72112 Beslisnota Werkgroep Beter Vergaderen.pdf

Openbaar

Zaaknummer: 72112

Beslisnota voor de Gemeenteraad Onderwerp: Evaluatie vergadersysteem gemeenteraad Wijchen Voorgesteld besluit de Gemeenteraad besluit: De aanbevelingen van de werkgroep Beter vergaderen over te nemen: 1. De raads- en commissieleden dienen zich in het debat te richten tot elkaar en niet tot het college. 2. De raad verzoekt het presidium om met een voorstel voor een raadsagenda te komen. De thema’s in de raadsagenda sluiten bij voorkeur aan bij de thema’s uit het Strategisch Kompas/Wijchen 2035. 3. De leden van het presidium melden actief terug in de eigen fractie welke verbeterpunten er uit de terugblik op de vergaderingen naar voren zijn gekomen. 4. De raads- en commissieleden stellen aan het begin van iedere raadsperiode een opleidingsplan vast, waarin aandacht is voor een continuproces van leren en ontwikkelen. 5. Een aantal zaken dient per raadsperiode vaker getraind te worden. Te denken valt aan: debatvaardigheden raads- en commissieleden, training vaardigheden voorzitters, training vaardigheden gespreksleiders. 6. De werkgroep beveelt aan om, zodra dit wettelijk mogelijk is, ook commissieleden in te zetten als voorzitter van commissievergaderingen. 7. De werkgroep beveelt aan om de vergaderetiquette vaker terug te laten komen in het opleidingsprogramma, zodat ook raads- en commissieleden die tussentijds instromen meegenomen worden in de etiquette. 8.

De werkgroep ziet graag dat aan het begin van iedere raadsperiode intensief geïnvesteerd wordt in een meerdaagse sessie met de raadsleden waarin zaken als omgangsvormen, vergadersysteem, dualisme, enz. aan de orde kunnen komen. 9. De werkgroep beveelt de volgende werkwijze aan met betrekking tot de volgorde van sprekers tijdens raads- en commissievergaderingen: a. Commissievergadering: Voorheen gaven voorzitters in de tweede termijn het woord in omgekeerde volgorde van de eerste termijn. De werkgroep beveelt aan om deze werkwijze los te laten en de sprekers in de tweede termijn in dezelfde volgorde als in de eerste termijn het woord te geven. b. Raadsvergadering: De volgorde van sprekers wordt bepaald door eerst het woord te geven aan de indieners van het verst strekkende amendement dan wel de verst strekkende motie. Hierna is het aan de voorzitter om de volgorde van sprekers te bepalen. In de tweede termijn krijgen de sprekers in dezelfde volgorde als in de eerste termijn het woord. 10. De werkgroep beveelt aan om een nieuw format voor moties te gaan gebruiken. Dit nieuwe format is gebaseerd op de opzet van beslisnota’s. 11. Indien er drie of meer amendementen en/of moties worden ingediend, dan wordt er Pagina 1 van 7

Openbaar

Zaaknummer: 72112

per amendement of motie gedebatteerd. De werkwijze is dan als volgt: a. In de eerste termijn worden de amendementen en moties ingediend. b. In de termijn van het college krijgt het college de gelegenheid om op de amendementen of moties te reageren. c. In de tweede termijn krijgt de eerste indiener van het betreffende amendement of de betreffende motie als eerste het woord. d. Vervolgens krijgen de woordvoerders van de fracties om de beurt het woord om een reactie te geven op het amendement dat of de motie die op dat moment behandeld wordt. e. Deze woordvoerders kunnen elkaar interrumperen (het is immers de tweede termijn) over het amendement dat of de motie die op dat moment behandeld wordt. f. Na afronding van het debat wordt er aansluitend direct over het besproken amendement of de besproken motie gestemd. 12. Behandeling motie actueel (voorheen motie vreemd): a. Over het toevoegen van een motie actueel aan de agenda wordt niet gestemd. b. De plaatsvervangend voorzitter van de raad mag de motie actueel toetsen op actualiteit. Moties actueel die naar het oordeel van de plaatsvervangend voorzitter vanwege onvoldoende actualiteit niet geschikt zijn om te agenderen in een raadsvergadering, worden niet toegelaten. c. De motie actueel wordt altijd geagendeerd. Als laatste agendapunt vóór het agendapunt hamerstukken of stemmingen. d.

De behandeling van de motie actueel geschiedt als volgt:  De indiener licht de motie in de eerste termijn toe.  De woordvoerders krijgen de gelegenheid om in een eerste termijn een reactie te geven.  Hierna krijgt het college de gelegenheid om te reageren.  In de tweede termijn krijgen de woordvoerders in dezelfde volgorde als in de eerste termijn het woord en kan er geïnterrumpeerd worden.  Hierna volgt stemming. 13. Aanbevelingen ten aanzien van commissievergaderingen: a. Als er een wens is bij een fractie om de door de Agendacommissie voorgestelde agenda te wijzigen die op een zodanig tijdstip bekend wordt gemaakt dat de Agendacommissie hierover kan besluiten, dan wordt de wens voorgelegd aan de Agendacommissie. b. De werkgroep beveelt aan om het agendapunt ‘vaststellen agenda’ terug te laten komen op de agenda van de commissievergadering. Op die manier kan ook nog bij het begin van de commissievergadering, een verzoek worden gedaan om de agenda te wijzigen. Het kan alleen maar gaan om het wijzigen van de volgorde van de agenda of het van de agenda halen van een agendapunt. Toevoegen van agendapunten kan alleen via de Agendacommissie worden geregeld. Dit ordevoorstel wordt afgehandeld door per fractie 1 persoon te laten stemmen. c. De werkgroep beveelt aan om vragen voor de rondvraag van de commissievergadering voorafgaand te sturen naar de griffie.

De griffie zet de vragen door naar het college zodat het college zich kan voorbereiden op de vragen. Vragen worden aangeleverd vóór 12:00 uur op de dag voorafgaand

Pagina 2 van 7

Openbaar

Zaaknummer: 72112

aan de dag van de commissievergadering. 14. Een interruptie is uiteindelijk altijd een vraag, er is ruimte voor een korte inleiding. 15. De werkgroep beveelt aan om het huidige agendapunt ‘stemmingen’ te splitsen in ‘stemmingen’ en ‘hamerstukken’. a. Hamerstukken zijn die stukken waar de raad unaniem over besluit en waar geen enkel raadslid een stemverklaring op wil afgeven en geen enkel raadslid zich moet onthouden van stemming. b. De stemstukken zijn stukken die niet als bespreekstuk geagendeerd zijn, maar waar raadsleden een stemverklaring of een verklaring van onthouden van stemmen op af willen geven. Nadat de verklaring is gegeven of het onthouden van het stemmen is gemeld, wordt er besloten over het stuk door te stemmen. Raadsleden dienen het vooraf bij de voorzitter aan te geven indien zij een hamerstuk als stemstuk wensen te agenderen. 16. De werkgroep beveelt de volgende werkwijze ten aanzien van insprekers aan: a. Tijdens de commissievergadering en de raadsvergadering spreekt de inspreker de raad toe vanaf de katheder. De katheder staat tegenover de voorzitter, tussen de collegetafels. b. Na de inspraak krijgt de raad of de commissie de gelegenheid tot het stellen van verhelderende vragen aan de inspreker. c.

Maximaal één jaar te experimenteren met de mogelijkheid om na de behandeling van het agendapunt waarop de inspreker heeft ingesproken, de inspreker de gelegenheid te bieden om te reageren op de behandeling van het agendapunt. Deze reactie duurt maximaal één minuut. Na een jaar wordt dit experiment geëvalueerd. 17. Aanbevelingen ten aanzien van themabijeenkomsten: a. Tijdens een themabijeenkomst kunnen onderwerpen besproken worden waar nog geen nota voor aan de raad is gestuurd. Dit in tegenstelling tot een informatiebijeenkomst waar altijd een nota onder ligt. b. Tijdens een themabijeenkomst kunnen verschillende werkvormen gebruikt worden afhankelijk van het onderwerp. Te denken valt aan: gesprekstafel, deskundigenpanel etc. 18. Aanbevelingen ten aanzien van het vragenhalfuurtje: a. De commissievergadering en de raadsvergadering kennen een vragenhalfuurtje. b. De vragen worden op de dag voorafgaand aan de dag van de vergadering uiterlijk 12:00 uur ingediend bij de griffie. c. De plaatsvervangend voorzitter van de raad mag de vragen toetsen aan actualiteit van de vraag en of de vraag niet beter als een schriftelijke vraag gesteld kan worden. Vragen die naar het oordeel van de plaatsvervangend voorzitter vanwege onderwerp, omvang of onvoldoende actualiteit niet geschikt zijn om mondeling in een raadsvergadering te worden beantwoord, laat de voorzitter niet toe. 19.

Extra spreektijd indieners initiatiefvoorstel: de werkgroep beveelt aan om de indieners geen extra spreektijd te geven. 20. Rol van het college: a. De raad nodigt het college uit voor de vergaderingen en reserveert voor het Pagina 3 van 7

Openbaar

Zaaknummer: 72112

college plekken aan het uiteinde van de vergadertafel. Tijdens de vergaderingen neemt het college geen deel aan het debat maar beperkt zich tot het beantwoorden van politieke vragen. b. Het college beperkt zich bij de bespreking van amendementen en moties tot een inhoudelijke reactie waarbij het college politieke overwegingen meegeeft maar geen politieke conclusies die liggen in bewoordingen als ‘ontraden’ of ‘omarmen’. c. Het college biedt meer keuzes aan aan de raad. Dit kan op twee manieren: - in raadsvoorstellen biedt het college minimaal één alternatief aan aan de raad. Dit behelst meer dan een tegenargument op het voorstel. Het kopje ‘tegenargumenten en risico’s’, wordt dan ‘alternatieven, tegenargumenten en risico’s’. - Het college biedt (meer) meningsvormende nota’s aan aan de raad. d. Het college biedt gelijktijdig met de begroting 2024 en het meerjarenperspectief een lange termijn bestuursagenda aan. 21. De raad geeft de werkgroep Beter Vergaderen de opdracht om a. Met het college in gesprek te gaan over de wensen van de raad ten aanzien van de vorm en inhoud van een langetermijn bestuursagenda. b. Een eerste meerdaagse sessie met de raadsleden uit te werken voor een goede start van de raadsperiode 2026-2030. En deze aan te bieden aan het presidium vóór het zomerreces van 2025. c. Na de afronding van deze opdrachten eindigen de werkzaamheden van de werkgroep.

Zij zorgt voor een overdracht van haar werkzaamheden aan het presidium. Aanleiding Tijdens de vergaderingen van het presidium en van de Agendacommissie van de raad wordt teruggekeken op de bijeenkomsten en vergaderingen van de raad om hiervan te leren. Het presidium van de raad heeft een werkgroep Beter vergaderen in het leven geroepen. De werkgroep kreeg als opdracht om met aanbevelingen te komen over het vergaderen en bijeenkomen van de raad. Omdat de werkgroep Beter Vergaderen haar werkzaamheden aan het afronden was aan het einde van de raadsperiode 2018-2022 heeft zij besloten om haar rapportage over te dragen aan de nieuwe raad die in 2022 geïnstalleerd is. De raad van 2022-2026 heeft een nieuwe werkgroep opgericht. De nieuwe werkgroep heeft de rapportage nog eens tegen het licht gehouden en aan aantal aanvullingen gedaan. De eindrapportage is te vinden in bijlage 1.

Pagina 4 van 7

Openbaar

Zaaknummer: 72112

Eerdere besluiten Datum

30 juni 2016 9 februari 2019

28 mei 2020 21 oktober 2021

Korte omschrijving eerder genomen besluit (vermeld zo mogelijk het zaaknummer/documentnummer) 16 GR 026 Beslisnota Anders vergaderen 17 7A 2645a Beslisnota Stand van zaken pilot Anders vergaderen 17 7A 2645b Beslisnota Stand van zaken pilot Anders vergaderen Aanvulling reglement van orde voor digitale vergaderingen Artikel 37 reglement van orde wijzigen

Gewenst resultaat In de vergaderingen van de raad wordt een beter debat gevoerd. De bijeenkomsten van de raad vormen een betere basis voor de voorbereiding van de commissie- en raadsvergadering. Argumenten Aanbeveling 4. Een opleidingsprogramma kan het inhoudelijk functioneren van de raad en zijn commissies versterken. Aanbeveling 5. Een gesprek leiden is anders dan een bijeenkomst of vergadering voorzitten. Gezien de diversiteit aan bijeenkomsten die de raad van Wijchen organiseert is het belangrijk om voorzitters op te leiden met aandacht voor de verschillende rollen die zij kunnen vervullen. Aanbeveling 10. Dit format zorgt niet alleen voor een duidelijkere tekst, maar draagt ook bij aan een helder debat. Ten eerste omdat het helderder is opgeschreven. Zo weet elk raadslid en toehoorder waar het over gaat. Ten tweede omdat het beoogd effect wordt toegevoegd. In het debat kan het dan gaan over de vraag: is dit voor nu de beste stap om het beoogd effect te behalen? Op die manier wordt de raad uitgedaagd tot een meer inhoudelijke discussie, in plaats van een debat over kleine details of onduidelijkheden. Aanbeveling 11. Door amendementen en moties per stuk te behandelen is het duidelijk wanneer er op welk moment over welk amendement of motie wordt gesproken.

Wanneer er drie of meer amendementen en moties tegelijk besproken worden kan er verwarring ontstaan over welk amendement of motie de woordvoerder spreekt. Het per stuk behandelen van amendementen en moties zorgt voor een helder debat. Aanbeveling 13. Het kan alleen maar gaan om het wijzigen van de volgorde van de agenda of het van de agenda halen van een agendapunt. Toevoegen van agendapunten kan alleen via de Agendacommissie worden geregeld.

Pagina 5 van 7

Openbaar

Zaaknummer: 72112

Aanbeveling 18.b. Door vragen voor het vragenhalfuurtje de dag voorafgaand aan de vergadering uiterlijk om 12:00 uur naar de griffie te sturen krijgen het college en de organisatie voldoende tijd om een antwoord te formuleren. 20.a. Raad en college dragen samen de verantwoordelijkheid voor goede besluitvorming door de raad. Ieder heeft hierin zijn eigen rol. Het aandeel van het college hierin is dat het college zorgdraagt voor het aanbieden van kwalitatief goede nota’s aan de raad. Dat kan een informatienota, meningsvormende nota of een beslisnota zijn. De nota biedt het college de gelegenheid om de raad deelgenoot te maken van zijn afwegingen en beleidsopvattingen met betrekking tot het onderwerp van de nota. Het college kan argumenten en risico’s benoemen waar de raadsfracties rekening mee kunnen houden bij het innemen van een politiek standpunt en in de beraadslagingen in de commissie- en raadsvergaderingen. De insteek van de werkgroep is dat het college na de eerste termijn van de fracties natuurlijk een reactie mag geven op argumenten die door de fracties worden ingebracht en die nog niet door het college zijn genoemd in de nota. Wat de werkgroep wil voorkomen is dat het college de argumenten herhaalt die al in de nota staan en/of dat het college al reageert tijdens de commissievergaderingen op aangekondigde amendementen en moties. Aanbeveling 20.b.

De uiteindelijke politieke conclusie over een voorstel, amendement en/of motie wordt getrokken door de raad. Het uitgangspunt van de werkgroep is dat het college zich om deze reden dient te onthouden van politieke conclusies die liggen in bewoordingen als ‘ontraden’ en ‘omarmen’. Aanbeveling 20.c. Voor een goed debat moet er iets te kiezen zijn. Het college kan de raad hierin faciliteren, bijvoorbeeld door het aanbieden van meningsvormende nota’s en alternatieven in beslisnota’s. Aanbeveling 20.d. Een langetermijn bestuursagenda is behulpzaam voor het gehele gemeentebestuur en de WDW. Als de raad de planning kent, dan kan hij in de voorbereiding diverse werkvormen gebruiken voor grote dossiers om zelf aan de benodigde informatie te komen. Het tijdig kunnen plannen van werkvormen voorkomt het risico dat er een lange doorlooptijd van dossiers ontstaat. Aanbeveling 21. De werkgroep Beter Vergaderen wil namens de raad ingaan op de uitnodiging van het college om in gesprek te gaan over de ‘rollende’ langetermijn bestuursagenda. Tegenargumenten en risico’s Aanbeveling 4. Er kan geen verplichting aan de raads- en commissieleden opgelegd worden om een training te volgen. Ook niet bij de selectie van kandidaten voor de kieslijst. Aanbeveling 20.d. Het college dient de mogelijkheid te hebben om de langetermijn bestuursagenda indien noodzakelijk aan te passen.

Het college dient wel aan te geven wat de reden hiervoor is en wat de nieuwe aanleverdatum wordt. Financiële gevolgen Afhankelijk van de inhoud van het opleidingsplan kan het zijn dat de raad extra budget hiervoor moet reserveren.

Pagina 6 van 7

Openbaar

Zaaknummer: 72112

Communicatie De aanbevelingen van de werkgroep Beter Vergaderen worden opgenomen in het Reglement van Orde van de raad. Het Reglement van Orde wordt via de gebruikelijke weg gepubliceerd. Participatie In de aanloop naar het schrijven van het voorstel zijn inwoners niet bevraagd. Als de aanbevelingen van het raadsvoorstel worden overgenomen, dan verwacht de werkgroep dat inwoners via diverse werkvormen meer betrokken gaan worden. Het college is in de gelegenheid gesteld om wensen en bedenkingen te uiten over dit raadsvoorstel. In de bijlage is de brief van het college met de wensen en bedenkingen opgenomen. Uitvoering of Vervolgstappen Nadat de raad een besluit heeft genomen over dit voorstel, zal spoedig een nieuw reglement van orde en een verordening op de raadscommissie worden voorgelegd aan de raad. Eerdere besluiten die betrekking hebben op het bijwerken van het reglement van orde, zoals de motie van 21 oktober 2021 worden hierin ook meegenomen. Voor de opzet van de lange termijn bestuursagenda zal de werkgroep Beter Vergaderen, indien de raad dit wenst, in gesprek gaan met het college over de vorm en inhoud. Zodra de eerste langetermijn bestuursagenda is aangeleverd aan de raad, ziet de werkgroep Beter Vergaderen haar taak als voltooid.

Na de afronding van deze laatste taak, draagt de werkgroep het contact met het college over de langetermijn bestuursagenda graag over aan het presidium. Geheimhouding: Nee Niet van toepassing.

Pagina 7 van 7