330116 Informatienota toezichtinformatie Archief en Informatiebeheer IBT 2025

Openbaar

Zaaknummer: Z/25/330116

Informatienota voor de Gemeenteraad Onderwerp: Informatienota toezichtinformatie Archief- en Informatiebeheer IBT 2025 Kernboodschap De gemeente is verplicht om jaarlijks voor 1 maart over de staat van het Archief- en Informatiebeheer te rapporteren aan de afdeling Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie Gelderland. Eind november hebben wij een beoordeling mogen ontvangen van het IBT over de toezichtinformatie van het jaar 2024. Het IBT geeft aan dat de toezichtinformatie van de gemeente Wijchen in redelijke mate voldoet; de op één na hoogste beoordeling van de vier mogelijke beoordelingen die het IBT kan geven. Aanvullend vraagt het IBT naar de voortgang op een aantal punten uit het vastgestelde jaarplan. Deze aanvullende punten zijn verwerkt in de toezichtinformatie over het jaar 2025. In de toezichtinformatie van 2025 is geen nieuw jaarplan opgenomen, aangezien wij begin 2026 een nieuw rapport van de archiefinspecteur verwachten. Gezien de deadline van 1 maart van het IBT komt dit rapport te laat om het op te nemen in de toezichtinformatie van 2025. Team Informatiebeheer zal in een latere fase dit rapport en het jaarplan bij de gemeenteraad aanleveren. Eerdere besluiten Datum 02-04-2025

Korte omschrijving eerder genomen besluit (vermeld zo mogelijk het zaaknummer/documentnummer) Informatienota jaarplan Archief- en Informatiebeheer 2025 (Z/25/285993)

Toelichting De gemeente Wijchen is verplicht om jaarlijks voor 1 maart over de staat van het Archief- en Informatiebeheer te rapporteren aan de afdeling Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie Gelderland. Dit rapport bestaat o.a. uit: • • •

Een ingevulde checklist volgens de vastgestelde criteria van het IBT Gelderland. De uitgevoerde zelfscan van het team Informatiebeheer volgens het KIDO Lightnormenkader Een terugblik op het laatst vastgestelde jaarplan t.o.v. van het huidige archief- en informatiebeheer 2025.

Het toezichtrapport is opgesteld vanuit het oogpunt van de Werkorganisatie Druten Wijchen, aangezien de werkprocessen rondom het archief -en informatiebeheer bij beide gemeentes geharmoniseerd zijn. Waar mogelijk, wordt in het rapport onderscheid gemaakt tussen de gemeente Druten en de gemeente Wijchen. Eind november hebben wij een beoordeling mogen ontvangen van het IBT over de toezichtinformatie van het jaar 2024. De gemeente heeft de beoordeling ‘voldoet in Pagina 1 van 2

Openbaar

Zaaknummer: Z/25/330116

redelijke mate’ gekregen; de op één na hoogste beoordeling van vier. Deze beoordeling wordt gegeven omdat het IBT op een aantal punten aanvullende informatie wilt ontvangen. Concreet vraagt het IBT het volgende: • De voortgang van het jaarplan 2025; en • De voortgang van het organiseren van informatiebeheerfunctionaliteiten binnen de (vak)applicaties, en; • De voortgang van de aanpak van de achterstanden bij het vernietigen van archiefbescheiden; De voortgang op deze drie punten is in de nieuwe toezichtinformatie opgenomen. Het IBT heeft voor nu geen gevolgen aan de beoordeling gebonden. Samen met de organisatie en de archivaris blijven wij actief bezig met het verbeteren van het archief- en informatiebeheer. Normaal zou een nieuw jaarplan onderdeel uitmaken van de bijlagen. Een nieuw jaarplan is op dit moment nog niet geschreven aangezien wij begin 2026 de rapporten van de archiefinspecteur verwachten. Aangezien wij door de provincie Gelderland verplicht worden om voor 1 maart 2026 toezichtinformatie op het gebied van Archief- en Informatiebeheer naar het IBT te versturen, is er geen ruimte om deze rapporten en de daaropvolgende verbetermaatregelen in dit verslag op te nemen. Wij zorgen ervoor dat zowel het rapport van de archiefinspecteur en het nieuwe jaarplan van 2026 in een latere fase aan het college en de gemeenteraad wordt aangeleverd.

Gevolgen Een verbetering van de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer. Communicatie De communicatie over dit rapport en de impact en ervan wordt door team Informatiebeheer bewaakt. Hierbij is oog voor alle niveaus in de organisatie. Uitvoering of Vervolgstappen Na kennisname van het rapport door de raad zal de toezichtinformatie richting het IBT worden gestuurd. Een eventuele reactie vanuit het IBT, zal worden afgestemd met zowel het college als de gemeenteraad. Begin 2026 verwachten wij het rapport van de archiefinspecteur. Dit rapport zal de basis vormen voor het nieuwe verbeterplan over het Archief- en Informatiebeheer van het jaar 2026 dat opgesteld gaat worden. De bevindingen uit dit rapport en het daaropvolgend verbeterplan zullen bij de gemeenteraad aangeleverd worden. Geheimhouding: Niet van toepassing. Bijlagen: 1. Beoordeling interbestuurlijk toezicht Archief & Informatiebeheer beoordelingsjaar 2025 Wijchen 2. Toezichtinformatie IBT Archief- en Informatiebeheer 2025 3. Zelfscan team Informatiebeheer 2025 4. Checklist toezichtinformatie 2025 IBT Wijchen

Pagina 2 van 2