244403 Informatienota ‘Jaarrapportage FG 2023 Gegevensbescherming AVG’

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/244403

Informatienota voor de Gemeenteraad Onderwerp: ‘Jaarrapportage FG 2023 Gegevensbescherming AVG’ Datum: 31 januari 2025 Kernboodschap De jaarrapportage van de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) 2023 (bijlage 1) geeft een uitgebreid inzicht in de huidige staat van privacybescherming binnen de organisatie. Hoewel significante vooruitgang is geboekt, blijven er belangrijke verbeterpunten en aanbevelingen die in 2024 prioriteit moeten krijgen. Hoewel we momenteel in 2025 leven, gaat het in dit geval om de jaarrapportage van 2023. De vertraging in de oplevering van de rapportage is te wijten aan een combinatie van factoren. Deze omstandigheden hebben ertoe geleid dat de rapportage later dan gebruikelijk is afgerond en gepresenteerd. Een passage van opvolging is noodzakelijk omdat de rapportage later dan gebruikelijk is aangeboden. Deze passage geeft een beter beeld met de huidige stand van zaken wat betreft privacy en informatieveiligheid. De passage van opvolging is te vinden in bijlage 2: ‘Passage van opvolging ‘Jaarrapportage FG 2023 Gegevensbescherming AVG’ Toelichting Deze jaarrapportage belicht de voortgang en uitdagingen in de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De evaluatie is gebaseerd op het VNGborgingsinstrument en biedt concrete handvatten voor verbeteringen in de gegevensbeschermingsprocessen van onze organisatie.

Alle bevindingen en aanbevelingen zijn terug te vinden in de jaarrapportage. Hoofdbevindingen 2023: 1. Vooruitgang geboekt in bewustwording en de uitvoering van Data Protection Impact Assessments (DPIA's). Een DPIA is een beoordeling waarmee organisaties kijken hoe hun verwerking van persoonsgegevens de privacy kan beïnvloeden en hoe ze risico's kunnen verminderen. 2. Behoefte aan versterking van de organisatorische inbedding van privacy, waaronder het formaliseren van privacy-ambassadeurs en het aanstellen van een Privacy Officer. 3. Grote verbeterkansen op het gebied van het beheer van verwerkingsregisters en toegangsrechtenbeheer. 4. Tekortkomingen in de uitvoering van DPIA's en naleving van de Wet politiegegevens (Wpg). Aanbevelingen voor 2024 • Bewustwording en training: Implementatie van verplichte e-learnings voor nieuwe medewerkers en uitbreiding

Pagina 1 van 2

Openbaar

•

•

• •

Zaaknummer: Z/23/148679

van workshops op teamniveau. Een privacy-inloopspreekuur wordt opgezet om vragen laagdrempelig te bespreken. Uitvoering DPIA's: Prioriteit geven aan het vastleggen van een DPIA-proces en het verbeteren van de kennis en ervaring bij medewerkers. Beheer verwerkingsregisters: Het verwerkingsregister decentraal beheren door proceseigenaren verantwoordelijk te maken. Dit verhoogt de kwaliteit en continuïteit van de gegevensbescherming. Rechten van betrokkenen: Het vereenvoudigen van processen rondom inzage- en verwijderingsverzoeken. Privacybeleid: Vaststelling en implementatie van een bijgewerkt privacybeleid waarin domein specifieke regels en de Wet politiegegevens zijn opgenomen.

Bijlagen Volledige hoofdbevindingen en aanbevelingen uit het zijn te vinden in het hoofdstuk ‘C. Advies 2024’ van ‘Bijlage 1 Jaarrapportage FG 2023 Gegevensbescherming AVG’ U vind de passage van opvolging in ‘Bijlage 2 Passage van opvolging ‘Jaarrapportage FG 2023 Gegevensbescherming AVG’ Geheimhouding: Openbaarheid van bedrijfskritische informatie zorgt voor beveiligingsrisico's. De Jaarrapportage FG 2023 Gegevensbescherming AVG (Bijlage 1) en de Passage van opvolging Jaarrapportage FG 2023 Gegevensbescherming AVG (bijlage 2) bij deze informatienota bevat informatie over de informatiebeveiliging van de gemeenten Druten, Wijchen en de WDW. Openbaarheid verhoogt het risico op inbreuk op de integriteit van onze systemen, wat kan leiden tot materiële en immateriële schade (denk hierbij aan imagoschade). Door het opleggen van geheimhouding wordt publieke verspreiding voorkomen. Deze geheimhouding wordt opgelegd conform artikel 87 van de Gemeentewet, op grond van de belangen genoemd in artikel 5.1, tweede lid, onder h van de Wet open overheid.

Pagina 2 van 2