241764 informatienota 1e Bestuursrapportage WDW 2024

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/241764

Informatienota voor de Gemeenteraad Onderwerp: 1e Bestuursrapportage WDW 2024 Datum: 21 mei 2024 Kernboodschap Voor 2024 verwachten we een nadelig saldo van € 420k, wat wordt meegenomen in de Perspectiefnota. Dit wordt met name veroorzaakt door de CAO-aanpassing. Op basis van besluitvorming van beide gemeenten vindt een technische begrotingswijziging (€ 163k) plaats binnen de WDW. Dat leidt niet tot een aanpassing van de gemeentelijke begrotingen. Per saldo muteert de WDW begroting daarmee met € 257k nadelig. Eerdere besluiten Datum

Korte omschrijving eerder genomen besluit (vermeld zo mogelijk het zaaknummer/documentnummer)

Toelichting Volgens de door het bestuur vastgestelde rapportagecyclus van Werkorganisatie Druten Wijchen (WDW) wordt twee keer per jaar een Bestuursrapportage verstrekt. Deze rapportage is 13 mei jl. door het bestuur van de WDW vastgesteld. Het college heeft 21 mei jl. kennis genomen van de bestuursrapportage. In deze informatienota wordt hiervan een samenvatting gegeven. Het grootste gedeelte van de bij de WDW ingebrachte budgetten bestaat uit het personeelsbudget. Van de totale begroting is 83% benodigd voor personele kosten. Daarom wordt uitvoeriger ingegaan op dit budget. Verder wordt ingegaan op het Informatisering & Automatiseringsbudget (I&A). Daarmee wordt gerapporteerd over de belangrijkste onderdelen. Alleen substantiële afwijkingen zijn meegenomen. Overige kosten bestaan voornamelijk uit voertuigen/tractiemiddelen, materieel van de buitendienst en de beide gemeentewerven. De huisvestingskosten bestaan uit de huur van de panden en de exploitatie daarvan.

Pagina 1 van 6

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/241764

De bestuursrapportage in het kort Begrotingswijziging 2023 WDW Eind 2023 is de begrotingswijziging WDW vastgesteld, waarmee de formatie met 8,7 fte is toegenomen. Deels is dit taakstellend opgenomen binnen de begroting van de WDW, voor het overige deel is beide gemeenten om een hogere bijdrage gevraagd. Voor het invullen van de algemene taakstelling heeft het MT een inventarisatie gedaan van de mogelijkheden. Dat heeft geresulteerd in een invulling van de taakstelling van € 275k zoals in de hiernavolgende tabel is weergegeven. Omschrijving

FTE

Bedrag

Inkrimping formatie vanaf 2024

2,08

€ 165.000

Aanvulling vanuit inhuurbudget

€ 110.000

Invulling taakstelling 2024

2,08

€ 275.000

Inkrimping formatie vanaf 2025

2,71

€ 218.000

Invulling taakstelling 2025

2,71

€ 275.000

Inkrimping formatie vanaf 2026

2,91

€ 235.000

Aanvulling vanuit inhuurbudget

€ 57.000

Aanvulling vanuit inhuurbudget

€ 40.000

Invulling taakstelling 2026 e.v.

2,91

€ 275.000

De beoogde inkrimping in formatie gebeurt gefaseerd, waarmee in 2024 € 165k van de taakstelling wordt ingevuld. De overige € 110k wordt in 2024 opgevangen binnen het bedrijfsvoeringbudget. Met het aanbieden van de begrotingswijziging WDW is door de gemeenteraad in Druten een amendement aangenomen, waardoor niet is ingestemd met de uitzetting voor Druten. In de daarna aangeboden zienswijze is verzocht de nieuwe taken/functies op te vangen binnen de bestaande budgetten en de bestaande formatie. Dat heeft geresulteerd in een aanvullende taakstelling op het takenpakket voor de gemeente Druten van € 190k structureel en € 84k incidenteel in 2024. Voor hetzelfde bedrag is binnen de WDW een taakstelling buiten de verdeelsleutel opgenomen voor de gemeente Druten. Dit heeft financieel geen effect voor de gemeente Wijchen. Op dit moment zijn we nog bezig met de concrete invulling van deze taakstelling, mede in afstemming met het bestuur van de gemeente Druten. De verwachting is dat we de taakstelling op zijn vroegst vanaf 2025 kunnen invullen. Hierdoor ontstaat in 2024 een nadeel buiten de sleutel voor de gemeente Druten van € 274k. Personeelskosten (bedrijfsvoeringbudget) Het ingebrachte personeelsbudget wordt gebruikt ter afdekking van de kosten voor medewerkers die in dienst zijn van de WDW en voor de aanvullende, benodigde inhuur.

Vacatures zijn niet altijd eenvoudig in te vullen en daarnaast is sprake van langdurige ziekte. In deze gevallen wordt gekozen om externe medewerkers in te huren, zodat de dienstverlening op peil blijft. In het hiernavolgende overzicht is de invulling van de personeelsbegroting over het eerste kwartaal inzichtelijk gemaakt. Samenvatting bedrijfsvoeringbudget WDW 2024 (Bedragen x 1.000) Pagina 2 van 6

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/241764

Totaal FTE begroot Totaal FTE ingevuld Percentage FTE ingevuld Totaal personeelskosten begroot Totaal personeelskosten prognose Percentage benut budget

441 427 96% € 34.833 € 30.460 87%

Beschikbare vacatureruimte

€ 4.373

Inhuurverplichtingen vanuit bedrijfsvoeringbudget

€ 2.233

Saldo bedrijfsvoeringbudget

€ 2.149

Met de stand na het eerst kwartaal is circa € 2.149k beschikbaar voor invulling van vacatures en nieuwe inhuurcontracten voor de resterende drie kwartalen in 2024. Hierin nemen we ook de meerkosten op van de inwoners- en ondernemerspeiling voor 2024. De meerkosten van de inwoners- en ondernemerspeiling voor 2025 en verder worden afgewogen binnen de Perspectiefnota’s van beide gemeenten. Met het vaststellen van de begrotingswijziging komt er nog een bedrag bij in het bedrijfsvoeringbudget. Dit komt vanuit de CAO aanpassing (€ 424k binnen de verdeelsleutel en € 21k buiten verdeelsleutel) en extra ingebrachte budgetten door de beide gemeenten (€ 274k), zoals voor ‘krachtige partner in de regio’ en ‘digitale participatie’. Hiervoor zijn we al verplichtingen aangegaan. We schatten op dit moment in dat we uitkomen binnen het bedrijfsvoeringbudget. Opleidingsbudget Van het totale budget voor opleidingen is een gedeelte op organisatieniveau begroot en een gedeelte is toegewezen aan de domeinen. Begroot

Werkelijke kosten

Restant

% Restant

Organisatie

218

95

123

56%

Domeinen

314

93

221

70%

Totaal

532

188

344

65%

Bedragen x € 1.000

Van het totale budget van € 532k is nog 65% aan ruimte beschikbaar voor de resterende drie kwartalen. Op dit moment is de verwachting dat we dit budget volledig benutten in 2024. Informatisering en Automatisering We zien dat de organisatie niet het aantal i-projecten kan uitvoeren zoals is ingeschat in het Informatiebeleidsplan (2022). De projectenplanning is hierop inmiddels bijgesteld, evenals de bijbehorende voorgenomen financiële investeringen. Er wordt gewerkt aan het opzetten van portfoliomanagement vanuit het MT. De organisatie heeft behoefte aan meer sturing vanuit het MT op de grote i-projecten die team- en domein overstijgend zijn in benodigde capaciteit en impact (keuzes maken wat wel/niet, prioritering en planning). We verwachten voor 2024 per saldo een (incidenteel) voordeel van circa € 200k binnen het totale exploitatiebudget van I&A, hoofdzakelijk als gevolg van uitgestelde investeringen, waardoor de afschrijvingslasten doorschuiven naar volgende jaren. Het uitstellen van investeringen levert een financieel voordeel op, maar heeft daarnaast een remmende werking op de dienstverlening.

Pagina 3 van 6

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/241764

Bij de jaarrekening 2023 hebben we de opmerking van de accountant gekregen, SaaSoplossingen niet te mogen activeren. Dit zijn softwarepakketten die we in de Cloud afnemen bij leveranciers. Omdat we hier geen eigenaar van zijn, mogen we de implementatie daarvan ook niet activeren. Daar gingen we in de meerjarenbegroting nog wel vanuit. Dit leidt niet tot meer- of minderkosten, maar kan wel verschuivingen tussen de jaren opleveren. Dat werken we verder uit en daarop wordt in een volgende bestuursrapportage op terug gekomen. Overige kosten De overtollige middelen van de WDW worden volgens de Wet Fido gestald in de Rijksschatkist. Dit gebeurt op een aparte rekening-courant die de WDW heeft bij het agentschap van het ministerie van Financiën. Door de stijging van de rente op de geld- en kapitaalmarkt, ontvangt de WDW een rentevergoeding op de middelen in de schatkist. Vorig jaar leverde dit € 242k voordeel op. Vooralsnog gaan we ervan uit structureel € 100k aan rentebaten te realiseren. Daarnaast hebben we voor de meerjarenbegroting 2025-2028 een actualisatie van alle tractiebudgetten voor zowel de hoogte als planning van de vervangingsinvesteringen en de structurele exploitatie uitgevoerd, waaruit een aantal kleine mutaties voor 2024 komen, zowel binnen als buiten de verdeelsleutel.

Vluchtelingen, Internationale werknemers en Huisvesting (VIH) Het Programma VIH is vastgesteld door het bestuur en ter advisering voorgelegd aan de OR. Het Kernteam gaat bestaan uit een Programmamanager, een financial, een senior beleidsadviseur, programma ondersteuners en een jurist. We nemen dit op de in begroting, uitgaande van volledige financiering vanuit de overheid voor deze taken. In de schil hieromheen werken projectleiders en adviseurs en juristen vanuit verschillende domeinen mee aan het programma. De inzet wordt altijd afgestemd met de domeinmanager. De kosten belasten we ook door op deze taken. Het programma is dynamisch en groeit nog steeds in opdrachten volgend uit de crisisachtige situatie met vluchtelingen en huisvesting. Dit betekent bestaande opdrachten aanpassen of uitbreiden en nieuwe opdrachten aannemen en beoordelen welke deskundigheid hierbij noodzakelijk is. Herijking verdeelsleutel Bij de oprichting van de Werkorganisatie Druten Wijchen (WDW) is in het bedrijfsplan een kostenverdeling afgesproken op basis van inbreng van de beide gemeenten. De kosten die binnen de WDW gemaakt worden, verdelen we over de deelnemende gemeenten Druten en Wijchen. Dit doen we volgens de zogenaamde vaste kostenverdeelsleutel. Zowel in het bestuurlijk arrangement, als in het bedrijfsplan, is afgesproken de kostenverdeelsleutel van de WDW opnieuw tegen het licht te houden.

Het afgelopen jaar heeft de evaluatie plaatsgevonden. Het WDW-bestuur heeft de beide colleges geadviseerd, de kostenverdeelsleutel op basis van de evaluatie te herijken en deze aanpassing voor onbepaalde tijd te laten gelden. In de basis blijven we de kostenverdeling hetzelfde toepassen, met de toevoeging dat meerkosten op basis van inwoneraantallen worden verdeeld. Door vanaf 2024 de meerkosten op basis van inwoners te verdelen, wordt een objectieve maatstaf gebruikt voor de ontwikkeling van de WDW. Binnen de verdeelsleutel bevriezen we de kosten t/m 2021 op het niveau van de jaarrekening 2021. Dat deel blijven we de verdelen op basis van de oorspronkelijke verdeelsleutel (Druten 35,2% en Wijchen 64,8%). Alle meerkosten verdelen we op basis

Pagina 4 van 6

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/241764

van inwoneraantal. Bij het bepalen van het ijkpunt (jaarrekening 2021), waarop de kosten worden vastgezet op de verdeelsleutel bij de start van de WDW, is vooral gekeken naar ontwikkelingen in (formatie) omvang vanaf dat ijkpunt. De cao-stijging uit 2023 was dermate hoog, dat de stijging boven de reguliere index uit de meerjarenbegroting buiten beschouwing is gelaten. Voor 2024 gaan we uit van het aantal inwoners per 1-12023. Het effect in 2024 ten opzichte van de huidige kostenverdeling bedraagt € 183.000 in het voordeel van Druten en nadeel van Wijchen. Gevolgen Met de kennis van nu verwachten we een nadelig saldo voor 2024 van € 420k, waarmee de gemeentelijke bijdrage moet worden verhoogd. Omdat een deel van de afwijkingen buiten de verdeelsleutel vallen, nemen we de effecten voor beide gemeenten specifiek op. Daarnaast stellen we een technische begrotingswijziging voor (€ 163k) binnen de WDW, op basis van besluitvorming die al in de gemeenten is genomen. Dat leidt dan ook niet tot een aanpassing van de gemeentelijke begrotingen. Per saldo muteert de WDW begroting daarmee met -€ 257k. In onderstaande tabel geven we de totale afwijkingen weer en het aandeel van de afzonderlijke gemeentelijke bijdrage daarin. Onderwerp

Afwijking

Aandeel Wijchen

(x € 1.000)

Aandeel Druten

Binnen verdeelsleutel Bedrijfsvoeringbudget

0

0

0

CAO

-424

-288

-136

ICT

200

136

64

Rente op middelen schatkist

100

68

32

Herijking verdeelsleutel

0

-183

183

Tractie

-3

-2

-1

CAO

-21

-13

-8

Invulling taakstelling Druten

-274

0

-274

2

13

-11

-420

-269

-151

Mutaties waarmee al rekening is gehouden in de gemeentebegrotingen Zwembadpersoneel extern

437

0

437

Aanvullend ingebrachte formatiebudgetten

-274

-137

-137

Totaal

163

-137

300

Totaal mutatie WDW begroting Communicatie Niet van toepassing.

-257

-406

149

Buiten verdeelsleutel

Tractie Totaal effect voor gemeenten

Pagina 5 van 6

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/241764

Uitvoering of Vervolgstappen Niet van toepassing. Geheimhouding: Niet van toepassing.

Pagina 6 van 6