267994 Informatienota 2e Bestuursrapportage WDW 2024

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/267994

Informatienota voor de Gemeenteraad Onderwerp: 2e Bestuursrapportage WDW 2024 Collegedatum: 19 november 2024 Kernboodschap Voor 2024 verwachten we een voordelig saldo van € 546k. Dit wordt met name veroorzaakt door ingebrachte maar nog niet ingevulde formatie en hogere rente op middelen in de schatkist. Eerdere besluiten Datum

Korte omschrijving eerder genomen besluit (vermeld zo mogelijk het zaaknummer/documentnummer)

Toelichting Volgens de door het bestuur vastgestelde rapportagecyclus van Werkorganisatie Druten Wijchen (WDW) wordt twee keer per jaar een Bestuursrapportage verstrekt. Deze rapportage is 11 november jl. door het bestuur van de WDW vastgesteld. Het college heeft kennis genomen van de bestuursrapportage. In deze informatienota wordt hiervan een samenvatting gegeven. Het grootste gedeelte van de bij de WDW ingebrachte budgetten bestaat uit het personeelsbudget. Van de totale begroting is 83% benodigd voor personele kosten. Daarom wordt uitvoeriger ingegaan op dit budget. Verder wordt ingegaan op het Informatisering & Automatiseringsbudget (I&A). Daarmee wordt gerapporteerd over de belangrijkste onderdelen. Alleen substantiële afwijkingen zijn meegenomen. Overige kosten bestaan voornamelijk uit voertuigen/tractiemiddelen, materieel van de buitendienst en de beide gemeentewerven. De huisvestingskosten bestaan uit de huur van de panden en de exploitatie daarvan. De bestuursrapportage in het kort Invulling taakstelling Druten Met het aanbieden van de begrotingswijziging WDW is door de gemeenteraad in Druten een amendement aangenomen, waardoor niet is ingestemd met de uitzetting voor Druten. In de daarna aangeboden zienswijze is verzocht de nieuwe taken/functies op te vangen binnen de bestaande budgetten en de bestaande formatie.

Dat heeft geresulteerd in een aanvullende taakstelling op het takenpakket voor de gemeente Druten van € 190k Pagina 1 van 4

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/267994

structureel en € 84k incidenteel in 2024. Voor hetzelfde bedrag is binnen de WDW een taakstelling buiten de verdeelsleutel opgenomen voor de gemeente Druten. Op dit moment zijn we nog bezig met de concrete invulling van deze taakstelling, mede in afstemming met het bestuur van de gemeente Druten. De verwachting is dat we de taakstelling op zijn vroegst vanaf 2025 kunnen invullen. Hierdoor ontstaat in 2024 een nadeel buiten de sleutel voor de gemeente Druten van € 274k. Dit nadeel is verwerkt in de Perspectiefnota van de gemeente Druten. Personeelskosten (bedrijfsvoeringbudget) Het ingebrachte personeelsbudget wordt gebruikt ter afdekking van de kosten voor medewerkers die in dienst zijn van de WDW en voor de aanvullende, benodigde inhuur. Vacatures zijn niet altijd eenvoudig in te vullen en daarnaast is sprake van langdurige ziekte. In deze gevallen wordt gekozen om externe medewerkers in te huren, zodat de dienstverlening op peil blijft. In het hiernavolgende overzicht is de invulling van de personeelsbegroting over de eerste drie kwartalen inzichtelijk gemaakt. Samenvatting bedrijfsvoeringbudget WDW (Bedragen x 1.000) Totaal FTE begroot Totaal FTE ingevuld Percentage FTE ingevuld Totaal personeelskosten begroot Totaal personeelskosten prognose Percentage benut budget

2024 443 435 98% € 36.136 € 31.888 88%

Beschikbare vacatureruimte

€ 4.247

Inhuurverplichtingen vanuit bedrijfsvoeringbudget

€ 3.544

Saldo bedrijfsvoeringbudget

€ 703

Met de stand na het derde kwartaal is circa € 703k beschikbaar voor invulling van vacatures en nieuwe inhuurcontracten voor het resterende kwartaal in 2024. We schatten de kosten hiervan nu in op € 206k. Met het vaststellen van de begrotingswijziging komt er nog een bedrag bij in het bedrijfsvoeringbudget. Dit komt vanuit de extra ingebrachte budgetten in de perspectiefnota’s van beide gemeenten en andere genomen besluiten. Opleidingsbudget Van het totale budget voor opleidingen is een gedeelte op organisatieniveau begroot en een gedeelte is toegewezen aan de domeinen. Op organisatieniveau is ook budget voor de WDW Academie opgenomen. In de hiernavolgende tabel is deze onderverdeling weergegeven. Begroot

Werkelijke kosten

Restant

% Restant

Domeinen

314

239

75

24%

Organisatie

117

91

26

22%

WDW Academie

101

97

4

4%

Totaal

532

427

105

20%

Bedragen x € 1.000

Pagina 2 van 4

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/267994

Van het totale budget van € 532k is nog 20% aan ruimte beschikbaar voor het resterende kwartaal. Een gedeelte van het budget van de WDW Academie is benut voor licentiekosten (€ 36k). Op dit moment is de verwachting dat we het opleidingsbudget volledig benutten in 2024. Informatisering en Automatisering We zien dat de organisatie niet het aantal i-projecten kan uitvoeren zoals is ingeschat in het Informatiebeleidsplan (2022). De projectenplanning is hierop inmiddels bijgesteld, evenals de bijbehorende voorgenomen financiële investeringen. Er wordt gewerkt aan het opzetten van portfoliomanagement vanuit het MT. De organisatie heeft behoefte aan meer sturing vanuit het MT op de grote i-projecten die team- en domein overstijgend zijn in benodigde capaciteit en impact (keuzes maken wat wel/niet, prioritering en planning). Waar voorheen i-projecten werden aangeschaft die draaiden op onze eigen servers, zien we nu vrijwel alleen nog ICT-pakketten die in de Cloud draaien. We noemen dit Software as a Service, vaak afgekort als SaaS. Dit is software die als een online dienst wordt aangeboden. De gemeente hoeft de software niet aan te schaffen, maar sluit een contract af met de leverancier voor het gebruik ervan. De implementatie van zo'n pakket mogen we volgens het Besluit Begroting en Verantwoording niet activeren en afschrijven.

Dit deden we voorheen wel met de implementatie van pakketten die we aanschaften. Hierdoor zien we een verschuiving van kosten in de toekomst (in de vorm van afschrijvingen) naar het moment van implementeren. Om deze meerkosten in de eerste jaren en fluctuaties door de jaren heen op te vangen, stellen we voor een egalisatiereserve in te stellen. De voeding van deze reserve nemen we op in deze rapportage. We verwachten voor 2024 per saldo een (incidenteel) nadeel van circa € 150k binnen het totale exploitatiebudget van I&A. Hierin is de voeding van € 250k voor de egalisatiereserve ICT in verband met de meerkosten in de eerste jaren voor SaaSoplossingen meegenomen. Als gevolg van uitgestelde investeringen en mede hierdoor ook lagere onderhoudscontracten verwachten we een financieel voordeel van € 340k. Daartegenover staat een nadeel voor implementatie SaaS-oplossingen van € 240k, omdat deze kosten niet langer geactiveerd kunnen worden in tegenstelling tot de verwachting in de begroting. Overige kosten De overtollige middelen van de WDW worden volgens de Wet Fido gestald in de Rijksschatkist. Dit gebeurt op een aparte rekening-courant die de WDW heeft bij het agentschap van het ministerie van Financiën. Door de stijging van de rente op de geld- en kapitaalmarkt, ontvangt de WDW een rentevergoeding op de middelen in de schatkist.

Naast de in de vorige rapportage gemelde € 100k verwachten we nog € 50k extra voordeel te realiseren. Verlofstand Op dit moment zien we vooralsnog een hoger verlofsaldo dan het gemiddelde over de laatste jaren, waardoor we voorzichtigheidshalve verwachten bij de jaarrekening een voorziening te moeten vormen van € 100k. Daarnaast is er in 2024 voor ongeveer € 40k gebruik gemaakt van de regeling verlofsparen. Medewerkers hebben conform CAO recht om verlofuren te parkeren voor

Pagina 3 van 4

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/267994

bijvoorbeeld een sabbatical. Om vervanging in die periode van sabbatical te kunnen financieren zijn gemeenten verplicht deze verlofuren op de balans op te nemen. Gevolgen Met de kennis van nu verwachten we een voordelig saldo voor 2024 van € 546k. In onderstaande tabel geven we de totale afwijkingen weer. Onderwerp

Afwijking

(x € 1.000)

Bedrijfsvoeringbudget stand q3

703

Inzet nog in te huren en aan te stellen fte's ten laste van bedrijfsvoeringsbudget q4 Inbreng CDOKE gelden Druten Wijchen

-206

ICT

-150

449

Rente op middelen schatkist

50

Doorbelaste uren op projecten

-160

Voorziening verlofuren

-100

Voorziening spaarverlof

-40

Communicatie Niet van toepassing. Uitvoering of Vervolgstappen Niet van toepassing.

Pagina 4 van 4