeft de wens het veld om te bouwen naar een waterveld. Nu het veld gerenoveerd wordt willen zij dit moment aangrijpen om hun wens te realiseren.

De kosten voor de renovatie worden geraamd op € 245.000 voor renovatie van het semiwaterveld en € 299.000 voor de ombouw naar een waterveld. In de RSA-reserve is een bedrag van € 215.000 ‘gespaard’. Renovatie van het semi-waterveld is geoffreerd voor € 245.000. Het verschil van € 30.000 wordt veroorzaakt door prijsstijgingen ten opzichte van 2016. De prijsstijging komt voor gezamenlijke rekening, met verdeling 66,5% gemeente (€ 20.000) en 33,5% vereniging (€ 10.000). Prijsverschil semi-water / water Ombouw van het veld naar een waterveld is geoffreerd voor € 299.000 (excl. btw). Het verschil is €54.000 en wordt veroorzaakt door: a) Vervangen sporttechnische laag: € 32.000 b) Aanbrengen klemgoot en prijsverschil mat: € 22.000 De sporttechnische laag bevat een mengsel lava-rubber. De gemeente Wijchen heeft een aantal jaren geleden besloten af te stappen van het gebruik van rubber op en onder kunstgrasvelden. De meerkosten van de vervanging (a) worden daarom gedekt door de gemeente. De kosten onder b zijn een gevolg van wensen van de vereniging en worden door MHCW betaald. MHC Wijchen betaalt een bedrag van € 32.000, opgebouwd uit de meerkosten voor de ombouw (€ 22.000), en de prijsstijging (€ 10.000). Dat betekent dat vanuit de gemeente een aanvullend krediet benodigd is bovenop de RSA van € 52.000. De werkzaamheden worden gecombineerd met een onderhoudscontract van 12 jaar.

Uit de prijsopgave hiervoor blijkt dat onderhoud van het semi-waterveld jaarlijks € 10.500 kost, van het waterveld bedragen de kosten jaarlijks € 4.700. Dit is een verschil van € 5.800 per jaar. De gemeente betaalt 56% van de kosten van het onderhoud, het jaarlijkse voordeel is dus € 3.200 voor de gemeente en € 2.500 voor MHCW.

Pagina 2 van 5

Openbaar

Zaaknummer: 73872

4.1

De hockeyclub is prima in staat de werkzaamheden zelfstandig uit te (laten) voeren De ombouw van veld 1 is in eigen beheer uitgevoerd door de vereniging. De door de vereniging in de arm genomen aannemer heeft destijds uitstekend werk geleverd. Ook nu heeft de club gevraagd of zij de werkzaamheden in eigen beheer mogen uitvoeren. Gezien de ervaring uit het verleden is hiertegen geen bezwaar: de beoogde aannemer (en sponsor van de vereniging) heeft ruime ervaring met de renovatie en aanleg van sportvelden. De gemeente is bekend met de kwaliteit van de werkzaamheden van dit bedrijf. De kwaliteit van het aangelegde veld borgen we door met de vereniging een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten en op te nemen dat bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie een certificaat van ISA Sport moet worden overlegd dat het veld voldoet aan de geldende NOC*NSF normen voor een waterveld. Tegenargumenten en risico’s 1.1 De tennisbanen worden eerder vervangen dan gepland In de RSA zijn is voor alle velden en geraamde levensduur opgenomen. Voor hockeyvelden is dit 10 jaar, voor tennisbanen 13 jaar. De jaarlijkse reservering voor groot onderhoud is gebaseerd op deze termijnen. De genoemde termijnen zijn richtlijnen: intensiviteit van het gebruik en kwaliteit van het uitgevoerde onderhoud kunnen van invloed zijn op de levensduur.

Uit de jaarlijkse schouw van de afgelopen jaren is gebleken dat de kwaliteit van het onderhoud goed was. De vereniging geeft aan dat de velden intensief worden gebruikt. De schouw in 2021 en de problemen met de afwatering van de velden maken dat de tennisbanen een jaar eerder moeten worden gerenoveerd dan voorzien. 1.2 Hockeyveld 3 wordt omgebouwd Het derde hockeyveld is een semi-waterveld. Watervelden worden steeds meer gemeengoed in de hockeywereld maar zijn nog niet vereist. Het is de wens van de hockeyvereniging het veld om te bouwen naar een waterveld en de vereniging wil de renovatie aangrijpen om dit te realiseren. De meerkosten die dit oplevert ten opzichte van de renovatie van een semi-waterveld komen voor rekening van de vereniging. 1.3 We herzien in 2022 de kostenramingen In 2016 is de RSA herzien en zijn nieuwe ramingen opgesteld van de kosten voor renovatie van sportvelden. De prijzen van bouwstoffen en arbeid zijn in de afgelopen jaren enorm gestegen. Gebleken is dat de ramingen uit 2016 niet meer passen bij de huidige markt. In 2022 zal op basis van een onafhankelijke evaluatie een nieuwe doorrekening plaatsvinden voor de RSA en de resultaten hiervan worden meegenomen in de perspectiefnota 2023.

1.4 De prijzen van renovaties van sportvelden stijgen snel Vanwege de corona-crisis zijn de prijzen van (met name) grondstoffen in de bouw in de afgelopen jaar sterk gestegen. De oorlog in Oekraïne zorgt voor een extra stijging. MHC Wijchen heeft een offerte van een aannemer en deze geeft aan dat hij vanwege prijsstijgingen de aanbieding niet te lang gestand kan doen. Alleen als de werkzaamheden snel in gang gezet kunnen worden kan het werk voor de geoffreerde prijs worden uitgevoerd. Tijdige besluitvorming is daarom van belang. Financiële gevolgen De opgenomen investeringsbedragen in de RSA sluiten niet meer aan bij de huidige marktprijzen. Dat wordt deels veroorzaakt doordat de investeringsbedragen

Pagina 3 van 5

Openbaar

Zaaknummer: 73872

niet jaarlijks worden geïndexeerd en daarnaast zijn de prijzen expliciet gestegen. Hockeyveld De geraamde kosten bedragen € 299.000. De vereniging betaalt zelf € 32.000. De kosten van het gemeentelijk deel (€ 267.000) worden deels gedekt uit de RSA (€ 215.000). Het aanvullende krediet van € 52.000 dekken we uit de algemene reserve. Hockey MHC Wijchen

Omschrijving

Kosten excl. btw

RSA beschikbaar

Verschil

Bijdrage aan het verschil 66,5% 33,5% gemeente* vereniging *

bestaand

semi waterveld

€

245.000

€

€ -30.000

€

20.000

€

10.000

wens

Kosten waterveld € 299.000,-- verschil meerkosten *

€

54.000

€ -54.000

€

32.000

€

22.000

€

52.000

€

32.000

215.000

*

Totaal benodigd extra krediet

* Verschil van € 54K wordt veroorzaakt door vervanging sporttechnische laag (kosten zijn voor de gemeente) en € 22K meerkosten water ten opzichte van semi-water (prijsverschil grasmat, klemgoot etc. kosten voor de vereniging)

In de gemeentelijke bijdrage is géén rekening gehouden met btw, deze komt voor rekening van MHC Wijchen. De investering komt echter in aanmerking voor compensatie uit de BOSA-regeling, wat betekent dat MHC Wijchen een teruggave krijgt van 20% van het investeringsbedrag inclusief btw. De jaarlijkse onderhoudskosten van het waterveld zijn lager dan van het semi waterveld en dekken nagenoeg de extra kapitaallasten van het extra benodigd krediet van 52K. Tennisbanen De geraamde kosten bedragen € 84.000 incl btw. Dit kan deels (€ 60.000) worden gedekt uit de RSA-reserve. In de RSA reserve zijn bedragen exclusief btw opgenomen. Deze investering komt voor de gemeente in aanmerking voor compensatie uit de SPUKregeling, wat betekent dat 17,5% (het btw-bedrag à € 14.000) wordt gecompenseerd en vloeit terug in de algemene middelen. Het aanvullende krediet van € 7K dekken we uit de algemene reserve.

Tennis

LTV Vormer

Omschrijving

Kosten excl. btw

RSA beschikbaar

Verschil

66,5% gemeente

33,5% vereniging

Banen 5, 6 & 7

€

€

€ -10.000

€

€

70.000

60.000

6.650

3.350

De kapitaallasten van die voortvloeien uit het extra benodigd krediet, zal als uitzetting in de PPN2024 worden meegenomen. Communicatie Inwonersparticipatie De werkgroep RSA heeft positief geadviseerd over de renovatieplannen. De werkzaamheden zullen in nauw overleg met de besturen van beide verenigingen worden ingepland en uitgevoerd. Pagina 4 van 5

Openbaar

Zaaknummer: 73872

Uitvoering of Vervolgstappen Na het besluit van de gemeenteraad over het krediet wordt een samenwerkingsovereenkomstafgesloten tussen de gemeente en MHC Wijchen. Deze zal als bijlage aan de subsidiebeschikking worden toegevoegd. De voorbereidende werkzaamheden voor de renovatie van de tennisbanen worden opgestart, waarna we een aanbestedingstraject doorlopen. Doel is de banen in Q3 te vervangen. Geheimhouding: Nvt.

Nee

Voorstel Het derde hockeyveld en een blok van 3 tennisbanen bij LTV Vormer moeten gerenoveerd worden. De renovatie past in de afspraken die we hierover met de verenigingen hebben gemaakt in de RSA. In de reserve zijn onvoldoende middelen beschikbaar om de renovaties te bekostigen. We stellen dan ook voor om een bedrag van € 275.000 uit de RSA-reserve beschikbaar te stellen om het derde hockeyveld en tennisbaan 5,6 en 7 te renoveren en een aanvullend krediet van € 59.000 beschikbaar te stellen uit de Algemene reserve voor de vervanging van de sporttechnische laag van het hockeyveld en ter dekking van prijsstijgingen ten opzichte van 2016. MHC Wijchen zal de werkzaamheden in eigen beheer uitvoeren met een subsidie van de gemeente. De renovatie van de tennisbanen besteden we aan. Advies Het voorstel is besproken met de afdeling Inkoop, afdeling Financiën en afdeling Juridische zaken en akkoord bevonden.

Pagina 5 van 5