263006 Beslisnota uitbreiding formatie griffie

Openbaar

Zaaknummer: 263006

Beslisnota voor de Gemeenteraad Onderwerp: Uitbreiding formatie griffie Datum: 10 september 2024 Voorgesteld besluit de Gemeenteraad besluit: 1. De formatie van de griffie structureel uit te breiden met 2 fte, volgens het scenario ‘breed’. 2. De meerkosten ad €162.700 als nieuw beleid af te wegen in de Begroting 2025. Aanleiding De griffie levert een belangrijke bijdrage aan de lokale democratie van Wijchen. Dit doet zij door: de best mogelijke en betrouwbare ondersteuning te bieden aan de gemeenteraad, de fracties en individuele raads- en commissieleden; het faciliteren van en adviseren over het democratisch proces aan het gemeentebestuur, de inwoners van de gemeente Wijchen en de Werkorganisatie Druten Wijchen (WDW); het vertegenwoordigen van de gemeenteraad naar inwoners, college en de WDW; het volgen en adviseren van maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen over actuele thema’s en vraagstukken, bijvoorbeeld over democratische vernieuwing en regionale samenwerking. Wat goede ondersteuning is en wat de gemeenteraad nodig heeft, hangt samen met de wensen, ambities en behoefte van de raad. De griffie moet kwantitatief en kwalitatief in staat zijn om de werkzaamheden naar behoren te kunnen uitvoeren. De werkgeverscommissie heeft onderzocht of de huidige ondersteuning toereikend is voor het bestaande takenpakket en voor de ambities van de raad.

Door de werkgeverscommissie is geconcludeerd dat de formatie van de griffie structureel niet in balans is met het takenpakket en de ambities van de gemeenteraad. Eerdere besluiten Datum

Korte omschrijving eerder genomen besluit (vermeld zo mogelijk het zaaknummer/documentnummer)

8-11-2018

18 222096 a Programmabegroting 2019, beslisnota

Pagina 1 van 4

Openbaar

Zaaknummer: 263006

Gewenst resultaat Een goede ondersteuning van de raad door het realiseren van een kwantitatief en kwalitatief robuuste griffie. Hierdoor kan de raad beter in positie worden gebracht in zijn drie rollen: volksvertegenwoordigend, kaderstellend en controlerend.

Werkzaamheden Ambitie 1. Vergaderingen

Categorie Vergaderingen, bijeenkomsten, werkbezoeken en verdieping

Scenario’s Huidig

Smal

Breed

Compleet

-/+

-/+

+

++

1. Vergaderingen

Opdrachten voor uitzoekwerk in overeenstemming brengen met de taken

-/+

-/+

+

++

2. Verordeningen

Verordeningen, reglementen en regelingen

-

-/+

+

++

3. Communicatie

Communicatie

-/+

-/+

+

++

4. Werkprocessen

Werkprocessen

-

+

+

++

4. werkprocessen

MATS lijst en initiatiefvoorstellen

-

-/+

+

++

5. Specifieke ondersteuning

Ondersteuning van diverse commissies, werk- en klankbord groepen en overleggen raad en Rekenkamer

+

+

++

++

Argumenten 1.1 Met scenario breed kan de griffie de raad goed ondersteunen in de realisatie van de ambities Met de uitbreiding van 2fte1 kan er structureel gewerkt worden aan de basis op orde. De verordeningen, reglementen en regelgeving kunnen worden geëvalueerd en aangepast. Daarnaast kan de ondersteuning van diverse commissies, werkgroepen en overleggen structureel geregeld worden. Daarnaast kan de raadsondersteuner actief de schakel zijn tussen WDW en de gemeenteraad.

1 In het scenario breed is rekening gehouden met 1fte raadsadviseur en 1fte raadsondersteuner.

Pagina 2 van 4

Openbaar

Zaaknummer: 263006

Ook ontstaat er ruimte om de ambities gericht op de doorontwikkeling van het bestuurlijk besluitvormingsproces zoals de Lta2, uitbreiden van de MATS3-lijst met uitvoering van raadsbesluiten met termijnen en implementatie van protocollen, zoals de geheimhouding, op te pakken. 1.2 Met scenario breed is de griffie robuust Er komen steeds meer taken en (complexe) vraagstukken op gemeenteraden af. Om er voor te zorgen dat de raad deze vraagstukken vanuit zijn vier rollen adequaat kan oppakken is het belangrijk dat de raad robuust ondersteund wordt. Wijchen heeft een groei ambitie, dit betekent veel nieuw beleid en stukken. Door daar nu op in te spelen en stappen te ondernemen, zorgt de raad voor een solide ondersteuning van zichzelf: een dijk van een griffie als een sterke basis voor de lokale democratie. 1.3

Met scenario breed sluit de omvang van de griffie beter aan bij de landelijke kengetallen De werkgeverscommissie heeft zich op 24 januari 2024 laten informeren, samen met andere werkgeverscommissies uit de regio over hoe tot een bepaling van de optimale bemensing van de griffie kan worden gekomen. De werkgeverscommissie heeft kennis genomen van de opgenomen categorieën, maar vindt de bijbehorende normeringen overmatig ruim. Op basis van alle beschikbare informatie komt de werkgeverscommissie tot vier verschillende scenario’s voor de Wijchense situatie. De voorkeur van de werkgeverscommissie gaat daarbij uit naar scenario ‘breed’. Tegenargumenten en risico’s 1.1 Bij het volgen van scenario huidig moet er geschrapt worden De griffie wil de raad ondersteunen om zijn ambities te realiseren. Dit gaat niet lukken met de huidige capaciteit. Als de raad kiest voor scenario huidig en daarmee voor gelijkblijvende formatie dan is prioritering noodzakelijk en zal na besluitvorming veel van de huidige ondersteuning geschrapt moeten worden of een tandje minder moeten. 1.2 De basis komt niet op orde bij de keuze voor scenario smal Als dit scenario wordt gevolgd dan is er nog steeds geen ruimte om de basis op orde te brengen.

Het niet toekennen van de gevraagde financiële middelen voor de formatieuitbreiding leidt ertoe dat de verwachtingen en ambities van de raad niet adequaat kunnen worden ondersteund door de griffie. 1.3 Het scenario compleet past beter bij de uitwerking van de beslisboom Het scenario compleet wordt door de werkgeverscommissie op dit moment als een stap te ver ingeschat. We gaan voor stabiele groei in ondersteuning. Bovendien vraagt scenario compleet om een structurele investering van €325.400,-. Met het financiële perspectief voor 2026 in zicht vindt de werkgeverscommissie dit geen realistisch verzoek. 1.4 De meerkosten leiden tot extra uitdagingen in het meerjarenperspectief. In de Perspectiefnota zien we dat de gemeente Wijchen vanaf 2026 structureel geld tekort komt. Daarbij is aangegeven dat het college een sluitende begroting voor de jaarschijf 2025 aan wil bieden. Aangezien het structurele saldo voor 2025 vrijwel nihil was bij de Perspectiefnota, zullen we maatregelen moeten treffen voor de hoogte van het nieuw beleid dat toegekend wordt.

2 3

langetermijnagenda moties, amendementen, toezeggingen en schriftelijke vragen

Pagina 3 van 4

Openbaar

Zaaknummer: 263006

Financiële gevolgen De kosten voor de uitbreiding van de formatie van de griffie kunnen niet worden gedekt uit het bestaande budget voor griffiepersoneel. Scenario’s

Aantal fte Griffier

Raadsadviseur/plv griffier

Raadsondersteuner

Totaal fte

Huidig Smal

1 1

1 1

1,6 2,6 ( +1)

3,6 4,6

Financiële uitbreiding (max.) p.j. ------± 68.900

Breed

1

2 (+1)

2,6 ( +1)

5,6

± 162.700

Compleet

1

3 (+2)

3,6 ( +2)

7,6

± 325.400

Bedragen zijn bruto, inclusief IKB (17,05%) en overheadkosten ad. €8500,- per fte.

De structurele kosten ad € 162.700 nemen we mee in de Begroting 2025 als af te wegen nieuw beleid. In de Perspectiefnota is aangegeven dat het college een sluitende Begroting 2025 aan wil bieden. Aangezien het structurele saldo voor 2025 vrijwel nihil was bij de Perspectiefnota, zullen we maatregelen moeten treffen voor de hoogte van het nieuw beleid dat toegekend wordt. Uitvoering of Vervolgstappen Op basis van het besluit van de raad worden de vervolgstappen uitgewerkt. De werkgeverscommissie informeert de raad over de voortgang. We evalueren 10 maanden na instemming van de raad wat het effect van de keuze is. Geheimhouding Niet van toepassing Advies De werkgeverscommissie en haar adviseurs hebben bijgedragen aan dit plan waarbij de griffie de inhoudelijke informatie heeft geleverd.

Pagina 4 van 4