285993 Informatienota jaarplan Archief -en Informatiebeheer 2025 Wijchen

Openbaar

Zaaknummer: Z/25/285993

Informatienota voor de Gemeenteraad Onderwerp: Informatienota jaarplan Archief -en Informatiebeheer 2025 Kernboodschap In de tweede helft van 2024 heeft team Informatiebeheer een zelfscan uitgevoerd over de staat van het archief -en informatiebeheer van de gemeente. Op basis van deze zelfscan is een plan opgesteld voor het jaar 2025. Team Informatiebeheer zal het komend jaar met dit jaarplan aan de slag gaan om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van het archief -en informatiebeheer van de gemeente Wijchen verbeterd en in de toekomst gewaarborgd blijft. Eerdere besluiten Datum

Korte omschrijving eerder genomen besluit

26-10-2023

Informatienota voortgang verbeterplan archiefverslag 2022 (Z/23/142132)

Toelichting In 2024 heeft team Informatiebeheer voor het eerst een zelfscan over het jaar 2024 uitgevoerd over de staat van het archief -en informatiebeheer van de Werkorganisatie Druten Wijchen. Deze zelfscan bestaat uit een vragenlijst die door het team Informatiebeheer is beantwoord en een enquête die in de organisatie is uitgezet. Op basis van deze conclusies is door team Informatiebeheer een plan opgesteld voor het jaar 2025. Dit jaarplan heeft als doel om de kwaliteit van het archief -en informatiebeheer voor de WDW, de gemeente Druten en de gemeente Wijchen te bevorderen. Dit verbeterplan vormt de basis voor de verplichte aanlevering van toezichtinformatie van het afgelopen jaar aan de afdeling Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie Gelderland. Deze informatie dient in de eerste helft van 2025 vastgesteld en naar het IBT opgestuurd te worden. Het jaarplan is geschreven vanuit het oogpunt van de Werkorganisatie Druten Wijchen, aangezien de werkprocessen rondom het archief -en informatiebeheer bij beide gemeentes grotendeels geharmoniseerd zijn. Waar mogelijk, wordt in het verbeterplan onderscheid gemaakt tussen de gemeente Druten en de gemeente Wijchen. In de zomer van 2025 zal door de gemeentearchivaris een nieuw inspectierapport worden opgesteld over de staat van het Archief -en Informatiebeheer van beide gemeentes.

Het laatste inspectierapport van de gemeentearchivaris stamt uit 2022. In dit inspectierapport zal een beoordeling gegeven worden over de voortgang van de afgelopen drie jaar. Team Informatiebeheer zal het college en de gemeenteraad meenemen in de beoordeling van dit rapport. Aangezien dit inspectierapport kort na vaststelling van het jaarplan volgt, zal in het jaarplan niet worden ingegaan op de voortgang t.o.v. het laatst verschenen inspectierapport.

Pagina 1 van 2

Openbaar

Zaaknummer: Z/25/285993

Gevolgen Een verbetering van de kwaliteit van het archief -en informatiebeheer van de Werkorganisatie Druten Wijchen. Communicatie De communicatie over het jaarplan en de impact en ervan wordt door team Informatiebeheer bewaakt. Hierbij is oog voor alle niveaus in de organisatie. Uitvoering of Vervolgstappen Na vaststelling zullen acties in het jaarplan worden uitgevoerd. De planning is dat de Team Informatiebeheer informeert en evalueert periodiek de voortgang met de manager Bedrijfsvoering. Eind 2025 zal een nieuwe zelfscan worden uitgevoerd door het team Informatiebeheer. Dit leidt tot een nieuw jaarplan voor het jaar 2026. Het nieuwe inspectierapport van de gemeentearchivaris zal hierin worden meegenomen. Geheimhouding: Niet van toepassing. Bijlage: 1. Jaarplan team Informatiebeheer 2025

Pagina 2 van 2